Welk tijdregistratiesysteem gebruiken jullie?

[matroosoft]

Als applicatiebeheerder kreeg ik de wens voor een tijdregistratiesysteem voorgelegd. Bedrijf waar ik werk is een MKB met 25 FTE. Circa 50% loondienst / 50% ZZP.

Ik ben benieuwd welk tijdsregistratiesysteem jullie gebruiken en of jullie er tevreden mee zijn. Mag zijn als gebruiker maar ook als beheerder. Natuurlijk kan je elk systeem koppelen aan ERP/payroll. En elk systeem heeft rechten/rollen. Er zal wat variatie zitten in kostenopbouw (per maand/gebruiker etc).
Maar welke features zijn voor jullie echt nieuw of onderscheidend?

Aangezien we veel werken met ZZPers zou het me handig lijken als je je telefoon kan gebruiken als tag (NFC?) dan hoef je ze niet allemaal zo'n druppel te geven. Er is niet echt een uit dienst datum dus zo'n druppel blijft dan hangen bij diegene, ook als ze misschien al een tijdje niet meer komen.

Maar kan zoiets niet vinden. Hoe lossen jullie dit op?

[ Voor 20% gewijzigd door matroosoft op 27-05-2024 17:16 ]

[DaWizza]

Heb je ook de wensen doorgekregen waar het aan moet voldoen?
Wat voor tijden moet er geregistreerd worden? Aanwezigheid is weer wat anders dan projecttijd.

Het kan gaan van 8 uur per dag aanwezig tot elke minuut willen verantwoorden per activiteit per project.

[The Eagle]

Begin eerst maar eens met functionele requirements op te stellen; gebruik daar Wikipedia: MoSCoW method bij.
Maak voor jezelf een lijst van non-functional requirements (dus technische eisen en wensen). Denk bij beiden ook zeker aan GDPR, waar staan mijn gegevens, beheerslast, development van customs, AD integratie / SSO, etc etc.
Daarna kijken in hoeverre je dat in je huidige HR systeem kunt inbedden of oplossen, en welke producten er in de markt zijn.

Alles uitzetten in een longlist, vervolgens criteria wegingen er op en dan richting een shortlist komen. En dan een besluit.

WIl je dat allemaal niet: huur een architect en/of projectmanager in die het voor je doet

[ Voor 6% gewijzigd door The Eagle op 27-05-2024 16:02 ]

[matroosoft]

@DaWizza @The Eagle Thanks voor de reacties. Ik heb mijn vraag niet helemaal goed verwoord zie ik dus heb hem een beetje herschreven. De basis facetten heb ik wel zo'n beetje op een rijtje maar ik ben vooral benieuwd of er features waarbij je zegt, dit is nu echt onderscheidend of bespaart veel werk. Of je tevreden bent met het systeem wat jullie gebruiken.

Als tweaker ben ik vaak op zoek naar reviews en gebruikerservaringen maar dat heb je met zulke systemen helaas niet of nauwelijks

Daarnaast benieuwd of er systemen zijn waarbij je je telefoon kan gebruiken als tag, gezien een google zoektocht niet echt iets opleverde.

[ Voor 12% gewijzigd door matroosoft op 27-05-2024 17:20 ]

[NicoHF]

Het is nog maar de vraag of alle werknemers wel willen mee werken aan een bedrijfs app op hun privé telefoon.
Zijn de telefoon van de werknemers überhaupt wel geschikt voor zo een app, neem aan dat ze dan een nfc chip moeten hebben, misschien hebben ze internet nodig of de nieuwste Android/ios versie enz?

Wil je als bedrijf wel afhankelijk zijn van de privé telefoons?
Ik zelf zou dat niet willen als werknemer maar ook niet als werkgever.

Hou het lekker simpel met een pasje

[ Voor 4% gewijzigd door NicoHF op 27-05-2024 17:41 ]

[matroosoft]

NicoHF schreef op maandag 27 mei 2024 @ 17:41:
Het is nog maar de vraag of alle werknemers wel willen mee werken aan een bedrijfs app op hun privé telefoon.
Zijn de telefoon van de werknemers überhaupt wel geschikt voor zo een app, neem aan dat ze dan een nfc chip moeten hebben, misschien hebben ze internet nodig of de nieuwste Android/ios versie enz?

Wil je als bedrijf wel afhankelijk zijn van de privé telefoons?
Ik zelf zou dat niet willen als werknemer maar ook niet als werkgever.

Hou het lekker simpel met een pasje

Dacht aan een voorkeursbeleid voor NFC maar als je dat niet wil kan je alsnog zo'n tag krijgen.

Vraag me überhaupt af of een app nodig is. Heeft de NFC chip in de telefoon niet al standaard een unieke ID?

[ Voor 7% gewijzigd door matroosoft op 27-05-2024 17:46 ]

[toolkist]

Als je al niet eens weet of iemand uberhaupt nog in dienst/werkzaam voor het bedrijf is, wat heeft tijdsregistratie dan voor zin?

[matroosoft]

toolkist schreef op maandag 27 mei 2024 @ 17:58:
Als je al niet eens weet of iemand uberhaupt nog in dienst/werkzaam voor het bedrijf is, wat heeft tijdsregistratie dan voor zin?

ZZP'ers zijn de buffer die ingezet worden als het druk is. Kan best zijn dat iemand al een jaar niet meer geweest maar dan is het een keer druk en dan vragen we of 'ie tijd heeft. Tja is die dan nog werkzaam voor ons? En na anderhalf of twee jaar, vraag je dan die tag terug?

[ Voor 36% gewijzigd door matroosoft op 27-05-2024 18:15 ]

[XFlame]

Sommige CRM systemen zoals Exact en AFAS hebben geïntegreerde mogelijkheden hiervoor. Daarnaast Topdesk en Servicenow die het ondersteunen. Dus kijk even bij de applicaties die je draait, wellicht dat deze de functionaliteit al bezitten.

Zelf maken wij gebruik van een combi van Servicenow en AFAS, overigens.

[RoamingZombie]

Ik denk dat ZZPers hier helemaal niet op zitten te wachten. Die registreren lekker zelf hun tijd en sturen jullie de factuur. Waarom zouden ze dat dubbel gaan doen?

[JEightyFive]

RoamingZombie schreef op dinsdag 28 mei 2024 @ 11:49:
Ik denk dat ZZPers hier helemaal niet op zitten te wachten. Die registreren lekker zelf hun tijd en sturen jullie de factuur. Waarom zouden ze dat dubbel gaan doen?

N=1 maar bij mijn opdrachtgever moet ik de uren ook in hun systeem boeken, die keuren ze goed en die goedgekeurde uren matchen ze aan de factuur die ik ze vanuit mijn eigen systeem stuur.

[RagingPenguin]

JEightyFive schreef op dinsdag 28 mei 2024 @ 13:00:
[...]

N=1 maar bij mijn opdrachtgever moet ik de uren ook in hun systeem boeken, die keuren ze goed en die goedgekeurde uren matchen ze aan de factuur die ik ze vanuit mijn eigen systeem stuur.

Dat is ook logisch, die uren moeten vaak intern ook ergens op begroot worden.

[JustAnotherDev]

Om even direct te reageren op je vraag.

Ervaring met als gebruiker met;

• SAP
• Exact
• Toggle - https://toggl.com/

Toggle gebruik ik persoonlijk. Meest UX fijne oplossing. SAP, als je mensen boos wilt maken kies vooral dit. Totaal niet intuïtief. Exact ook geen pretje, maar minder vervelend dan SAP.

Ik ben benieuwd welk tijdsregistratiesysteem jullie gebruiken en of jullie er tevreden mee zijn.

Ik heb nog nooit iemand gehoord die blij was met uren schrijven en over het systeem dat ervoor gebruikt dient te worden. Probeer zelf wat tools en kies hetgeen waar je zelf het minst aan zou ergeren. Want je gaat er sowieso geen vrienden mee maken

[RoamingZombie]

JEightyFive schreef op dinsdag 28 mei 2024 @ 13:00:
[...]

N=1 maar bij mijn opdrachtgever moet ik de uren ook in hun systeem boeken, die keuren ze goed en die goedgekeurde uren matchen ze aan de factuur die ik ze vanuit mijn eigen systeem stuur.

Fair point. Al mis ik een beetje de noodzaak er voor. Als er een verschil is, hoe bepaal je wie er gelijk heeft? En als je de verkeerde uren in beide systemen registreert hoe gaat iemand er dan achter komen? Ik heb niet het idee dat je iets kan borgen op die manier.

[The Eagle]

Begin eerst maar eens te vertellen wat je nu gebruikt voor de urenregistratie / facturatie / HR.

Meeste MKB zie ik exact gebruiken. Die heeft een prma webinterface (de app is kut) om je uren in te vullen. Kwestie van administratie opzetten. MFA er op en klaar.

Doen wij op de zaak (soortgelijk bedrijf) ook.

[jnr24]

Bij tijdregistratie denk ik in eerste instantie aan een web/excel achtige applicatie waarbij je dan invoert hoeveel uur je hebt gewerkt en dat misschien wat verdeeld over verschillende facetten.

Maar als je over druppel/NFC begint dan klinkt dat meer als een aanwezigheidscontrole zoals een prikklok? Bestaat dit nog? Werd dat al op een andere manier gedaan?

Ik heb dat 30 jaar geleden wel meegemaakt. Veel later nog met een soort app waarbij je dan alleen de tijden van de huidige dag kon invoeren, anders moest je een reden opgeven (bijvoorbeeld 'vergeten').
Ik weet niet of dit in productiebanen nog gangbaar is maar ik vind het heel akelig overkomen. Zeker bij zo'n klein bedrijfje.

Puur technisch:

Bij TU Delft kan je met elke Mifare kaart parkeren, ook als de kaart niets met TU of Delft te maken heeft. Fitness club, bank, rijbewijs, bibliotheek, smartwatch, je kantoorpas, je telefoon.
(Als ik het goed begrijp gebruiken ze 99% kentekenherkenning, maar mocht dat toch niet werken of je vergeet je kenteken bij de automaat dan heb je altijd dat pasje/telefoon als backup)


Dus je werknemers vragen om bijvoorbeeld 2 kaarten te registeren die zij zelf handig vinden en dan een scanner bij de receptie/ingang.

[ Voor 27% gewijzigd door jnr24 op 28-05-2024 14:44 ]

[matroosoft]

jnr24 schreef op dinsdag 28 mei 2024 @ 14:32:
Bij tijdregistratie denk ik in eerste instantie aan een web/excel achtige applicatie waarbij je dan invoert hoeveel uur je hebt gewerkt en dat misschien wat verdeeld over verschillende facetten.

Maar als je over druppel/NFC begint dan klinkt dat meer als een aanwezigheidscontrole zoals een prikklok? Bestaat dit nog? Werd dat al op een andere manier gedaan?

Ik heb dat 30 jaar geleden wel meegemaakt. Veel later nog met een soort app waarbij je dan alleen de tijden van de huidige dag kon invoeren, anders moest je een reden opgeven (bijvoorbeeld 'vergeten').
Ik weet niet of dit in productiebanen nog gangbaar is maar ik vind het heel akelig overkomen. Zeker bij zo'n klein bedrijfje.

Puur technisch:

Bij TU Delft kan je met elke Mifare kaart parkeren, ook als de kaart niets met TU of Delft te maken heeft. Fitness club, bank, rijbewijs, bibliotheek, smartwatch, je kantoorpas, je telefoon.
(Als ik het goed begrijp gebruiken ze 99% kentekenherkenning, maar mocht dat toch niet werken of je vergeet je kenteken bij de automaat dan heb je altijd dat pasje/telefoon als backup)


Dus je werknemers vragen om bijvoorbeeld 2 kaarten te registeren die zij zelf handig vinden en dan een scanner bij de receptie/ingang.

Ja nu gebeurt het deels in Excel en deels op papier. Maar ja iedereen doet het op zn eigen manier, bijvoorbeeld de een is altijd 5 minuten van te voren en de ander 20 minuten te laat. Wat ze dan precies schrijven hebben we nu niet echt een beeld van. Wat meer lijn erin is dan wel handig. Ook voor HR, die zit nu allemaal kladjes en Excel bestandjes bij elkaar te zoeken en dat kost echt veel tijd.

Natuurlijk kan je iedereen één systeem geven waarbij ze zelf de uren invullen maar dan hou je alsnog dat de een het bijtijds invult en de ander altijd net te laat. In en uitkloktag is best gangbaar in de branche waar ik werk en het is gewoon makkelijk. Je houdt hem er even voor als je komt en als je weggaat en dat is het. Ik geloof niet dat mensen dat echt controlerend vinden, ik niet in ieder geval.

[Jarno]

Zoek je niet meer een prikklok? Zoiets: http://www.winprik.be/NL/screen.htm
Oud voorbeeldje maar het is gewoon een MiFare reader.

Wij hebben een soortgelijke oplossing aan onze ERP-pakket hangen. Welk ERP heb je zelf in gebruik?

@ onder mij; juist dat dacht ik ook.

[ Voor 7% gewijzigd door Jarno op 28-05-2024 23:57 ]

[Fr33z]

het wordt langzaam duidelijker... TS zoekt dus gewoon een luxe prikklok?

[matroosoft]

Jarno schreef op dinsdag 28 mei 2024 @ 23:56:
Zoek je niet meer een prikklok? Zoiets: http://www.winprik.be/NL/screen.htm
Oud voorbeeldje maar het is gewoon een MiFare reader.

Wij hebben een soortgelijke oplossing aan onze ERP-pakket hangen. Welk ERP heb je zelf in gebruik?

@ onder mij; juist dat dacht ik ook.

Wij gebruiken Ridder iQ als ERP.

[Wild Chocolate]

jnr24 schreef op dinsdag 28 mei 2024 @ 14:32:
Maar als je over druppel/NFC begint dan klinkt dat meer als een aanwezigheidscontrole zoals een prikklok? Bestaat dit nog? Werd dat al op een andere manier gedaan?

Ik werk in de voedingsmiddelenindustrie, en daar is het nog heel gebruikelijk. Deels voor aanwezigheidsregistratie, deels voor toegangscontrole.

En volgens mij is het in productiebedrijven sowieso wel gebruikelijk. De meeste van mijn opdrachtgevers (ik ben ZZP-er), vragen mij ook om mijn aanwezigheid in zo'n systeem te registreren. Meestal krijg ik dan een tag, maar er zijn er ook die met vingerafdruk werken (er moet dan wel een alternatief zijn, je mag mensen niet verplichten om hun vingerafdruk af te geven / te gebruiken).

@matroosoft Welke systemen mijn opdrachtgevers gebruiken, weet ik dan weer niet, helaas...

[Jarno]

matroosoft schreef op woensdag 29 mei 2024 @ 00:08:
[...]


Wij gebruiken Ridder iQ als ERP.

Dan ben je helemaal snel klaar. Daar heb je ingebouwde mogelijkheden voor tijdklokken. Met de genoemde omni cadet en een pak tags. Dat gebruik ik zelf namelijk ook.

[jnr24]

In de multinational kantoren is er bij mijn weten altijd de privacy heilige scheiding tussen toegangspoortjes en aanwezigheid (die laatste is er eigenlijk niet).

Goed prima als het nog gangbaar is. Kunnen mensen altijd inloggen of zijn er ook mensen zonder bureauwerk?

En toegangspasjes zijn er niet neem ik aan?

Oh wat mij ook nog te binnen schiet, heel simpel: QR of streepjes code. Kan op mobiel of papier. Volgens mij kan je de hardware als toetsenbord laten functioneren dus als je een (web)app hebt met een invoerveld dan kan je zo die scanner daarop laten invullen. (Of een json naar een API posten, neem ik zomaar aan).

En zoals ik zei een systeem dat elke vorm van NFC kan registeren voor die persoon. Een gemiddeld persoon heeft er zeker 4 al in bezit en vaak bij zich (ID en mobiel)

[Qwerty-273]

Jarno schreef op dinsdag 28 mei 2024 @ 23:56:
Zoek je niet meer een prikklok? Zoiets: http://www.winprik.be/NL/screen.htm

De zuiderburen hebben nog meer plekken voor de "traditionele" prikklokken: https://www.schaefer-shop...ratiesystemen/prikklokken

De meeste tijdregistratiesystemen bij mijn werkgevers waren allemaal puur een applicatie (als het niet een invulformulier in Excel om te printen was). Het is ook de grote vraag wat je wilt meten? En hoe meet je thuiswerk als dat gangbaar is binnen het bedrijf. Is het puur om de aanwezigheid te meten of wil je daar ook een onderverdeling op projecten of zelfs taken zien?

Slechts op een enkele plek was dat iets fysieks waar je of op basis van je toegangspas of op basis van een tweede pas (of hand/vingerafdrukscanner) de aanwezigheidstijd werd geregistreerd. Maar dan heb je dus geen overzicht waaraan de tijd wordt besteed, en zie je ook niet de rij die 15 minuten voor de eindtijd bij de "prikklok" vormt - men is nog aanwezig maar puur aan het wachten tot ze kunnen uitklokken.

[nst6ldr]

matroosoft schreef op dinsdag 28 mei 2024 @ 23:34:
[...]


Maar ja iedereen doet het op zn eigen manier, bijvoorbeeld de een is altijd 5 minuten van te voren en de ander 20 minuten te laat. Wat ze dan precies schrijven hebben we nu niet echt een beeld van. Wat meer lijn erin is dan wel handig.

...ligt het aan mij of klinkt dit meer als wantrouwen? Als mijn werkgever hier mee zou beginnen dan weet ik de vacaturebank wel te vinden. Als mijn registratie niet wordt vertrouwd, dan kan mijn afgeleverde werk ook niet goed zijn toch? Wellicht raffel ik de boel wel af of huur ik een of andere indiër in die op de achtergrond mijn werk doet?

En dan heb je aanwezigheid, wat zegt dat over output? Wie weet neemt de werknemer wel heul lange toiletpauzes, koffiepauzes, rookpauzes, en komt de registratie netto nog steeds niet uit.

[ Voor 11% gewijzigd door nst6ldr op 29-05-2024 08:15 ]

[Jarno]

Dat ligt maar helemaal aan wat je wilt meten. Als het om aanwezigheid gaat dan werkt dit prima. Als een werknemer ruimte zoekt om er een bende van te maken dan vindt hij die altijd.

[Ryur]

jnr24 schreef op dinsdag 28 mei 2024 @ 14:32:
Maar als je over druppel/NFC begint dan klinkt dat meer als een aanwezigheidscontrole zoals een prikklok? Bestaat dit nog? Werd dat al op een andere manier gedaan?

Soms is het vanuit veiligheid wel handig als er ergens wordt geregisteerd wie op kantoor zwerft.
Als BHV'er sprekende, stel er breekt een brand uit en 9 personen staan op de uitvalsplek.
Ik durf zonder 'aanwezigheids-systeem' niet te zeggen of er dan nog mensen binnen zijn

(Note: ik ben extreem tegen een prikklok met tijden enz! Ik heb het puur over aanwezigheid/veiligheid, vooral in deze tijd dat iedereen hybride werkt).

[snmght]

matroosoft schreef op dinsdag 28 mei 2024 @ 23:34:
[...]


Ja nu gebeurt het deels in Excel en deels op papier. Maar ja iedereen doet het op zn eigen manier, bijvoorbeeld de een is altijd 5 minuten van te voren en de ander 20 minuten te laat. Wat ze dan precies schrijven hebben we nu niet echt een beeld van. Wat meer lijn erin is dan wel handig. Ook voor HR, die zit nu allemaal kladjes en Excel bestandjes bij elkaar te zoeken en dat kost echt veel tijd.

Natuurlijk kan je iedereen één systeem geven waarbij ze zelf de uren invullen maar dan hou je alsnog dat de een het bijtijds invult en de ander altijd net te laat. In en uitkloktag is best gangbaar in de branche waar ik werk en het is gewoon makkelijk. Je houdt hem er even voor als je komt en als je weggaat en dat is het. Ik geloof niet dat mensen dat echt controlerend vinden, ik niet in ieder geval.

Wij maakten gebruik van Flux van Nedap, echter houden die er mee op. Ik ben nu bezig met de overstap naar Protime. Heeft in ieder geval de mogelijkheid om in- en uit te badgen met een kaart of druppel, maar je kan ook via de app in- en uitbadgen.

[jnr24]

Qwerty-273 schreef op woensdag 29 mei 2024 @ 08:13:
[...]

... en zie je ook niet de rij die 15 minuten voor de eindtijd bij de "prikklok" vormt - men is nog aanwezig maar puur aan het wachten tot ze kunnen uitklokken.

Doet me denken aan een baantje waar ten tijde van overwerk iedereen tegelijk klaar was. Dan stond de chef al iedereen uit te klokken om het 'jas pakken' te besparen. Als je honderden mensen personeel hebt is het natuurlijk wel van belang dat je 50 x 2 minuten loon bespaart.

Ryur schreef op woensdag 29 mei 2024 @ 08:43:
[...]

Soms is het vanuit veiligheid wel handig als er ergens wordt geregisteerd wie op kantoor zwerft.
Als BHV'er sprekende, stel er breekt een brand uit en 9 personen staan op de uitvalsplek.
Ik durf zonder 'aanwezigheids-systeem' niet te zeggen of er dan nog mensen binnen zijn

(Note: ik ben extreem tegen een prikklok met tijden enz! Ik heb het puur over aanwezigheid/veiligheid, vooral in deze tijd dat iedereen hybride werkt).

Die aanpak vind ik dood eng. Ik ken diverse erg grote kantoren waar het toegangssysteem eigenlijk maar één persoon per pasje in en uit laat. Toch zijn er altijd van die rolstoel/karretjes poortjes waar bijvoorbeeld iemand op krukken of bezoek dan doorheen kan of wordt doorgelaten door iemand en dat zijn juist de mensen die verdwaald kunnen raken of erg langzaam zijn met een alarm.