Voor onze bewonerscommissie in oprichting ben ik op zoek naar goede ervaringen voor het bijhouden van administratie, communicatie en bestandsdeling. Dit gaat over één flat van een woningcorporatie (<100 appartementen), maar ervaringen van een VVE zouden ook nuttig kunnen zijn.
Ik heb getwijfeld of het onderwerp beter zou passen onder Internet en Hosting. Om de vraag oplossingsvrij te houden, heb ik toch gekozen voor Wonen.
Als ik vraag naar de ervaringen van andere bewonerscommissies, krijg ik vaak het antwoord dat het ergens in een (kopie van een) Excelletje staat. Ik twijfel eraan hoe AVG-proof dit is, maar ik denk vooral dat het beter moet kunnen.
Er zijn apps voor verenigingen in het algemeen en voor VVE's e.d. Deze zijn alleen ruim boven budget. Ook lid worden als bewonerscommissie van de Woonbond (waar zo'n app bij in zit), past financieel niet.
Een ander nadeel is dat je als lid van de community alleen berichten/bestanden kunt zien vanaf dat je lid bent, terwijl je juist als nieuwe bewoner baat hebt bij ervaringen en info die al aanwezig is.
Dit zou dan de ledenadministratie en bestand/informatiedeling kunnen oplossen.
Ik zou dan overwegen om ook een forum toe te voegen (tips?) voor de wat langere onderwerpen, dan kunnen de Whatsapp-groepen beperkt blijven tot "Van wie is die kat in de hal?" etc.
Servicevraagstukken, reparaties etc. laten we nadrukkelijk wel bij (het systeem van) verhuurder.
Uit mijn zoektocht over het forum kwam weinig resultaat, maar ik hoop dat iemand met de gouden tip komt
Ik heb getwijfeld of het onderwerp beter zou passen onder Internet en Hosting. Om de vraag oplossingsvrij te houden, heb ik toch gekozen voor Wonen.
Vraag
Wie heeft goede ervaringen/tips voor de systemen om onze bewonerscommissie te faciliteren?Doelen
AVG-proof administratie voeren
Eigenlijk gaat dit vooral om ledenadministratie. Wie woont op welk nummer, mailadressen, etc.Als ik vraag naar de ervaringen van andere bewonerscommissies, krijg ik vaak het antwoord dat het ergens in een (kopie van een) Excelletje staat. Ik twijfel eraan hoe AVG-proof dit is, maar ik denk vooral dat het beter moet kunnen.
Communiceren met bewoners
Gekoppeld aan de ledenlijst, zouden we graag (al dan niet gepersonaliseerde) mails versturen.Informatie en bestanden delen
Samen weet je meer dan alleen. Onder dit doel denk ik aan een forum-functionaliteit en het beschikbaar maken van een (klein) aantal actuele 'handige bestanden'. Liefst achter een login.Randvoorwaarden
- Budget is een serieus onderwerp. Het is geen VVE en contributie ophalen is onwenselijk (in het verleden onhaalbaar gebleken). We zijn dus aangewezen op de bijdrage vanuit de verhuurder die ongeveer €250/jaar zal zijn.
- Het mag niet té persoonsafhankelijk zijn. Ik zou (als ik dat zou kunnen/leren) een eigen servertje kunnen draaien met en eigen knutselproject erop, maar dan moet ik alles doen en 'mag' ik niet verhuizen.
Wat heb ik al gevonden?
Een Facebook-groep lijkt bijna op alle vragen antwoord te geven, maar niet iedereen heeft daar een profiel en wie weet waar Facebook in de toekomst naar toe gaat? Nog los van alles bij Meta stallen.Er zijn apps voor verenigingen in het algemeen en voor VVE's e.d. Deze zijn alleen ruim boven budget. Ook lid worden als bewonerscommissie van de Woonbond (waar zo'n app bij in zit), past financieel niet.
Waar denken we wel aan?
Whatsapp-community
Qua communicatie lijkt een Whatsapp-community een heleboel in te kunnen vullen (ja, ik weet het, ook Meta):- Verschillende Whatsapp-groepen onder een algemene paraplu voor bijv. gebouwdelen, werkgroepen, etc.
- Mogelijkheid om algemene berichten te versturen vanuit de commissie
- Aanmeldverzoek doen via QR-op meldingbord in de hal
- Mogelijkheid om verhuisde bewoners weer te verwijderen.
Een ander nadeel is dat je als lid van de community alleen berichten/bestanden kunt zien vanaf dat je lid bent, terwijl je juist als nieuwe bewoner baat hebt bij ervaringen en info die al aanwezig is.
WordPress site met database
Dit lijkt qua domein en hosting wel haalbaar. De uitwerking zou ik even in moeten duiken, maar dat moet lukken en het internet staat er zo vol mee dat iemand anders het vast zou kunnen overnemen. Of weet iemand toevallig een handig, bruikbaar thema dat we zouden kunnen toepassen?Dit zou dan de ledenadministratie en bestand/informatiedeling kunnen oplossen.
Ik zou dan overwegen om ook een forum toe te voegen (tips?) voor de wat langere onderwerpen, dan kunnen de Whatsapp-groepen beperkt blijven tot "Van wie is die kat in de hal?" etc.
Mailchimp o.i.d.
We zijn er nog niet ingedoken, maar gezien de nieuwsbrieven die ik zelf allemaal krijg, moet een dergelijke service wel een oplossing kunnen bieden voor het versturen van e-mails (nieuwsbrieven).En verder
Het zou kunnen dat de verhuurder zou kunnen assisteren. Zij hebben immers de gegevens. Maar we willen graag onafhankelijk kunnen opereren, zodat iedereen vrij is om ervaringen te delen.Servicevraagstukken, reparaties etc. laten we nadrukkelijk wel bij (het systeem van) verhuurder.
Uit mijn zoektocht over het forum kwam weinig resultaat, maar ik hoop dat iemand met de gouden tip komt