rapport mailen vanuit access

[r.bunicich]

Mijn vraag

Beste allemaal, ik ben al lang bezig met een database te maken en tot dusver gaat het beste goed. Ik ben geen expert maar kan me redelijk redden hierin. Toch stuit ik op een probleem die ik niet kan vinden:

Ik wil via een formulier een rapport als PDF versturen naar een mailadres van de klant die al geregistreerd is. Ik heb tot nu toe de volgende code: DoCmd.SendObject acSendReport, "Rapport", acFormatPDF, , , "Formulieren![ContactFrm]!Email", "AED keuringsrapport", "Message", True

Met deze code maakt ie keurig de mail aan met het rapport als PDF. Alleen maakt ie alle rapporten aan en ik moet alleen het rapport hebben met het juiste "ControleID". Hoe zet ik dat erin? Ook zou ik graag dat ie zelf het mailadres ophaalt uit een formulier maar dat doet ie helemaal niet.....


Relevante software en hardware die ik gebruik
Access office 365

Wat ik al gevonden of geprobeerd heb
Zie boven en ik heb heel internet al afgezocht......ik weet het echt niet meer

Alvast bedankt

Vriendelijke groet,
Richard

[HKLM_]

Ik ben geen access expert maar chatGPT gaf mij onderstaande code terug op basis van je vraagstelling. Misschien dat die je wat sneller verder kan helpen.

Dim strEmail As String
strEmail = DLookup("Email", "Contacten", "KlantID = " & Forms![ContactFrm]!KlantID)

If Not IsNull(strEmail) Then
DoCmd.SendObject acSendReport, "Rapport", acFormatPDF, strEmail, , , "AED keuringsrapport", "Message", True
Else
MsgBox "E-mailadres niet gevonden voor deze klant."
End If

[dixet]

De query in je rapport moet je laten verwijzen naar Formulieren![ContactFrm]!ControleId

Dan volgt het rapport de selectie in je formulier

getikt op m'n mobiel, dus check ff zelf de exacte formulering

[Lustucru]

r.bunicich schreef op zondag 15 oktober 2023 @ 21:03:

code:

 DoCmd.SendObject acSendReport, "Rapport", acFormatPDF, , , "Formulieren!\[ContactFrm]!Email", "AED keuringsrapport", "Message", True

[...] Ook zou ik graag dat ie zelf het mailadres ophaalt uit een formulier maar dat doet ie helemaal niet.....

@dixet geeft het goede antwoord op je eerste vraag. Wat betreft je tweede vraag:
Je zet 'formulieren!contactfrm!email' tussen aanhalingstekens en dan begrijpt de interpreter dat gewoon als tekst. Aanhalingstekens weg, die overbodige backslash ook en hij doet wat je wilt.

[r.bunicich]

Bedankt voor jullie antwoord. Ik ben er even mee aan het stoeien geweest.
Als ik Formulieren!ContactFrm!Email neerzet zegt ie dat er een object vereist is (code 424).

Om het rapport op te roepen met het juiste ControleID kom ik nog niet helemaal uit. En dan met name waar ik dat moet invullen in deze code. Ik heb er even naar gekeken dus ik moet nog beter kijken .....maar ja tijd

[The Eagle]

Waar wil je dit voor gaan gebruiken? Klinkt als iets zakelijks voor massamailing oid?

Leuk dat je access gebruikt, maar email valt onder persoonsgegevens en daarmee onder avg indien van particulieren, of verwerkersovereenkomst indien zakelijk.
Betekent ook de boel moet beschermd zijn tegen ongeoorloofd gebruik en nog wat zaken. Access bestand weg is datalek is potentieel flinke boete.

Daarnaast zie ik iets over keuringsrapporten van AED's. Lijkt me niet dat je die wilt opslaan in een Access bestand, en ook niet los eigenlijk, spul heeft ongetwijfeld een wettelijke bewaartermijn.

Nofi, maar Access is leuk voor wat prutswerk op de desktop, maar zeker niet bedoeld om een bedrijfsproces te ondersteunen. Dus: weet je het zeker?

[Lustucru]

r.bunicich schreef op maandag 16 oktober 2023 @ 21:00:
Bedankt voor jullie antwoord. Ik ben er even mee aan het stoeien geweest.
Als ik Formulieren!ContactFrm!Email neerzet zegt ie dat er een object vereist is (code 424).

Dan bestaat het object Formulieren!ContactFrm!Email niet. Mogelijke oorzaken:
+ gebruik forms! ipv formulieren!
+ het formulier contactfrm is niet geopend (duh)
+ er bestaat geen control (textbox) met de naam email. Dat zou heel goed kunnen. Let op: de naam van een textbox is iets anders dan het onderliggende veld waar de tekstbox mee is verbonden. Je kunt eventueel rechtstreeks naar het veld verwijzen als je een punt gebruikt ipv een uitroepteken.

Er is een subtiel verschil tussen formx![] en formx.[]
formX!email == formx.controls("email").value
formX.email ~= formx.fields("email").value

Als je dus een textbox hebt met de naam textbox1 die afhankelijk is van een onderliggende queryveld email zal de eerste variant niet werken. Dan is het forms!formulieren!textbox1. Het verschil wordt pas echt belangrijk als je de tekst in een textbox gewjzigd hebt maar het record nog niet opgeslagen. '!' geeft de nieuwe waarde; '.' de oude waarde.

[ Voor 7% gewijzigd door Lustucru op 16-10-2023 21:19 ]

[r.bunicich]

code:

Waar wil je dit voor gaan gebruiken? Klinkt als iets zakelijks voor massamailing oid?

Het is een uit de hand gelopen hobby. Ik doe keuringen van AED's naast mijn werk (en BHV, EHBO etc. etc.). Acces is een prima programma om de AED's bij te houden. Voor opleidingen hebben we een heel ander programma. Ik heb al een registratie systeem gebouwt in Access en het werkt (voor mij) perfect. Keuringsrapporten opslaan bij de klant maar daarnaast wil ik hem ook rechtstreeks kunnen versturen.
Ik ben al langer bezig met het "knutselen" aan access en naast mijn hobby als AED's is ook Access een grote hobby van mij . Ik heb cursussen gevolgd over access dus ik kan me een beetje redden. Ik probeer dingen te begrijpen waarom iets werkt (of niet) en welke code wat aanstuurt. Ik ben dan ook erg dankbaar voor alle hulp die mij geboden wordt.

@Lustucru en @The Eagle bedankt voor jullie uitleg ik ga hiermee aan de knutsel.

[The Eagle]

Ik snap wat je doet en waarom, maar bedenk je ook wie er daadwerkelijk eigenaar is van die rapporten (de klant dus) en dat die er mogelijk helemaal niet blij mee zijn als jij die op eigen houtje aan derden verstrekt. Ongeacht alle goede bedoelingen.

Daarbij handel je in je uppie, en betekent dus ook dat je op persoonlijke titel aansprakelijk gesteld kunt worden.

Doe jezelf een lol, leg wat je doet een keer voor aan delen specialist en/of jurist zodat je weet waar je rekening mee kunt of moet houden. De werkzaamheden die je uitvoert zijn prima, maar er is simpelweg wetgeving waar je aan moet voldoen. En het zou zonde zijn als je daar mee moet stoppen om de suffe reden dat je sommige zaken niet op orde had.

[Lustucru]

offtopic:
Wat is dit voor off-topic geneuzel? Een flinke boete voor het verlies van een bestand met mogelijk een paar honderd e-mail adressen? Een verwerkersovereenkomst?? Waarbij ook de techniek van opslaan er weinig toe doet... als een e-mailclient crasht met honderden mailadressen zou ik ook een melding moeten doen bij de AP? Een lijstje met emailadressen in excel, misschien wel eens gezien bij multinationals? Ja, je moet ook als kleine dienstverlener je zaken op orde hebben, maar waarom toch iedere keer die rancune 'Nofi, maar Access is leuk voor wat prutswerk op de desktop, maar zeker niet bedoeld om een bedrijfsproces te ondersteunen Dus: weet je het zeker?' de kop opsteekt als iemand Access durft te noemen ontgaat me volledig.

[r.bunicich]

Even mijn verhaal verduidelijken, wij hebben een stichting die alles doet alleen die ik de AED controle en levering. Acces werkt perfect voor mij en ik ben dan ook de enige die in acces kan komen. Alles wordt er bijgehouden; de houdbaarheidsdatum van de pads, de accu en wanneer de AED is gecontroleerd. Op basis van een aantal criteria wordt de AED gekeurd. Als alles goed is wil ik graag het keuringsrapport naar de eigenaar sturen (nu print ik het nog uit en breng het er naar toe). Dus niemand anders krijgt de informatie te zien dan de eigenaar van de AED. Gezien wij ook duurzaam willen zijn is mailen voor ons een perfecte optie.
Nogmaals dank voor jullie reactie en ik ga hiermee aan het stoeien