Stripe uitbetalingen verwerken in boekhouding

[gnoe93]

Ik ben zelfstandige (eenmanszaak) in België. Ik bied sinds kort softwareabonnementen aan (SaaS) waarbij ik gebruik maak van Stripe als payment service provider.

Deze softwarebonnementen worden uitsluitend aan particulieren aangeboden wereldwijd. Stripe stort wekelijks het verdiende bedrag op mijn zakelijke rekening.

Nu vraag ik me hierbij af hoe ik dit best in mijn boekhouding verwerk. Is het hier de bedoeling dat ik elke individuele transactie in mijn boekhouding verwerk, of kan ik simpelweg de uitbetaling als geheel inboeken?

Hoe zit het overigens met BTW? Mijn klanten bevinden zich over de hele wereld (voornamelijk US/Canada/UK). Stel dat ik het bedrag als geheel inboek (indien mogelijk), hoe kan ik bewijzen op welk deel ik BTW moet betalen voor transacties binnen de EU?

(Ik gebruik trouwens het boekhoudprogramma Cashaca, maar ik denk niet dat dit per se relevant is).

[sanger1981]

Ik ken de regelgeving voor Belgie niet, maar in NL boek je de omzet als resultaat van iedere individuele transactie. Dus ook meteen met een juiste toewijzing van BTW code. Het is omzet op moment van leveren van de prestatie (het verstrekken van het abbo dus) en niet pas op moment van betalen.

De vordering op de klant boek je dan op een tussenrekening, waar de betalingen vanuit (in jouw geval Stripe) tegenover komen te staan. Deze totaalbetaling letter je dan af tegen de daarin inbegrepen betaalde abbonementen. Eventuele kosten voor Stripe zelf boek je dan ook meteen in de kostenrekening weg.


Dus:

Vordering klanten
/ BTW af te dragen
/ Omzet

en:

Bank
/Vordering klanten

[ Voor 7% gewijzigd door sanger1981 op 30-03-2024 10:47 ]

[gnoe93]

Weet iemand of het echt niet mogelijk is niet per individuele transactie te werken? Het gaat namelijk om duizenden individuele transacties (en dat gaan er nog veel meer duizenden worden).

Indien ik toch met individuele transacties werk, hoe verkrijg ik die data via Stripe? Ik zie dat er een CSV export is onder payments / all transactions, maar daarmee heb ik nog geen individuele gegevens over de BTW, tenzij ik zelf een script schrijf die hun API gebruik om alles te koppelen.

Ik zie ook dat Stripe zelf reports heeft, en ze raden het zelfs aan als ik in het transactions overzicht zit. Iemand hier ervaring mee?

[wheel]

Gekke vraag misschien, maar was het niet handig geweest als je je voordat je internationaal ging leveren daarin even had verdiept, ook qua btw (op individuele transacties)?

[joca]

Ik weet niet hoe het exact werkt, maar volgens mij moet je bij veel landen als je aan particulieren verkoopt lokaal btw afdragen. Nu zal hier vast een drempel bedrag zijn, maar gezien je het over vele duizenden transacties hebt wellicht even een accountant raadplegen? Voor dat je een vervelende verrassing hebt in de vorm van naheffing.

Wellicht regelt stripe dat of kunnen ze dat voor je regelen, maar als nog goed om even accountant mee te laten kijken voor correcte registratie.

[sanger1981]

gnoe93 schreef op zaterdag 30 maart 2024 @ 12:34:
Weet iemand of het echt niet mogelijk is niet per individuele transactie te werken? Het gaat namelijk om duizenden individuele transacties (en dat gaan er nog veel meer duizenden worden).

De omzet boek je op het moment van de prestatrie, dat staat los van het betalingsmoment. Uiteraard zou je met bepaalde rapporten de shortcut kunnen nemen en per dag bv per land de omzet verwerken. Als alles op vooruitbetaling gaat dat zou dat wel een pragmatische manier zijn.

Indien ik toch met individuele transacties werk, hoe verkrijg ik die data via Stripe? Ik zie dat er een CSV export is onder payments / all transactions, maar daarmee heb ik nog geen individuele gegevens over de BTW, tenzij ik zelf een script schrijf die hun API gebruik om alles te koppelen.

De omzet transacties krijg je vanuit je abbonementsbeheer. Als je een klant hebt die niet betaald maar wel een abbo heeft dan is er gewoon omzet en heb je een vordering op een debiteur.

Ik zie ook dat Stripe zelf reports heeft, en ze raden het zelfs aan als ik in het transactions overzicht zit. Iemand hier ervaring mee?

Ik ken Stripe niet maar wel enkele NL aanbieders en die bieden alleen een betaaloverzicht.

Maar let wel, dit is op NL gebaseerd.

[SinergyX]

Betaling staat in de basis compleet los van omzet. Of iemand nu 10 facturen in 1x betaald, of ze alle 10 los, hoe jij die facturen afboekt (mits op de juiste datum/onderlegger), maakt weinig uit.

Je moet aan de 'voorkant' kijken van je administratie, hoe registeer jij al die software licenties nu in je boeken? Elke klant krijgt neem ik aan een factuur/bestelnummer, dat is jouw uitsplitsing van omzet. Wanneer jij overzicht wekelijks krijgt van de betaalde abo's, boek jij die facturen af en zet je die op 'te ontvangen betalingen', je krijgt later de betaling van Spire binnen en die zet je op dezelfde tussen rekening (hou rekening met kosten).

Het pakket waar zij de licentie aanvragen hoort eigenlijk 99% van dat werk te doen, BTW van toepassing, valuta, activatie, onvangst, de uitbetaling die jij wekelijks krijgt zou je in de basis kunnen zien als de klassieke 1x per week bankafschriften.

[ Voor 16% gewijzigd door SinergyX op 30-03-2024 19:10 ]

[gnoe93]

joca schreef op zaterdag 30 maart 2024 @ 14:04:
Ik weet niet hoe het exact werkt, maar volgens mij moet je bij veel landen als je aan particulieren verkoopt lokaal btw afdragen. Nu zal hier vast een drempel bedrag zijn, maar gezien je het over vele duizenden transacties hebt wellicht even een accountant raadplegen? Voor dat je een vervelende verrassing hebt in de vorm van naheffing.

Wellicht regelt stripe dat of kunnen ze dat voor je regelen, maar als nog goed om even accountant mee te laten kijken voor correcte registratie.

Klopt, en met Stripe Tax heb ik hier een overzicht van. Momenteel is er nog geen enkele drempelwaarde overschreden (inclusief die voor OSS < €10000), dus ik kan gewoonweg BTW blijven verrekenen aan Belgisch tarief.

sanger1981 schreef op zaterdag 30 maart 2024 @ 18:40:
[...]

De omzet boek je op het moment van de prestatrie, dat staat los van het betalingsmoment. Uiteraard zou je met bepaalde rapporten de shortcut kunnen nemen en per dag bv per land de omzet verwerken. Als alles op vooruitbetaling gaat dat zou dat wel een pragmatische manier zijn.


[...]

De omzet transacties krijg je vanuit je abbonementsbeheer. Als je een klant hebt die niet betaald maar wel een abbo heeft dan is er gewoon omzet en heb je een vordering op een debiteur.


[...]


Ik ken Stripe niet maar wel enkele NL aanbieders en die bieden alleen een betaaloverzicht.

Maar let wel, dit is op NL gebaseerd.

Ik heb er me even verder in verdiept en je hebt gelijk.

Hoewel het niet nodig is facturen op te stellen voor particulieren, is een factuur wel noodzakelijk in mijn geval om aan de fiscus te bewijzen dat op een specifieke betaling geen BTW van toepassing is (buiten de EU) bijvoorbeeld.

Daarom denk ik inderdaad genoodzaakt te zijn elke individuele factuur in te boeken. Ik heb dit reeds vanaf het begin ingesteld, en heb dus voor elke transactie een bijhorende factuur in Stripe.

Stripe biedt ook een export aan van alle transacties (mutaties), maar ik denk dat dit in mijn geval niet bruikbaar is omdat ik dan geen bewijs heb van verschillende BTW tarieven.

Allemaal goed en wel, maar als ik de Stripe facturen gebruik, zit ik nu met het volgende probleem:

Omdat ik met meerdere valuta werk (zowel EUR als USD), moet ik bij USD de dagkoers naar EUR gebruiken op de datum van de factuur. Stripe blijkt helaas deze gegevens niet te voorzien. Wat ze wel doen, is de wisselkoers tonen bij de effectieve betaling (die mogelijks een aantal dagen later is, en dus een andere waarde zal hebben).

Bovendien blijkt Stripe hun eigen wisselkoers te gebruiken in plaats van de dagkoers (geen idee waar ze die van halen), wat er voor zorgt dat ik praktisch altijd met een verschil ga zitten tussen factuur en effectieve betaling (ook al zijn ze op dezelfde dag). Enig idee wat ik hier best mee doe?

[Logico]

In Cashaca kan je CSV uploaden in het bankdagboek. Je moet 2 verschillende bankdagboeken aanmaken, eentje voor USD en eentje voor EUR.

Vervolgens moet je de CSV export van Stripe per valuta exporteren en in het format van de Cashaca import zetten (als het dat nog niet is). Daarmee importeer je de losse mutaties in Cashaca.

Daar kan je de verschillende facturen koppelen aan de losse betalingen, waardoor je de USD betalingen aan de USD facturen kan koppelen en de EUR betalingen aan de EUR facturen.

De uitbetalingen naar je bankrekening boek je zowel vanuit je Stripe dagboek als vanuit je normale bankdagboek op een kruisposten balansrekening waardoor ze tegen elkaar wegvallen. Als hier door een verschil in wisselkoers een bedrag overblijft moet je die wegboeken naar een kostenrekening.

[gnoe93]

Logico schreef op vrijdag 19 april 2024 @ 02:03:
In Cashaca kan je CSV uploaden in het bankdagboek. Je moet 2 verschillende bankdagboeken aanmaken, eentje voor USD en eentje voor EUR.

Vervolgens moet je de CSV export van Stripe per valuta exporteren en in het format van de Cashaca import zetten (als het dat nog niet is). Daarmee importeer je de losse mutaties in Cashaca.

Daar kan je de verschillende facturen koppelen aan de losse betalingen, waardoor je de USD betalingen aan de USD facturen kan koppelen en de EUR betalingen aan de EUR facturen.

De uitbetalingen naar je bankrekening boek je zowel vanuit je Stripe dagboek als vanuit je normale bankdagboek op een kruisposten balansrekening waardoor ze tegen elkaar wegvallen. Als hier door een verschil in wisselkoers een bedrag overblijft moet je die wegboeken naar een kostenrekening.

Hoe heb je in eerste instantie de facturen in Cashaca gekregen? Ook met een CSV export van Stripe invoices?

Wat heb je trouwens met de USD facturen gedaan? Ze manueel omgerekend naar EUR adhv de wisselkoers (website ECB) op de dag van de factuurdatum?

Ik zie trouwens dat de wisselkoers die Stripe weergeeft bij de effectieve betaling van de factuur verschillend is van de ECB wisselkoers op dezelfde dag... Ik heb het gevoel dat ik het hier te ingewikkeld aan het maken ben, maar tegelijkertijd is dit hoe officiele bronnen zeggen dat ik het moet doen.

De eenvoudigste optie zou gewoon zijn om voor de factuur hetzelfde (geconverteerde) bedrag te gebruiken dat betaald is, ook al kan daar soms een verschil van een paar dagen tussen zitten. Is dit wat je ook doet of is dit niet wettig?

De export waar jij het over hebt is deze neem ik aan (balance change from activity)? https://dashboard.stripe.com/reports/balance

[ Voor 23% gewijzigd door gnoe93 op 19-04-2024 04:32 ]

[Logico]

gnoe93 schreef op vrijdag 19 april 2024 @ 02:45:
[...]


Hoe heb je in eerste instantie de facturen in Cashaca gekregen? Ook met een CSV export van Stripe invoices?

Wat heb je trouwens met de USD facturen gedaan? Ze manueel omgerekend naar EUR adhv de wisselkoers (website ECB) op de dag van de factuurdatum?

Ik zie trouwens dat de wisselkoers die Stripe weergeeft bij de effectieve betaling van de factuur verschillend is van de ECB wisselkoers op dezelfde dag... Ik heb het gevoel dat ik het hier te ingewikkeld aan het maken ben, maar tegelijkertijd is dit hoe officiele bronnen zeggen dat ik het moet doen.

De eenvoudigste optie zou gewoon zijn om voor de factuur hetzelfde (geconverteerde) bedrag te gebruiken dat betaald is, ook al kan daar soms een verschil van een paar dagen tussen zitten. Is dit wat je ook doet of is dit niet wettig?

De export waar jij het over hebt is deze neem ik aan (balance change from activity)? https://dashboard.stripe.com/reports/balance

Ik heb geen ervaring met Cashaca en Stripe, wel met een aantal systemen/PSP's die vergelijkbaar zijn (ik ben CFO bij een MKB bedrijf). Je linkje werkt bij mij dus niet.

De verkoopfacturen kan je d.m.v. een koppeling met je webshop(?) importeren, als daar een standaardkoppeling voor is, of handmatig invoeren in je verkoopdagboek. Gezien de volumes die je noemt (vele duizenden) zou ik altijd voor de koppeling gaan.

USD facturen moeten gewoon met USD als valuta ingevoerd worden, je zou daarvoor een extra valuta moeten aanmaken in Cashaca (ervan uitgaande dat dat kan). Dan heb je geen last van conversie bij het matchen van factuur met individuele betaling (alleen bij uitbetaling van totaalbedrag USD naar EUR bankrekening en dat verschil is zoals gezegd alleen een kwestie van wegboeken (kostenrekening koersverschillen).

Het verschil van de ECB koers met wat voor jou gehandhaafd wordt is er omdat de tussenliggende partijen hier ook marge op pakken. Dat gebeurt bijv. ook wanneer je iets met je credit card in USD betaald, of een USD bedrag vanaf je EUR rekening betaald. Alleen de hele grote bedrijven kunnen dollars verhandelen voor de ECB koers.

Ik zou even goed bekijken of je nu de juiste combinatie van systemen hebt hiervoor.
- webshop
- payment service provider
- boekhoudsysteem

Idealiter heb je een webshop die je facturen automatisch kan exporteren naar je boekhoudsysteem, een PSP die een kant-en-klaar MT940 bestand per valuta (of anders CSV) kan exporteren en een boekhoudsysteem die beiden kan ontvangen/importeren.

[manzonderdas]

Persoonlijk zou ik toch een boekhouder zoeken, al was het maar omdat dat op een aantal aftrekposten extra gaat uitdraaien. Die gaat je ook uitsluitsel geven of je er mee weg komt om het met enkele facturen te doen.

In mijn geval heb ik ook n verschillende inkomsten, die gebundeld worden, en dan 1x per maand als factuur naar mij overgeschreven worden. Daarbij heb ik een contract waarbij de inning van het geld op 1 plaats gebeurd, en die dat aan mij doorstorten (tegen een %). Ik geef dan ook héél weinig facturen door aan mijn boekhouder, loopt al jaren goed zo. Maar is wel geen IT sector.

[gnoe93]

Logico schreef op vrijdag 19 april 2024 @ 09:59:
[...]


Ik heb geen ervaring met Cashaca en Stripe, wel met een aantal systemen/PSP's die vergelijkbaar zijn (ik ben CFO bij een MKB bedrijf). Je linkje werkt bij mij dus niet.

De verkoopfacturen kan je d.m.v. een koppeling met je webshop(?) importeren, als daar een standaardkoppeling voor is, of handmatig invoeren in je verkoopdagboek. Gezien de volumes die je noemt (vele duizenden) zou ik altijd voor de koppeling gaan.

USD facturen moeten gewoon met USD als valuta ingevoerd worden, je zou daarvoor een extra valuta moeten aanmaken in Cashaca (ervan uitgaande dat dat kan). Dan heb je geen last van conversie bij het matchen van factuur met individuele betaling (alleen bij uitbetaling van totaalbedrag USD naar EUR bankrekening en dat verschil is zoals gezegd alleen een kwestie van wegboeken (kostenrekening koersverschillen).

Het verschil van de ECB koers met wat voor jou gehandhaafd wordt is er omdat de tussenliggende partijen hier ook marge op pakken. Dat gebeurt bijv. ook wanneer je iets met je credit card in USD betaald, of een USD bedrag vanaf je EUR rekening betaald. Alleen de hele grote bedrijven kunnen dollars verhandelen voor de ECB koers.

Ik zou even goed bekijken of je nu de juiste combinatie van systemen hebt hiervoor.
- webshop
- payment service provider
- boekhoudsysteem

Idealiter heb je een webshop die je facturen automatisch kan exporteren naar je boekhoudsysteem, een PSP die een kant-en-klaar MT940 bestand per valuta (of anders CSV) kan exporteren en een boekhoudsysteem die beiden kan ontvangen/importeren.

Het gaat hier om een volledig zelfontwikkeld platform, er is dus geen koppeling. Ik heb 2 opties om aan de juiste gegevens te geraken: CSV exports of de Stripe API zelf. In beide gevallen ga ik zelf een koppeling moeten programmeren, wat mij perfect mogelijk lijkt. Cashaca is overigens ook de enige boekhoudsoftware die ik ken die een API biedt, vandaar dat ik voor hen gekozen heb.

Dit is ook de reden waarom ik besloten heb dit allemaal zelf te willen doen, hoewel achteraf gezien de boekhoudmaterie toch wat complexer is dan gedacht. Ik ben van plan eens bij een boekhouder of specialist langs te gaan om op zijn minst alles eens op een rijtje te zetten.

Verder wil ik ook opmerken dat Cashaca geen USD optie heeft, alles is in EUR. Wat je voorstelt om alles in USD bij te houden zou ook niet werken denk ik, omdat Stripe elke individuele betaling direct al omrekent naar EUR (en dus niet pas bij de uitbetalingen).

Ik zou voor dit kwartaal wel nog mijn BTW aangifte willen doen (ik weet het, rijkelijk laat), dus heb wel nog wat vragen omtrend de berekening van omzet.

1. Is het wettelijk verplicht de ECB wisselkoers te gebruiken indien er een verschil in factuurdatum en betalingsdatum zit? Gezien Stripe winst haalt uit conversie van de valuta bij betaling, betekent dit wel dat ik hier verlies op maak dit ik niet kan aftrekken (in tegenstelling tot met wisselkoers ECB factuurbedrag, en dan achteraf het verschil met de betaling te berekenen). De reden dat ik de vraag stel of het wettelijk is, is omdat voor mij persoonlijk de verschillen miniem zijn en het vereenvoudigt mijn boekhouding.

2. Onbetaalde facturen dien ik ook als omzet in te boeken, correct? Achteraf kan ik deze dan eventueel als dubieuze debiteuren afboeken.

[Logico]

Het is verplicht is om je factuur in je boekhouding te zetten in de valuta die je daadwerkelijk gebruikt, dus ik denk dat Cashaca niet het pakket is dat het beste bij je past. Ook voor de BTW kan je geen geconverteerde bedragen meenemen omdat ze dan niet matchen met je grondslagen en BTW bedragen.

Ik ben niet thuis in Belgische partijen, maar wel Nederlandse boekhoudsoftware met API die ook internationaal opereren, bijv. Twinfield, Exact Online of AFAS online.

Het is niet wettelijk verplicht de ECB wisselkoers te gebruiken voor de winstbelasting, uiteindelijk komt die ten laste van ofwel omzet of je kosten en is je resultaat hetzelfde.

Onbetaalde facturen zijn ook omzet, en inderdaad als dubieuze debiteuren af te boeken.

Het lijkt me verstandig om je even goed te laten informeren, in Nederland kan dat bijv. bij de Kamer van Koophandel, weet niet of dat in België ook zo is. Of anders bij een accountant.

[gnoe93]

Logico schreef op vrijdag 19 april 2024 @ 18:31:
Het is verplicht is om je factuur in je boekhouding te zetten in de valuta die je daadwerkelijk gebruikt, dus ik denk dat Cashaca niet het pakket is dat het beste bij je past. Ook voor de BTW kan je geen geconverteerde bedragen meenemen omdat ze dan niet matchen met je grondslagen en BTW bedragen.

Ben je zeker dat dit juist is? Als ik naar Accountable kijk over dit onderwerp, doen converteren ze ook het USD bedrag naar EUR op de factuurdatum: https://help.accountable....-valuta-dan-eur-opstellen.

Uiteindelijk is de BTW dan toch gewoon 21% van het geconverteerde factuurbedrag?

Logico schreef op vrijdag 19 april 2024 @ 18:31:
Het lijkt me verstandig om je even goed te laten informeren, in Nederland kan dat bijv. bij de Kamer van Koophandel, weet niet of dat in België ook zo is. Of anders bij een accountant.

Ben inderdaad zeker eens van plan bij een accountant langs te gaan, dit is veel te complex om zelf te zitten uitzoeken zonder voorgaande kennis.

[ByteDelight]

1. Accountant / boekhouder
2. Ja, je moet de transacties separaat in je boekhouding verwerken

Ik heb honderden transacties in Britse Ponden en Euros per maand, en ook al maak ik 1x in de zoveel weken een bedrag over van de rekening waarop ik de betalingen ontvang, naar een rekening vanwaar ik inkoop, je moet per transactie aan kunnen geven waar het om gaat, wat de btw is, wie de ontvanger is, een opeenvolgend factuurnummer, en meer.

Koersconversie is gecompliceerd: de wisselkoers is feitelijk pas bekend als je het overboekt naar een Euro rekening.
Ik gebruik (tevens zelfontwikkelde) algoritmes om een dagkoers te bepalen, om zodoende zowel GBP als EUR bedragen op de facturen te kunnen plaatsen.
Onze boekhouding is MAANDEN werk geweest om correct te krijgen, wat van groot belang is voor de Belastingdienst (en Europese loket, en VK VAT loket).

Dus lees je in, en gebruik een boekhouder.