Beheren van 80+ verschillende pdf's met overlap in content

[Banix]

Zoals de titel al zegt ben ik op zoek naar software die mij kan helpen 80+ pdf documenten in meerdere talen te beheren waarin overlappende content zit. Het gaat dan bijvoorbeeld om een foto element van de ceo, een paragraaf over duurzaamheid, of een video element waarin we meer van de desbetreffende locatie laten zien.

Waar ik in de praktijk tegenaan loop is dat er toch best vaak wijzigingen zijn. Ons designbureau kwam tot incopy binnen de adobe suite, maar dat is alleen voor tekst en statische elementen voor zover ik begrepen heb. Een uitgebreide zoektocht online gaf wat hints naar dynamische pdf software, maar daar zie ik ook niet helemaal wat ik specifiek nodig heb.

Ik heb hiervoor lang in de journalistiek gewerkt en daar hadden we wel op pagina niveau de mogelijkheid om zaken aan te passen zoals het doorplaatsen van regio of rubriekspagina's naar andere regionale platformen, maar om zaken per pagina anders te laten zijn kan dan helaas weer niet.

Wat heb ik al gedaan:
google search op: dynamische pdf. pdf met meerdere bronnen. pdf genereren aan de hand van verschillende bronnen. generating pdf from different sources.

rondgevraagd bij verschillende mensen die ik ken in de grafische en journalistieke industrie.

[Archer_VC10]

Heb je al gezocht op content management system of document management system? Een DMS gaat vooral over het beheren van de documenten op zich, zonder zich heel erg met de inhoud te bemoeien. Een CMS zit daar wel weer op en wordt vooral voor websites gebruikt (waar je vorige ervaring ook op lijkt), maar wellicht zijn er varianten hiervan die een PDF export optie hebben waardoor je materiaal in het systeem kan zitten (gelinkt) en je de benodigde PDF 'on the fly' kan creëren. Misschien zit ik geheel naast hoor, maar het klinkt als een vrij specifieke noodzaak en dan wordt het zoeken moeilijk.

[Oon]

Wat je zoekt is gewoon een CMS waarmee PDF's gemaakt kunnen worden.
In theorie kan het zo hacky zijn als een WordPress website (achter een firewall en/of authenticatie) met een plugin waarmee je pagina's als PDF exporteert, maar er zijn ook andere opties.

Microsoft Publisher en Adobe InDesign kunnen met linked elements werken
Canva en Figma kunnen exporteren naar PDF en hebben herbruikbare content, Canva heeft zelfs een document type.
Notion en Obsidian kunnen met de juiste plugins exporteren naar PDF, en (met macro's) herbruikbare content gebruiken
DocuWare is een enterprise oplossing specifiek voor dit soort usecases

[Banix]

Thanks! Ik ga aan de slag met figma deze week. Daar zou het mogelijk moeten zijn op het eerste gezicht om multi page pdf’s te beheren met elementen die op meerdere pagina’s terugkomen. Zal zsm een update geven of dit gelukt is!

[Banix]

Archer_VC10 schreef op dinsdag 14 januari 2025 @ 12:49:
Heb je al gezocht op content management system of document management system? Een DMS gaat vooral over het beheren van de documenten op zich, zonder zich heel erg met de inhoud te bemoeien. Een CMS zit daar wel weer op en wordt vooral voor websites gebruikt (waar je vorige ervaring ook op lijkt), maar wellicht zijn er varianten hiervan die een PDF export optie hebben waardoor je materiaal in het systeem kan zitten (gelinkt) en je de benodigde PDF 'on the fly' kan creëren. Misschien zit ik geheel naast hoor, maar het klinkt als een vrij specifieke noodzaak en dan wordt het zoeken moeilijk.

Nee cms niet specifiek naar gekeken, maar ook een interessante optie om het via die route aan te vliegen. We gaan eerst kijken of het met figma lukt. Zo niet dan gaan we zelf idd iets op deze manier knutselen :-)

[Oon]

Banix schreef op dinsdag 14 januari 2025 @ 20:41:
Thanks! Ik ga aan de slag met figma deze week. Daar zou het mogelijk moeten zijn op het eerste gezicht om multi page pdf’s te beheren met elementen die op meerdere pagina’s terugkomen. Zal zsm een update geven of dit gelukt is!

Ik zou je in dat geval aanraden om ook Canva zeker een kans te geven, want die kan het ook en heeft weer features die echt bedoeld zijn voor documenten, waar Figma vooral bedoeld is voor design (en tegenwoordig slideshows). Canva zou in theorie beter geschikt moeten zijn als het documenten met tekst zijn.

[Savantas]

Afhankelijk van de grootte van de omvang zou je naar iets als Woodwing kunnen kijken, maar dat is echt op enterprise niveau een CMS met InDesign en InCopy (heb hier jaren geleden mee gewerkt bij ReedBusiness). Maar 80+ documenten is dan denk ik te klein bier...

[Banix]

Oon schreef op dinsdag 14 januari 2025 @ 21:25:
[...]

Ik zou je in dat geval aanraden om ook Canva zeker een kans te geven, want die kan het ook en heeft weer features die echt bedoeld zijn voor documenten, waar Figma vooral bedoeld is voor design (en tegenwoordig slideshows). Canva zou in theorie beter geschikt moeten zijn als het documenten met tekst zijn.

Ga ik ook wat dieper ingraven. Gebruiken nu in indesign opgemaakte templates, maar is heel bewerkelijk met kleine updates.

Thanks!