Scannen naar e-mail van HP printer naar Office 365 gebruiker

[Gb1974]

Hoe stel ik mail van een scanner/printer in naar gebruikers in Office 365?

Voor overgang naar Office 365 ging dit zonder problemen door de SMTP server van de oude mailserver in te voeren met wachtwoord en poort 465.
Nu via Office 365 lukt het niet meer.

Iemand idee hoe dit in te stellen en waar evt. meer info hier over te vinden is?

Zie afbeelding van de instellingen van printer.

[marcieking]

https://learn.microsoft.c...crosoft-365-or-office-365

Dit artikel suggereert dat een client die probeert 465 te gebruiken mogelijk niet de juiste versie van SSL/TLS ondersteunt.

[oohh]

Welke printer heb je?

Ik zie overigens dat je in de afgelopen maanden meerdere vragen over Office 365 hebt geplaatst. Ik ga er vanuit dat het om een zakelijke omgeving gaat. Kun je niet beter betaalde support regelen?

[Gb1974]

HP 4102 fdn

[Rolfie]

Mijn ervaring is, om dit gewoon via een SMTP relay provider te doen.

Om direct relay te doen met Office 365 is eigenlijk een draak, daarnaast stop basic authentication ook in dit jaar, en loop je ook weer tegen problemen aan.

Je zit nu waarschijnlijk op een consumenten internet verbinding? Die worden ook zwaarder gescand op spam, wat bij mij ook ellende opleverde om de MFP werkend te krijgen.
Ik ben met ziggo en KPN lijn er mee gestopt, kreeg het niet stabiel. Ben gewoon via SMTP2GO gegaan, icm de gratis variant. Even goed neer zetten, en daarna nooit meer problemen gehad.

[ Voor 18% gewijzigd door Rolfie op 08-03-2025 16:06 ]

[Cartman!]

Microsoft ondersteunt geen basic authentication (username/password) meer dus je kunt dit ook niet direct meer doen op deze manier. Je zou een andere emailprovider moeten zoeken die dit wel doet en het vervolgens forwarden.

[Gb1974]

Het internet is van ziggo. Zou het met het ziggo e-mailadres kunnen dat ik die laat sturen naar de office 365 adressen?

[Gb1974]

Probeer de printer nu in te stellen met de standaard ziggo account. Dan krijg ik onderstaande melding.
Wat ik ook bij bestandsgrootte in voer. Zelfs 2MB en dan krijg ik deze melding.

[ Voor 24% gewijzigd door Gb1974 op 08-03-2025 18:28 ]

[Jan-man]

Je moet 365 smtp relay connector gebruiken. Hier moet je jouw ip als bevoegde zender opgeven. Tevens moet je jouw ip in het spf record van je domein zetten (anders komt alles in spam).

https://lazyadmin.nl/office-365/smtp-relay-in-office-365/

Is niet 'mega' veel werk maar je moet wel weten wat je doet.

[Gb1974]

er wordt daar over poort 25 gesproken. Ik vraag me af of Ziggo deze open heeft staan.
Een poortscan geeft een timeout.
Maar of dat betrouwbaar is weet ik niet. Poort 80 geeft hij mook als timeout.

[RobIII]

Ik zou gewoon de SMTP van je provider gebruiken.

[ Voor 40% gewijzigd door RobIII op 08-03-2025 19:12 ]

[Gb1974]

Met de smtp van ziggo heb ik nu de problemen van de afbeeldingen in bovenstaande reactie. Geen idee waarom het niet wil.

[nelizmastr]

Jan-man schreef op zaterdag 8 maart 2025 @ 18:42:
Je moet 365 smtp relay connector gebruiken. Hier moet je jouw ip als bevoegde zender opgeven. Tevens moet je jouw ip in het spf record van je domein zetten (anders komt alles in spam).

https://lazyadmin.nl/office-365/smtp-relay-in-office-365/

Is niet 'mega' veel werk maar je moet wel weten wat je doet.

Let wel dat als je tenant te nieuw is (van na 2023) de send connector functie voor relayen van je “lokale mailserver” niet meer aangezet kan worden zonder Microsoft support. Zij willen dan ook een geschreven verklaring waarom je dat wil en waarom er echt geen andere manier meer is.

[Gb1974]

Ik heb de connector aangemaakt, maar de printer accepteert niet de instellingen die ik in voer.
Welke gegevens zou ik hier voor moeten gebruiken?
smtp server voorbeeld contoso-com.mail.protection.outlook.com (consento uiteraard vervangen voor domeinnaam).
tcp poort 25?
En wat nog meer?

[CH4OS]

Jouw externe IP-adres toevoegen in het SPF record voor jouw domein (in de DNS instellingen dus).
In- en uitgaand verkeer op poort 25 accepteert Ziggo alléén naar de eigen SMTP servers. Wil je dus de M365 connector gebruiken zul je de TLS/SSL poort moeten pakken.

[ Voor 50% gewijzigd door CH4OS op 09-03-2025 10:29 ]

[TripleQ]

Gb1974 schreef op zondag 9 maart 2025 @ 10:13:
Ik heb de connector aangemaakt, maar de printer accepteert niet de instellingen die ik in voer.
Welke gegevens zou ik hier voor moeten gebruiken?
smtp server voorbeeld contoso-com.mail.protection.outlook.com (consento uiteraard vervangen voor domeinnaam).
tcp poort 25?
En wat nog meer?

Accepteert het niet?
Hoe dan? Een foutmelding? Mail komt niet over zonder foutmelding?

Of zegt die gewoon: "ik accepteer het niet"

[Gb1974]

Extern IP adres is al toegevoegd gisteren.
Zowel 25 als 587 werken niet.
Kan het te maken hebben met gebruikersnaam en wachtwoord?
Is een gedeelde mailbox en ik weet niet of de MFA dan het blokkeert.

[CH4OS]

Waarschijnlijk is er een zogenaamde app password nodig om langs de MFA challenge te komen. Die stel je dan dus op het M365 account in van het account dat de mail verstuurd. Als M365vdat niet heeft, zou ik een GMail account maken voor het verzenden naar de gedeelde mailbox, GMail kan dat namelijk wél.

[ Voor 54% gewijzigd door CH4OS op 09-03-2025 10:38 ]

[Gb1974]

Dat zou kunnen. Zat even te kijken hoe ik deze kan accepteren.
Weet niet of de webmail er om zou vragen en als ik deze 1 keer geaccepteerd heb dat deze niet meer nodig is.

[CH4OS]

Een app password stel je dan in als wachtwoord op de scanner, die is dus áltijd nodig, niet eenmalig, je stelt het dus eenmalig in op het M365 account.

Deze pagina legt het uit:
https://www.sweetprocess....-to-manage-app-passwords/

[ Voor 51% gewijzigd door CH4OS op 09-03-2025 10:41 ]

[Gb1974]

Ik heb het nu zo ingesteld, maar de instellingen worden niet geaccepteerd.


Wat kan er mis zijn? Of moet de poort die ik ingevuld heb toch 25 zijn?
Het mailadres scanner_boven is een gedeelde mailbox in Office365.

Bij scannen heb ik onderstaande en denk dat daar iets niet goed zit.
Als ik zonder testen door klik dan scant de printer wel, maar na afronden krijg ik een foutmelding.

[ Voor 37% gewijzigd door Gb1974 op 09-03-2025 11:18 ]

[CH4OS]

Heb je logging? Heb je spf ingesteld (wat is daar de waarde van) en gebruik je de app password? Zonder meer te weten en met'het werkt niet' kunnen we intussen niets meer. Zet eens een telnet sessie op naarhet adres en de poort. Lukt dat wel?

[Gb1974]

Waarom dient er een app wachtwoord aangemaakt te worden?
In de beschrijving van Microsoft wordt daar met geen woord over gesproken.

En moet dit dan aangemaakt worden bij de gebruikers of de gedeelde mailbox voor de scanner?

SFP is ingesteld maar daar ligt het niet aan denk ik.
Controle van de instellingen in de printer geeft al een fout.
Dus de ingevoerde waarden worden niet geaccepteerd lijkt mij.

[CH4OS]

Gb1974 schreef op zondag 9 maart 2025 @ 11:52:
Waarom dient er een app wachtwoord aangemaakt te worden?
In de beschrijving van Microsoft wordt daar met geen woord over gesproken.

En moet dit dan aangemaakt worden bij de gebruikers of de gedeelde mailbox voor de scanner?

SFP is ingesteld maar daar ligt het niet aan denk ik.
Controle van de instellingen in de printer geeft al een fout.
Dus de ingevoerde waarden worden niet geaccepteerd lijkt mij.

Omdat met een app password je geen MFA hoeft te doen. Dat is als het ware een soort API key dat je dan als wachtwoord instelt op de scanner. Stel je jouw gewone login gegevens in, dan gaat het uit van inloggen op de website, daar kan je vervolgens wel MFA doen, maar als je direct inlogt op de SMTP omgeving dan kan dat niet, want SMTP ondersteund geen MFA, de S staat immers voor Simple, niet Smart.

Dus moet dat via een andere weg en daar worden (zoals GMail ook doet) zogenaamde app passwords voor gebruikt. Het kan geen kwaad om het te proberen (zolang er geen logs of betere foutmeldingen dan 'het werkt niet' komen blijft het gissen) en als het niet werkt, kun je het app password ook direct weer verwijderen, uiteraard.

Je kunt simpel testen wat wel en niet werkt, door het eerst te proberen middels een telnet sessie naar de M365 SMTP server. Als je dan de instellingen weet die werken, kun je ze daarna toepassen op de scanner en zou het dus moeten gaan werken.

Het app password stel je dus in op het account dat de mail verzend naar de SMTP server van M365. Wat de ontvanger is maakt niet uit. Als die twee gelijk zijn stel je het dus in op dat account.

[ Voor 24% gewijzigd door CH4OS op 09-03-2025 12:18 ]

[jurroen]

Gb1974 schreef op zondag 9 maart 2025 @ 10:56:
Ik heb het nu zo ingesteld, maar de instellingen worden niet geaccepteerd.

Ik vermoed dat je printer/scanner SSL/TLS verwacht, poort 587 is in de regel de standaard voor STARTTLS (wat iets anders is). Zo te lezen is het bij Microsoft ofwel STARTTLS ofwel plaintext. Die laatste moet je niet willen, dan gaan je mails (en dus ook gescande documenten) zonder enige versleuteling over het internet.

Heb je misschien ergens een hostingpakketje lopen, waar ook e-mail in zit die niet via Exchange Online gaat? Dan zou dat een redelijk goede vervolgstap kunnen zijn - in ieder geval om het proces verder te troubleshooten.

[Gb1974]

Ik zie net dat de test-mails wel zijn aangekomen vanuit de settings van de printer naar de mailbox [e-mail]

Ik zal wel eens naar de app wachtwoorden kijken.

[Gb1974]

Volgens mij kan ik geen app wachtwoorden aanmaken.
Ik zie in het overzicht Entra beheer dat voor alle gebruikers MFA op disabled staat.
Als ik inlog als een gebruiker kan ik geen app wachtwoorden toevoegen. Krijg die keuze niet.

[Jazzy]

De enige informatie die je nodig hebt staat op de pagina in de eerste reactie in dit topic. Kies uit één van de drie opties en hou het daar gewoon bij.

Een app wachtwoord aanmaken is inderdaad niet nodig.

[Gb1974]

Ik heb een SMTP2GO account aangemaakt en alles werkt direct.
Ik zoek niet verder wat het andere nu geweest is. Zal toch wel ergens iets niet goed gestaan hebben.

[Rolfie]

Gb1974 schreef op zondag 9 maart 2025 @ 14:28:
Ik heb een SMTP2GO account aangemaakt en alles werkt direct.
Ik zoek niet verder wat het andere nu geweest is. Zal toch wel ergens iets niet goed gestaan hebben.

Niet vergeten alle DNS records aan te maken in je DNS zone bij de ISP. Anders komen ze straks een keer in de SPAM folders binnen.

Maar dit werkt het beste. Vergeet niet de EU configuratie te nemen bij SMTP2GO.

[Gb1974]

DNS records zijn toegevoegd.
En volgens mij is het een EU configuratie. Zal dat nog even nakijken.

[Jan-man]

nelizmastr schreef op zondag 9 maart 2025 @ 08:25:
[...]


Let wel dat als je tenant te nieuw is (van na 2023) de send connector functie voor relayen van je “lokale mailserver” niet meer aangezet kan worden zonder Microsoft support. Zij willen dan ook een geschreven verklaring waarom je dat wil en waarom er echt geen andere manier meer is.

Waar heb je dat vandaan ? Leveren jaarlijks tientallen nieuwe tenants en heb nog nooit een verklaring in wat voor vorm dan ook hoeven aan te leveren voor een send connector.

Gb1974 schreef op zondag 9 maart 2025 @ 11:52:
Waarom dient er een app wachtwoord aangemaakt te worden?
In de beschrijving van Microsoft wordt daar met geen woord over gesproken.

En moet dit dan aangemaakt worden bij de gebruikers of de gedeelde mailbox voor de scanner?

SFP is ingesteld maar daar ligt het niet aan denk ik.
Controle van de instellingen in de printer geeft al een fout.
Dus de ingevoerde waarden worden niet geaccepteerd lijkt mij.

APP wachtwoord is ook niet nodig voor de send connector. Zoals je het had ingesteld moest het gewoon werken. Soms doet je isp moeilijk en moet je op 567 of het SSL vinkje uit / aan. Is zeker bij HP printers vaak even spelen met juiste settings.

[ Voor 39% gewijzigd door Jan-man op 09-03-2025 18:43 ]