Forum/Cloud/Fotobrowser/... voor vrijwilligersvereniging

Met een aantal stadsgenoten organiseren wij elk jaar de Koningdag-evenementen, met spelletjes voor de kinderen jong en oud, versnaperingen, open podium, band, puzzeltochten, etc. Puur op vrijwilligersbasis met sponsoren, maar veel geld is er dus niet.
Graag zou ik de communicatie willen verbeteren en de vindbaarheid van info en documenten willen verhogen door zaken centraal in 1 'platform' of 'omgeving' op te slaan.

We gebruiken:
- whatsapp voor discussies en updates
- onedrive voor het opslaan van allerhande documenten (draaiboek, inschrijfformulier, ...) en foto's
- mail om foto's met hogere kwaliteit of drukwerk of pdf's etc te delen
- en er draait een website in eigen domein.

Problemen:
- informatie is overal en nergens te vinden.
- Afspraken zakken weg in de tijdlijn van whatsapp.
- Om niet iedereen met alles lastig te vallen worden er meerdere whatsapp-groepen gebruikt, waar vind je info in welke groep?
- Foto's die de websitebouwer nodig heeft, of de DTP-er voor het drukwerk, staan wel centraal, maar je kunt niet snel iets vinden. Mooi zou zijn wanneer de foto's in een grafische omgeving zouden staan met een fotobrowser (met upload en download mogelijkheid).
- ....

Ik zat al even te denken aan phpBB of ander forum. Maar dat tikt niet alle boxen aan. Heeft iemand een idee wat we het beste kunnen gebruiken? Misschien iets met OwnCloud?
Beheren via eigen webhosting of op lokale eigen server is geen probleem. Maar ik zoek nog even naar de meest geschikte software, of combinatie van softe waren.