Van "Microsoft 365 Business Standard" naar... ?

[Yorro]

Ha Tweakers,

Ik lees al (heel) lang mee op de fora, vind het mooi om te zien wat er allemaal wel niet besproken wordt hier, erg nuttig! Heb zelf een aantal keer wat tips en antwoorden gegeven bij diverse topics, maar loop nu zelf tegen iets aan waar ik wel een beetje hulp bij kan gebruiken.

Ter achtergrond: ik werk in finance, dus niet echt diepgaande kennis van IT

Situatie: mail en cloudopslag bij Microsoft
Toen ik een paar jaar geleden begon met mijn bedrijf heb ik ervoor gekozen om alles bij een van de grote jongens onder te brengen: Microsoft 365 Business Standard. Waarom weet ik niet meer precies, maar vermoed omdat het een 'grote' en betrouwbare partij is en bekende naam, daarbij de diverse tools die in het pakket zitten.

Wat ik daarvan gebruik in praktijk?

1. Persoonlijk mailadres op hoofddomein ([e-mail])
2. Admin mailadres op hoofddomein ([e-mail])
3. Info mailadres op hoofddomein ([e-mail])
4. Persoonlijk maildres op 2e domein ([e-mail])
5. Admin mailadres op 2e domein ([e-mail])
6. Info mailadres op 2e domein ([e-mail])

De mailadressen onder 2 t/m 6 heb ik ingericht dmv het aanmaken van zogenaamde "shared mailboxes".
Ook heb ik wat alias adressen onder een aantal van de adressen aangemaakt, omdat ik meerdere domeinnamen in gebruik heb (diverse tld's) maar dit is niet per se noodzakelijk om in stand te houden.

Van alle overige functies die in het pakket zitten maak ik eigenlijk alleen gebruik van:

• OneDrive cloudopslag (zo'n 30GB data in gebruik nu, dus niet heel veel)
• MS Teams
• MS Word, Excel en PowerPoint

Doel
Om kosten te besparen (de onderneming gaat mogelijk zelfs in 'slaap' modus*) wil ik af van een aantal maandelijks terugkerende kosten, waaronder dus het abonnement bij MS. Dit abonnement kost zo'n EUR 130/jaar.

*Het zijn BVs, ik wil ze wel achter de hand houden tbv toekomst, dus moeten wel met name mailadressen blijven aanhouden ivm administratie (en evt cloudopslag). In 'slaap modus' zijn het aantal mails dat er per jaar zal worden verstuurd op 2 handen te tellen: wat communicatie met de Belastingdienst en de KvK en dat is het wel.

Plan
Mijn idee is om zsm over te stappen van MS naar een andere serviceprovider, met de volgende opzet:

• Mailadressen liefst exact zoals hierboven overgezet (al dan niet via de 'shared mailbox' constructie, maakt me niet zoveel uit)
• Een agenda functie is wel een hele dikke 'nice to have' (maar misschien zijn er oplossingen die niet per se aan je mail-abonnement hangen? Hoewel dan migratie huidige agenda weer een issue is?)
• Cloudopslag is een 'nice to have' maar heb ik evt ook een separate oplossing voor
• MS Teams alternatief is een 'nice to have' maar zeker geen noodzaak
• MS Word, Excel en Powerpoint zijn diverse alternatieven voor in de markt, of ik koop eenmalig een licentie voor MS Office 2021 oid (bij zo'n reseller/licentieboer)

Mogelijkheden?
Ik heb natuurlijk zelf al het een en ander opgesnord, met name ook in diverse topics hier in het forum wat mogelijk kanshebbers voorbij zien komen.

Mijn shortlist, in willekeurige volgorde:

ZOHO Mail Lite - EUR 13.07 / jaar | Zie: https://www.zoho.com/nl/workplace/plan-comparison.html
Pro: Email, meerdere domeinnamen, meerdere aliassen, agenda
Con: Geen cloudopslag, geen Teams en geen office

ZOHO Workplace - EUR 39.20 / jaar | Zie: https://www.zoho.com/nl/workplace/plan-comparison.html
Pro: Email, meerdere domeinnamen, meerdere aliassen, agenda, ZOHO Workdrive 10GB (of 100?) cloudopslag, ZOHO Meeting (soort teams) en zelfs ZOHO Office Suite zit er bij in.

Mailbox.org - EUR 36 / jaar | https://mailbox.org/en/private-customers#price-plans
Pro: Email, meerdere domeinnamen, meerdere aliassen, agenda, en 5GB cloudopslag
Con: 5GB cloudopslag eigenlijk te beperkt

Bhosted - EUR 9.68 / jaar | https://www.bhosted.nl/webhosting/email-only
Pro: Email, meerdere domeinnamen, meerdere aliassen,
Con: Geen agenda, geen cloudopslag, geen Teams en geen office

Weboke - EUR 21.18 / jaar | https://www.weboke.nl/emailpakket
Pro: Email, meerdere domeinnamen, meerdere aliassen, en 5GB cloudopslag (?)
Con: 5GB cloudopslag eigenlijk te beperkt, geen agenda (?)


PS: Kosten hierbij zijn even inc. btw (uitgaande van kosten bij 'geen ondernemingsactiviteiten)


Ik heb een lichte voorkeur voor ZOHO, mogelijk eerst alleen het ZOHO Lite product, maar indien nodig vermoedelijk makkelijk te upgraden naar ZOHO Workplace mocht het nodig zijn.

Mijn vragen aan jullie:

1. Hebben jullie ervaring met deze partijen en is met name het overzetten van de indeling van de mailadressen mogelijk, of is het een issue bij de partij die jij kent?
2. Hebben jullie een veel beter alternatief, of andere gedachten?

Bij voorbaat dank voor de input!

[yoga]

Optie
Microsoft 365 Business Basic EEA (no Teams)
€ 4,60
Heb je ook minder migratie uitdagingen

[loewie1984]

Inderdaad, als ik het zo snel lees kun je af met 1 licentie a bovengenoemde prijs. Dan behoud je de functionaliteiten: e-mail (via Outlook Web Access) en SharePoint, wel of geen teams maakt dan weinig uit, uiteindelijk is alles op SharePoint opgeslagen.

[Yorro]

@yoga en @loewie1984 dank voor jullie reactie.

Ik snap de gedachte, maar dan ga ik ipv EUR 130/jaar naar EUR 67/jaar, nog steeds veel geld voor een paar emails per jaar...

NB: ZOHO Workplace zou dus als 'backup' zijn als ik in toekomst wel weer snel zou willen upscalen (lees: als weer actief wordt) maar voor nu zou ik naar ZOHO Lite gaan

[loewie1984]

Ja als je de e-mail in stand wilt houden moet je de dns mx en spf records van Microsoft naar Zoho of een andere mail provider verwijzen.

Bestaande e-mails dan eerst exporteren uit Outlook naar PST en je bestanden downloaden uit teams/sharepoint.

Tenzij zo’n dienst ook een migratie service biedt en mogelijk imap mailboxen, zodat je alsnog e-mail op al je apparaten kunt raadplegen.

[Yorro]

loewie1984 schreef op dinsdag 14 november 2023 @ 20:55:
Ja als je de e-mail in stand wilt houden moet je de dns mx en spf records van Microsoft naar Zoho of een andere mail provider verwijzen.

Bestaande e-mails dan eerst exporteren uit Outlook naar PST en je bestanden downloaden uit teams/sharepoint.

Tenzij zo’n dienst ook een migratie service biedt en mogelijk imap mailboxen, zodat je alsnog e-mail op al je apparaten kunt raadplegen.

Aanpassen van DNS records is niet echt rocket science, dat lukt mij nog wel

Sharepoint gebruik ik niet, alles zit in OneDrive. Daar dus wel een backup tbv migratie, maar ook niet meer dan wat mappen schuiven.

Het overzetten van de Outlook mappen moet ik even naar kijken (goed punt, thanks!)

Al met al is zo’n migratie niet onoverkomelijk, kost vooral tijd

PS: In Teams heb ik geen bestanden of data, heb dat puur en alleen voor externe video calls gebruikt

[ Voor 5% gewijzigd door Yorro op 14-11-2023 21:41 ]

[loewie1984]

Ja dan ben je er wel.

[Yorro]

loewie1984 schreef op dinsdag 14 november 2023 @ 22:02:
Ja dan ben je er wel.

Hehe, alleen nog even kiezen welke ‘t wordt, dus dan weer terug bij m’n eerste vraag

[i-chat]

Zoho is dan wel in de eu gehost en dus valt het onder de gdpr maar het is geen eu bedrijf en hun claims daaromtrent zou ik dus wel met enige sceptis nemen

Als jouw bedrijf nirt in die risicogroep zit dan vooral zoho de dienst werkt aardig en is spot goedkoop

Voor de rest gewoon ergens goede online backup vandaan toveren of gewoon 2 losse externe ssds

[Yorro]

i-chat schreef op woensdag 15 november 2023 @ 14:44:
Zoho is dan wel in de eu gehost en dus valt het onder de gdpr maar het is geen eu bedrijf en hun claims daaromtrent zou ik dus wel met enige sceptis nemen

Als jouw bedrijf nirt in die risicogroep zit dan vooral zoho de dienst werkt aardig en is spot goedkoop

Voor de rest gewoon ergens goede online backup vandaan toveren of gewoon 2 losse externe ssds

Goed punt, als ik het zo snel zie dan heeft ZOHO daar behoorlijk wat energie in gestoken:
https://www.zoho.com/gdpr.html en van daaruit kun je per product zien wat ze er aan/mee doen.

Of het daadwerkelijk in orde is en niet een super gelikt verhaal, dat is wat lastig te beoordelen denk ik. Aan de andere kant, ik zit nu bij MS, moet het ook maar op de blauwe ogen van Oom Bill aannemen dat het goed zit

[Urk]

Pffff, € 67 (het is eigenlijk € 55 pj via Microsoft en zelfs maar € 48 per jaar bij DSA ICT) is toch niet veel geld voor wat je allemaal krijgt?! Ik zou never nooit overstappen. Veel te veel gedoe en kost je de nodige tijd. Blijf gewoon idd bij 1 Business Basic abonnementje zonder teams voor € 48 per jaar....

[Yorro]

Urk schreef op woensdag 15 november 2023 @ 19:53:
Pffff, € 67 (het is eigenlijk € 55 pj via Microsoft en zelfs maar € 48 per jaar bij DSA ICT) is toch niet veel geld voor wat je allemaal krijgt?! Ik zou never nooit overstappen. Veel te veel gedoe en kost je de nodige tijd. Blijf gewoon idd bij 1 Business Basic abonnementje zonder teams voor € 48 per jaar....

Het is niet veel geld voor wat je krijgt, als je alles gebruikt. En dat is mijn punt: ik gebruik straks alleen nog maar email en een heel klein beetje opslag.

Het staat samen met wat andere (met name admin) zaken op een lijstje van steeds terugkerende kosten. Die kosten kunnen prima uit zolang het bedrijf actief is, maar dat is het punt. Ik ben met iets bezig waardoor ik op korte termijn waarschijnlijk de boel stop.

Om voor de toekomst de BV's achter de hand te houden, moet ik ze 'administratief' wel in leven houden (al is het slapend). De enige waarmee dan gecommuniceerd zal worden is jaarlijkse KvK en Belastingdienst ivm aangiftes VPB en deponering jaarrekeningen. Dat is de enige reden om dan nog wat mailadressen en domeinen in de lucht te houden.

Als ik daarvoor de boel even kan onderbrengen bij een goedkoper alternatief, dan doe ik dat graag.

Want als ik die BVs zomaar 10 jaar slapend houd, dan vind ik het wel zonde om 10x dat bedrag aan MS uit te geven als ik er niks mee doe (nog afgezien van inflatie waardoor het bedrag verder oploopt).

En ja, ik zou de BVs ook kunnen liquideren, maar wil ze juist achter de hand houden want zou in toekomst zomaar handig kunnen zijn.