Printer met optie tot wachtwoord kleurprinten

[Thunderstorm95]

Mijn vraag
Ik ben opzoek naar een printer voor een non-profit stichting. De bedoeling is dat de printer standaard alles in Zwart Wit print, tenzij je een wachtwoord invoert. Dus met wachtwoord/code wel de optie tot kleurprinten.


Relevante software en hardware die ik gebruik
Windows laptops, android telefoons, windows computers. Printen iig minimaal 100 paginas per dag, budget max 800. Aantal gebruikers +- 15

Wat ik al gevonden of geprobeerd heb
Google, Coolblue support.

[GarBaGe]

Wachtwoorden en printers.... daar is geen echte standaard voor.
Je bent heel afhankelijk van je model en merk printer en/of de driver support voor dat soort geintjes.

Persoonlijk zou ik dit probleem anders aanpakken.
Zet 2 printers neer. 1 ZW printer en 1 kleuren printer.

Alleen degene die kleuren mag printen, geef je toegang tot de kleurenprinter (als in: installeer de drivers voor die printer op die PC)

[Oon]

Je zou het ook anders aan kunnen pakken; een normale laser printer die gewoon zwart-wit en kleur kan printen, met een print service waarvoor je moet inloggen. Je hebt daar tegenwoordig heel veel opties voor die vaak binnen bedrijven en bijv. ook scholen gebruikt worden, en er zijn er genoeg die ook de optie hebben om als gast te kunnen printen.

Iemand die gewoon zwart-wit wil printen verbindt dan met de printserver als gast en krijgt een 'printer' te zien die alleen zwart-wit kan printen, iemand die wel is ingelogd kan gewoon met kleur printen. Het is dan zaak om een service te kiezen die ook een mobiele app heeft en die een standaard printserver kan aanbieden waar je als gast alleen de zwart-wit optie hebt.

[Coach4All]

Moet het wachtwoord persoonsgebonden zijn?

[downtime]

Thunderstorm95 schreef op woensdag 24 januari 2024 @ 09:56:
Mijn vraag
Ik ben opzoek naar een printer voor een non-profit stichting. De bedoeling is dat de printer standaard alles in Zwart Wit print, tenzij je een wachtwoord invoert. Dus met wachtwoord/code wel de optie tot kleurprinten.

Is dat uberhaupt zinvol? In de praktijk gaan de mensen die kleur mogen printen het password delen met de mensen die dat “officieel” niet mogen. Je zult een minder laagdrempelige oplossing moeten kiezen.

[Mavamaarten]

De kleuren-toners eruit halen en in een la met een slot?

[FirePuma142]

Misschien een stomme vraag, maar met 15 mensen 100 pagina's per dag printen, wat zijn dat dan voor prints en zijn ze wel noodzakelijk? Wij zitten hier met een paar honderd man en we halen dat aantal niet per dag.

[Coach4All]

En @Thunderstorm95 wat wil je? Kleur onderdrukken (in grijstinten afdrukken) of alles met kleur weigeren af te drukken "tenzij"?

[Thunderstorm95]

Enkele antwoorden op de gestelde vragen, @Coach4All @downtime @FirePuma142 @GarBaGe @Mavamaarten @Oon

Het wachtwoord hoeft niet persoonsgebonden te zijn

We verhuren ook ruimtes (omzet tbv non-profit) dus we printen onder andere contracten uit. Niet elke dag 100, maar gebeurt soms wel.

Is het Zinvol? Ja dat risico loop je altijd, maar we gaan ervanuit dat mensen dat niet doen. Het is ook meer om te voorkomen dat de minder ict-gevorderde collega per ongeluk in kleur gaat pinten

Kleuren toners in een la met slot, Opzich een prima idee, maar (misschien domme vraag) print de printer dan gewoon wel in Zwart wit?

Ik wil kleur weigeren tenzij, maar eventueel kleur onderdrukken is een eventueel alternatief.

Wat betreft een printservice, vrees ik dat mijn ict-kennis daarvoor niet voldoende is om dat te realiseren en te onderhouden.

[ Voor 4% gewijzigd door Thunderstorm95 op 24-01-2024 11:14 ]

[downtime]

Thunderstorm95 schreef op woensdag 24 januari 2024 @ 11:11:

Kleuren toners in een la met slot, Opzich een prima idee, maar (misschien domme vraag) print de printer dan gewoon wel in Zwart wit?

Hangt van merk en type af. Sommige fabrikanten doen alles om jou die dure kleurentoners te verkopen en dan moet er altijd een gevulde cartridge in zitten. Andere printers (meestal de wat duurdere) blijven het zonder kleurencartridge gewoon doen. Kwestie van goed onderzoek doen voor je wat koopt.

[PageFault]

Mavamaarten schreef op woensdag 24 januari 2024 @ 10:48:
De kleuren-toners eruit halen en in een la met een slot?

Dan print de printer niet

[PageFault]

downtime schreef op woensdag 24 januari 2024 @ 11:34:
[...]

Hangt van merk en type af. Sommige fabrikanten doen alles om jou die dure kleurentoners te verkopen en dan moet er altijd een gevulde cartridge in zitten. Andere printers (meestal de wat duurdere) blijven het zonder kleurencartridge gewoon doen. Kwestie van goed onderzoek doen voor je wat koopt.

Kleur wordt ook gebruikt om zachtere grijstinten te maken. Bij mijn weten is er nu geen printer meer die alleen met zwart nog print indien het een kleurenprinter is.

[Dennism]

Wat ik me afvraag, weegt het gedoe wel op tegen eventuele besparingen. Het bekende 'penny wise, pound foolish'.

Ik heb in de 20+ jaar dat ik IT doe dit soort zaken vaak geprobeerd zien worden, maar echt een succes werd het nooit, tenzij je het van de grond af opzet met een print management oplossen erachter, en dan iedereen pincodes of pasjes waarmee ze hun persoonlijke queue kunnen afdrukken.

Zoiets gaat echter in een situatie als deze denk ik niet kosten efficient zijn.

'hobbybob' oplossingen, lijken dan leuk, maar zorgen vaak of voor meer kosten aan de support kant dan dat ze besparen aan de gebruikskant. Of mensen gaan het creatief oplossen als je ze iets gaat 'verbieden' waardoor je alsnog niets bespaard.

Wat vaak effectiever is, zeker in kleinere settings / non-profits e.d. (minder bij grotere bedrijven) dan men denk is dan weer wel gewoon vragen om niet in (full) color te printen c.q. gebruikers een indruk te geven van de kosten die dit met zich meebrengt (als deze echt hoog zijn) en wat de gevolgen zijn voor het budget.

[The_Doman]

PageFault schreef op woensdag 24 januari 2024 @ 11:55:
Kleur wordt ook gebruikt om zachtere grijstinten te maken. Bij mijn weten is er nu geen printer meer die alleen met zwart nog print indien het een kleurenprinter is.

Bij elke printer (tot nu toe tegengekomen) kan je toch wel speciefiek aangeven dat je alleen de zwarte cartrdige wilt gebruiken voor grijs/zwarte afdrukken.

Maar ik zie het ook wel bij kennissen.
Je kan zo vaak zeggen: let op dat je niet nodeloos kleur zit te printen!
Maar de meesten vergeten dat en drukken gewoon op print zonder te kijken hoe het staat ingesteld (of weer eens naar default is teruggezet door een of andere update).

Je zou wat met rechten/policy's kunnen instellen.
Google: Prevent Users Changing Printer Settings

[Wild Chocolate]

Bij mijn ex-werkgever kon je dezelfde printer als meerdere apparaten installeren. Dat waren dan gewoon een soort "presets" met bepaalde standaardinstellingen:
Canon A4 ZW (Zwart-Wit, standaard papierlade)
Canon A4 Kleur (kleur, standaard papierlade)
Canon A3
Canon CMR (zwart-wit, papierlade met vrachtbonnen)
Etc.

Ik heb alleen geen idee hoe ze dat zo gemaakt hadden (Maar er is vast een Windows-beheerder hier dat weet hoe dat gaat).

Je kon op zich wel bij ieder van die printers de instellingen wijzigen en alsnog kleur printen via de Canon A4-ZW-variant. Maar als men dus de ZW als standaardprinter zet, moet je wel bewust wat aanpassen om dat te doen.

[The_Doman]

Wild Chocolate schreef op woensdag 24 januari 2024 @ 12:39:
Bij mijn ex-werkgever kon je dezelfde printer als meerdere apparaten installeren. Dat waren dan gewoon een soort "presets" met bepaalde standaardinstellingen:

Dat is wel handig inderdaad.
HowToGeek: How to Install the Same Printer Twice (With Different Settings) on Windows

[downtime]

PageFault schreef op woensdag 24 januari 2024 @ 11:55:
[...]


Kleur wordt ook gebruikt om zachtere grijstinten te maken. Bij mijn weten is er nu geen printer meer die alleen met zwart nog print indien het een kleurenprinter is.

Zou kunnen. Toen ik de mijne kocht (zo lang geleden dat ik vergeten ben wanneer dat was) heb ik er op gelet dat ie zonder kleurentoner ook verder kon. Misschien dat fabrikanten inmiddels allemaal zover zijn dat ze ons dwingen om kleurentoner te kopen zelfs als we niet in kleur willen printen.

[PageFault]

The_Doman schreef op woensdag 24 januari 2024 @ 12:33:
[...]

Bij elke printer (tot nu toe tegengekomen) kan je toch wel speciefiek aangeven dat je alleen de zwarte cartrdige wilt gebruiken voor grijs/zwarte afdrukken.

Maar ik zie het ook wel bij kennissen.
Je kan zo vaak zeggen: let op dat je niet nodeloos kleur zit te printen!
Maar de meesten vergeten dat en drukken gewoon op print zonder te kijken hoe het staat ingesteld (of weer eens naar default is teruggezet door een of andere update).

Je zou wat met rechten/policy's kunnen instellen.
Google: Prevent Users Changing Printer Settings

Bij mij niet, afgelopen 14 jaar ben ik die niet meer tegengekomen

[Wild Chocolate]

The_Doman schreef op woensdag 24 januari 2024 @ 12:46:
[...]

Dat is wel handig inderdaad.
HowToGeek: How to Install the Same Printer Twice (With Different Settings) on Windows

Ja, en als ik mij niet vergis, had men dat bij ons op de server al gedaan, dus je kon de diverse mogelijkheden uit de lijst selecteren bij het installeren van een nieuwe printer.

@Thunderstorm95 Ik heb trouwens ook even in de instellingen van mijn printer gekeken, en die heeft er wat voor ingebouwd zitten:


Dat is de uitvoering: Canon MF643Cdw
Ik kan me haast niet voorstellen dat ze dat bij de opvolgers eruit gesloopt hebben.
(De 655 heeft dezelfde functies als die van mij. De 657 kan ook automatisch dubbelzijdig scannen. Zou ik zelf voor dit prijsverschil erbij genomen hebben. (Toen ik de mijne kocht, was dat het verschil tussen €170,- en €270, dat vond ik wat teveel, inmiddels heb ik een bedrijfje en had ik die functie toch wel lekker gevonden...)


EDIT: Hier staat de functie uitgelegd in de handleiding van de MF657Cdw / MF655Cdw / MF651Cw. Zo te zien krijg je dan wel bij elke printopdracht een prompt om je afdelings-ID en -pincode in te voeren. Maar dan is het dus echt dichtgetimmerd. De eerdere oplossing werkt op elke printer, maar is minder niet dichtgetimmerd.

EDIT2: Aah, je stelt dan als beheerder op de pc van gebruiker de afdelings-ID en -pincode in via de printerdriver. De gebruiker komt de pin dus helemaal niet te weten, en die gaan dus ook niet door je organisatie zwerven! (Tenzij je ook functies op het apparaat zelf blokkeert (zoals scannen en kopiëren), waarvoor ze dan ook het ID nodig hebben, maar in dat geval kan je aparte groepen daarvoor aanmaken).

EDIT3: En je kan beide opties natuurlijk ook combineren, dus bij degenen die wèl in kleur mogen printen, de standaardprinter op ZW zetten met bijpassende afdelingsgegevens, en dan de kleurenvariant met die afdelingsgegevens er in. Ik weet alleen niet of je kan blokkeren dat iemand zelf de standaardprinter wijzigt.

[ Voor 28% gewijzigd door Wild Chocolate op 24-01-2024 15:10 ]

[Wild Chocolate]

Ik kon vandaag niet printen, bleek dat ik nog een vinkje van het testen van bovenstaande aan had staan

Computer (W11) gaf geen foutmelding, in het log van de printer stond wel dat de opdracht geweigerd was.

[Thunderstorm95]

@Wild Chocolate Dankjewel. Ik ga het onthouden bij het aanschaffen van een nieuwe printer. Wat mij betreft is mijn vraag nu beantwoord.