Verzekeraar blijft verkeerd contactpersoon hanteren

[rob079]

Sinds 1 januari van dit jaar ben ik administrateur voor onze VVE van 6 appartementen.
Contactgegevens zijn gewijzigd bij KvK, bank, en verzekeraar van de opstallen.
Bij die laatste blijft het, nu ruim een half jaar later, nog steeds misgaan.

Vorige beheerder is verhuisd, krijgt nog steeds meldingen en facturen vanuit verzekeraar toegezonden.
Zowel hij als ikzelf hebben dit nu meerdere keren gemeld bij verzekeraar, ook bij het meest recente schadegeval wordt de vorige beheerder als contactpersoon gezien.

Afgezien van hoe de AVG hierop van toepassing is, dat heb ik nog niet onderzocht, wil ik als eerste dat de verzekeraar nu eindelijk eens mij als enig contactpersoon aanhoudt.
Andere verzekeraar nemen is een optie, maar dan moet de VVE ws. kosten voor taxatie maken, zit niemand op te wachten.
Tips en ideeën zijn welkom!

[CyBeRSPiN]

Neem contact op met de privacy officer die als het goed is in hun privacy voorwaarden staat, misschien dat dit dan ineens een deurtje opent.

[WendyW1]

Waarom zou je kosten voor taxatie moeten maken? Deskundigentaxatie is niet verplicht, tenzij het een monumentaal pand betreft) en veel verzekeraars bieden vanaf een x-herbouwwaarde ook een gratis waardebepaling aan, mocht je graag garantie tegen onderverzekering willen (wat net risico van onderverzekering wel aan te raden is). Indien je nog een geldige taxatie hebt neemt een nieuwe verzekeraar die gewoon over. En anders is het bij je nieuwe verzekeraar de herbouwwaarde opgeven die nu op de huidige polis staat als er geen taxatie is, de VvE geen taxatie wil en geen herbouwwaardebepaling wil.

Soms zit er een verschil in de polissystemen versus de systemen van de debiteuren afdeling. Soms wordt er iets op polisniveau gewijzigd, maar wijzigen de betaalsystemen niet mee, of vice versa. Ook kan er vaak een afwijkende contactpersoon, of een afwijkend postadres ingevuld worden en wordt deze vaak vergeten met wijzigen van de gegevens, omdat het op een onlogische plek staat, of relatiegegevens in teveel verschillende systemen gewijzigd kunnen worden. Zou niet zo moeten gaan en mogen zijn, maar het blijft in veel gevallen nog steeds mensenwerk met vaak houtje-touwtje-systemen.

Heb je al contact gehad met je adviseur? En of zowel de polis- als de debiteurenafdeling? Er moet ergens iets fout blijven staan en vaak moeten beide afdelingen even wat dieper het systeem induiken. Eigenlijk kun je in dit geval het beste met beide afdelingen contact opnemen, bij voorkeur telefonisch, zodat beide afdelingen realtime mee kunnen kijken in de systemen. Heb je een assurantie-tussenpersoon? Zet deze dan vooral voor je aan het werk en laat die het oplossen, daar betaal je vaak provisie voor.

Met oude facturen van voor de wijzigingsdatum kan het gebeuren dat die stukken nog naar de oude contactpersoon/voorzitter gaan. De verlenging/prolongatie van een verzekering, of een wijziging, vindt dan plaats nadat de polis in het systeem al gedraaid heeft. Dit is iets wat in veel polissystemen helaas niet soepel gaat en lang leven de digitalisering, ook niet altijd handmatig aangepast kan worden of iets wat 'mensen/handen' kunnen omzeilen in de steeds meer standaard systemen.

Laat ook het woord klacht en datalek maar vallen, verzekeraars gaan dan wel harder lopen, datalek eng woord! Als je er met de polis- en debiteurenafdeling niet uitkomt dan heeft iedere verzekeraar ook gewoon een klachtenafdeling waar je je kunt melden. Gegevens staan altijd wel op de website vermeld. Dit zijn aparte afdelingen, stuur alles wst je hebt aan correspondentie en doorgegeven wijzigingen dan ook mee, zodat men een compleet beeld heeft.

[ Voor 33% gewijzigd door WendyW1 op 05-08-2024 22:56 ]

[JukeboxBill]

Hoe kan het dat de vorige beheerder na verhuizing de post ontvangt?
Kennelijk heeft het verzekeringsbedrijf dan toch een adreswijziging doorgevoerd, al was het dan de verkeerde.
En hoe zijn ze aan het verkeerde adres gekomen?

[Jungian]

JukeboxBill schreef op maandag 5 augustus 2024 @ 22:51:
Hoe kan het dat de vorige beheerder na verhuizing de post ontvangt?
Kennelijk heeft het verzekeringsbedrijf dan toch een adreswijziging doorgevoerd, al was het dan de verkeerde.
En hoe zijn ze aan het verkeerde adres gekomen?

Het lijkt mij dat dit over e-mailverkeer gaat.

[rob079]

Dank voor de reacties, het betreft inderdaad e-mail contacten.
Zal inderdaad informeren of er een soort van privacy officer is, en ook de tussenpersoon contacten.

[BCC]

Misschien is het handiger om een nieuwe "gedeelde mailbox" aan te maken voor de toekomst van de VVE?
- dan regel je daar zelf het beheer over.

[ Voor 5% gewijzigd door BCC op 06-08-2024 14:43 ]

[Arunia]

Wat @BCC zegt. Dit, absoluut dit!
Waarom oh waarom naar een persoonlijke mail. Gewoon naar een mailbox specifiek voor deze reden. Gaat iemand anders het overnemen, laat die dan desnoods het wachtwoord wijzigen van die box enzovoorts.

[Coach4All]

BCC schreef op dinsdag 6 augustus 2024 @ 14:43:
Misschien is het handiger om een nieuwe "gedeelde mailbox" aan te maken voor de toekomst van de VVE?
- dan regel je daar zelf het beheer over.

100% dit, zo houd je ook de geschiedenis qua communicatie centraal en bij elkaar.