Office 365: Nieuwe gebruiker anoniem

[The Scorpios]

Wij zijn een vrijwilligersorganisatie waar het van belang is dat de afzender van een email anoniem kan zijn. De vrijwilliger mailt naar bedrijven en dergelijke en zal dan een handtekening gebruiken met zijn te delen gegevens, zoals achternaam en telefoonnummer. Maar hij mailt ook met de hulpvrager en die zal dan een andere handtekening zien, nl geen achternaam en telefoonnummer van de organisatie. Dit om te voorkomen dat een ontevreden hulpvrager de vrijwilliger prive kan benaderen.

Ik hou daarmee rekening als ik een nieuwe gebruiker aanmaak in MS365. Veld achternaam en telefoonnummer wordt niet gevuld. In veld weergave naam staat dus alleen voornaam. en soms een eerste letter van achternaam want er zijn meerdere vrijwilligers die Jeroen heten.

Door groei komt het steeds vaker voor dat we 2 of 3 vrijwilligers hebben met dezelfde voornaam en wordt het lastiger. Emailadres is dan met eerst letter achternaam

Dus mijn vraag is concreet: als ik bij achternaam wel de achternaam invul maar bij weergave naam alleen de voornaam, is het dan 100% zeker dat de achternaam nergens in de gegevens van een verzonden email terecht komt? Dus nooit te achterhalen is door geadresseerde of kwaadwillende?

Heb gezocht in microsft365 gegevens over aanmaken nieuwe gebruiker. Kan hierover niets vinden . Ik maak gebruiker aan via beheer (admin.microsoft.com)

Ben heel benieuwd naar jullie kennis en tips.

[Hahn]

Informatie die je niet wilt delen, moet je simpelweg gewoon niet invullen. Zelfs al stel je in dat het niet gedeeld wordt. Want nu werkt dat misschien, maar in de toekomst kan Microsoft wat veranderen, waardoor de achternaam mogelijk toch wel meegestuurd wordt.

Desnoods gebruik je willekeurige achternamen met dezelfde eerste letter. Of vraag ze welke (al dan niet nep)achternaam ze zouden willen gebruiken.

[Room42]

Hahn schreef op woensdag 9 oktober 2024 @ 10:51:
[...] maar in de toekomst kan Microsoft wat veranderen, waardoor de achternaam mogelijk toch wel meegestuurd wordt.

Of eigen policy change waardoor voornaam.achternaam@domain het e-mailadres wordt. Of zelfs een medewerker/stagiair die per ongeluk een adresboek deelt. Dus nee, ik zou inderdaad geen gegevens invullen die je niet wilt delen.

Mocht je echt een achternaam kwijt willen in het profiel, zou je een extra veld in de AD kunnen maken hiervoor zodat die nooit standaard ergens opgenomen wordt.

[Prisma16]

Als het aantal gebruikers toeneemt zal ook de kans op dubbel gebruik van letters toenemen. Lijkt mij alleen te doen door ook cijfers te gaan gebruiken. Dus J1, J2, J3.... Nadeel is wel dat je apart moet registreren welke echte namen hier bij horen.

[Oon]

Is het niet veel simpeler op te lossen door mail die naar een hulpvrager gaat vanuit een gedeeld account te sturen?
Voordeel daarbij is dat wat terugkomt op dat account ook meteen voor iedereen toegankelijk is, dus als een vrijwilliger weggaat of tijdelijk afwezig is kan iemand anders het oppakken

[Bernard0343]

Oon schreef op woensdag 9 oktober 2024 @ 11:12:
Is het niet veel simpeler op te lossen door mail die naar een hulpvrager gaat vanuit een gedeeld account te sturen?
Voordeel daarbij is dat wat terugkomt op dat account ook meteen voor iedereen toegankelijk is, dus als een vrijwilliger weggaat of tijdelijk afwezig is kan iemand anders het oppakken

Een gedeelde mailbox is een elegante oplossing voor het probleem van TS. Er zitten wel een paar nadelen aan waar TS over moet nadenken:

1. Privacy: als je met een gedeelde mailbox werkt kunnen alle vrijwilligers de mails die gericht zijn aan alle ándere vrijwilligers lezen. Ik weet niet of het mogelijk is te loggen welke vrijwilliger welke mail in de gedeelde mailbox opent of leest.
2. Volume: ik heb geen idee hoeveel vrijwilligers toegang hebben tot deze mailbox en hoeveel mails er dagelijks binnenkomen. Maar mijn ervaring met gedeelde mailboxen is wél dat, als het volume toeneemt, de hoeveelheid mails die 'kwijtraken' in de stapel ook snel enorm toeneemt.

Issue 1: daarover moet TS zelf nadenken. TS, als je wil mag je hier iets roepen of mij een PM sturen, ik heb in mijn werk veel met privacy in de zorg te maken.

Issue 2: zou je kunnen oplossen met filters in Exchange. Als in de body van de mail (handtekening) en / of in de subjectregel een stukje tekst staat (bijv. Jeroen67), zou dit mailtje doorgestuurd kunnen worden naar het 'eigen' mailaccount van 'Jeroen'. Volgens mij kan je in een filter ook opnemen dat het mailtje dat verplaatst wordt naar een mapje in de gedeelde mailbox en op 'gelezen' wordt gezet.
Het is dan wél zaak dat iedere dag, een vrijwilliger de gedeelde mailbox checkt en 'verweesde' mails naar de goede collega doorzet. Handig om dit goed vast te leggen.

Nog twee nabranders:

• Misschien gek, maar zou een helpdesk systeem (Topdesk o.id.?) niet handiger zijn voor de communicatie met zorgvragers? Een beetje handige netwerker / sjacheraar uit het bestuur kan misschien er voor zorgen dat een leverancier dit gratis wil leveren en om niet wil ondersteunen (MVO, sponsoring etc....)
• @The Scorpios ik ben wel benieuwd wat voor club dit is! Kan / mag / wil je hier iets meer over kwijt?

[Oon]

Bernard0343 schreef op woensdag 9 oktober 2024 @ 12:02:
[...]


Een gedeelde mailbox is een elegante oplossing voor het probleem van TS. Er zitten wel een paar nadelen aan waar TS over moet nadenken:

1. Privacy: als je met een gedeelde mailbox werkt kunnen alle vrijwilligers de mails die gericht zijn aan alle ándere vrijwilligers lezen. Ik weet niet of het mogelijk is te loggen welke vrijwilliger welke mail in de gedeelde mailbox opent of leest.
2. Volume: ik heb geen idee hoeveel vrijwilligers toegang hebben tot deze mailbox en hoeveel mails er dagelijks binnenkomen. Maar mijn ervaring met gedeelde mailboxen is wél dat, als het volume toeneemt, de hoeveelheid mails die 'kwijtraken' in de stapel ook snel enorm toeneemt.

Issue 1: daarover moet TS zelf nadenken. TS, als je wil mag je hier iets roepen of mij een PM sturen, ik heb in mijn werk veel met privacy in de zorg te maken.

Issue 2: zou je kunnen oplossen met filters in Exchange. Als in de body van de mail (handtekening) en / of in de subjectregel een stukje tekst staat (bijv. Jeroen67), zou dit mailtje doorgestuurd kunnen worden naar het 'eigen' mailaccount van 'Jeroen'. Volgens mij kan je in een filter ook opnemen dat het mailtje dat verplaatst wordt naar een mapje in de gedeelde mailbox en op 'gelezen' wordt gezet.
Het is dan wél zaak dat iedere dag, een vrijwilliger de gedeelde mailbox checkt en 'verweesde' mails naar de goede collega doorzet. Handig om dit goed vast te leggen.

Nog twee nabranders:

• Misschien gek, maar zou een helpdesk systeem (Topdesk o.id.?) niet handiger zijn voor de communicatie met zorgvragers? Een beetje handige netwerker / sjacheraar uit het bestuur kan misschien er voor zorgen dat een leverancier dit gratis wil leveren en om niet wil ondersteunen (MVO, sponsoring etc....)
• @The Scorpios ik ben wel benieuwd wat voor club dit is! Kan / mag / wil je hier iets meer over kwijt?

Mij lijkt sowieso een fatsoenlijk ticketingsysteem als Topdesk de betere optie. Die hebben vaak ook gewoon een inkomende mailbox optie en daarna de mogelijkheid om met een unieke ticket ID ergens verstopt in de mail bij te houden bij welk ticket evt. antwoorden weer horen.

Maar ik ging er even vanuit dat TS bewust aan het proberen is om het binnen Outlook te houden, maakt het qua beheer wel een stukje makkelijker

[The Scorpios]

Room42 schreef op woensdag 9 oktober 2024 @ 10:57:
[...]

Of eigen policy change waardoor voornaam.achternaam@domain het e-mailadres wordt.

Mocht je echt een achternaam kwijt willen in het profiel, zou je een extra veld in de AD kunnen maken hiervoor zodat die nooit standaard ergens opgenomen wordt.

Een eigen policy change lijkt me veel te ingewikkeld. Maar wat bedoel je met een extra veld in de AD? Ik begrijp de gedachte maar waar vind ik AD?

Want een schaduwadministratie dat HansH Hans Hendriks is en Hans He Hans Hengelsman is nu al lastig.

Nelleke

[Room42]

Ja, ik denk, achteraf, dat je de users in de Azure AD hebt staan en dat heet tegenwoordig Entra ID. Ik beheer dat eigenlijk al een tijdje niet meer (Zit nu 100% op Linux ) dus ik weet niet zeker wat daarin mogelijk is.

Mogelijk dat je dit verder kan helpen: https://learn.microsoft.c...-define-custom-attributes

[The Scorpios]

Ik ga verder puzzelen maar als dank voor het meedenken een korte toelichting over onze organisatie. Wij zijn vrijwilligers die mensen met advies en ondersteuning helpen die fianciële problemen en schulden hebben. Alle vrijwilligers hebben een eigen emailadres in MS365 en kunnen online bv excel en word gebruiken. Ze kunnen beschikken over een aantal standaard sjablonen. Het emailadres wordt door het coordinatieteam maar ook tussen de vrijwilligers onderling gebruikt.

Contact met hulpvragers is op heel vertrouwelijke basis en aan strenge AVG eisen gebonden.Ter verscherming van onze vrijwilligers adviseren wij altijd dat een vrijwilliger niet de eigen achternaam, adres en telefoonnummer deelt met de hulpvrager. Immers, een ontevreden hulpvrager kan rare dingen doen. Daarom mag een in MS365 ingevoerde achternaam niet te achterhalen zijn. Daarom vullen we in MS365 de achternaam niet. Dus vragen wij ons af, dat als je de achternaam wel invoert maar in het veld weergave naam deze weghaalt, dat voldoende is om de achternaam af te schermen zodat deze niet terug te vinden is in de achtergrond van email.


Contact met de hulpvrager is vaak in gesprekken maar soms worden ook gegevens uitgewisseld. En in naam van de hulpvrager (die daar uitdrukkelijk en getekend toestemming voor geeft) is er ook emailcontact met andere instanties zoals gemeente, incassobureau en dergelijke. In dat geval zal de vrijwilliger vaak een handtekening gebruiken met achternaam en telefoonnummer.

Ik ga maar eens snuffelen in Entra

[MacIsCool]

Bij een bedrijf waar ik support verleende, werkte men met het personeelsnummer als account, dat werd dus ook de afzender bij het versturen van e-mail. Dus tenzij men zelf de naam invult, was het hartstikke anoniem.

[Qwerty-273]

Je zal inderdaad moeten werken met een nummer of een arbitraire aanduiding waardoor er geen enkele koppeling is tussen het account en de persoon die het gebruikt. Je kijkt nu puur naar het e-mail adres (of de informatie in het verstuurde bericht), maar vergeet ook niet verschillende integraties waarmee je wellicht een link aan klikt en je vervolgens in de browser direct probeert aan te melden met het ingelogde account (en dus misschien extra informatie prijsgeeft die je invoert voor de gebruiker en op een later punt probeert te blokkeren/verbergen).

Je kan dan denken aan een lijst opstellen met een selectie random voornamen en iedereen er daar eentje van toe te kennen (complex want je bent sneller in de war door naamsverwisselingen) of iedereen een nummertje (of een format van AAA - dan ben je tot ZZZ met 17,5k opties wel volledig gedekt) toe te kennen. En ja dan moet je intern inderdaad een lijst bijhouden dat AAA behoort aan Jeroen B, en AAB aan Sofie, en AAC aan Jeroen A. Je borgt dan wel de vertrouwelijke communicatie tussen client en vrijwilliger.