Outlook drag&drop opslaan als *.oft

[HanM]

Hoi allemaal,
Ik loop tegen wat problemen aan met way-of-working met outlook / one-drive combinatie.
Op het werk gebruiken wij office 365 / teams / onedrive voor cloud opslag.
Met mijn eigen afdeling zijn wij al een jaar of 2 geleden volledig overgegaan en dit gaat over het algemeen zonder problemen. Nu is mij gevraagd om ook voor een andere afdeling te helpen, alleen wordt er op die afdeling veel met email opslag gewerkt.
Waar bij ons een mailtje per dag opgeslagen wordt is het daar eerder 50 per dag. Tegen mijn collega's heb ik dan ook gewoon uitgelegd dat wanneer ze een emailtje opslaan ze deze eerst van *.msg naar *.oft moeten omzetten.
Ik kan van de andere afdeling niet vragen om 50 keer per dag alle emailtjes die ze opslaan de extensie te gaan veranderen. Het opslaan werkt het makkelijkste met drag - drop vanuit de inbox. Outlook slaat deze emails dan automatisch met extensie *.msg op. (ik weet het, save as kan werken maar dat maakt alles veel trager en vraagt om meer handelingen en non-stop folder browsing om op de juiste locatie te komen)

Een alternatief wat ik voorgesteld heb is om meermaals per dag een bulk extension changer te draaien, maar dit neemt niet weg dat met elke email die opgeslagen wordt met *.msg extensie een error naar voren komt. Daarnaast kunnen collegas niet bij deze emails als ze nog niet omgezet zijn.

Ik zit te zoeken of op een of andere manier de default export extensie van outlook kan veranderen, wellicht met een register edit ofzo maar tot nu toe nergens dit kunnen vinden.
Zijn er andere tweakers die hier wel eens mee bezig zijn geweest, enof hetzelfde probleem hebben ondervonden?
Alle tips & tricks zijn welkom.

[F_J_K]

Ik zou bij het begin beginnen: waarom zou je mail willen opslaan als oft? ik kan daar geen reden toe bedenken waarom je zo sjablonen zou willen opslaan.

Of uberhaupt zo opslaan van mail, in plaats van ze in Exchange houden of naar een archiefsysteem over te zetten.

Ook: de extensie aanpassen betekent niet het bestandsformaat aanpassen.


Als het echt moet, maak een macro (en teken die voor je het distribueert onder de collega's)

[Duke of Savage]

Waarom zou je de e-mails elders op willen slaan dan in de mailbox of archief zelf?
Binnen MS365 heb je mailboxen van 50GB.

[HanM]

Hoi, alvast bedankt voor de reacties.

@F_J_K Je wilt ze als *.oft opslaan omdat onedrive *.msg niet toelaat als extensie.
Het instellen van *.oft als extensie geeft nogsteeds toegang tot de volledige email indeling inclusief bijlage. En door de extensie verandering wordt de email wel geupload naar sharepoint.

@Duke of Savage
Vanuit geautomatiseerde systemen komen verschillende emails met proces informatie bij verschillende personen. Er is een way of working waarbij elke order onder een aparte folder op een netwerk folder locatie wordt opgeslagen. Elke verantwoordelijke in het proces controleert wat er in deze email staat en verplaatsen daarna de email naar deze order folder. Uit ervaring is gebleken dat deze manier het ordelijkst werkt en maakt dat alles goed gegroepeerd wordt. Daarbij dat alles voor historie is vastgelegd en dat het weg vallen van een medewerker geen verlies van data tot gevolg heeft. Het is van belang dat alle data centraal opgeslagen wordt zodat elke onafhankelijke partij bij deze informatie kan. En daarom mag en kan het niet in een mailbox blijven hangen.

[garriej]

Een beetje ERP pakket kan die afhandeling van mails wel regelen. Misschien in die hoek zoeken. Dat is de mooiste oplossing, je wilt namelijk altijd zo min mogelijk handmatig werk hebben. Als mensen zelf mails en mapjes bij moeten houden, dan valt er genoeg tussen wal en schip waarschijnlijk.

Anders met een script de export doen. Of achteraf de extensies aanpassen. Misschien bied powerapps een oplossing?

Nog een andere note, mijn onedrive heeft 0 problemen met een .msg bestand. Bedoel je misschien de onedrive for business (sharepoint).

[ Voor 4% gewijzigd door garriej op 15-12-2023 12:37 ]

[F_J_K]

Een gesleepte .msg werkt hier ook prima in OneDrive? Zowel prive als MS365. Kan het zijn dat jullie beheer het expliciet heeft geblokkeerd? Dan wil je vooral daar naar kijken en het niet omzeilen. En dan nog zou ik echt adviseren niet zo mails op te slaan. Dat het altijd zo ging, maakt het nog geen goed idee. Inderdaad bijvoorbeeld met een of ander ERP-systeem. Maar goed, dat is verder aan jullie. En niet in een weekje (of maandje) gepiept.

En; scripten via VBA dus: maak een knop, sla of automatisch op met juiste filetype en filename op de juiste plaats of vraag naar de locatie en filename.

[ Voor 3% gewijzigd door F_J_K op 15-12-2023 12:38 ]

[Duke of Savage]

HanM schreef op vrijdag 15 december 2023 @ 12:28:
Hoi, alvast bedankt voor de reacties.

@F_J_K Je wilt ze als *.oft opslaan omdat onedrive *.msg niet toelaat als extensie.
Het instellen van *.oft als extensie geeft nogsteeds toegang tot de volledige email indeling inclusief bijlage. En door de extensie verandering wordt de email wel geupload naar sharepoint.

@Duke of Savage
Vanuit geautomatiseerde systemen komen verschillende emails met proces informatie bij verschillende personen. Er is een way of working waarbij elke order onder een aparte folder op een netwerk folder locatie wordt opgeslagen. Elke verantwoordelijke in het proces controleert wat er in deze email staat en verplaatsen daarna de email naar deze order folder. Uit ervaring is gebleken dat deze manier het ordelijkst werkt en maakt dat alles goed gegroepeerd wordt. Daarbij dat alles voor historie is vastgelegd en dat het weg vallen van een medewerker geen verlies van data tot gevolg heeft. Het is van belang dat alle data centraal opgeslagen wordt zodat elke onafhankelijke partij bij deze informatie kan. En daarom mag en kan het niet in een mailbox blijven hangen.

Is het niet beter om te kijken naar een oplossing die de e-mail uit de inbox importeert en vervolgens een work-flow door gaat?

[HanM]

F_J_K schreef op vrijdag 15 december 2023 @ 12:37:
Een gesleepte .msg werkt hier ook prima in OneDrive? Zowel prive als MS365. Kan het zijn dat jullie beheer het expliciet heeft geblokkeerd? Dan wil je vooral daar naar kijken en het niet omzeilen. En dan nog zou ik echt adviseren niet zo mails op te slaan. Dat het altijd zo ging, maakt het nog geen goed idee. Inderdaad bijvoorbeeld met een of ander ERP-systeem. Maar goed, dat is verder aan jullie. En niet in een weekje (of maandje) gepiept.

En; scripten via VBA dus: maak een knop, sla of automatisch op met juiste filetype en filename op de juiste plaats of vraag naar de locatie en filename.

Hmm, was in de veronderstelling dat dit voor iedereen een probleem was. In de migratie die wij voor onze eigen afdeling gedaan hebben was dit toen wel een dingetje namelijk. Zie de foto, dit is zoals dit bij mij gebeurd. Dit is inderdaad wel one-drive business

[Lelletje]

Binnen OneDrive Business kan je aangeven welke extensies niet mogen synchroniseren, dus geblokkeerd worden om te synchroniseren.

Wij hebben dit hier ook gedaan voor enkele extensies (zoals .exe, .msi, .vbs etc) om e.e.a. te voorkomen.

Je zal bij de beheerder van OneDrive binnen je bedrijf moeten zijn.

[HanM]

Lelletje schreef op vrijdag 15 december 2023 @ 13:22:
Binnen OneDrive Business kan je aangeven welke extensies niet mogen synchroniseren, dus geblokkeerd worden om te synchroniseren.

Wij hebben dit hier ook gedaan voor enkele extensies (zoals .exe, .msi, .vbs etc) om e.e.a. te voorkomen.

Je zal bij de beheerder van OneDrive binnen je bedrijf moeten zijn.

Hmm,, dit verklaard wel iets wat ik onlangs meemaakte. Een nieuwe collega die had een *.msg opgeslagen. En die kwam bij mijn computer naar boven als error. Wat bekend dat die door hem dus wel ge-upload is.
Ik had niet door dat dit configureerbaar is, en blijkbaar op user level verschillend kan zijn.
Zo eens even testen, even kijken of dit bij andere mensen ook zo is.

[MrSenne]

[b]HanM in "Outlook drag&drop opslaan als *.oft"Daarbij dat alles voor historie is vastgelegd en dat het weg vallen van een medewerker geen verlies van data tot gevolg heeft. Het is van belang dat alle data centraal opgeslagen wordt zodat elke onafhankelijke partij bij deze informatie kan. En daarom mag en kan het niet in een mailbox blijven hangen.

Is het dan niet logischer om met een shared mailbox te gaan werken waar de nodige personen toegang toe krijgen? Dan maakt het wegvallen van een werknemer ook niets uit voor het verliezen van data.

[HanM]

MrSenne schreef op vrijdag 15 december 2023 @ 13:29:
[...]

Is het dan niet logischer om met een shared mailbox te gaan werken waar de nodige personen toegang toe krijgen? Dan maakt het wegvallen van een werknemer ook niets uit voor het verliezen van data.

Dat is al het geval, maar beeld je in: 40 eigenwijze service monteurs die allemaal alsnog naar directe email adressen gaan contacten en het wordt een puinhoop.
De procedure is nu dat elke email die met een bepaalde boeking te maken heeft in deze folder te zetten, daarna verwijder je hem uit je mail box en op deze manier blijft het overzichtelijk wat afgehandeld is. Een paar maanden later wanneer facuratie voltooid is word deze informatie door een andere afdeling daar weer aan toegevoegd. De folder heeft dan van boeking order tot facuratie alle informatie op een overzichtelijke locatie. Doe dit voor 10-15 orders per dag en dan snap je dat een folder structuur in een inbox geen werken is.
Boekingen zijn niet standaard en hebben geen logische geautomatiseerde achtergrond.

[F_J_K]

Oei oei oei. Ik lees juist allemaal redenen waarom de huidige werkwijze onverstandig is en een meer gestructureerd systeem beter zou zijn Maar goed. Dat is aan jullie.

Bij de huidige werkwijze zijn de twee opties
- blokkade op msg laten verwijderen. Of blokkade op .oft laten toevoegen. Dat msg wel en oft niet is geblokkeerd lijkt een duidelijke fout. Of
- VBA script maken.

Als je bij dat tweede vastloopt kunnen we wel meedenken met halffabrikaat.