CMS systeem voor het produceren van documenten

[Silvos]

Beste Tweakers,

Ik ben op zoek naar een CMS systeem om online documenten samen te stellen uit templates. Hoewel de gewenste functionaliteit best eenvoudig is heb ik moeite met een systeem te vinden wat aansluit op mijn wensen.

Wat is vereiste functionaliteit:

- De mogelijkheid om beheer en klantaccounts te maken, waarbij klantaccounts enkel toegang hebben tot bepaalde documenten.

- Het maken in de webbrowser van tekst templates met afbeeldingen en tabellen die eenvoudig kunnen worden geüpdatet en worden geïntegreerd in andere documenten. Het is belangrijk dat als templates worden geüpdatet dat de update ook wordt doorgevoerd in documenten waarin de templates zijn geïntegreerd.

- Het maken van samengestelde documenten waarbij vooraf gemaakte templates eenvoudig kunnen worden ingevoegd en kunnen worden gecombineerd met aanvullende tekst.

- De mogelijkheid om online eenvoudige aanpassingen te doen aan de opmaak (lettertype aanpassen, tabellen maken, afbeeldingen invoegen).

- Een database met afbeeldingen die kunnen worden geïntegreerd in templates of rechtstreeks in samengestelde documenten.

- De mogelijkheid om eenvoudig inhoudsopgaven te genereren op basis van de inhoud van een document en de gebruikte templates (een template is een hoofdstuk met een bepaald nummer).

- De mogelijkheid om documenten te exporteren als PDF document met minimale wijzigingen in de opmaak ten opzichte van het online document.

- De mogelijkheid om informatie van klantaccounts te integreren in templates en samengestelde documenten met behulp van shortcodes, dus bijvoorbeeld [bedrijfsnaam] wordt vervangen door de bedrijfsnaam van een bedrijf dat gekoppeld is aan het document.

- Goed bereikbare technische ondersteuning waarbij eventuele bugs snel kunnen worden opgelost.
De belangrijkste functie van het CMS systeem is dat de samengestelde documenten makkelijk kunnen worden geactualiseerd door individuele templates te updaten. Daarnaast is het belangrijk dat verschillende documenten samengesteld kunnen worden uit een reeks standaard templates. Het mag best wat kosten, bijvoorbeeld een bedrag per gebruiker per maand maar er is geen budget voor een op maat gemaakt systeem.

Graag hoor ik tips en advies want het is lastig om op basis van website informatie en demo omgevingen te beoordelen wat een CMS systeem nu precies kan.

[Question Mark]

Silvos schreef op woensdag 17 januari 2024 @ 15:26:
Graag hoor ik tips en advies want het is lastig om op basis van website informatie en demo omgevingen te beoordelen wat een CMS systeem nu precies kan.

Maar welke heb je dan al wel gevonden, wat vond je daarvan en wat mis je waardoor je nog geen keuze hebt kunnen maken?

Kun je daar je topicstart nog even mee uitbreiden? Nu heb je een lijst met requirements neergezet, maar ontbreekt wat je zelf al gevonden en onderzocht hebt. En dat laatste is eigenlijk wel een vereiste.

[i-chat]

voor het creëren van documenten heb je mijns inziens 2 oplossingen

1: collabora (code edition is gratis te gebruiken) werkt met ODT

2: onlyoffice werkt met DOCX

deze beide online office editors zijn goed te integreren in exerne (web) applicaties

het deel wat hier nog ontbreekt heet CRM
als je een heel relatie systeem wilt

of DMS als je vooral alleen een document systeem wilt

2 van de makkelijkste pakketten om als DMS in te zetten zijn volgens mij pydio en nextcloud. maar er zijn er nog zoveel meer

[Silvos]

Question Mark schreef op zaterdag 20 januari 2024 @ 11:10:
[...]

Maar welke heb je dan al wel gevonden, wat vond je daarvan en wat mis je waardoor je nog geen keuze hebt kunnen maken?

Kun je daar je topicstart nog even mee uitbreiden? Nu heb je een lijst met requirements neergezet, maar ontbreekt wat je zelf al gevonden en onderzocht hebt. En dat laatste is eigenlijk wel een vereiste.

Excuses, voorbeelden van producten die ik al heb bekeken zijn bijvoorbeeld Swimm, Pro.file, Doxygen en Omnidocs. Om verschillende redenen waren deze producten niet geschikt, zo is bijvoorbeeld Doxygen gericht op code en is bijvoorbeeld Omnidocs bedoeld meer bedoeld om rapportages te maken.

Producten die wat betreft functionaliteit mij interessant leken zijn MadCap Flare en Docsie.io. Echter met MadCap Flare had ik problemen om de software werkend te krijgen en ik wil sowieso liever liever dat het product in de browser werkt. Docsie.io voldoet grotendeels aan het wensenlijstje maar er is geen mogelijkheid om klantaccounts te creëren en de functie om documenten te delen met een wachtwoord hebben ze uit veiligheidsoverwegingen verwijderd.

i-chat schreef op zaterdag 20 januari 2024 @ 19:14:
voor het creëren van documenten heb je mijns inziens 2 oplossingen

1: collabora (code edition is gratis te gebruiken) werkt met ODT

2: onlyoffice werkt met DOCX

deze beide online office editors zijn goed te integreren in exerne (web) applicaties

het deel wat hier nog ontbreekt heet CRM
als je een heel relatie systeem wilt

of DMS als je vooral alleen een document systeem wilt

2 van de makkelijkste pakketten om als DMS in te zetten zijn volgens mij pydio en nextcloud. maar er zijn er nog zoveel meer

Bedankt voor de reactie, Collabora ziet er interessant uit daar ga ik even een demo van aanvragen.