Gedeelde mailbox standaard voorzien van juiste handtekening

[Gb1974]

Onderstaande vraag heeft betrekking op Office 365.

Wat is de eenvoudigste manier om een gedeelde mailbox te voorzien van een vaste handtekening.
Nu staat er standaard de handtekening van de gebruiker die die mailbox onder zich heeft onder en moet ik handmatig de juiste handtekening van de gedeelde mailbox kiezen.

Eigenlijk wil ik dat als ik als van de gedeelde mailbox heb staan outlook ook deze handtekening er standaard onder zet.

Of is dit alleen mogelijk door in Exchange Online een regel aan te maken die er dan voor zorgt dat de juiste handtekening er onder komt vanuit de desktop outlook app?

[Ruzor]

Werkt dit niet?
https://o365reports.com/2...mailbox-and-user-mailbox/

[Gb1974]

Ruzor schreef op dinsdag 11 maart 2025 @ 15:59:
Werkt dit niet?
https://o365reports.com/2...mailbox-and-user-mailbox/

De eerste oplossing gaat denk ik niet werken. Dit aangezien de shared mailbox geen account heeft.

De methode met het Exchange admin center moet ik gaan proberen. Ga ik naar kijken en koppel het nog terug.

[Gb1974]

Heb even gekeken en wellicht dat een rule via het Exchange admin center wel zou werken, maar ik heb een handtekening met ingevoegde plaatjes die in de handtekening zitten en ik deze niet zo maar in html code toe kan voegen.
Dan zouden ze al ergens op het internet moeten staan waar de HTML code hem weg kan halen.
Of kan dit ook anders?

[Gb1974]

De afbeeldingen zouden wellicht naar het hosting gedeelte kunnen worden geupload en als html toegevoegd.
Maar is dit de beste oplossing voor zoiets?

Dit zou toch eigenlijk makkelijker moeten kunnen.

[Hero of Time]

Diensten zoals CodeTwo Signatures for 365 kan dit. Het gebruikt dan informatie van de mailbox zelf, niet de persoon die de mail stuurt. Hierdoor zal dan de naam van de shared mailbox staan als afzender.

[JeroenV_]

Exclaimer kan ook een optie zijn, werkt ook met shared mailboxen.

Maar de vraag is al eerder gesteld in een ander topic: kun je niet beter betaalde support inhuren, want het lijkt erop alsof je zelf maar houtje-touwtje een O365 omgeving aan het opbouwen bent gezien alle voorgaande vragen. Je loopt nl van het 1 in het ander en lijkt het grote plaatje niet te overzien.

[_H_G_]

Gb1974 schreef op dinsdag 11 maart 2025 @ 16:20:
De eerste oplossing gaat denk ik niet werken. Dit aangezien de shared mailbox geen account heeft.

Vind het maar een raar artikel. Disclaimer er voor gebruiken lijkt me ook niet echt wenselijk. Al zal het vast werken.

Een omweg kan in Outlook. Je voegt twee mailboxen toe aan je Outlook. Je hebt gelijk dat een shared mailbox geen account heeft, maar je kan die mailbox wel toevoegen via je eigen credentials (zolang je maar rechten hebt op die shared mailbox). Dan heb je twee accounts in Outlook. En Outlook voorziet standaard in gescheiden handtekeningen.

Het is wel houtje-touwtje.

[MacIsCool]

Heb je de eerste oplossing al geprobeerd dan ? Een shared mailbox heeft zeker wel een account, hij is alleen disabled zodat je er niet mee kan inloggen. Maar bv via Outlook via Web kan je op je eigen mailaccount inloggen en daarna bv de shared mailbox openen.
In de uitleg zeggen ze dat dit via de nieuwe Outlook ook zou werken. Aangezien ik begreep dat het niets anders is dan een schil voor Outlook via Web, wil ik dit best aannemen dat het zou moeten werken.

[Gb1974]

Eerste optie nog niet geprobeerd. Maar er wordt gebruik gemaakt van Outlook classic. Zou even moeten kijken dan of het evt instellen van de handtekening overgenomen wordt naar de classic look als ik weer terug schakel.
Ik ben volgende week op locatie om eea te testen.

[nelizmastr]

_H_G_ schreef op woensdag 12 maart 2025 @ 09:25:
[...]


Vind het maar een raar artikel. Disclaimer er voor gebruiken lijkt me ook niet echt wenselijk. Al zal het vast werken.

Een omweg kan in Outlook. Je voegt twee mailboxen toe aan je Outlook. Je hebt gelijk dat een shared mailbox geen account heeft, maar je kan die mailbox wel toevoegen via je eigen credentials (zolang je maar rechten hebt op die shared mailbox). Dan heb je twee accounts in Outlook. En Outlook voorziet standaard in gescheiden handtekeningen.

Het is wel houtje-touwtje.

Je krijgt hem dan ook dubbel te zien tenzij je als beheerder met powershell de automapping uitzet.

Voor onze klanten hebben we besloten dit niet langer te ondersteunen, want de betrouwbaarheid is zozo. Als ze maatwerk willen nemen ze maar een extra Exchange Online licentie erbij of zoals eerder genoemd CodeTwo voor de handtekening. Werkt perfect en is ook conform Microsoft ondersteuning.

[Blokker_1999]

Ook vanuit mijn ervaring kan ik zeggen dat de meest betrouwbare manier om het te doen simpelweg externe software is. Dit heeft als bijkomend voordeel dat je uniforme handtekeningen in heel je orgnisatie kunt gebruiken, dat je kunt forceren dat deze er altijd onder staan bij externe mail, en bijv. achterwege blijven bij interne mail (ik haat signatures in interne mails). En als de marketing afdeling ineens een campagne wenst met een banner onderaan elke email kan dat ook in 1 keer.

[Gb1974]

MacIsCool schreef op woensdag 12 maart 2025 @ 16:55:
Heb je de eerste oplossing al geprobeerd dan ? Een shared mailbox heeft zeker wel een account, hij is alleen disabled zodat je er niet mee kan inloggen. Maar bv via Outlook via Web kan je op je eigen mailaccount inloggen en daarna bv de shared mailbox openen.
In de uitleg zeggen ze dat dit via de nieuwe Outlook ook zou werken. Aangezien ik begreep dat het niets anders is dan een schil voor Outlook via Web, wil ik dit best aannemen dat het zou moeten werken.

Ik heb zowel de 1e als de 2e optie die genoemd was geprobeerd.

De 1e optie werkt niet.

Het toevoegen van een rule in Exchange Online werkt wel goed, maar als je dat goed wilt gebruiken moet je alle handtekeningen daar mee gaan doen.
Standaard komt er nu alsnog de handtekening van de gebruiker onder en moet je deze dan weg halen of een actie doen (want de gebruiker heeft ingesteld dat automatisch de handtekening onder nieuwe berichten komt).

Als je vervolgens een leeg bericht verstuurd vanaf de gedeelde mailbox komt het bericht wat je als handtekening ingesteld hebt er wel goed onder. Alleen wil je als gebruiker graag zien welke en of de handtekening er werkelijk onder staat.

Ben bang dat het inderdaad klopt dat je met externe software het beste af bent.

Wat is volgens jullie de beste software hier voor?
Ik ken exclaimer, maar wellicht zijn er wel betere oplossingen.

[Hero of Time]

Zoals gezegd, CodeTwo. Wij hadden Exclaimer on-prem, maar zijn overgestapt ivm prijs toen we naar ExO gingen. Je hebt hierin verschillende modi, puur cloud waardoor je zelf niks zien, maar ook hybrid met een extensie in Outlook om zo de handtekening eronder te zetten. Kan je client hier niet mee overweg, dan wordt die alsnog via de cloud methode toegevoegd.

Ga zelf maar naar de verschillende aanbieders kijken en vergelijk wat ze kunnen, wat ze kosten en wat voor jullie nodig is. Want wat wij gebruiken hoeft niet per definitie ook voor jullie te voldoen.