Scanner voor brieven gezocht

[Zomaar iemand]

Om je beter te kunnen helpen, vragen we je om tenminste op de onderstaande vragen antwoord te geven. Je mag de toelichting in italic wissen en daar je antwoord geven. Natuurlijk mag je ook zelf vragen of wensen toevoegen. Hoe meer informatie we hebben, hoe beter we je kunnen helpen.

Ik zoek een scanner
Ik ben op zoek naar een documenten scanner voor onze magazijnen. Wij krijgen op deze locaties soms belangrijke post die als .pdf bestanden moeten worden gedeeld met onze administratie.
Omdat dit slechts een extra taak is voor de medewerkers, zou ik graag willen dat dit simpel en snel gedaan kan worden. Een automatische invoer/doorvoer is daarom denk ik noodzakelijk, zodat men er niet teveel tijd aan kwijt is of het vergeet af te maken.
Ook de opwarmtijd is erg belangrijk, ik weet niet of het kan, maar het liefst zou ik een apparaat hebben dat meteen werkt.
Het aantal brieven zal 2 a 3 per maand zijn, maar een brief kan in sommige gevallen wel bestaan uit meerdere a4 brieven. Grotere formaat brieven komen niet voor.
Een USB aansluiting is voldoende, liever niet via een netwerk, dit geeft bij de printers al genoeg uitdagingen.
Een scanresolutie van 300dpi lijkt me voldoende, zodat indien noodzakelijk een document ook nog uitgeprint kan worden.

Wat is je budget?
functionaliteit en bedieningsgemak is belangrijker dan de prijs, maar ik hoop rond de 200 euro per unit kwijt te zijn, maar als de kwaliteit niet goed is binnen dit budget dan wil ik zeker verhogen

Heb je bepaalde (merk)voorkeuren?
Ik heb geen voorkeur voor een merk.

Specificeer het systeem en de omgeving waarin je het product gaat gebruiken.?
PC met daarop Windows 11.

Ik heb zelf al een lijstje gemaakt, maar kom er nog niet goed uit over de snelheid, wat is goed werkbaar?
En tot slot is de meegeleverde software ook wel een dingetje, het zou zo makkelijk mogelijk moeten zijn, maar kan er weinig info over vinden. Bij printers weet ik dat HP en Brother een nachtmerrie zijn, maar weet neit of ze het beter doen bij scanners.

Ik heb deze lijst samen met tweakers samengesteld:
https://tweakers.net/scan...SLiN_7fWYRi4Xvg5TpFLMNH0B

En ik denk dat dit een goede keuze zou kunnen zijn:
uitvoering: Epson WorkForce DS-410

Of iets goedkoper:

uitvoering: HP ScanJet Pro 2000 s2

Kunnen jullie nog aanvullend advies geven of heb ik de belangrijkste punten zo wel te pakken?

[99ruud99]

2 a 3 brieven per maand? Ik zou er niet te moeilijk over gaan doen..
Heb je een printer nodig? Dan is all in 1 handig..

Heeft de medewerker zelf een voorkeur? Hebben jullie contracten met leveranciers? Moet de scanner in cloud, via wifi of via usb verbinden?

[Zomaar iemand]

Printers gebruiken we wel heel veel, dus dat wil ik graag los blijven zien. Vandaar liever een losse scanner in kantoor.
De medewerkers hebben geen voorkeur en ook totaal geen kennis van dit soort dingen (of pc's in het algemeen)
We hebben ook geen contracten met leveranciers op dit gebied, wist eigenlijk ook niet dat dit kon.
De scanner moet een USB aan sluiting hebben. Draadloos is nooit echt een succes geweest bij ons, dus de printers zijn ook allemaal aangesloten met een USB kabel.

Maar als je aangeeft dat het verder allemaal niet veel uitmaakt en ik dus verder niets over het hoofd heb gezien denk ik dat we voor de Epson gaan. Geen specifieke reden, maar het ziet er iets steviger uit.

[Microkid]

Zijn alle brieven altijd netjes A4 en niet verkreukeld? Of moet je soms ook andere formaten scannen? Anders is een flatbedscanner wellicht een beter idee (al dan niet met een ADF). Zelf heb ik daarom ooit deze uitvoering: Epson Workforce DS-1660W aangeschaft, daarmee kan ik alle kanten op. 1x per kwartaal gooi ik al mijn post er doorheen en gebruik toch ook regelmatig de glasplaat voor papier dat niet door de ADF kan.

[TheGhostInc]

Tegenwoordig zie je steeds meer dat het 'gewoon' met de smartphone wordt gedaan. Met de camera.

Mocht je toch de scanner route ingaan, de software is key. Liever stabiele software en een keer zo'n apparaat extra vervangen dan continu klachten over dat hij het niet doet of dat hij z'n instellingen weer kwijt is oid.

[Zomaar iemand]

een foto vanaf een camera wordt door de accountant niet goedgekeurd. Kan het me ook wel voorstellen, soms zijn documenten niet goed leesbaar door de vouw, een scanner trekt de boel wel netjes recht.

Welke software adviseer je dan en welke programma's raken steeds de instellingen oid kwijt?

[Zomaar iemand]

Microkid schreef op vrijdag 14 maart 2025 @ 17:42:
Zijn alle brieven altijd netjes A4 en niet verkreukeld? Of moet je soms ook andere formaten scannen? Anders is een flatbedscanner wellicht een beter idee (al dan niet met een ADF). Zelf heb ik daarom ooit deze uitvoering: Epson Workforce DS-1660W aangeschaft, daarmee kan ik alle kanten op. 1x per kwartaal gooi ik al mijn post er doorheen en gebruik toch ook regelmatig de glasplaat voor papier dat niet door de ADF kan.

Over eht algemeen zijn ze wel netjes, ze zijn wel bijna altijd 1 of 2 keer gevouwen, is dat een probleem met deze scanners?
Ik had ergens gelezen dat de flatbed scanners langzamer zouden zijn en een lange opwarmtijd, maar als ik de specs zo lees valt dat heel erg mee.
Wat is uw ervaring hiermee?

[franssie]

Ik gebruik op mijn android de app Genius scan, werkt erg goed en maakt .pdf bestanden

Maar het meeste gebruiken we de ADF van onze Kyocera, dubbelzijdig en ook pdf naar email. Dat laatste is voor mij en mijn vriendin makkelijk, want scan to email, in het adressenboek staan zowel onze zakelijke als privé e-mailadressen (ik gebruik een eigen SMTP server van mijn zakelijke domein hiervoor).

edit: deze dus, is wel een beest uitvoering: Kyocera M5526cdw

[ Voor 14% gewijzigd door franssie op 15-03-2025 22:54 ]

[Zomaar iemand]

dat klinkt inderdaad heel interessant, de brieven hoeven nml altijd maar naar 2 e-mailadressen toe.
Ik dacht het altijd via een pc moest lopen.

[franssie]

Zomaar iemand schreef op zaterdag 15 maart 2025 @ 22:54:
dat klinkt inderdaad heel interessant, de brieven hoeven nml altijd maar naar 2 e-mailadressen toe.
Ik dacht het altijd via een pc moest lopen.

Nee, maar zonder PC moet ie wel aan het netwerk hangen en het is even inregelen om je eigen SMTP server te kunnen gebruiken.

Helemaal foolproof gaat het denk ik helaas nooit worden, ik moet denk ik toch ook 6 maal iets met een knop doen voordat de scan aankomt, aan de andere kan mijn vriendin kan het ook (en die is echt niet goed met techniek)

[DukeBox]

Er zijn er ook die direct naar een netwerk locatie scannen, dus niet via SMTP, menu's kan je aanpassen met bijv een enkele knop om te scannen. Bij de grotere Canon en HP MFP's kan dat in iedergeval.

Zelf gebruiken wij beide fucties maar mailen is dan gekoppeld aan ons adresboek middels LDAP en staat geen externe (handmatige) adressen toe.

[Wild Chocolate]

Ik heb de
uitvoering: Canon MF643Cdw

Die kan ook scannen naar mail. En daarvoor kan je dan ook snelkoppelingen in het menu aanmaken. Bij mij staan die dus ook gewoon op de eerste pagina, mail naar mezelf, mail naar mijn partner, mail naar mijn boekhoudsoftware. Ik kan er zelfs een toetsenbord aanhangen om een deel van de bestandsnaam in te geven (bijvoorbeeld het bedrijf waarvan het afkomstig is).

Net even gekeken, in zo'n snelkoppeling kan ik ook meerdere mailadressen in één keer kiezen.

Dit is de goedkoopste printer heeft dezelfde interface, en een automatische, dubbelzijdige documentinvoer:
uitvoering: Canon MF463dw

Is goedkoper omdat hij niet in kleur kan printen, maar dat lijkt me prima. Er zijn ook inkjetprinters met wifi/netwerk en dubbelzijdige scanner, maar ik heb geen idee of die dezelfde instelmogelijkheden hebben. De door mij gelinkte is in ieder geval een degelijk, zakelijk apparaat, wat denk ik helpt om het foutloos te laten werken.

Met eenzelfde snelkoppeling kan hij ook naar een netwerklocatie schrijven.

EDIT:
Voordeel is ook, dat je kan zorgen dat hij alleen naar vooraf vastgestelde mailadressen kan mailen, dus dat er niet zomaar documenten naar buiten gestuurd kunnen worden.
En het ding heeft gebruikersbeheer, dus je kan precies instellen wat iemand wel en niet mag.

Microkid schreef op vrijdag 14 maart 2025 @ 17:42:
Zijn alle brieven altijd netjes A4 en niet verkreukeld? Of moet je soms ook andere formaten scannen? Anders is een flatbedscanner wellicht een beter idee (al dan niet met een ADF). Zelf heb ik daarom ooit deze uitvoering: Epson Workforce DS-1660W aangeschaft, daarmee kan ik alle kanten op. 1x per kwartaal gooi ik al mijn post er doorheen en gebruik toch ook regelmatig de glasplaat voor papier dat niet door de ADF kan.

Goed punt. De Canon's scannen automatisch vanaf de glasplaat, wanneer er niets in de ADF ligt (zullen anderen vast ook doen). Dan vraagt hij na iedere pagina of je nog een pagina wilt scannen, of wilt verzenden. Vergt wel iets meer interactie, maar je kan dezelfde snelkoppeling gebruiken als voor automatisch scannen.

[ Voor 40% gewijzigd door Wild Chocolate op 16-03-2025 07:40 ]

[Microkid]

Zomaar iemand schreef op zaterdag 15 maart 2025 @ 22:47:
[...]


Over eht algemeen zijn ze wel netjes, ze zijn wel bijna altijd 1 of 2 keer gevouwen, is dat een probleem met deze scanners?
Ik had ergens gelezen dat de flatbed scanners langzamer zouden zijn en een lange opwarmtijd, maar als ik de specs zo lees valt dat heel erg mee.
Wat is uw ervaring hiermee?

Deze scanner heeft geen opwarmtijd. Gewoon een stapel papier in de ADF en gaan. Of op de glasplaat. Papier in de ADF moet wel redelijk strak zijn. Als het te verkreukeld is, loopt de ADS vast. Daarom heb ik deze scanner genomen, zodat ik afwijkend papier(kwaliteit) fijn via de glasplaat kan scannen. Maar het hangt natuurlijk ook van het volume af. Met 2-3 brieven per maand zou je net zo goed een foto kunnen maken van de brief via je smartphone...

[Jrz]

SwiftScan pro app.

Ik had zelf een fujitsu scansnap. Die deed het perfect, dubbelzijdig.

Ik had hem niet in het netwerk staan. Als software kan je echt het best vuescan gebruiken als je apparaat geen netwerk/smtp/smb scan heeft.

[ekiter]

Zomaar iemand schreef op zaterdag 15 maart 2025 @ 22:44:
een foto vanaf een camera wordt door de accountant niet goedgekeurd. Kan het me ook wel voorstellen, soms zijn documenten niet goed leesbaar door de vouw, een scanner trekt de boel wel netjes recht.

Document onder een glasplaat leggen, foto met mobiel opslaan als pdf. Checken of het goed leesbaar is en de accountant ziet het verschil niet met een scan.

Of denk ik nu te simpel?

[Jan-man]

Wij hebben bij enkele klanten de canon document scanners staan. Zijn super snel en zeer duidelijke scans. Zoiets als onderstaande, maar is eigenlijk meer iets voor bulk scannen (deze klanten scannen op sommige dagen aan 1 stuk door).

https://www.canon.nl/busi...ers/imageformula_dr-c240/

[Zomaar iemand]

Ik heb de diverse opties bekeken en met elkaar vergeleken. Bedankt voor al jullie input het heeft zeker geholpen in mijn zoektocht.

Uiteindelijk denk ik dat dit de beste optie voor ons is, goede verhouding tussen prijs en functionaliteit.
Het meteen mailen vanuit de scanner, lijkt me toch iets te kans op falen. Het is bij het printen al een behoorlijke uitdaging. Versturen via de pc is niet een heel groot probleem, ze gebruiken de pc's ook voor het uitprinten van pakbonnen, telllijsten en controllelijsten.
uitvoering: Epson Workforce DS-1660W

Met extra dank aan Microkid voor de tip.