Exchange Online | Hoe resource agenda toekennen?

[_Dune_]

Mijn vraag
Wij hebben verschillende resources postbussen/agenda's voor verschillende Teams Rooms/vergaderruimten. In principe mag iedereen een ruimte inplannen bij een vergaderverzoek, echter er zijn een paar opleidingslokalen welke eigenlijk alleen ingepland mogen worden door de trainers. Deze ruimten zouden alleen voor deze groep personen zichtbaar mogen zijn, om te kunnen boeken.

Relevante software en hardware die ik gebruik
Exchange Online
Office365 - Teams
Office365 - Outlook
Windows 11

Wat ik al gevonden of geprobeerd heb
Ik heb reeds verschillende fora bekeken incl. Microsoft, daar lijk ik wel steeds een deel van de oplossing te vinden, maar niet de gehele. Zo kun je vanuit de resource postbus of Exchange prima inregelen dat een bepaalde groep bepaald of de ruimte gereserveerd mag worden (standaard worden alle verzoeken automatisch geaccepteerd), dit hebben wij op dit moment ook zo ingesteld.

Echter zijn er te veel verzoeken om de trainingsruimten ook als vergaderruimten te gebruiken, hier willen de trainers vanaf. Daarom zoek ik nu een manier dat alleen de trainers de ruimte kunnen boeken en de agenda kunnen inzien, maar de rest van de organisatie niet. Zogezegd ik lijk steeds een stukje van de puzzel te vinden, maar ik krijg hem niet compleet.

[akimosan]

Je krijgt het misschien niet 100% goed (hide from addreslist leidt ertoe dat ook je trainers de ruimte niet meer goed kunnen vinden) maar ik zou beginnen met een stukje ontmoedigingsbeleid

Allereerst zou ik de zichtbaarheid van Free/Busy info in machtigingen van de agenda van de trainingslokalen beperken, zodat enkel de trainers die kunnen zien en de rest van de organisatie niet (standaard staat dit aan). Dit voorkomt geen verzoeken maar anderen zien dan niet of de ruimte vrij/bezet is en dienen dan hopelijk geen verzoeken in.

2e is een mailtip met duidelijke tekst aan te zetten op de resource mailbox, zodat wanneer mensen de resource uitnodigen er in de notificatiebalk wordt weergegeven dat de ruimte NIET reserveerbaar is.
Houdt de tip kort, max 1 regel en niet te lang
"STOP RESERVING THIS ROOM, YOU UTTER BASTARDS!"

3e is om natuurlijk een deny op alle verzoeken te zetten EN een reply, want de standaard reactie die mensen krijgen laat aan duidelijkheid te wensen over:

"This resource can only be booked by delegated users with the necessary permissions. You are not one of them!"

Als dit niet werkt kun je nog verder gaan:

EAC: Bij manage delegate settings voor de resource mailbox, select delegates who can accept or decline booking requests: <leeg>, dan wordt een invite altijd geweigerd

De trainers kunnen met de juiste delegate permissies gewoon de agenda van de box bekijken en een afspraak erin plempen. Zet vervolgens in de informatie van de gebeurtenis in welke ruimte deze plaatsvindt.

Je kunt ook de resourcemailbox converteren naar een shared mailbox. Die heeft ook gewoon een agenda. Dan staat de box in ieder geval niet tussen de Room mailboxes, scheelt weer dommies

[ Voor 20% gewijzigd door akimosan op 31-12-2024 16:57 ]

[Hero of Time]

Je kan ook de room instellen op moderatie ipv auto-accept. De trainers zijn dan de moderators en bepalen of een meeting wel of niet kan.

[akimosan]

Zeker en dat hebben ze dus nu al ingesteld, maar dan krijgen de trainers dus de hele tijd uitnodigingen van anderen om de ruimte te boeken en dat was nu juist niet de bedoeling, zo begreep ik het althans..

[Hero of Time]

Dat haal ik niet uit de TS. Alleen dat de ruimte te veel geboekt wordt als vergaderruimte en dat juist dat niet de bedoeling is. Niet zozeer dat men een melding krijgt voor het goedkeuren van de meeting in die ruimte.

Moderatie is iig een optie als het expliciet zetten van rechten niet werkt.