Vakantieplanning & openbaar maken daarvan binnen het bedrijf

[hefaistos]

Ik heb gegoogled, en hier rondgespeurd, maar ik kom niet verder.

Vakantieplanning (in de vorm van een spreadsheet) werd altijd in onze vestiging bijgehouden door de officemanager, heel weinig medewerkers. Ik werk er al 20 jaar.

Nu is de (nieuwe) manager van (oa onze) vestiging voornemens om de vakantieplanning van een aantal kantoren in de BENELUX centraal, op Teams te runnen.
Dat betekent in de praktijk dat collega's met wie ik doorgaans niks te maken heb, nu inzage hebben in mijn vakantieplanning (en vice versa).
Nu hoef ik niet te weten wanneer Sjaak Bontenbal van de vestiging Schubbek*tteveen hun verkansie opneemt, maar ik vind dus dat zij dat van mij ook niet hoeven te weten.

Ik vraag me af, of dit mag, of er zo geen privacy wetgeving (AVG) overtreden wordt.
Weet iemand dat?

[migchiell]

Hebben jullie ook inzage in elkaars agenda (outlook)? Want zo ja, dan zou je daarin ook kunnen zien wie wanneer afwezig is. En dan zou een centraal vakantie-overzicht dus geen extra informatie prijsgeven die iedereen niet sowieso al zou kunnen zien.

Aan de andere kant ben ik ook wel voorstander van het principe om zo min mogelijk (persoonlijke) informatie te delen als dat niet nodig is. Binnen je eigen team kan ik me voorstellen dat het wel handig is, maar als je in je werk nooit iets te maken hebt met collega's van andere vestigingen dan is die informatie niet nodig.

Of hiermee daadwerkelijk een wet wordt overtreden zou ik niet durven zeggen, maar ik zou zelf wel bij die nieuwe manager aangeven het niet prettig, en ook niet nodig, te vinden om deze informatie bedrijfsbreed te delen.

[sorted.bits]

Ik gok eerlijk dat je afwezigheid binnen het bedrijf niet binnen een privacy wetgeving valt. Stel een collega heeft je nodig tijdens die tijd en kan je dus niet bereiken, mag een naaste collega van jou dan ook niet zeggen dat je op vakantie bent?

Dat je jouw vakantieplannen (bestemming, etc) niet deelt, lijkt me prima, maar dat is natuurlijk iets anders.

[ Voor 18% gewijzigd door sorted.bits op 02-01-2025 18:26 ]

[eLScha]

Ik denk dat het gesprek aangaan binnen het bedrijf meer zin heeft dan hier te gaan zoeken naar een juridische weg om dit te voorkomen. Het is in heel veel bedrijven gebruikelijk dat agenda’s (deels) inzichtelijk zijn voor andere collega’s. Daarin kun je ook wel de vakantie-planning zien van een andere collega.

Of dit binnen jullie bedrijf wel of niet noodzakelijk of nuttig is kunnen wij aan deze kant van het toetsenbord niet echt beoordelen.

Waarom vind je dit zelf een probleem?

[ybos]

hefaistos schreef op donderdag 2 januari 2025 @ 18:08:
Ik heb gegoogled, en hier rondgespeurd, maar ik kom niet verder.

Vakantieplanning (in de vorm van een spreadsheet) werd altijd in onze vestiging bijgehouden door de officemanager, heel weinig medewerkers. Ik werk er al 20 jaar.

Nu is de (nieuwe) manager van (oa onze) vestiging voornemens om de vakantieplanning van een aantal kantoren in de BENELUX centraal, op Teams te runnen.
Dat betekent in de praktijk dat collega's met wie ik doorgaans niks te maken heb, nu inzage hebben in mijn vakantieplanning (en vice versa).
Nu hoef ik niet te weten wanneer Sjaak Bontenbal van de vestiging Schubbek*tteveen hun verkansie opneemt, maar ik vind dus dat zij dat van mij ook niet hoeven te weten.

Ik vraag me af, of dit mag, of er zo geen privacy wetgeving (AVG) overtreden wordt.
Weet iemand dat?

Denk je ook echt dat een ander het wel interesseert wanneer jij (voor hen een volledig onbekende) op vakantie bent
Privacy is best belangrijk maar persoonlijk snap ik hier echt het probleem niet van?

[Wolly]

sorted.bits schreef op donderdag 2 januari 2025 @ 18:25:
Ik gok eerlijk dat je afwezigheid binnen het bedrijf niet binnen een privacy wetgeving valt. Stel een collega heeft je nodig tijdens die tijd en kan je dus niet bereiken, mag een naaste collega van jou dan ook niet zeggen dat je op vakantie bent?

Dat je jouw vakantieplannen (bestemming, etc) niet deelt, lijkt me prima, maar dat is natuurlijk iets anders.

1 collega die je nodig heeft is nogal wat anders dan alle collega’s over meerdere kantoren in de Benelux die niets met jouw agenda van doen hebben.

[hefaistos]

migchiell schreef op donderdag 2 januari 2025 @ 18:21:
Hebben jullie ook inzage in elkaars agenda (outlook)? Want zo ja, dan zou je daarin ook kunnen zien wie wanneer afwezig is. En dan zou een centraal vakantie-overzicht dus geen extra informatie prijsgeven die iedereen niet sowieso al zou kunnen zien.

Aan de andere kant ben ik ook wel voorstander van het principe om zo min mogelijk (persoonlijke) informatie te delen als dat niet nodig is. Binnen je eigen team kan ik me voorstellen dat het wel handig is, maar als je in je werk nooit iets te maken hebt met collega's van andere vestigingen dan is die informatie niet nodig.

Of hiermee daadwerkelijk een wet wordt overtreden zou ik niet durven zeggen, maar ik zou zelf wel bij die nieuwe manager aangeven het niet prettig, en ook niet nodig, te vinden om deze informatie bedrijfsbreed te delen.

Er is in Outlook voor de medewerkers in onze vestiging wel een aparte kalender, maar zoals gezegd is de personeelsplanning voor ons team alleen voor ons belangrijk. We hebben het bij andere vestigingen eigenlijk over geheel andere afdelingen. Dus er zou geen noodzaak zijn om die informatie openbaar te maken. Misschien heeft het wel zin om te vermelden dat iedere afdeling met een eigen gedeelde mailbox werkt. Dus emails komen altijd aan bij een team (of mevr A of dhr B dan vrij is maakt niet uit want zij hebben hun eigen vakantieplanning).
Vind het altijd lastig om dingen uit te leggen zonder praktijkvoorbeelden te noemen, maar ja... here goes
Stel ik werk bij een fabrikant van auto-onderdelen. Onze vestiging maakt versnellingsbakken. Ons afdelingsmailadres is [e-mail]. Vestiging in België maakt kentekenplaten, hun afdelingsmailadres is [e-mail].
Voor mij is het niet belangrijk om te weten wie uit het kentekenplaten-team wanneer vakantie heeft. En anderosm ook, want dat zijn dingen die decentraal geregeld dienen te worden. Te veel informatie delen is niet handig lijkt me.
We hebben het hier over 5 afdelingen in de BeNeLux, totaal zal het een man of 35-40 zijn.
Ter illustraite: wij zitten met z'n 4en waarvan eentje eigenlijk al niet meetelt

[Deezers]

Los van dat delen op Teams niet echt een toegevoegde waarde is zie ik het probleem niet zo, of er moeten adresgegevens bijstaan zodat ze je huis kunnen leegroven als je weg bent. Wat heeft persoon A van de catering in Groningen er aan om te weten wanneer Planner B uit Brussel afwezig is? Maar nieuwsgierige collega's heb je helaas overal. Ik weet dat er hier intern eens formatielijsten (inclusief inschaling) toegankelijk waren voor het hele bedrijf ipv alleen de betrokken HR managers. Toen dat werd opgemerkt waren de rapen al gaar, de lijst bleek binnen een paar dagen al door heel wat mensen ingezien (en soms opgeslagen en geprint).. dan wist je dus dat Pietje bij Finance in schaal 10 zat en de net gestarte collega daar in 11. Voor iedereen heel ongemakkelijk en leverde ook spanningen op. Dan kan je wel een zaak aanspannen.

[ Voor 3% gewijzigd door Deezers op 02-01-2025 19:22 ]

[The Eagle]

Die komt vanzelf wel terug van zijn idee, want dan moet alles wat op die teams site ook openbaar zijn, en dat wil ie vast niet.
Daarnaast is Excel niet echt de manier om zoiets bij te houden. Want iedereen lees en schrijf rechten op dat bestand. Dat gaat geheid mis
Maar goed, komt ie vanzelf achter

En zolang dit binnen het bedrijf blijft is het niks anders dan een aan en afwezigheid in Outlook of ander programma. Mag binnen bedrijven gewoon
Wordt anders als er persoonlijke gegevens in dat bestand staan (anders dan voor en achternaam).

[Jazzy]

hefaistos schreef op donderdag 2 januari 2025 @ 18:48:
Te veel informatie delen is niet handig lijkt me.

Leg dat eens uit dan. Voor jou is het nadeel blijkbaar logisch, voor andere is dat niet zo duidelijk.

Overigens is de kans groot dat jullie standaard agenda-permissies het ook toestaan om voor iedereen in de hele organisatie te zien of er iets in je agenda geboekt staat en je dus beschikbaar bent of niet. Heb je daar ook bezwaar tegen?

[Patriot]

Ik denk dat als je er juridisch kaas van wil maken van belang is wat ze precies delen. Als dat er functioneel op neer komt of je wel of niet aanwezig bent, dan verwacht ik dat je er niet zoveel mee kunt.

[dirk_mec]

In theorie is dat iets wat eigenlijk niet gedeeld mag worden. In de praktijk zal geen enkele rechter aan jouw kant staan want dit gewoon praktisch omgaan met werkzaken.

[jan390]

Bel maandag de autoriteit Persoonsgegevens: 088-1805 250. Ze zijn bereikbaar op maandag t/m donderdag van 10.00-12.00 uur. Zij kunnen je helpen met dit soort vraagstukken

[Homer-Simpson]

dirk_mec schreef op donderdag 2 januari 2025 @ 19:56:
In theorie is dat iets wat eigenlijk niet gedeeld mag worden. In de praktijk zal geen enkele rechter aan jouw kant staan want dit gewoon praktisch omgaan met werkzaken.

Zou je eens kunnen toelichten waarom deze informatie niet gedeeld mag worden?

[The Eagle]

Homer-Simpson schreef op donderdag 2 januari 2025 @ 20:03:
[...]

Zou je eens kunnen toelichten waarom deze informatie niet gedeeld mag worden?

Vrij simpel. Aan en afwezigheid is weliswaar geen direct persoonsgegeven, maar wel in sommige gevallen direct herleidbaar naar een individueel persoon (bijvoorbeeld maar een persoon op een bepaalde functie). Als dat het geval is, of je niet kunt garanderen dat dat expliciet niet het geval is, is dat daarmee ook persoonsgerelateerde data.
En daar dien je onder de GDPR met zorg mee om te gaan als bedrijf. Dat betekent onder meer dat je die alleen mag delen met andere medewerkers onder een bepaalde doelbinding, en na akkoord van de eigenaar van die gegevens (meestal de HR afdeling).

Een manager die iets zomaar op teams slingert voor het hele bedrijf lijkt mij niet de eigenaar van die data

Maar veel bedrijven zijn nogniet zover dat ze dit snappen, laat staan actief beleid of regels over hebben. Bovendien: het kan een goede bedrijfsvoering in de weg staan. Last: vanwege bovenstaande dus ook de vraag of er meer dan alleen de naam medewerker en de aan en afwezigheid gedeeld word. Zo ja, dan zit je potentieel fout.

[dragon2]

Homer-Simpson schreef op donderdag 2 januari 2025 @ 20:03:
[...]

Zou je eens kunnen toelichten waarom deze informatie niet gedeeld mag worden?

Ik zelf deel nooit vantevoren wanneer ik op vakantie ga, alleen met directe collega's, en met directe familie en dat dan vooral vanwege katten enz die af en toe een bezoekje moeten hebben.
Het word toch overal aangeraden niet je afwezigheid van huis rond te bazuinen? 🤷 Dat is toch niet raar?
Je maakt het dieven bv wel heel makkelijk. Handig ook, zo'n spreadsheet

Ik zou er persoonlijk dus ook wel bezwaar hebben tegen onnodig grootschalig delen van deze informatie.

[Deezers]

dragon2 schreef op donderdag 2 januari 2025 @ 20:23:
[...]


Ik zelf deel nooit vantevoren wanneer ik op vakantie ga, alleen met directe collega's, en met directe familie en dat dan vooral vanwege katten enz die af en toe een bezoekje moeten hebben.
Het word toch overal aangeraden niet je afwezigheid van huis rond te bazuinen? 🤷 Dat is toch niet raar?
Je maakt het dieven bv wel heel makkelijk. Handig ook, zo'n spreadsheet

Ik zou er persoonlijk dus ook wel bezwaar hebben tegen onnodig grootschalig delen van deze informatie.

Niet iedereen gaat ook daadwerkelijk weg van huis in vakanties. Persoonlijk plan ik mijn vakantie nooit ver vooruit dus heb je ook niet veel aan, gelukkig is er altijd wel wat mogelijk ook al zijn sommige collega's in september al bezig met het claimen van de vakantie en feestdagenplanning een jaar later...

[The Eagle]

@hefaistos als je er je twijfels bij hebt kun je ook altijd even bij degene die over HR gaat aankloppen. Die moet weten hoe ze hier mee om kunnen en mogen gaan. En zo niet lijkt het me handig dat ze dat zelf even uitzoeken voor de toekomst

Maar de vraag stellen van "snap het waarom, maar mag dit eigenlijk zo wel, en wat als het niet mag?" lijkt me gewoon een legitieme vraag om te stellen. Positief kritisch en behulpzaam, zeg maar

Sidenote: managers die op basis van Excel werken zou ik zelf heel snel van wegrennen

[ Voor 41% gewijzigd door The Eagle op 02-01-2025 20:58 ]

[sOid]

The Eagle schreef op donderdag 2 januari 2025 @ 20:16:
[...]

Vrij simpel. Aan en afwezigheid is weliswaar geen direct persoonsgegeven, maar wel in sommige gevallen direct herleidbaar naar een individueel persoon (bijvoorbeeld maar een persoon op een bepaalde functie). Als dat het geval is, of je niet kunt garanderen dat dat expliciet niet het geval is, is dat daarmee ook persoonsgerelateerde data.
En daar dien je onder de GDPR met zorg mee om te gaan als bedrijf. Dat betekent onder meer dat je die alleen mag delen met andere medewerkers onder een bepaalde doelbinding, en na akkoord van de eigenaar van die gegevens (meestal de HR afdeling).

Een manager die iets zomaar op teams slingert voor het hele bedrijf lijkt mij niet de eigenaar van die data

Maar veel bedrijven zijn nogniet zover dat ze dit snappen, laat staan actief beleid of regels over hebben. Bovendien: het kan een goede bedrijfsvoering in de weg staan. Last: vanwege bovenstaande dus ook de vraag of er meer dan alleen de naam medewerker en de aan en afwezigheid gedeeld word. Zo ja, dan zit je potentieel fout.

Volgens mij is dit prima verdedigbaar onder de grondslag gerechtvaardigd belang. Maar ik ben inderdaad wel benieuwd om welke gegevens het specifiek gaat. Ik zou hier in ieder geval niet moeilijk over doen, mits het enkel om naam en aan/afwezigheid gaat.

@hefaistos Heeft je werkgever een verwerkingsregister? En een interne privacyverklaring?

[sOid]

dragon2 schreef op donderdag 2 januari 2025 @ 20:23:
[...]


Ik zelf deel nooit vantevoren wanneer ik op vakantie ga, alleen met directe collega's, en met directe familie en dat dan vooral vanwege katten enz die af en toe een bezoekje moeten hebben.
Het word toch overal aangeraden niet je afwezigheid van huis rond te bazuinen? 🤷 Dat is toch niet raar?
Je maakt het dieven bv wel heel makkelijk. Handig ook, zo'n spreadsheet

Ik zou er persoonlijk dus ook wel bezwaar hebben tegen onnodig grootschalig delen van deze informatie.

Zet jij dan ook geen autoreply op je mail tijdens afwezigheid van je werk?

[The Eagle]

Gerechtvaardigd belang voor betreffende manager indien in zijn of haar management scope: absoluut.
Voor alle medewerkers open: niet zonder meer

[The Eagle]

sOid schreef op donderdag 2 januari 2025 @ 20:59:
[...]

Zet jij dan ook geen autoreply op je mail tijdens afwezigheid van je werk?

Een auto reply stel je zelf in, en dan heb je zelf ook nog de keuze of je je precieze periode deelt of niet

[Deezers]

The Eagle schreef op donderdag 2 januari 2025 @ 21:02:
[...]

Een auto reply stel je zelf in, en dan heb je zelf ook nog de keuze of je je precieze periode deelt of niet

Zonder einddatum is vaak niet positief of collegiaal. Al zijn er nog steeds collega's die er al 20 jaar werken en alleen 'ik ben afwezig' melden, daar heb je niks aan.

[The Eagle]

Deezers schreef op donderdag 2 januari 2025 @ 21:04:
[...]

Zonder einddatum is vaak niet positief of collegiaal. Al zijn er nog steeds collega's die er al 20 jaar werken en alleen 'ik ben afwezig' melden, daar heb je niks aan.

Dat laatste klopt. Het eerste is hoe anderen het evt kunnen ervaren.
Maar hoe om te gaan met OoO replies was niet de discussie hier

_{En dan nog is het je eigen keuze of je je collega's in je afwezigheid wilt melden wanneer je er weer bent. Zie ook vaak genoeg alleen "ik ben er niet" plus verwijzing naar een collega.
Maar vaak zijn mails waar een OoO op terug komt na terugkomst van de medewerker al lang niet meer belangrijk, of kon het wachten}

[hefaistos]

Deezers schreef op donderdag 2 januari 2025 @ 19:20:
Los van dat delen op Teams niet echt een toegevoegde waarde is zie ik het probleem niet zo, of er moeten adresgegevens bijstaan zodat ze je huis kunnen leegroven als je weg bent. Wat heeft persoon A van de catering in Groningen er aan om te weten wanneer Planner B uit Brussel afwezig is? Maar nieuwsgierige collega's heb je helaas overal. Ik weet dat er hier intern eens formatielijsten (inclusief inschaling) toegankelijk waren voor het hele bedrijf ipv alleen de betrokken HR managers. Toen dat werd opgemerkt waren de rapen al gaar, de lijst bleek binnen een paar dagen al door heel wat mensen ingezien (en soms opgeslagen en geprint).. dan wist je dus dat Pietje bij Finance in schaal 10 zat en de net gestarte collega daar in 11. Voor iedereen heel ongemakkelijk en leverde ook spanningen op. Dan kan je wel een zaak aanspannen.

Ik heb nog geen flauw idee hoe het zich gaat manifesteren, denk dat het een excelsheet in een teams omgeving gaat zijn.
Waar iedereen dan hopelijk alleen leesrechten heeft? Maar dan nog, het maakt voor de operatie helemaal niks uit, het zijn gedeelde mailboxen dus de mails worden altijd gelezen/geactioned.
Een vakantieplanning voor 35 man maakt het niet veel duidelijker, if that voegt het alleen maar onduidelijkheid toe want veel te veel data.

Jazzy schreef op donderdag 2 januari 2025 @ 19:39:
[...]

Leg dat eens uit dan. Voor jou is het nadeel blijkbaar logisch, voor andere is dat niet zo duidelijk.

Overigens is de kans groot dat jullie standaard agenda-permissies het ook toestaan om voor iedereen in de hele organisatie te zien of er iets in je agenda geboekt staat en je dus beschikbaar bent of niet. Heb je daar ook bezwaar tegen?

Onze agenda-permissies zijn behoorlijk goed beschermd, het is een wereldwijde organisatie, en qua software is alles perfect geregeld.
Het nadeel zit hem in deze vooral in de PEBCAK.
Heel fijn dat een manager besluit dat ik kan zien wanneer Sjaan uit Hasselt een dagje vrij neemt, maar dat heeft op mijn werk geen invloed.
De mailbox waarin zij zit, wordt dan door haar collega behandeld. Ik hóef dat ook niet te zien, want dat is een zaak tussen haar en haar manager, wanneer zij vrij wil nemen. Net zoals het een zaak is tussen mij en mijn manager, wanneer ik verlof wil. De afhandeling van de mailboxen blijft toch wel doorgaan (en if not, dan is dat een zaak van de manager).
Situatie die we nu zouden hebben, is dat ik echt moet gaan zoeken in een agenda, wanneer de 2 a 3 personen die er voor onze vestiging echt operationeel toe doen, wanneer die vrij zijn danwel aan het werk zijn, zodat ik vrije dagen kan aanvragen. Te veel data maakt het dan te onduidelijk.
Ik ben helemaal voor 'embrace change' maar het moet wel zin hebben. (ik laat nog even achterwege wat voor administratieve rompslomp er nog meer op het pad gegooid is, maar het is een boel)

The Eagle schreef op donderdag 2 januari 2025 @ 20:16:
[...]

Vrij simpel. Aan en afwezigheid is weliswaar geen direct persoonsgegeven, maar wel in sommige gevallen direct herleidbaar naar een individueel persoon (bijvoorbeeld maar een persoon op een bepaalde functie). Als dat het geval is, of je niet kunt garanderen dat dat expliciet niet het geval is, is dat daarmee ook persoonsgerelateerde data.
En daar dien je onder de GDPR met zorg mee om te gaan als bedrijf. Dat betekent onder meer dat je die alleen mag delen met andere medewerkers onder een bepaalde doelbinding, en na akkoord van de eigenaar van die gegevens (meestal de HR afdeling).

Een manager die iets zomaar op teams slingert voor het hele bedrijf lijkt mij niet de eigenaar van die data

Maar veel bedrijven zijn nogniet zover dat ze dit snappen, laat staan actief beleid of regels over hebben. Bovendien: het kan een goede bedrijfsvoering in de weg staan. Last: vanwege bovenstaande dus ook de vraag of er meer dan alleen de naam medewerker en de aan en afwezigheid gedeeld word. Zo ja, dan zit je potentieel fout.

Thanks, dit helpt me wel een stuk op weg. Het is echt niet zo dat ik á la 'old man shouting at the clouds' veranderingen tegen wil gaan 'omdat het al
20 jaar goed gaat'. Maar ik zie dus niet in dat deze verandering het hele leven een stuk makkelijker gaat maken. Sterker nog, het wordt alleen maar ondoorzichtiger.
En voor verandering om zin te hebben, moet die goed zijn. Ik zal morgenochtend eens gaan kijken wat er gemaakt is, en wat voor effect dat zou kunnen hebben.

sOid schreef op donderdag 2 januari 2025 @ 20:57:
[...]

Volgens mij is dit prima verdedigbaar onder de grondslag gerechtvaardigd belang. Maar ik ben inderdaad wel benieuwd om welke gegevens het specifiek gaat. Ik zou hier in ieder geval niet moeilijk over doen, mits het enkel om naam en aan/afwezigheid gaat.

@hefaistos Heeft je werkgever een verwerkingsregister? En een interne privacyverklaring?

Dat zou ik eerlijk gezegd niet weten. We zijn sinds een jaar voor de volle 100% van een wereldwijd bedrijf, dus ik gok dat dat wel zo is. Issue is dat de onboarding allesbehalve soepel verloopt, werkzaamheden zijn zó anders, dat valt niet binnen hun framework dus heel veel zaken moeten helemaal opnieuw uitgevonden worden. O.a. geen HR in Nederland.

[Homer-Simpson]

Ik snap je principiële probleem, maar voor 35 personen lijkt me 1 overzicht niet onoverkomelijk. Als er verder geen persoonsgegevens worden gedeeld dan snap ik dat het handig is voor je manager om een geconsolideerd overzicht te hebben.

[Jazzy]

hefaistos schreef op donderdag 2 januari 2025 @ 22:25:
Onze agenda-permissies zijn behoorlijk goed beschermd, het is een wereldwijde organisatie, en qua software is alles perfect geregeld.

Dus als jij van alle collega's kunt zien of ze beschikbaar zijn via een agenda-uitnodiging noem je het perfect geregeld. Maar als die zelfde informatie in een ander document staat is het een probleem? Wat maakt het verschil?

[DukeBox]

Wij hebben ook zo'n spreadsheet, ik vertik al 13 jaar om die in te vullen. Maar wij (mijn team) hebben hoe dan ook centrale contact info dus er is geen enkele resen om dit op persoons niveau te weten voor andere collegas.
Ik vraag mij ook al jaren af waarom iedereen die lijst invult zonder ook maar een vraag hierover te stellen, één ondoordachte deel actie en de boel staat publiek.

[ Voor 4% gewijzigd door DukeBox op 02-01-2025 23:38 ]

[hefaistos]

Jazzy schreef op donderdag 2 januari 2025 @ 23:19:
[...]
Dus als jij van alle collega's kunt zien of ze beschikbaar zijn via een agenda-uitnodiging noem je het perfect geregeld. Maar als die zelfde informatie in een ander document staat is het een probleem? Wat maakt het verschil?

Je snapt het niet denk ik. Ik heb letterlijk gezegd dat ik niet hoef te weten wanneer collega X van vestiging Y vrij is.

[Lordy79]

sorted.bits schreef op donderdag 2 januari 2025 @ 18:25:
Ik gok eerlijk dat je afwezigheid binnen het bedrijf niet binnen een privacy wetgeving valt.

Ik denk het wel. Bij shell, ING of een andere grote multinational zal het onacceptabel zijn als je de vakantieplanning kunt zien van al je collega's. De AVG werkt: je mag niks delen, tenzij.... er bijvoorbeeld een nut is omdat bepaalde mensen niet tegelijk op vakantie mogen.

Ik zou dit dus gewoon aankaarten.

[Sissors]

Ik werk bij een grote multinational, en kan gewoon alle vakantie plannen zien van alle werknemers wereldwijd zolang ze niet in een fabriek werken oid. Als in, gewoon in Outlook kijken wanneer ze out of office zijn.

[ Voor 5% gewijzigd door Sissors op 03-01-2025 09:47 ]

[sorted.bits]

Lordy79 schreef op vrijdag 3 januari 2025 @ 09:37:
[...]

Ik denk het wel. Bij shell, ING of een andere grote multinational zal het onacceptabel zijn als je de vakantieplanning kunt zien van al je collega's. De AVG werkt: je mag niks delen, tenzij.... er bijvoorbeeld een nut is omdat bepaalde mensen niet tegelijk op vakantie mogen.

Ik zou dit dus gewoon aankaarten.

Hmmm raar, bij ons zijn alle agendas met elkaar gedeeld, waar ook je OOO in staat. Maar, zoals met alles, misschien even kijken hoe de implementatie gaat zijn. Dat het ingevuld gaat zijn op Teams, betekend niet automatisch dat het ook daadwerkelijk gedeeld gaat worden.

Verder vraag ik me af of afwezigheid (zonder meer details) een gegeven is wat onder AVG valt, aangezien het binnen de bedrijfsvoering valt.

Sissors schreef op vrijdag 3 januari 2025 @ 09:46:
Ik werk bij een grote multinational, en kan gewoon alle vakantie plannen zien van alle werknemers wereldwijd zolang ze niet in een fabriek werken oid. Als in, gewoon in Outlook kijken wanneer ze out of office zijn.

Same....

[ Voor 16% gewijzigd door sorted.bits op 03-01-2025 09:48 ]

[desmond]

Argument tegen breed delen: in mijn naaste omgeving ken ik een geval waarin precies dit soort informatie werd misbruikt voor phishing en scam-praktijken. De HR-afdeling werd gevraagd iemand die op vakantie vastgelopen was te helpen met een voorschot.

[Homer-Simpson]

TS heeft het over 35-40 pax. Dat is toch wel van een andere orde dan een grote multinational. Ook al gaat het over meerdere vestigingen in meerdere landen.

[eLScha]

Het is echt niet zo dat ik á la 'old man shouting at the clouds' veranderingen tegen wil gaan 'omdat het al
20 jaar goed gaat'.

Dat is wel de indruk die ik krijg

[No Hands]

hefaistos schreef op donderdag 2 januari 2025 @ 22:25:
[...]

Ik heb nog geen flauw idee hoe het zich gaat manifesteren, denk dat het een excelsheet in een teams omgeving gaat zijn.
Waar iedereen dan hopelijk alleen leesrechten heeft? Maar dan nog, het maakt voor de operatie helemaal niks uit, het zijn gedeelde mailboxen dus de mails worden altijd gelezen/geactioned.
Een vakantieplanning voor 35 man maakt het niet veel duidelijker, if that voegt het alleen maar onduidelijkheid toe want veel te veel data.


[...]

Excel, tabblad per vestiging, jij ziet alleen de 4 mensen in jouw vestiging op het tabblad van jouw vestiging. Niks moeilijks of onduidelijks aan.
Wat staat erin:

Hefaistos Tweakeros
Jan Bakker
Joke de Boer
Pranjeed Tamhal

en erachter een vinkje in de week dat ze er niet zijn. Thats it.

hefaistos schreef op vrijdag 3 januari 2025 @ 07:00:
[...]

Je snapt het niet denk ik. Ik heb letterlijk gezegd dat ik niet hoef te weten wanneer collega X van vestiging Y vrij is.

Dat je het niet hoeft te weten is nog geen reden om het niet te kunnen zien. Ik hoeft ook niet te weten wie de nieuwe man in het leven van Gerard Joling is, ik kijk dan ook nooit naar Shownieuws.
Die keuze heb ik. Net als in het excelbestand met de vakantieplanning van mijn 400 collega's. Ik kijk alleen op het tabblad van mijn afdeling.

[ Voor 25% gewijzigd door No Hands op 03-01-2025 10:12 ]

[dfbt]

als jij een email template moet maken waarin je standaard een reactie geeft bij afwezigheid dat ze bij xx kunnen zijn of wanneer je terug bent, is dan toch ook niet meer avg? Dan stuurt je collega van schubbekutteveen een mailtje, krijgt die een auto reply dat je op vakantie bent, of afwezig.

Ik snap het probleem niet zo.

[Lordy79]

sorted.bits schreef op vrijdag 3 januari 2025 @ 09:47:
[...]


Verder vraag ik me af of afwezigheid (zonder meer details) een gegeven is wat onder AVG valt, aangezien het binnen de bedrijfsvoering valt.

Zeker maar volgens mij mag je prive gegevens alleen delen indien het nodig is. Nou is dit een twijfelgeval want zakelijk gezien is het gewoon een werknemer die afwezig is maar persoonlijk gezien is t natuurlijk inbreuk op je privacy. En als een (verre) collega crimineel is en weet dat Frank 3 weken vrij is in juli en weet waar hij woont, dan is het natuurlijk niet zo moeilijk te raden dat Frank's huis de 2e van de 3 weken waarschijnlijk onbewoond is en inbreken dan makkelijker is.

Maar interessant te weten dat jullie blijkbaar wel van iedereen de afwezigheid kunnen zien, dat had ik niet verwacht. My bad.

[Drardollan]

desmond schreef op vrijdag 3 januari 2025 @ 09:50:
Argument tegen breed delen: in mijn naaste omgeving ken ik een geval waarin precies dit soort informatie werd misbruikt voor phishing en scam-praktijken. De HR-afdeling werd gevraagd iemand die op vakantie vastgelopen was te helpen met een voorschot.

Ik kan mij niet voorstellen dat daar op deze manier info voor nodig was. Een dergelijke vraag kan je in de periode juli-augustus zo ongeveer over elke medewerker stellen.

Als het toch op basis van informatie is, dan is het veel aannemelijker dat een out-of-office van de persoon zelf de informatie verschaft heeft.

Vanuit security oogpunt is een algemene lijst die door collega's te raadplegen is veel veiliger dan out-of-offices.

Ontopic: als dit is waar je je in het leven druk over moet maken, de aan/afwezigheid op je werk wat een collega kan zien, dan moet je wel een goed leven hebben zeg

[Drardollan]

Lordy79 schreef op vrijdag 3 januari 2025 @ 10:11:
[...]

Zeker maar volgens mij mag je prive gegevens alleen delen indien het nodig is. Nou is dit een twijfelgeval want zakelijk gezien is het gewoon een werknemer die afwezig is maar persoonlijk gezien is t natuurlijk inbreuk op je privacy. En als een (verre) collega crimineel is en weet dat Frank 3 weken vrij is in juli en weet waar hij woont, dan is het natuurlijk niet zo moeilijk te raden dat Frank's huis de 2e van de 3 weken waarschijnlijk onbewoond is en inbreken dan makkelijker is.

Maar interessant te weten dat jullie blijkbaar wel van iedereen de afwezigheid kunnen zien, dat had ik niet verwacht. My bad.

Ik zie niet in waarom het op ook maar 1 manier een inbreuk op je privacy is. Grote kans dat in de Outlook agenda en/of out-of-office de informatie door de persoon zelf ook gedeeld wordt. Ook is het eenvoudig vast te stellen of iemand aanwezig/afwezig is op basis van bijvoorbeeld Teams of nog simpeler: zit hij op zijn stoel.

In mijn ogen komt de privacy pas in het geding als er ook bij zou staan waarom je verlof hebt, waar je bent, met wie je bent en dat soort zaken.

Snap het argument wel dat het wellicht voor TS of zijn collega op een andere vestiging minder nut heeft om het van elkaar te weten, maar gezien de beperkte bedrijfsomvang en manager die blijkbaar op 2 plekken tegelijk werkt is het geen onlogische stap om alles in 1 overzicht bij elkaar te hebben. Het nut van het openbaar zetten op Teams zie ik ook niet zo, als manager kan je dat prima in een eigen lijstje bijhouden. Maar ik vind het ook niet zo schokkend dat de nekharen overeind moeten gaan staan.

Wat mij betreft zoeken naar spijkers op laag water. Blijkbaar zit er meer niet goed in het bedrijf, ik zou dan vooral mijn kruit bewaren (pick your battles) voor zaken die er wel toe doen.

[F_J_K]

The Eagle schreef op donderdag 2 januari 2025 @ 20:16:
[...]
Vrij simpel. Aan en afwezigheid is weliswaar geen direct persoonsgegeven, maar wel in sommige gevallen direct herleidbaar naar een individueel persoon

Het gaat hier niet over 'er is iemand op de afdeling op vakantie'. Dus het is vrij simpel. 'Pietje heeft vakantie' is 100% een persoonsgegeven.

Ten eerste: 'ik ben op vakantie' is bijna nooit nodig om te weten. 'Ik ben niet beschikbaar voor werk' kan wel nodig zijn. (Maar omdat iedereen wel snapt wat er gebeurt als je 23 dec - 2 jan weg bent, is dat onderscheid wat onzinnig).

Nut en noodzaak hangt verder af van het soort werk. Allemaal specialistische kennis / je hebt regelmatig contact met specifieke individuen: dan zeker. Is het lopendebandwerk dan is voor anderen dan de roosteraars en direct leidinggevende amper nodig te weten hoeveel mensen er zijn op een bepaalde dag. In het voorbeeld van gister: is pas relevant als kentekenplaat@ weet dat alleen Pietje kan antwoorden op vragen over de achteruitstand in versnellingsbakken.

En dat is dan de vraag: wat kunnen de mensen die de lijst kunnen lezen er mee? Wat kunnen ze niet als er geen naam bij staat?

Ik denk dat je het wel zou winnen als je een jurist zou inhuren en naar de rechter stapt (want laten we wel wezen: het komt bij de AP onderop de stapel). Vraag is wel erg, is het gedoe waard?

The Eagle schreef op donderdag 2 januari 2025 @ 20:55:
@hefaistos als je er je twijfels bij hebt kun je ook altijd even bij degene die over HR gaat aankloppen. Die moet weten hoe ze hier mee om kunnen en mogen gaan. En zo niet lijkt het me handig dat ze dat zelf even uitzoeken voor de toekomst

Maar de vraag stellen van "snap het waarom, maar mag dit eigenlijk zo wel, en wat als het niet mag?" lijkt me gewoon een legitieme vraag om te stellen. Positief kritisch en behulpzaam, zeg maar

Sidenote: managers die op basis van Excel werken zou ik zelf heel snel van wegrennen

Er van uitgaande dat er in de organisatie een HR-iemand is: dat ja

(behalve dat laatste. In een team van welgeteld vier mensen en maar een paar lijntjes naar andere teams? Ik zou juist weglopen als er met een groot inflexibel ERP gewerkt moet worden)

[Kalentum]

Drardollan schreef op vrijdag 3 januari 2025 @ 10:21:
[...]


Ik zie niet in waarom het op ook maar 1 manier een inbreuk op je privacy is. Grote kans dat in de Outlook agenda en/of out-of-office de informatie door de persoon zelf ook gedeeld wordt. Ook is het eenvoudig vast te stellen of iemand aanwezig/afwezig is op basis van bijvoorbeeld Teams of nog simpeler: zit hij op zijn stoel.

Het gaat niet zozeer over privacy maar over bescherming van persoonsgegevens. Het feit dat je niet thuis bent is informatie die, als 'ie op straat komt te liggen, misbruikt zou kunnen worden. Bijvoorbeeld door inbrekers.

Als er in een bedrijf met 500 werknemers een spreadsheet is met de aan/afwezigheidsplanning op weekniveau en elk van die 500 werknemers heeft inzicht in die data dan is dat gewoon een risico. Het algemene principe om met zulke risico's om te gaan is 'niet delen tenzij nodig voor het functioneeren van het bedrijf'.

Dat risico valt in te perken door geen centrale lijst met alle namen te publiceren binnen het bedrijf. Nergens voor nodig.

Bij ons worden de agenda's automatisch bijgewerkt en de Slack status ook. En we moeten in Slack ook een waarnemer instellen (een groep of een collega). Dus iemand die mij persoonlijk benaderd krijgt een bericht. Maar er is geen centraal overzicht. Op teamniveau hebben we het wel, dus ik weet dat Pietje drie weken weg is.

[Drardollan]

Kalentum schreef op vrijdag 3 januari 2025 @ 10:51:
[...]


Het gaat niet zozeer over privacy maar over bescherming van persoonsgegevens. Het feit dat je niet thuis bent is informatie die, als 'ie op straat komt te liggen, misbruikt zou kunnen worden. Bijvoorbeeld door inbrekers.

Op basis waarvan concludeer je dat TS niet thuis zou zijn als hij afwezig is op het werk? Wat heeft het een met het ander te maken? En het zou toch wel bijzonder zijn als collega's bij je gaan inbreken thuis als jij op vakantie bent (en die hebben voor die kennis een overzicht hoogstwaarschijnlijk niet nodig).

Je aanwezigheid of afwezigheid op je werk zegt helemaal niks over of je wel of niet thuis bent. Het zegt enkel dat je wel of niet aan het werk bent.

[Duke of Savage]

Ik denk dat je binnen een bedrijfsvoering hier niet echt een dingetje van kan maken.

Bedenk ook dat in de GAL alle namen van je collega's staan. Binnen Teams zie je een status bolletje (Online, Idle, Bezet, DND), iemand met een actieve OOO heeft een paars bolletje.

Tot hoe verre is dit werkelijk "persoonlijk" en waar komt jouw privacy in gevaar?

[Lordy79]

Drardollan schreef op vrijdag 3 januari 2025 @ 10:54:
[...]

Op basis waarvan concludeer je dat TS niet thuis zou zijn als hij afwezig is op het werk?

Als iemand van 7 tot en met 28 juli afwezig is durf ik wel een wedje te doen dat die persoon 18 juli niet thuis is.

[bmwgozer]

Ik kan ook alle vakantie plannen van mijn Amerikaanse collega’s zien. En iedereen op de vloer.

Volgens mij is het normaler dan sommige hier schetsen.

[SmurfLink]

Lordy79 schreef op vrijdag 3 januari 2025 @ 11:37:
[...]

Als iemand van 7 tot en met 28 juli afwezig is durf ik wel een wedje te doen dat die persoon 18 juli niet thuis is.

maar hoe weet jij of Henk niet aan het verbouwen is en dan zeker thuis aan het klussen is?


Ik vind het in ieder geval echt een non issue. Alsof er iemand iets kan schelen wanneer anderen er niet zijn, zoals de TS al aangeeft dat het hem niet boeit. Niemand gaat het dus gebruiken dus het boeit niet dat het zichbaar is. En als je collega's je huis komen leegroven zou ik me meer zorgen maken over m'n werkplek dan over de verlofplanning..

[ Voor 34% gewijzigd door SmurfLink op 03-01-2025 12:08 ]

[Lordy79]

SmurfLink schreef op vrijdag 3 januari 2025 @ 12:07:
[...]


maar hoe weet jij of Henk niet aan het verbouwen is en dan zeker thuis aan het klussen is?

Niet zeker maar wel een vrij grote kans dus als ik het van 10 Henken weet kan ik hun huizen in het midden van de vakantie bespioneren en zien waar geen activiteit is.
Op social media zet je toch ook niet neer dat je 3 weken op vakantie gaat?

Enfin, ik vind het geen non issue maar ook niet heel erg spannend.

[Vld1989]

Lordy79 schreef op vrijdag 3 januari 2025 @ 11:37:
[...]

Als iemand van 7 tot en met 28 juli afwezig is durf ik wel een wedje te doen dat die persoon 18 juli niet thuis is.

Die kans is inderdaad groot, maar weet jij de exacte adressen van je collega's dan? Ik niet hoor, over het algemeen alleen woonplaatsen.

[Zenomyscus]

sorted.bits schreef op donderdag 2 januari 2025 @ 18:25:
Ik gok eerlijk dat je afwezigheid binnen het bedrijf niet binnen een privacy wetgeving valt. Stel een collega heeft je nodig tijdens die tijd en kan je dus niet bereiken, mag een naaste collega van jou dan ook niet zeggen dat je op vakantie bent?

Dat je jouw vakantieplannen (bestemming, etc) niet deelt, lijkt me prima, maar dat is natuurlijk iets anders.

Ergens ben ik het met je eens. Behalve dat bij mijn buren is ingebroken toen ze een ruim weekendje weg waren van vrijdag tot en met maandag. Lampen waren 's avonds aan, wij kwamen er dagelijks voor de dieren, etc. Uiteindelijk hebben ze er iemand voor opgepakt doordat er spullen online verschenen, dat bleek een bekende te zijn van een collega. Collega heeft dus doorgegeven dat dat huis (vrijstaand) leeg was ivm vakantie.

Ik vond het bij mijn vorige baan ook nooit een probleem dat de meeste binnen het bedrijf er vanaf wisten (25 man oid). Maar is het echt nodig dat iedereen dat kan zien? Lijkt me niet zo nodig en dat kan ook prima ingericht worden, ook in Teams. Iets met... uh... teams.

[Wolly]

Sissors schreef op vrijdag 3 januari 2025 @ 09:46:
Ik werk bij een grote multinational, en kan gewoon alle vakantie plannen zien van alle werknemers wereldwijd zolang ze niet in een fabriek werken oid. Als in, gewoon in Outlook kijken wanneer ze out of office zijn.

Dan heeft de medewerker daar ooit ergens toestemming voor gegeven, een werkgever kan niet afdwingen dat iemand zijn agenda open zet voor iedereen.

[Drardollan]

Lordy79 schreef op vrijdag 3 januari 2025 @ 11:37:
[...]

Als iemand van 7 tot en met 28 juli afwezig is durf ik wel een wedje te doen dat die persoon 18 juli niet thuis is.

Zou ik hier binnen het bedrijf niet te vaak op gokken dan, verlies je vaak.

Zou het voor een inbreker niet een stuk makkelijker zijn om in te breken bij een huis waarvan de lichten uit zijn en al enige uren geen beweging is geweest? Zou een inbreker denk je echt eerst een IT systeem hacken of desnoods iemand betalen voor de informatie of "een collega op vakantie is" (en dan toch thuis blijkt)?

[Drardollan]

Lordy79 schreef op vrijdag 3 januari 2025 @ 12:18:
[...]

Niet zeker maar wel een vrij grote kans dus als ik het van 10 Henken weet kan ik hun huizen in het midden van de vakantie bespioneren en zien waar geen activiteit is.

Maar daarmee kom je wél op het gebied van privacy/AVG. Adressen van medewerkers zijn niet openbaar. Dus als jij kan zien dat Henk 1 op vakantie is, dan zegt dat in zijn geheel niet waar Henk 1 woont. Die informatie heb je niet. Er valt dus niets te zinnigs bespioneren.

Sowieso romantiseer je de gemiddelde inbreker wel heel erg, je doet net of een gemiddelde inbreker heel specifiek op zoek gaat naar een slachtoffer. Die breekt gewoon in waar hij geen activiteit ziet of waar het raam open staat en een tablet voor het grissen ligt. Enkel in hele specifieke gevallen (directeur van mega concern X) zal het een specifieke inbraak zijn, maar dan heb je het allang niet meer over de gemiddelde inbreker.

Op social media zet je toch ook niet neer dat je 3 weken op vakantie gaat?

Je zou ze de kost moeten geven die dat wel doen, ik zie dergelijke berichten dagelijks langskomen.

[Jazzy]

Wolly schreef op vrijdag 3 januari 2025 @ 12:50:
[...]


Dan heeft de medewerker daar ooit ergens toestemming voor gegeven, een werkgever kan niet afdwingen dat iemand zijn agenda open zet voor iedereen.

De standaard instelling in vrijwel alle organisaties is dat je elkaars beschikbaarheid kunt zien, niet de specifieke details van de afspraken. Denk dat veel mensen zich dat niet realiseren, inclusief de TS.

[Wolly]

Jazzy schreef op vrijdag 3 januari 2025 @ 13:23:
[...]
De standaard instelling in vrijwel alle organisaties is dat je elkaars beschikbaarheid kunt zien, niet de specifieke details van de afspraken. Denk dat veel mensen zich dat niet realiseren, inclusief de TS.

Klopt. 'Kan weergeven wanneer ik bezet ben' en niet 'Kan titels en locaties weergeven'.

Dan zie je dus alleen een blok zonder verdere info.

[Jazzy]

Wolly schreef op vrijdag 3 januari 2025 @ 14:03:
[...]


Klopt. 'Kan weergeven wanneer ik bezet ben' en niet 'Kan titels en locaties weergeven'.

Dan zie je dus alleen een blok zonder verdere info.

Precies. Dus iedereen kan al zien of TS beschikbaar is of niet.

[Wolly]

Jazzy schreef op vrijdag 3 januari 2025 @ 14:50:
[...]
Precies. Dus iedereen kan al zien of TS beschikbaar is of niet.

Dat is natuurlijk wat anders als een periode in je agenda (of in Excel) waarin duidelijk staat dat het een vakantie betreft.

Een week niet beschikbaar zonder zichtbaar onderwerp kan immers ook betekenen dat je een cursus hebt.