Google Drive: toegang ontzeggen maar bestanden behouden

[Patrick_6369]

Mijn vraag
Voor onze verenigingen gebruiken we Google Drive om een archief van documenten met het bestuur te delen en voor iedereen ter beschikking te hebben. Nu is laatst iemand gestopt en dat betekent dat hij ook geen toegang meer moet hebben tot de Drive. Echter, de gedeelde mappen zijn samengesteld uit documenten die door alle bestuursleden zijn toegevoegd en formeel dus op hun eigen Drive staan. Het betreffende ex-lid heeft veel bijgedragen en die documenten willen (moeten!) we natuurlijk behouden.

Wat gebeurt er nu als we iemand de rechten van de gedeelde map ontzeggen? Zijn we dan diens bijdragen ook kwijt?
De persoon is overigens in redelijke verstandhouding vertrokken, we verwachten op korte termijn dus geen nadelige gevolgen van het openhouden.
Waarschijnlijk is het sowieso niet handig om de Drive aan te houden voor de toekomst op deze manier, aangezien we zo altijd de koppeling met individuele Drives blijven houden.

Voor de korte termijn dus de vraag: kunnen we die rechten inperken en de bestanden houden?

Ik kan deze vraag niet vinden op het Forum of via zoekmachines, waarschijnlijk zoek ik op de verkeerde termen, vandaar dus dit topic.

[TERW_DAN]

Het handigste is om een shared drive aan te maken binnen Google Drive en daar de bestanden naar toe te verplaatsen. De bestanden zijn dan eigenaar van de drive, en niet van 1 specifiek persoon. Gaat er iemand weg, dan blijft een bestand dat die persoon heeft aangemaakt daar gewoon staan.

Voor nu zou je dus vrij makkelijk zo'n drive kunnen aanmaken, en alles daarnaar toe verplaatsen. Zorg er wel voor dat alleen de bestanden op de shared drive gebruikt worden, en niet alsnog onderling dingen gedeeld worden, want dan heb je verschillende dat op verschillende plekken staan.
Maar op die manier voorkom je dat je bestanden kwijtraakt als je rechten inperkt van iemand. En het maakt het beheer een stuk makkelijker.

[99ruud99]

Ik denk dat dit ook door ts is gedaan, alleen snap ik dan het tweede deel niet.

Je hebt 1 map waar iedereen documenten aan toegevoegd heeft?
Of heb je allemaal losse documenten waaraan iedereen wordt toegevoegd? Maar heb je dus geen overzicht van alle documenten?

[Patrick_6369]

99ruud99 schreef op woensdag 15 januari 2025 @ 08:31:
Ik denk dat dit ook door ts is gedaan, alleen snap ik dan het tweede deel niet.

Je hebt 1 map waar iedereen documenten aan toegevoegd heeft?
Of heb je allemaal losse documenten waaraan iedereen wordt toegevoegd? Maar heb je dus geen overzicht van alle documenten?

Ik heb inderdaad één gedeelde map waar iedereen documenten aan heeft toegevoegd via zijn persoonlijke account.

Die documenten zijn gekoppeld aan het persoonlijk account en tellen ook mee voor de opslagruimte van het persoonlijk Google account.

[99ruud99]

Zodra je de rechten intrekt kan die persoon niet meer in de gedeelde map.
De bestanden die erin staan blijven er wel in staan.
Echter, afhankelijk van de instellingen heeft deze persoon wel een kopie van de bestanden. (Zou niet moeten, maar dat kan elk persoon aanzetten voor eigen account, soort van inhoud downloaden naar eigen map).

Je zou het even kunnen testen met je eigen account.