Samenhang Teams, OneDrive en Sharepoint begrijpen

[Separator]

Op mijn werk gebruiken we Office365 waarbij wel veel samenwerken in Teams. Mijn eigen bestanden staan in OneDrive en we gebruiken de filemanager in Teams voor gedeelde bestanden. In Teams heb ik dus per team, en vervolgens per kanaal, ook een lijst met mappen en bestanden. Afhankelijk van hoe ik een bestand open, kom ik in een webviewer, lokaal of in Sharepoint terecht.

Ik zie door de bomen het bos niet meer, en ben op zoek naar wat de "best practice" is qua filemanagement in mijn dagelijks werk. Nu staat het overal en nergens en ben ik regelmatig de weg kwijt. Ik ben geen boomer, maar ik denk dat dit is hoe een boomer zich vaak voelt

Wie weet er een goede resource voor informatie over dit onderwerp? Ik heb een aantal Youtube video's gekeken maar die gaan vaak niet over het grotere geheel. Ook een blog van Microsoft zelf hielp mij niet verder.

Wat concreter:
- Hoe zorg ik voor overzicht in de gedeelde bestanden in de Teams mappen? Via Teams naar deze mappen navigeren voelt omslachtig. Kan dat ook via verkenner?
- Hoe past Sharepoint in dit plaatje?
- Wat is een goede resource qua informatie op dit gebied?

[Metalfreak]

Ik moet het spul technisch gezien beheren en ik snap het ook niet hoor

Een document opslaan op Sharepoint is hetzelfde als een klapper in je prullenbak gooien. Gooi er nog een Teams schil overheen en de chaos is compleet.

"mAAr hEt LiGT AaN jE iNricHtInG". Ja, als dat je standaardantwoord is, is je product misschien gewoon kut.

_{tot zover mijn rant}

[Separator]

@Metalfreak Ik kan mij voorstellen dat inrichting icm training voor de eindgebruikers al wel zou helpen. Mijn ervaring bij meerdere werkgevers is dat in coronatijd de Teams, Sharepoint en OneDrive omgevingen met spoed zijn opengesteld. Met Chaos als gevolg.

[poing]

Separator schreef op vrijdag 2 februari 2024 @ 10:59:

- Hoe zorg ik voor overzicht in de gedeelde bestanden in de Teams mappen? Via Teams naar deze mappen navigeren voelt omslachtig. Kan dat ook via verkenner?

Ja dat kan, je kan files van een teams kanaal synchroniseren via de teams interface en het werkt met OneDrive.

[Pedr0]

Wat misschien handig is voor jou, is dat je vanuit je Team kiest voor "Snelkoppeling toevoegen naar Onedrive"
Hierna kan je traditioneel via de verkenner bij de bestanden.

[JaDatIsPeter]

Samenwerken met Teams, SharePoint en OneDrive - Microsoft Ondersteuning
Documenten die in Microsoft Teams worden opgeslagen in SharePoint
[..]
Persoonlijke bestanden of documenten waar alleen u aan werkt, kunnen veilig worden opgeslagen op OneDrive. Zie het als uw persoonlijke opslagplaats

YouTube: When to Use SharePoint, OneDrive, or Teams

[Batch]

De vraag die Separator stelt worstel ik op het werk ook mee. Ik moet bekennen niet meer te snappen hoe de samenhang tussen Teams, Sharepoint en OneDrive is. Mijn collega's komen er ook niet meer uit. In Sharepoint zie ik bestanden van collega's van andere afdelingen die ik niet ken en gewoon kan openen. Lijkt mij niet de bedoeling.

[Gr4mpyC3t]

Ik ga een poging doen.

De knop ‘Teams’ in Microsoft Teams is onderwater eigenlijk een Microsoft 365 groep. Dit is een groep bestaande uit een mailadres, SharePoint site en chatfunctionaliteit in de vorm van ‘kanalen’.

Één groep voor alles, is het idee van Microsoft. Ieder kanaal binnen de ‘Team’ van Microsoft Teams krijgt ook een eigen document library in de bijbehorende SharePoint site.

Probleem is dat deze functionaliteit standaard aanstaat voor alle gebruikers. Je kan dus, standaard, als gebruiker dit zelf aanmaken en beheren.

Als je dit als gebruiker niet weet, dan krijg je dus een verwarrende situatie. Documenten staan ‘overal’ en het overzicht ontbreekt.

Het hoeft dus geenszins een probleem te zijn, als je maar met elkaar afspreekt dat documenten in één kanaal opgeslagen worden.

De SharePoint site is ook via SharePoint zelf te benaderen, dus als je een overzicht zoekt van document libraries en de documenten die daar inzitten, zou ik het via die route benaderen.

[Gr4mpyC3t]

Als toevoeging nog wat leesvoer:

• Microsoft 365 groepen vanuit de gebruiker.
• Microsoft 365 groepen vanuit de beheerder.

[Separator]

@Gr4mpyC3t Bedankt voor de tips! Via SharePoint ben ik nu op mijn OneDrive site uitgekomen en daar heb ik een overzichtelijk overzicht van mijn teams en directories. Eigenlijk precies wat ik zocht. Ik was mij er dus totaal niet van bewust dat ik een online OneDrive omgeving had, en dat die een stuk uitgebreider is dan wat ik in verkenner onder OneDrive zie. Dit helpt al enorm voor het overzicht.

[ Voor 57% gewijzigd door Separator op 04-02-2024 16:53 ]

[Gr4mpyC3t]

Separator schreef op zondag 4 februari 2024 @ 16:50:
@Gr4mpyC3t Bedankt voor de tips! Via SharePoint ben ik nu op mijn OneDrive site uitgekomen en daar heb ik een overzichtelijk overzicht van mijn teams en directories. Eigenlijk precies wat ik zocht. Ik was mij er dus totaal niet van bewust dat ik een online OneDrive omgeving had, en dat die een stuk uitgebreider is dan wat ik in verkenner onder OneDrive zie. Dit helpt al enorm voor het overzicht.

Super! Graag gedaan.

[nelizmastr]

Pedr0 schreef op vrijdag 2 februari 2024 @ 18:47:
Wat misschien handig is voor jou, is dat je vanuit je Team kiest voor "Snelkoppeling toevoegen naar Onedrive"
Hierna kan je traditioneel via de verkenner bij de bestanden.

[Afbeelding]

Ik zou deze feature juist NIET aanbevelen, omdat deze de synchronisatie met de site waar de snelkoppeling naar verwijst kapot maakt. Je moet echt kiezen tussen een snelkoppeling in je persoonlijke OneDrive of de document library of submap synchroniseren, beide mag niet.

Sync idealiter de document library geheel naar de verkenner en niet alleen een snelkoppeling. Dat werkt voor de meeste eindgebruikers soepeler en vertrouwder.
In principe schakel ik deze feature via powershell daarom ook uit voor de hele Sharepoint omgeving.

Maar goed, dat is zoals ik het doe, er leiden meer wegen naar Rome

[sanger1981]

nelizmastr schreef op zondag 4 februari 2024 @ 17:37:
[...]


Ik zou deze feature juist NIET aanbevelen, omdat deze de synchronisatie met de site waar de snelkoppeling naar verwijst kapot maakt. Je moet echt kiezen tussen een snelkoppeling in je persoonlijke OneDrive of de document library of submap synchroniseren, beide mag niet.

Sync idealiter de document library geheel naar de verkenner en niet alleen een snelkoppeling. Dat werkt voor de meeste eindgebruikers soepeler en vertrouwder.
In principe schakel ik deze feature via powershell daarom ook uit voor de hele Sharepoint omgeving.

Maar goed, dat is zoals ik het doe, er leiden meer wegen naar Rome

Mij is altijd verteld dat dit vertragend zou werken, en dat daarom de OneDrive sync de beste optie zou zijn?

[nelizmastr]

sanger1981 schreef op zondag 4 februari 2024 @ 17:58:
[...]

Mij is altijd verteld dat dit vertragend zou werken, en dat daarom de OneDrive sync de beste optie zou zijn?

Qua performance maakt het allemaal niet zoveel uit.

Syncen doe je in de basis selectief, zodat er alleen bestande gedown- en -upload worden die je opent en bewerkt. Welke document libraries of mappen je dan synchroniseert is dan niet meer zo relevant, tenzij je dagelijks honderden bestanden muteert.

[Question Mark]

Separator schreef op vrijdag 2 februari 2024 @ 10:59:
Ik zie door de bomen het bos niet meer, en ben op zoek naar wat de "best practice" is qua filemanagement in mijn dagelijks werk. Nu staat het overal en nergens en ben ik regelmatig de weg kwijt. Ik ben geen boomer, maar ik denk dat dit is hoe een boomer zich vaak voelt

Ga er even vanuit dat Teams een collaboratie tool is. Afspraken hoe om te gaan met een mappenstructuur en het labelen van bestanden moet je dan ook eigenlijk met je team(s) of hele organisatie maken...

Als elk team een eigen standaard gaat hanteren, dan wordt het inderdaad chaotisch...

[Metalfreak]

Question Mark schreef op dinsdag 6 februari 2024 @ 14:09:
[...]

Ga er even vanuit dat Teams een collaboratie tool is. Afspraken hoe om te gaan met een mappenstructuur en het labelen van bestanden moet je dan ook eigenlijk met je team(s) of hele organisatie maken...

Als elk team een eigen standaard gaat hanteren, dan wordt het inderdaad chaotisch...

Maar heb je al eens een organisatie meegemaakt waar dit werkt? Ik zie het binnen een enkel team al fout gaan, laat staan over verschillende afdelingen.

[Question Mark]

Metalfreak schreef op dinsdag 6 februari 2024 @ 14:39:
[...]


Maar heb je al eens een organisatie meegemaakt waar dit werkt? Ik zie het binnen een enkel team al fout gaan, laat staan over verschillende afdelingen.

Jazeker... Sleutelwoord is wel dat er adoptie moet plaatsvinden, en dat is iets meer dan alleen de teams client uitrollen. Bij een goede adoptie wordt er ook nagedacht over een juiste functionele inrichting. Veel bedrijven slaan dit alleen over, en dan krijg je dit soort ellende.

Niet voor niets dat adoptie door MS als één van de belangrijkste succescriteria wordt beschouwd.

[Metalfreak]

Question Mark schreef op dinsdag 6 februari 2024 @ 15:47:
[...]

Jazeker... Sleutelwoord is wel dat er adoptie moet plaatsvinden, en dat is iets meer dan alleen de teams client uitrollen. Bij een goede adoptie wordt er ook nagedacht over een juiste functionele inrichting. Veel bedrijven slaan dit alleen over, en dan krijg je dit soort ellende.

Niet voor niets dat adoptie door MS als één van de belangrijkste succescriteria wordt beschouwd.

Klopt, maar voor veel bedrijven is adoptie iets van een lange adem. Zeker het moment waarop Teams geïntroduceerd moest worden (begin Corona) was niet goed voor dit soort adoptie. Er was simpelweg geen tijd voor en inmiddels zit het zo verweven in organisaties dat alle vormen van adoptie te laat komen. Hetzelfde is bij ons gebeurd met Sharepoint: degene die bij ons belast was met de introductie daarvan vond het niet eens projectwaardig, paar mailtjes en een aankondiging op het intranet en hij dacht dat het wel goed zou komen. Ik heb ze destijds gewaarschuwd dat dit een heel slecht idee was... Fast forward: het bleek een heel slecht idee en er zijn enorme problemen mee waardoor het niet werkbaar werd. Hate to say I told you so. Eigenlijk zou het niet eens geactiveerd moeten kunnen worden zonder een fatsoenlijk adoptietraject.

[Gr4mpyC3t]

Metalfreak schreef op dinsdag 6 februari 2024 @ 14:39:
[...]


Maar heb je al eens een organisatie meegemaakt waar dit werkt? Ik zie het binnen een enkel team al fout gaan, laat staan over verschillende afdelingen.

Vanuit mijn ervaring zie ik het enkel goed werken als systeembeheer de controle houdt over het aanmaken en verwijderen van die groepen.

Het wordt pas echt leuk als je met dynamische groepen werkt en je gebruikersaccounts ook informatie over de afdeling en/of team bevatten.

Als een gebruikersaccount dan op de juiste manier aangemaakt en ook weer uitgeschakeld wordt, dan heb je de toegang tot mail, bestanden en Teams netjes geregeld.

En toen kwam de realiteit, dit is er vaker niet dan wel.

[Question Mark]

Metalfreak schreef op dinsdag 6 februari 2024 @ 16:01:
[...]


Klopt, maar voor veel bedrijven is adoptie iets van een lange adem. Zeker het moment waarop Teams geïntroduceerd moest worden (begin Corona) was niet goed voor dit soort adoptie.

Eens, ik zie dit bij heel veel klanten... Zeker Teams is in coronatijd versneld uitgerold en zaken als adoptie, data-classificatie/labeling en backup zijn "vergeten". Compleet begrijpelijk overigens.

[Gr4mpyC3t]

Question Mark schreef op dinsdag 6 februari 2024 @ 16:15:
[...]

Eens, ik zie dit bij heel veel klanten... Zeker Teams is in coronatijd versneld uitgerold en zaken als adoptie, of data-classificatie en labeling zijn "vergeten". Compleet begrijpelijk overigens.

Het levert in de MKB-wereld gewoon geen waarde op voor het bedrijf. Dus dat wordt inderdaad overslagen, want duur en tijdsintensief.

[Question Mark]

Gr4mpyC3t schreef op dinsdag 6 februari 2024 @ 16:17:
[...]


Het levert in de MKB-wereld gewoon geen waarde op voor het bedrijf. Dus dat wordt inderdaad overslagen, want duur en tijdsintensief.

Totdat je een datalek hebt omdat toch toevallig een excel lijst met (bijzondere) persoonsgegevens op een teamskanaal geplaatst is waar toevallig ook externen bij konden komen. Zoals bijvoorbeeld bij de Universiteit Leiden gebeurd is:

Datalek publieke groepen in SharePoint/Teams

Of je komt er noodgedwongen achter dat MS toch géén backup maakt van je data, en de retentie max 90 dagen is... Shared responsibility anyone?

[Metalfreak]

Question Mark schreef op dinsdag 6 februari 2024 @ 16:15:
[...]

Eens, ik zie dit bij heel veel klanten... Zeker Teams is in coronatijd versneld uitgerold en zaken als adoptie, data-classificatie/labeling en backup zijn "vergeten". Compleet begrijpelijk overigens.

Ow, hou op over de backup. Dat is momenteel ook weer een puntje van zorg, een manager roept weer dat nu bestanden moeten worden opgeslagen in Teams, maar die valt buiten de backup, want daar zit weer een licentiekwestie aan ten grondslag. Het kan tot gevolg hebben dat we 10x zo duur uit gaan zijn qua licenties, die business case gaat nooit rond komen.

[Batch]

Gr4mpyC3t, bedankt voor je uitgebreide uitleg. In het ziekenhuis waar ik werk hebben we godzijdank nog netwerkshares met gewone driveletters die houwvast bieden. Die gebruiken de meeste afdelingen ook volop, omdat ze er met Teams, OneDrive en Sharepoint niet meer uitkomen.

[Deshmir]

Je kan je sharepoint toch ook gewoon mappen naar je verkenner?

[Gr4mpyC3t]

Deshmir schreef op vrijdag 9 februari 2024 @ 21:50:
Je kan je sharepoint toch ook gewoon mappen naar je verkenner?

Ja dat kan, maar leg een gebruiker maar eens uit wát er nou precies gelinkt moet worden. De grap is dat dit in de OneDrive applicatie zit en het dus troebel wordt.

Want OneDrive is toch voor mijn bestanden? Kunnen mensen dan ook mijn eigen bestanden zien? Moet ik dan echt voor iedere document library eerst naar SharePoint en het handmatig koppelen?

En zo nog genoeg andere (terechte) gebruikersvragen. Die gebruiker wil gewoon dat Word document in de verkenner en heeft er letterlijk geen zin in om dat allemaal te fixen.

Het is al een tijd geleden, maar destijds was het linken van SharePoint libraries bijna niet te automatiseren voor de gebruiker.

[Sebazzz]

Het is niet zo ingewikkeld toch

OneDrive is een client om via Explorer een library van bestanden te syncen. Een Sharepoint site is wat pagina's plus één of meerdere libraries van bestanden. Een teams groep heeft een Sharepoint site erachter. De bestanden staan in één library binnen die site, met voor elke groep een map in die library.

[Separator]

@Gr4mpyC3t je stelt terechte vragen vanuit het gebruikersperspectief, heb je ook de antwoorden? Wat is de best practice om die sharepoint libraries te koppelen aan mijn OneDrive? En hoe zorg ik dat ik ze dan ook in Verkenner zie en niet alleen in mijn online OneDrive?

@Sebazzz de theorie is misschien niet ingewikkeld, maar hoe ik hier nou dagelijks het meest efficiënte mee werk wel. Dat zal zoals hier in het topic vaker genoemd wordt, vooral zo zijn wanneer de zaak niet is ingericht en gebruikers niet getraind worden.

Zoals in mijn geval...

[Question Mark]

Sebazzz schreef op zaterdag 10 februari 2024 @ 13:30:
OneDrive is een client om via Explorer een library van bestanden te syncen. Een Sharepoint site is wat pagina's plus één of meerdere libraries van bestanden. Een teams groep heeft een Sharepoint site erachter. De bestanden staan in één library binnen die site, met voor elke groep een map in die library.

En nu graag in een taal die voor simpele eindgebruikers begrijpelijk is. Alleen je eerste zin bevat al vier technische termen... Dát is een beetje het vraagstuk waar TS mee zit, en die herken ik wel...

Ik werk momenteel voor een organisatie met ongeveer 5.500 M365 gebruikers. Een groot deel daarvan is digibeet en heeft ook gewoon geen interesse in techniek. Die medewerkers moet je meenemen in adoptie/gebruikerstrainingen. Als dat niet gedaan wordt, dan wordt een onboarding niet succesvol.

[ Voor 3% gewijzigd door Question Mark op 10-02-2024 17:07 ]

[Gr4mpyC3t]

Separator schreef op zaterdag 10 februari 2024 @ 14:15:
@Gr4mpyC3t je stelt terechte vragen vanuit het gebruikersperspectief, heb je ook de antwoorden? Wat is de best practice om die sharepoint libraries te koppelen aan mijn OneDrive? En hoe zorg ik dat ik ze dan ook in Verkenner zie en niet alleen in mijn online OneDrive?

@Sebazzz de theorie is misschien niet ingewikkeld, maar hoe ik hier nou dagelijks het meest efficiënte mee werk wel. Dat zal zoals hier in het topic vaker genoemd wordt, vooral zo zijn wanneer de zaak niet is ingericht en gebruikers niet getraind worden.

Zoals in mijn geval...

Ik neem even aan dat je niet in de positie zit om het beleid aan te passen, in dat geval zou ik:

Via de webbrowser naar SharePoint gaan en daar de document libraries met de ‘Sync’ knop naar je verkenner in Windows halen. Die knop vind je bovenin de balk vlak boven het overzicht van de mappen/bestanden.

Dat moet dus per library (helaas). Als je één library hebt gesynchroniseerd, dan zou er een extra item links in het snelmenu van de verkenner moeten komen. Vaak heet dat item ‘OneDrive - Naam van bedrijf’ of zoiets.

Ik zou niet alles synchroniseren, maar kies er een aantal uit die je het meest gebruikt. De rest kan dan via de browser. Zo doe ik het in ieder geval.

Edit: En als je dit ook voor collega’s wil organiseren, dan zou ik het direct opschrijven zoals jij het hebt ervaren en simpelweg op de mail zetten..

[ Voor 5% gewijzigd door Gr4mpyC3t op 10-02-2024 17:03 ]

[Question Mark]

Ik zou eerlijk gezegd een beetje voorzichtig zijn het promoten van syncen van data naar een lokale map. Er zijn echt wel usecases waarin dit handig kan zijn, maar vanuit standaardisatie is het een drama...

Gebruikers moeten toch al wennen dat data via Teams of Sharepoint benaderbaar is, dan zou ik zeker niet nog een derde manier gaan introduceren. Qua uniformiteit en standaardisatie wordt dat lastig. Ik zou de energie stoppen in uitleg en heldere werkinstructies...

[Gr4mpyC3t]

Question Mark schreef op zaterdag 10 februari 2024 @ 17:12:
Ik zou eerlijk gezegd een beetje voorzichtig zijn het promoten van syncen van data naar een lokale map. Er zijn echt wel usecases waarin dit handig kan zijn, maar vanuit standaardisatie is het een drama...

Gebruikers moeten toch al wennen dat data via Teams of Sharepoint benaderbaar is, dan zou ik zeker niet nog een derde manier gaan introduceren. Qua uniformiteit en standaardisatie wordt dat lastig. Ik zou de energie stoppen in uitleg en heldere werkinstructies...

Hoe ziet de situatie er bij jou op het werk uit? Werken jullie daar alleen vanuit de webbrowser?

[Separator]

@Gr4mpyC3t @Question Mark Ik zal mijn eigen situatie wat uitgebreider delen in de hoop dat iemand kan vertellen wat dan de door Microsoft bedachte best practice dan zou moeten zijn.

We werken met Office 365 maar ik heb daar verder geen training of handleiding voor gehad. Ik ben van oudsher gewend vanuit verkenner te werken en mijn office applicaties lokaal te openen. Hieronder een screenshot van mijn verkenner waaruit ik opmaak dat ik eigenlijk in OneDrive werk.



Wanneer ik naar Sharepoint ga (bedrijfsnaam.sharepoint.com) dan zit ik op ons intranet met blogposts etc. Wanneer ik linksboven het app menu openklap dan zie ik onderin een Documenten kopje met een link "Al mijn inhoud weergeven". Wanneer ik daar op klik kom ik in onderstaande screenshot. Ik vermoed dat dit is wat jullie bedoelen met mijn documenten in Sharepoint.

Uit jullie berichten maak ik op dat Teams de schil hier overheen is. Maar ik zie hier niet de bestanden die ik in de Teams kanalen zie. Zie ook de URL, zit ik hier goed?



Dan is er nog OneDrive. Dat zit er uit zoals onderstaande screenshot. Daar zie ik dan juist wel weer de Teams en kanalen die ik in Teams zie en die ik niet in Sharepoint zie. Maar van OneDrive had ik juist begrepen dat het voor mijn persoonlijke bestanden is.



Als laatste nog een screenshot van Teams. Daar heb ik diverse Teams waar ik lid van ben, en kanalen waar we ook de tab bestanden en taken van gebruiken.

[ Voor 18% gewijzigd door Separator op 10-02-2024 19:27 ]