hoofdlijst met daarnaast dynamische queries in Excel

[Ratelkous]

Mijn vraag

Ik houd een repertoirelijst bij voor mijn koor. Die gaat ver terug en is groot, maar soms komen oude stukken weer op de lessenaar. Vooral wat men op de repetitie bij zich moet hebben is belangrijk, en het kan van week tot week varieren.
De zangers hebben het liefst een kant en klare pdf in de volgorde en selectie van hun voorkeur. 30 leden, 40 voorkeuren :-) (per taal, per genre, per titel, per componist, you name it...

Ik kan de leden eventueel nog wel leren om in excel een beveiligd tabblad te printe, maar dan houdt het wel zo ongeveer op.Zelfs overzetten naar Google Sheets op een Google Drive was een brug te ver.
het liefst zou ik queries make en het resultaat permanent als 'view' beschikbaar hebben, zoals ik in Access zou doen.
Als ik met 1 druk op de knop zo'n voorgedefineerde view als PDF kan genereren, zou het ideaal zin.

Van Access krijgen de leden stuk voor stuk een appelflauwte. Dan kan ik ook niet vervangen worden als ik uitval.
Hoe kan ik dat doen in Excel?
Een mengvorm van Access en Excel is voor mij wel geschikt, maar ik vrees niet voor mijn opvolger tzt

Relevante software en hardware die ik gebruik

Gewone PC, Windows 10, Excel 2016.
40 j spreadsheets, maar bv pivot-tables is bij mij nooit ingedaald...

...

Wat ik al gevonden of geprobeerd heb

...Al een paar jaar alles geprobeerd, niets gevonden.

Loekie

[dix-neuf]

Als je alle stukken in een werkblad onderbrengt met als kolommmen alle mogelijke voorkeuren (Taal,Genre, Titel, Componist, enz.) dan kun je met 1 klik op 1 van die kolomkoppen die hele tabel sorteren naar eigen voorkeur (daar is dan wel een macro voor nodig) en is er gemakkelijk een keuze te maken.

[Teun_2]

Idealiter maak je wat verschillende tabellen en koppel je die in je datamodel aan elkaar.
Via formules en power pivot kan je dan wel de nodige zaken gaan weergeven. Ook wel wat meer geavanceerd gebruik van Excel.

YouTube: Excel - How to Extract Data from the Data Model and Display it in a ...

Alternatief is je data in excel lijstjes bijhouden en dan in word verschillende templates maken die dan via mail merge de data uit excel halen.

[ Voor 18% gewijzigd door Teun_2 op 08-01-2024 16:43 ]

[dixet]

Ratelkous schreef op vrijdag 5 januari 2024 @ 18:48:
[...]Ik kan de leden eventueel nog wel leren om in excel een beveiligd tabblad te printe, maar dan houdt het wel zo ongeveer op.

[...]Zelfs overzetten naar Google Sheets op een Google Drive was een brug te ver.

[...]Van Access krijgen de leden stuk voor stuk een appelflauwte. Dan kan ik ook niet vervangen worden als ik uitval.

[...]
Een mengvorm van Access en Excel is voor mij wel geschikt, maar ik vrees niet voor mijn opvolger tzt

Met deze constraints zou ik bijna zeggen, houd het bij in een papieren schrift. Ook dynamische queries in Excel maakt je sheet al een stuk complexer en waarschijnlijk voor je opvolger niet onderhoudbaar.

Eigen wil je twee dingen

• een makkelijk te onderhouden lijst waarin de voorkeuren bijgehouden worden (door jou/je opvolger)
• een weergave per lid met selectie van zijn/haar voorkeuren

De oplossing van @Teun_2 klinkt mij nog het meest haalbaar in de oren. Maak één simpele excel lijst met alle leden en voorkeuren.
Maak vervolgens per lid een Word document die met mail merge alleen zijn/haar lijst toont maak een template en kopieer die voor ieder lid). Zo blijft het voor de leden simpel en is het voor jou opvolger ook nog te overzien.