Tips gevraagd voor inrichting Office365 non-profit

[P_Tingen]

Als webmaster van onze zwemclub is me gevraagd iets te bedenken voor de wanorde die we nu hebben op het gebied van email en bestandsbeheer. Wat we nu doen is een allegaartje van verschillende dingen.

Mail
We hebben een eigen domein met daaraan gekoppeld email. De meeste accounts zijn zo ingesteld dat ze de mail doorsturen naar de prive-accounts van de betreffende persoon. De meeste accounts zijn in de vorm van "functie"@vereniging.nl dus bv "[e-mail]" en "[e-mail]". Daarnaast hebben we ook mailgroepen, bv "[e-mail]" die doorsturen naar meerdere prive-mailadressen.

Bestandsbeheer
Daarnaast hebben we geprobeerd bestandsbeheer op te zetten. Eerst met een gedeeld dropbox account, later met een wordpress-plugin op de site. Beide werken niet optimaal.

Probleem
Dit werkt allemaal op zich wel, maar is niet optimaal. Bestandsbeheer is ronduit onhandig; een document bewerken is nu downloaden, bewerken, uploaden. Dat doen mensen 2 keer en daarna gaan ze versies heen en weer mailen. Gevolg is dat allerlei verenigingsinfo in allerlei mailboxen staat waar we het liever niet hebben. Hetzelfde speelt voor het mailen zelf omdat daar uiteindelijk alles naar de prive mailboxen gaat.

Oplossing
Omdat we een vereniging zijn, denk ik dat we in aanmerking komen voor Microsoft Office 365 for non-profits. Dit biedt een geïntegreerde online suite van mail en bestandsbeheer die precies zou oplossen wat ons voornaamste probleem is. Hiermee zouden we de accounts kunnen beheren die toegang tot bepaalde informatie moeten hebben waardoor we iets meer grip op de gegevens van onze leden krijgen. Niet helemaal natuurlijk want ook dan kunnen mensen informatie downloaden of doorsturen.

Wat is nog het probleem dan?
Wat ik eigenlijk zoek is wat hands-on tips over hoe ik het beste zo'n omgeving in kan richten. Vragen waar ik mee zit zijn bijvoorbeeld:

• Is het handiger om functie-gerelateerde accounts te hebben ([e-mail]) of juist persoons-gerelateerd ([e-mail])? Voordeel van functiegerelateerd is dat als iemand anders de functie overneemt, hij/zij gelijk toegang heeft tot het mailarchief

• hoe ga je dan om met bv trainers? Die wil je wellicht wel persoonsgebonden laten inloggen omdat er daar meerdere van zijn en met meerdere mensen 1 mailbox beheren lijkt me recipe for disaster

• dat zeggende, hoe ga je dan om met bv ledenadministratie waar drie mensen verantwoordelijk voor zijn

• kun je een deel van deze problemen oplossen met aliassen?

• als je de mail niet meer doorstuurt naar de prive-mailbox, is het ook minder "zichtbaar" dat er iets is. Immers: niet alle vrijwilligers zullen elke avond spontaan inloggen om te zien of er nog iets te beleven is in de club, is daar iets voor?

Zo zijn er vast nog meer dingen waar ik tegenaan ga lopen. Is er toevallig iemand hier die dit al eens heeft ingericht en mij van tips kan voorzien?

[Stalensnuitje]

Ik heb dit een tijdje geleden aangevraagd (en gekregen) voor onze vereniging, met hetzelfde idee in gedachten. Ik heb het basic ingericht en er wordt nu in een Sharepoint omgeving documentatie opgeslagen. Elk lid krijgt een eigen login/alias en daarmee kunnen ze naar groepen worden toegewezen, etc.

Uiteindelijk wil ik dit ook voor het bestuur, commissies etc. gaan doen, maar het is me nog allemaal net niet zó voor de hand liggend dat ik alles in no-time voor elkaar heb.

Ik lurk dus graag ff mee in dit topic om te zien of iemand een eureka-oplossing heeft Niet per se als: alles willen uitleggen, maar verwijzen naar waar ik goede tutorials kan vinden is ook prima. Dat wat ik via het non-profit portal heb gevonden begint bij hoe je in Teams kunt chatten. Joh...

[P_Tingen]

Ik had op LinkedIn al twee posts gevonden van Dave Bakker die me in eerste instantie op het spoor van MS Office hebben gezet. Met name deel twee heeft wel wat praktische tips

https://www.linkedin.com/...on-profit-regeling-bakker
https://www.linkedin.com/...en-met-teams-dave-bakker/

[wagenveld]

Even van een non profit uitgaande hoef je niet per se het aantal gelicenceerde gebruikers te limiteren ivm kosten, dus ik zou sowieso voor elke gebruiker een persoonlijke account + mailbox aanmaken. Daarna heb je een aantal opties voor de gedeelde postvakken:
- Shared mailbox: non persoonlijk, zonder licentie, geef toegang/verzenden als rechten aan de betreffende gebruikers. Is een los te openen mailbox in Outlook (ook web en mobile).
- M365 group: enkel een los email adres waar je je op 'abboneert', gebruikers krijgen dan een kopie van de mail in hun eigen mailbox, keuze is aan de gebruiker. Mail is ook te lezen in de groep.
- Distri group: Los email adres waar de mail simpelweg naar alle members gaat.

Vanuit spam risico (typische actie van een mailbox takeover is een autoforward instellen) zijn auto forwarding rules by default (volgens mij) nu geblokkeerd in M365. Je moet je ook afvragen of je wil dat je interne informatie op allerhande devices wordt afgeleverd mbv unencrypted pop oid. Aangezien je gewoon de eigen persoonlijke account netjes in Outlook mobile kunt toevoegen zou dat het makkelijkste zijn.

[Diederik]

Ik heb zoiets weleens gedaan voor een sportclub, dat ging alleen om e-mail.

Voor alle commissies en alle functies heb ik shared mailboxen aangemaakt.

Iedereen heeft een persoonlijk adres gekregen ([e-mail]).

Vervolgens krijg je rechten voor de shared mailbox van de commissie waar je lid van bent en/of de functie die je hebt.

Dus de voorzitter krijgt dan:

[e-mail] als inlog

rechten voor:

[e-mail]
[e-mail]
[e-mail]

Voordeel van deze constructie is dat je bij overdracht naar een nieuwe voorzitter eenvoudig een nieuw account maakt en rechten geeft. De eerste periode kunnen ze samen de boel regelen en vervolgens houdt de oude voorzitter zijn mailadres, maar verliest de rechten.

[Orion84]

P_Tingen schreef op vrijdag 22 september 2023 @ 14:25:

• Is het handiger om functie-gerelateerde accounts te hebben ([e-mail]) of juist persoons-gerelateerd ([e-mail])? Voordeel van functiegerelateerd is dat als iemand anders de functie overneemt, hij/zij gelijk toegang heeft tot het mailarchief

Bij onze scouting groep (waar we een sinds een paar jaar ook O365 non-profit gebruiken) hebben we beide. Op die manier heeft iedereen gewoon z'n eigen account om mee in te loggen en eigen mailbox, voor niet-functie gerelateerde zaken en daarnaast geef je bepaalde leden dan toegang tot een functie mailbox die je dus ook kan doorgeven aan een opvolger.

• hoe ga je dan om met bv trainers? Die wil je wellicht wel persoonsgebonden laten inloggen omdat er daar meerdere van zijn en met meerdere mensen 1 mailbox beheren lijkt me recipe for disaster

Je zou net als bij de meer centrale bestuursfuncties ook "trainer.team.a", trainer.team.b" aan kunnen maken.

• dat zeggende, hoe ga je dan om met bv ledenadministratie waar drie mensen verantwoordelijk voor zijn

ledenadminstratie@ en dan gewoon de verschillende personen met hun eigen account toegang tot die mailbox geven (en namens die mailbox laten mailen)?

• kun je een deel van deze problemen oplossen met aliassen?

Kan ook, maar dat is niet handig als een functie doorschuift naar een nieuw persoon, want dan kan die niet meer bij oude mails (als dat niet relevant is kan je inderdaad ook aliasen gebruiken).

• als je de mail niet meer doorstuurt naar de prive-mailbox, is het ook minder "zichtbaar" dat er iets is. Immers: niet alle vrijwilligers zullen elke avond spontaan inloggen om te zien of er nog iets te beleven is in de club, is daar iets voor?

Vrijwilligers kunnen hun o365 account van de club toch gewoon toevoegen in de mailclient op hun telefoon?

Zo zijn er vast nog meer dingen waar ik tegenaan ga lopen. Is er toevallig iemand hier die dit al eens heeft ingericht en mij van tips kan voorzien?

Ik was zelf niet direct betrokken bij de inrichting bij ons, maar @Arno kan misschien nog wel wat aanvullende tips geven

[P_Tingen]

Alvast dank voor deze inzichten; ik ben in het dagelijks leven geen beheerder, dus veel van dit soort dingen zijn nieuw voor mij, maar een aanpak zoals jullie die voorstellen spreekt me wel aan. Dus [e-mail] en daarnaast ook [e-mail] wat als functiegerelateerde mailbox. Ik neem aan dat de individuele leden van bv ledenadministratie dan ook kunnen mailen "als" [e-mail], net zoals dat in gewoon Outlook ook kan.

In de LinkedIn post die ik boven noemde, adviseert Dave Bakker om in het begin niet direct los te gaan met allerlei functies. Dat klinkt best aannemelijk, maar wat zijn jullie ervaringen daarmee? We gaan in elk geval mail en bestandsbeheer gebruiken, maar Teams lijkt me van een kant ook wel gemakkelijk, alhoewel Bakker stelt dat bestaande structuren in WhatsApp groepen waarschijnlijk toch wel blijven bestaan

[Jan-man]

Imo is het licentie technisch niet toegestaan om algemene mailboxen te delen en moet je dus persoonsgebonden mailboxen hebben. En de functie mailboxen als shared mailboxen aanmaken. Maar als non profit betaal je als het goed is toch er niks voor.

Zorg dat het domein goed gekoppeld wordt (dmarc, dkim, spf) anders gaan vooral planet / kpn mailadressen helemaal Loko in hun spam filters 🥸. En stel de security default direct in (MFA).

Voor de rest stelt het niet echt veel voor. Users en groepen maken en gaan met de banaan.

[HKLM_]

Jan-man schreef op vrijdag 22 september 2023 @ 21:05:
Imo is het licentie technisch niet toegestaan om algemene mailboxen te delen en moet je dus persoonsgebonden mailboxen hebben. En de functie mailboxen als shared mailboxen aanmaken. Maar als non profit betaal je als het goed is toch er niks voor.

Zorg dat het domein goed gekoppeld wordt (dmarc, dkim, spf) anders gaan vooral planet / kpn mailadressen helemaal Loko in hun spam filters 🥸. En stel de security default direct in (MFA).

Voor de rest stelt het niet echt veel voor. Users en groepen maken en gaan met de banaan.

Goede tenant security is wel essentieel, MFA / Passwordless voor iedere gebruikers is essentieel.

Mail security zoals je benoemd is belangrijk, SPF,DKIM,DMARC maar eigenlijk ook defender for office (lieft P2)


Je verhoogt de bescherming met safe link en safe attachments onder andere in zowel de mail als teams en sharepoint. En zo zijn er nog wel wat instellingen die je graag wilt hebben zoals CA voor een goede basis beveiliging

[ Voor 5% gewijzigd door HKLM_ op 22-09-2023 21:08 ]

[Orion84]

En even rondvragen in de vereniging of er iemand lid is die er toevallig meer verstand van heeft en kan helpen is natuurlijk ook geen gekke optie.

En is er niet iets van een landelijke bond waar jullie bij aangesloten zijn die advies kan geven?

[P_Tingen]

Het is een zwemvereniging dus dat zou dan de KNZB zijn, geen idee of daar kennis zit. Maar we hebben ruim 200 leden, dus wellicht zit daar iemand tussen die er meer van weet

[Arno]

Een beetje tenant inrichten met de gratis licenties is een dagje klussen ongeveer. Verwacht dan geen super veilige omgeving, maar wel iets dat werkbaar is voor de gemiddelde vrijwilliger. Wil je meer (Teams of SP) dan ben je wat langer aan het bouwen

[P_Tingen]

Aanvullende vraag aan de MS-kenners hier: hoe ziet MFA er met MS Office 365 uit? Is daar de Microsoft authenticator voor nodig of kan dit ook met alleen SMS?

Ik moet straks alle trainers en commissieleden over krijgen naar de nieuwe omgeving (want dit gaat het wel worden), maar dan moet ik een balans zien te vinden tussen veilig en werkbaar. Voor een aantal zal het installeren van de MS Authenticator een moeilijke stap worden. SMS is een stuk simpeler, maar kan dat?

[P_Tingen]

En aanvullende vraag: hoe verhoudt MS Office voor non-profits zich tot de Google oplossing: Google Workspace for Nonprofits?

Ik ben een klein beetje huiverig voor iets van Google omdat die er nog wel eens een handje van hebben om diensten zonder pardon de Google Graveyard op te gooien en ik zit er niet op te wachten dat ik halsoverkop weer iets anders moet regelen....

[Arno]

P_Tingen schreef op maandag 25 september 2023 @ 15:34:
Aanvullende vraag aan de MS-kenners hier: hoe ziet MFA er met MS Office 365 uit? Is daar de Microsoft authenticator voor nodig of kan dit ook met alleen SMS?

Ik moet straks alle trainers en commissieleden over krijgen naar de nieuwe omgeving (want dit gaat het wel worden), maar dan moet ik een balans zien te vinden tussen veilig en werkbaar. Voor een aantal zal het installeren van de MS Authenticator een moeilijke stap worden. SMS is een stuk simpeler, maar kan dat?

SMS werkt nog heel even, maar gaat er vanaf oktober uit. De MS authenticator wordt dan verplicht gesteld.

[Jazzy]

P_Tingen schreef op maandag 25 september 2023 @ 15:34:
Aanvullende vraag aan de MS-kenners hier: hoe ziet MFA er met MS Office 365 uit? Is daar de Microsoft authenticator voor nodig of kan dit ook met alleen SMS?

SMS is niet veilig en zou je vanuit je AVG-verplichtingen niet moeten gebruiken. Herken helemaal dat het installeren van de Microsoft Authenticator en eenmalig enrollen wat begelieiding vereist maar daarna werkt het heel eenvoudig. Sowieso zou ik je aanraden om elke gebruiker even te begeleiden met dit stukje. Dat werkt in de praktijk beter dan alles proberen uit te schrijven en dan alsnog bij te springen voor mensen die niet lezen of dit zelf niet kunnen.

[Jazzy]

Modbreak:

Schopje naar Serversoftware en clouddiensten

[P_Tingen]

Okee, geen SMS dus.

Het plan is om het sowieso in eerste instantie simpel op te zetten: mail en bestandsopslag en meer eerst niet. Andere diensten komen eventueel later. De beheerder zal ik worden, maar ik ben in het dagelijks leven software-ontwikkelaar en geen beheerder. Een "simpele" omgeving is ook voor mij handig

Ik lees links en rechts dat Google de eenvoudigere van de twee is. Ik wil geen 900 dingen instellen in het pakket; less is more, ook als ik het niet meer ga beheren maar het over doe aan iemand anders.

[Jazzy]

Ik heb alleen ervaring met Office 365 voor onze sportvereniging maar een voordeel is daar dat veel mensen de tools al kennen omdat ze die voor hun baan ook gebruiken. Denk aan Teams om te vergaderen, Outlook voor email en Word en Excel voor andere bestanden.

Wel iets om rekening mee te houden...

[P_Tingen]

Nee, dat is inderdaad een punt. Daarnaast werken de apps van Google natuurlijk nét iets anders dan de tegenhangers van Microsoft en als ze gaan mailen, gaan ze natuurlijk ook documenten bewerken.

Ik ben alleen een beetje geschrokken van de verhalen hier eerder over allerlei zaken die ik in zou moeten stellen om het een beetje veilig te houden. Onze site draait sinds 2006 en heeft eigenlijk nog nooit wat gehad. Ik heb onze wordpress installatie wel redelijk beveiligd zodat niet alles open staat, maar een deskundige ben ik niet.

[Jazzy]

Als je nu een nieuwe Office 365 tenant registreert dan werken als die zaken out of the box. Zaken als SPF en DMARC zijn email-specifiek en moet je sowieso configureren, of je nu mail via Microsoft of Google doet. Zou zo snel niet kunnen bedenken wat je verder nog zou moeten instellen om het veiliger te maken.

[Orion84]

P_Tingen schreef op maandag 25 september 2023 @ 16:01:
De beheerder zal ik worden, maar ik ben in het dagelijks leven software-ontwikkelaar en geen beheerder. Een "simpele" omgeving is ook voor mij handig

Zorg wel ook dat het niet alleen van jou afhankelijk is. Mocht jij dan een keer niet beschikbaar zijn of per ongeluk je eigen account slopen of zo, dat er nog een of meer mensen zijn die in elk geval de juiste rechten hebben om zaken te regelen.

[P_Tingen]

Orion84 schreef op maandag 25 september 2023 @ 16:21:
[...]
Zorg wel ook dat het niet alleen van jou afhankelijk is. Mocht jij dan een keer niet beschikbaar zijn of per ongeluk je eigen account slopen of zo, dat er nog een of meer mensen zijn die in elk geval de juiste rechten hebben om zaken te regelen.

Dat heb ik nu ook al geregeld; mijn inloggegevens zijn bekend bij de voorzitter. Bij gebrek aan een tweede beheerder heb ik maar 1 beheeraccount (en dat is niet "admin"), maar dat is wel een goede tip inderdaad

[Arno]

Ik zou ieder een eigen account geven. Dan weet je ook wie iets geprutst heeft via de logging.

[HKLM_]

P_Tingen schreef op maandag 25 september 2023 @ 16:23:
[...]

Dat heb ik nu ook al geregeld; mijn inloggegevens zijn bekend bij de voorzitter. Bij gebrek aan een tweede beheerder heb ik maar 1 beheeraccount (en dat is niet "admin"), maar dat is wel een goede tip inderdaad

Hoe heb je MFA dan geregeld voor dat account? Ik zou adviseren een BreakGlass account te configureren volgens de best practices en deze in de kluis te bewaren.

Mocht jij wegvallen en er is geen overdracht dan kunnen ze er via dit account iig nog bij.

[ Voor 8% gewijzigd door HKLM_ op 25-09-2023 18:36 ]

[Jazzy]

HKLM_ schreef op maandag 25 september 2023 @ 18:36:
[...]


Hoe heb je MFA dan geregeld voor dat account? Ik zou adviseren een BreakGlass account te configureren volgens de best practices en deze in de kluis te bewaren.

Een account zonder requirement voor MFA kan niet meer in nieuwe tenants ivm. Security Defaults. Wel kun je een account aanmaken wat nog niet MFA enrolled is.

[HKLM_]

Jazzy schreef op maandag 25 september 2023 @ 18:57:
[...]
Een account zonder requirement voor MFA kan niet meer in nieuwe tenants ivm. Security Defaults. Wel kun je een account aanmaken wat nog niet MFA enrolled is.

Dat is dus mijn punt, hoe heeft die dat geregeld? Hij heeft een account en die credentials zijn bekent bij de het bestuur. Mijn vraag is dus heeft die dit ook geregeld?

[P_Tingen]

Even een misverstand uit de wereld helpen: dit is in onze oude omgeving voor domein- en websitebeheer. Website is WP, domein is omgeving van de webboer. Geen MFA op dit moment

[Question Mark]

P_Tingen schreef op vrijdag 22 september 2023 @ 14:25:
De meeste accounts zijn zo ingesteld dat ze de mail doorsturen naar de prive-accounts van de betreffende persoon. De meeste accounts zijn in de vorm van "functie"@vereniging.nl dus bv "[e-mail]" en "[e-mail]". Daarnaast hebben we ook mailgroepen, bv "[e-mail]" die doorsturen naar meerdere prive-mailadressen.

Let even op het risico van datalekken door mail door te sturen naar niet beheerde privé-mailadressen. Afhankelijk van de inhoud van mail gaat het al snel over persoonsgegevens, laat staan bijzondere persoonsgegevens.

[Arno]

Jazzy schreef op maandag 25 september 2023 @ 18:57:
[...]
Een account zonder requirement voor MFA kan niet meer in nieuwe tenants ivm. Security Defaults. Wel kun je een account aanmaken wat nog niet MFA enrolled is.

Dat is dan ook het eerste wat je uitzet, net voor je conditional access gaat inregelen

[Orion84]

Question Mark schreef op dinsdag 26 september 2023 @ 08:30:
[...]

Let even op het risico van datalekken door mail door te sturen naar niet beheerde privé-mailadressen. Afhankelijk van de inhoud van mail gaat het al snel over persoonsgegevens, laat staan bijzondere persoonsgegevens.

Dat is dus precies een van de redenen waarom hij naar O365 wil zodat bestuur en kaderleden een mailbox van de organisatie kunnen gebruiken

[SeatRider]

Orion84 schreef op dinsdag 26 september 2023 @ 09:23:
[...]

Dat is dus precies een van de redenen waarom hij naar O365 wil zodat bestuur en kaderleden een mailbox van de organisatie kunnen gebruiken

Ja, maar de oude situatie moet ook opgeruimd worden (denk aan oude mails wissen, en de bestanden op dropbox en Wordpress).

[Question Mark]

Orion84 schreef op dinsdag 26 september 2023 @ 09:23:
[...]

Dat is dus precies een van de redenen waarom hij naar O365 wil zodat bestuur en kaderleden een mailbox van de organisatie kunnen gebruiken

Dat kunnen ze nu ook al. De huidige mailboxen staan alleen zo ingesteld dat mail doorgestuurd wordt naar de privé mailboxen. Als de mailboxen verhuist worden naar M365, maar de werkwijze niet aangepast wordt zijn de risico's niet gemitigeerd.

Vandaar mijn opmerking dat hier op gelet moet worden.

[Orion84]

Question Mark schreef op dinsdag 26 september 2023 @ 10:18:
[...]

Dat kunnen ze nu ook al. De huidige mailboxen staan alleen zo ingesteld dat mail doorgestuurd wordt naar de privé mailboxen. Als de mailboxen verhuist worden naar M365, maar de werkwijze niet aangepast wordt zijn de risico's niet gemitigeerd.

Vandaar mijn opmerking dat hier op gelet moet worden.

Zeker, maar naar hoe ik de topicstart las staat dat dus ook al wel op de radar. En in de huidige situatie kan ik me zo voorstellen dat een boel mailadressen helemaal geen mailbox zijn, maar puur een alias die wordt doorgestuurd (al dan niet om kosten te besparen).

[Jazzy]

Arno schreef op dinsdag 26 september 2023 @ 08:47:
[...]

Dat is dan ook het eerste wat je uitzet, net voor je conditional access gaat inregelen

We hebben het over een sportvereniging. Laat Security Defaults maar lekker aan staan.

[Arno]

Jazzy schreef op dinsdag 26 september 2023 @ 10:29:
[...]
We hebben het over een sportvereniging. Laat Security Defaults maar lekker aan staan.

Nee vind ik niet. Het is een leuk drempeltje als je een leek bent in configs, maar als je fine-grained je zaken op orde wilt hebben is CA echt de betere keuze.

[ralpje]

Arno schreef op dinsdag 26 september 2023 @ 11:48:
[...]

Nee vind ik niet. Het is een leuk drempeltje als je een leek bent in configs, maar als je fine-grained je zaken op orde wilt hebben is CA echt de betere keuze.

Jazzy schreef op dinsdag 26 september 2023 @ 10:29:
[...]
We hebben het over een sportvereniging. Laat Security Defaults maar lekker aan staan.

Jullie zeggen hetzelfde

[Arno]

Nee. Ik ben tegen security defaults en voor CA.

[P_Tingen]

Wat ik zo lees is dat bij Security Defaults het al verplicht is om MFA te gebruiken. Wat zou je dan nog toe willen voegen met Conditional Access?

MS Zegt hier zelf over:

If your company or business has complex security requirements or you need more granular control over your security policies, then you should consider using Conditional Access instead of security defaults to achieve a similar or higher security posture.

Wij zijn geen complexe organisatie, verre van zelfs, waarom zouden we CA moeten willen?

En daarnaast: kán het überhaupt wel met een nonprofit license? Op https://www.microsoft.com...nprofit-plans-and-pricing lees ik bij de non-profit license "Standard security"

[Accretion]

Beste @P_Tingen hoe verloopt het nu met de Office365 oplossing?

Ik ben momenteel aan het kijken om ook een sharepoint op te zetten voor het delen van bestanden binnen de tennisvereniging en mailboxen zodat men niet steeds vanuit prive adres hoeft te mailen.

Echter loop ik qua gedachten vast op het ledenbestand, de persoon welke de betalingen afhandelt moet heel andere rechten hebben dan de persoon welke de toernooien organiseert.
Maar je wil voorkomen dat je twee losse bestanden hebt; een met lid + betalingsgegevens en een andere met lid + speelniveau o.i.d?

[HKLM_]

Accretion schreef op donderdag 9 november 2023 @ 19:21:
Beste @P_Tingen hoe verloopt het nu met de Office365 oplossing?

Ik ben momenteel aan het kijken om ook een sharepoint op te zetten voor het delen van bestanden binnen de tennisvereniging en mailboxen zodat men niet steeds vanuit prive adres hoeft te mailen.

Echter loop ik qua gedachten vast op het ledenbestand, de persoon welke de betalingen afhandelt moet heel andere rechten hebben dan de persoon welke de toernooien organiseert.
Maar je wil voorkomen dat je twee losse bestanden hebt; een met lid + betalingsgegevens en een andere met lid + speelniveau o.i.d?

Microsoft heeft daar eigenlijk pureview voor waarbij je senstivitie labels aan een site/team/document kan hangen. Pietje mag er wel bij, maar Marietje niet maar klaasje uit hetzelfde “team” weer wel etc etc

Wat voor licentie hebben jullie?

[Accretion]

HKLM_ schreef op donderdag 9 november 2023 @ 20:13:
[...]


Microsoft heeft daar eigenlijk pureview voor waarbij je senstivitie labels aan een site/team/document kan hangen. Pietje mag er wel bij, maar Marietje niet maar klaasje uit hetzelfde “team” weer wel etc etc

Wat voor licentie hebben jullie?

Ja, momenteel nog niets, maar ik was aan het kijken naar "Microsoft Cloud for Nonprofit" maar met de zoekterm 'Purview' heb ik wel al iets kunnen vinden inderdaad:
https://learn.microsoft.c...nprofit/security-overview

[P_Tingen]

Ik ben bezig met het aanmeldproces, maar wacht op een KvK verklaring vanuit het bestuur. Gaat niet zo snel allemaal. Voor de ledenadministratie gebruiken wij SportLink, een online applicatie voor sportverenigingen. Daarnaast ga ik - denk ik - nog een aparte ledenlijst bijhouden voor de trainers met daarin minder informatie, want lang niet alle informatie is daarvoor nodig. Deze zal dan ergens op een share komen te staan, maar de precieze invulling moeten we nog gaan maken

[Urk]

Heb niet alle reacties hierboven gelezen maar heb je wel ANBI status gekregen vanuit de Belastingdienst/overheid?

Daarnaast onlangs dit voor een klant allemaal opgezet. Ook non-profit voor een opleidings begeleiding instituut.

Ik zou adviseren iedereen een persoonlijk account te geven en gedeelde mailbox te maken bijv voor penningmeester@ etc. Zo voorkom je ook juridisch wat issues met het overnemen van iemand anders zijn mailbox. Officieel mag dat dacht ik ook niet. Ook kun je snel iemand buiten sluiten wanneer iemand de functie vervangt. Bij non-profit heb je zelfs recht op uit m'n hoofd 10 keer gratis M365 Business Premium...

[intoxicate]

Dit is wat je krijgt als Non-Profit.



Weet iemand of er webhostingproviders zijn die Non-Profit kunnen inrichten?
Bij YourHosting kun je bijv. M365 afnemen i.c.m. jouw domein.

Ben dit nu ook aan het regelen voor een sportvereniging. Non-Profit status hebben we al toegekend gekregen.

[ Voor 47% gewijzigd door intoxicate op 23-12-2023 15:56 ]

[HKLM_]

intoxicate schreef op zaterdag 23 december 2023 @ 15:52:
Dit is wat je krijgt als Non-Profit.

[Afbeelding]

Weet iemand of er webhostingproviders zijn die Non-Profit kunnen inrichten?
Bij YourHosting kun je bijv. M365 afnemen i.c.m. jouw domein.

Waarom zou je het door een Webhoster willen laten inrichten?
Voor welke licenties zouden jullie uiteindelijk willen gaan?

[ Voor 5% gewijzigd door HKLM_ op 23-12-2023 15:57 ]

[intoxicate]

Omdat we niet afhankelijk willen zijn van toevallig iemand weet hoe dit werkt. Als die de vereniging verlaat, kun je niets.

Welke licenties moeten we nog bekijken.

[ Voor 14% gewijzigd door intoxicate op 23-12-2023 15:58 ]

[HKLM_]

intoxicate schreef op zaterdag 23 december 2023 @ 15:57:
Omdat we niet afhankelijk willen zijn van toevallig iemand weet hoe dit werkt. Als die de vereniging verlaat, kun je niets.

Welke licenties moeten we nog bekijken.

Ik snap dat je niet afhankelijk wilt zijn meer om nu een webhoster te kiezen, ik zou eerder voor een lokale MSP gaan dan een yourhosting maar goed.

[moppentappers]

HKLM_ schreef op zaterdag 23 december 2023 @ 16:04:
[...]


Ik snap dat je niet afhankelijk wilt zijn meer om nu een webhoster te kiezen, ik zou eerder voor een lokale MSP gaan dan een yourhosting maar goed.

Lijkt me ook logischer, een lokale MSP kan veel meer meedenken in wat je als stichting nodig hebt, yourhosting kan je niet eens bellen.

[pjlgt]

Arno schreef op dinsdag 26 september 2023 @ 11:54:
Nee. Ik ben tegen security defaults en voor CA.

CA is pas beschikbaar als je ik meen Business Premium licenties afneemt. En die zul je dan voor elk account aan moeten schaffen. Weet niet of dat te doen is kwa kosten. Business Basis licenties zijn gratis voor een non-profit, tot ik max 300 stuks.

https://www.qlicnfp.com/m...charities-and-nonprofits/

Heb zelf al eens een nieuwe omgeving ingericht en een migratie gedaan en het is niet heel spannend, maar toch wel handig als je wat meer kennis hebt dan de gemiddelde huis tuin en keuken gebruiker.

[3raser]

intoxicate schreef op zaterdag 23 december 2023 @ 15:52:
Dit is wat je krijgt als Non-Profit.

[Afbeelding]

Weet iemand of er webhostingproviders zijn die Non-Profit kunnen inrichten?
Bij YourHosting kun je bijv. M365 afnemen i.c.m. jouw domein.

Ben dit nu ook aan het regelen voor een sportvereniging. Non-Profit status hebben we al toegekend gekregen.

Ik ben hier ook naar aan het kijken maar ik moet zeggen dat ik de voorwaarden wat verwarrend vind. De donatie licenties zijn alleen beschikbaar voor betaalde medewerkers en onbetaalde leidinggevenden. Vrijwilligers van de organisatie kunnen alleen een licentie met korting krijgen. Maar wie wordt nu precies gezien als vrijwilliger en wie als onbetaald leidinggevende? Het bestuur van meerdere personen die dit allemaal onbetaald en vrijwillig doen, zijn die "leidinggevend"? En op wie is de term "vrijwilliger" dan precies van toepassing? En hoe controleert Microsoft of je dit correct toepast?

[Jazzy]

3raser schreef op maandag 18 maart 2024 @ 16:47:
[...]

Ik ben hier ook naar aan het kijken maar ik moet zeggen dat ik de voorwaarden wat verwarrend vind. De donatie licenties zijn alleen beschikbaar voor betaalde medewerkers en onbetaalde leidinggevenden. Vrijwilligers van de organisatie kunnen alleen een licentie met korting krijgen. Maar wie wordt nu precies gezien als vrijwilliger en wie als onbetaald leidinggevende? Het bestuur van meerdere personen die dit allemaal onbetaald en vrijwillig doen, zijn die "leidinggevend"? En op wie is de term "vrijwilliger" dan precies van toepassing? En hoe controleert Microsoft of je dit correct toepast?

Heb je een linkje naar de voorwaarden? Dan kunnen we even meelezen.

[3raser]

Jazzy schreef op maandag 18 maart 2024 @ 17:48:
[...]

Heb je een linkje naar de voorwaarden? Dan kunnen we even meelezen.

Ja natuurlijk. Mijn punt gaat vooral over de tweede vraag in de lijst met veel gestelde vragen waar staat omschreven wie de gratis licentie mag gebruiken. Het antwoord is dan:

De onder het non-profitprogramma gedoneerde licenties zijn alleen bedoeld voor betaalde werknemers en onbetaalde leidinggevenden van de non-profitorganisatie. De licenties met korting voor non-profitorganisaties mogen door alle medewerkers en vrijwilligers van die organisatie worden gebruikt. Begunstigden, leden en donateurs van een non-profitorganisatie komen NIET in aanmerking voor het gebruik van licenties en abonnementen voor non-profitorganisaties.

Dus de gratis (gedoneerde) licenties zijn voor betaalde of leidinggevende werknemers. En voor vrijwilligers geldt de korting. Maar in een organisatie met vrijwel uitsluitend vrijwilligers, wie worden er dan gezien als leidinggevend? Dat vind ik nergens terug. Mogelijk is dat ook voor eigen invulling, maar je wilt natuurlijk voorkomen dat je als fraudeur wordt gezien door Microsoft. Dat kan grote gevolgen hebben voor alle licenties en de daarbij behorende data. Dus misschien dat iemand hier een antwoord op heeft of ervaring mee heeft? In mijn geval gaat het om een kerkelijke organisatie.

[P_Tingen]

Het is invulling van mijn kant, maar wat ik - denk - dat MS hier wil voorkomen is dat je alle leden van je vereniging, of in jouw geval de kerk, een account geeft. In mijn geval gaat het om een zwemvereniging met 230 leden. MS wil natuurlijk niet dat we alle 230 leden een account gaan geven, maar alleen de mensen die actief zijn binnen de vereniging. De term "leidinggevend" is voor meerderlei uitleg vatbaar, dus ik vermoed dat je het moet interpreteren als "mensen die actief zijn binnen je organisatie". In jouw geval kan ik me voorstellen dat dat gaat om bv de kerkelijke voorganger, maar ook mensen die de kinderopvang regelen tijdens de dienst, ouderlingen en wat er maar meer rondloopt. En dus niet Jan en Gerda, die trouw elke zondag komen, maar verder niets doen.

[3raser]

P_Tingen schreef op dinsdag 19 maart 2024 @ 08:24:
Het is invulling van mijn kant, maar wat ik - denk - dat MS hier wil voorkomen is dat je alle leden van je vereniging, of in jouw geval de kerk, een account geeft. In mijn geval gaat het om een zwemvereniging met 230 leden. MS wil natuurlijk niet dat we alle 230 leden een account gaan geven, maar alleen de mensen die actief zijn binnen de vereniging. De term "leidinggevend" is voor meerderlei uitleg vatbaar, dus ik vermoed dat je het moet interpreteren als "mensen die actief zijn binnen je organisatie". In jouw geval kan ik me voorstellen dat dat gaat om bv de kerkelijke voorganger, maar ook mensen die de kinderopvang regelen tijdens de dienst, ouderlingen en wat er maar meer rondloopt. En dus niet Jan en Gerda, die trouw elke zondag komen, maar verder niets doen.

Bedankt voor het meedenken. Ik hoop zelf ook dat dit de policy is en dat je er vanuit mag gaan dat als je het voor jezelf kan verantwoorden dat Microsoft hier redelijkerwijs in mee kan gaan.

Er staat ook dat Microsoft controles uit kan voeren. Heeft iemand daar wel eens mee te maken gehad?

[Jazzy]

Zelf was ik me niet van deze voorwaarden bewust maar kan me wel vinden in de context die @P_Tingen schetst. Nu ik het nog een keer lees denk ik eigenlijk dat de uitleg ook al gegeven wordt in het stukje iets hoger op de pagina, waar gesproken wordt over Werknemers, Onbetaalde leidinggevenden, Vrijwilligers en doelgroep, leden, geldschieters.

In onze sportvereniging gebruiken we de donatie-licenties (geheel gratis) voor bestuurs- en commissieleden. Als het ooit nodig zou zijn dan noemen we die laatsten gewoon 'programmamanager' en zijn we helemaal gedekt. We bieden geen licenties, gedoneerd of met korting, aan de leden van de vereniging die geen functie vervullen.

[F_J_K]

P_Tingen schreef op dinsdag 19 maart 2024 @ 08:24:
De term "leidinggevend" is voor meerderlei uitleg vatbaar, dus ik vermoed dat je het moet interpreteren als "mensen die actief zijn binnen je organisatie". In jouw geval kan ik me voorstellen dat dat gaat om bv de kerkelijke voorganger, maar ook mensen die de kinderopvang regelen tijdens de dienst, ouderlingen en wat er maar meer rondloopt.

Nee.

Onbetaalde leidinggevenden
Onbetaalde leidinggevenden zijn onbetaalde medewerkers die als directielid of bestuurslid voor de non-profitorganisatie werken. In aanmerking komende onbetaalde leidinggevenden hebben een functie in het bestuur, zijn voorzitter, directeur of programmamanager. Onbetaalde leidinggevenden mogen de gedoneerde licenties of licenties met korting gebruiken.

De originele Engelse tekst maakt dat nog wat duidelijker.

Jazzy schreef op dinsdag 19 maart 2024 @ 12:28:
In onze sportvereniging gebruiken we de donatie-licenties (geheel gratis) voor bestuurs- en commissieleden. Als het ooit nodig zou zijn dan noemen we die laatsten gewoon 'programmamanager' en zijn we helemaal gedekt.

Kan je dan ook aanwijzen wie de projectleiders onder de programmamanagers zijn en geen leidinggevende zijn? Ik zou er voorzichtig mee zijn. En overwegen licenties-met-korting te betalen voor iemand die een dag per maand meedenkt in de kerstkaartencommissie, of die laten werken zonder MS365-licentie maar met guest toegang.

[Jazzy]

F_J_K schreef op dinsdag 19 maart 2024 @ 12:40:
Kan je dan ook aanwijzen wie de projectleiders onder de programmamanagers zijn en geen leidinggevende zijn? Ik zou er voorzichtig mee zijn. En overwegen licenties-met-korting te betalen voor iemand die een dag per maand meedenkt in de kerstkaartencommissie, of die laten werken zonder MS365-licentie maar met guest toegang.

Of het gewoon aankijken en mijn reacties in dit topic verwijderen zodat we 'plausible deniability' hebben. Maar serieus, ik denk dat we de licenties min of meer inzetten in de geest van de regels en verwacht niet dat we dit nu gaan aanpassen. Wel goed om je hier bewust van de te zijn in verband met nieuwe situaties, ik wist dit echt niet terwijl ik het nota bene heb opgezet voor onze club.

[Unito]

Super waardevolle informatie in dit topic. Ik ben me, voor mijn vereniging ook aan het oriënteren. Ik heb een paar vragen:

1) Hoe werkt het bestanden delen? Ik lees dat je 1tb per user krijgt. Wij werken veel met commissies en willen ook documenten delen over commissies heen (gezamenlijke schijf). Is dat iets wat mogelijk is en zoja hoeveel ruimte is er dan beschikbaar? Dat laatste ivm onze communicatiecommissie die veel foto/video materiaal heeft.
2) Hoe ga je om met je bestaande partij die de mail verzorgt (yourhosting). Moet deze dan een en ander migreren?

[HKLM_]

Unito schreef op vrijdag 21 februari 2025 @ 08:59:
Super waardevolle informatie in dit topic. Ik ben me, voor mijn vereniging ook aan het oriënteren. Ik heb een paar vragen:

1) Hoe werkt het bestanden delen? Ik lees dat je 1tb per user krijgt. Wij werken veel met commissies en willen ook documenten delen over commissies heen (gezamenlijke schijf). Is dat iets wat mogelijk is en zoja hoeveel ruimte is er dan beschikbaar? Dat laatste ivm onze communicatiecommissie die veel foto/video materiaal heeft.
2) Hoe ga je om met je bestaande partij die de mail verzorgt (yourhosting). Moet deze dan een en ander migreren?

voor punt 1 zou ik sharepoint of teams gaan gebruiken met een document libary waarin je documenten gaat hangen en kan delen met de personen die het nodig hebben.

Punt 2 als je de mail naar exchange online wilt zal je deze moeten migreren inderdaad

[Unito]

HKLM_ schreef op vrijdag 21 februari 2025 @ 09:22:
[...]


voor punt 1 zou ik sharepoint of teams gaan gebruiken met een document libary waarin je documenten gaat hangen en kan delen met de personen die het nodig hebben.

Punt 2 als je de mail naar exchange online wilt zal je deze moeten migreren inderdaad

Thanks en hoeveel gedeelde opslagruimte is beschikbaar?

[HKLM_]

Unito schreef op vrijdag 21 februari 2025 @ 10:20:
[...]


Thanks en hoeveel gedeelde opslagruimte is beschikbaar?

1 TB plus 10 GB per license purchased bij de business versies.

https://learn.microsoft.c.../sharepoint-online-limits

[ Voor 3% gewijzigd door HKLM_ op 21-02-2025 10:28 ]

[PhaeTom]

HKLM_ schreef op vrijdag 21 februari 2025 @ 09:22:
[...]
...
Punt 2 als je de mail naar exchange online wilt zal je deze moeten migreren inderdaad

Mail migreren moet je wel willen vind ik, dat scheelt een hoop gedoe voor medewerkers/vrijwilligers, omdat hun emailadres dan ook hun login is en alles met elkaar samenwerkt.

[Unito]

PhaeTom schreef op woensdag 26 februari 2025 @ 10:29:
[...]


Mail migreren moet je wel willen vind ik, dat scheelt een hoop gedoe voor medewerkers/vrijwilligers, omdat hun emailadres dan ook hun login is en alles met elkaar samenwerkt.

Dank je wel. Ik denk dat we wel even moeten zoeken naar interne of externe kennis om dit op te zetten. Het lijkt me best een lastig klusje als dit niet je werk is.

[Jazzy]

Unito schreef op vrijdag 28 februari 2025 @ 13:32:
[...]


Dank je wel. Ik denk dat we wel even moeten zoeken naar interne of externe kennis om dit op te zetten. Het lijkt me best een lastig klusje als dit niet je werk is.

Mail migreren is niet zo ingewikkeld, maar al met al komt er heel wat kijken bij het opzetten van een nieuwe Microsoft 365 omgeving. Dit is niet iets wat je doet zonder enige achtergrond of ervaring met zakelijke cloudoplossingen.

[P_Tingen]

Daar zijn wij ook achter gekomen. We gaan nu op zoek naar iets behapbaarders voor onze vereniging

[Jazzy]

P_Tingen schreef op zaterdag 1 maart 2025 @ 13:19:
Daar zijn wij ook achter gekomen. We gaan nu op zoek naar iets behapbaarders voor onze vereniging

Dan ben ik benieuwd waar je op uit gaat komen. Zou toch zeggen dat je onder je 200 leden en hun netwerk of via de bond wel iemand moet kunnen vinden die hier een dagje of twee aan kan besteden.

[P_Tingen]

Punt is; het moet ook onderhoudbaar blijven als die ene handige Harrie vertrekt. Nu ben ik dat, maar ik snap er ook geen kont van

[Jazzy]

P_Tingen schreef op zaterdag 1 maart 2025 @ 13:38:
Punt is; het moet ook onderhoud naar blijven als die ene handige Harrie vertrekt. Nu ben ik dat, maar ik snap er ook geen kont van

Uit je startpost en daarop volgende berichten maak ik op dat je prima weet wat er moet gebeuren, en dat functioneel prima kunt verwoorden. Laatste bericht hierboven is dat jullie in het proces waren om je aan te melden. Is dit goed gegaan?

Wat is er nadien precies gebeurd wat er toe geleid hebt dat je hier niet verder mee wilt? Nog even los van het feit of er veel alternatieven zijn en wat 'behapbaar' dan precies zou moeten betekenen.

[P_Tingen]

We hebben inderdaad het aanmeldproces met goed gevolg doorlopen en een licentie gekregen. Daarna heb ik er eerst zelf naar gekeken maar verzoop al snel in alle instellingen en mogelijkheden van de beschikbare tools. Het is gewoon heel erg veel, ik had geen idee waar ik moest beginnen. Vervolgens via/via bij een partner van iemand van de zwemclub terecht gekomen die vaker hiermee werkte en het ook voor een lokale politieke partij regelde. Maar ik had het idee dat hij voor die politieke partij ook alles zo simpel mogelijk had ingericht want "zijn" gebruikers hadden allemaal alsnog hun eigen emailadres. Alles wat naar [e-mail] werd gestuurd ging 1:1 door naar [e-mail] of waar dan ook. Daar had ik dus niet zoveel aan want dat had ik al. Samen met hem heb ik nog wel door alle instellingen heen gelopen, maar ik heb het idee dat elke keer als ik op F5 druk, het hele dashboard weer veranderd is.

We denken nu meer aan een gedeelde file-opslag á la dropbox / onedrive / proton. Dat lijkt iets beter te behappen, ook als ik mocht besluiten te stoppen met het beheer. Blijven we nog wel zitten met bestanden over en weer sturen, maar ik hoop dat we met een gedeelde file opslag daar ook niet meer zoveel noodzaak toe hebben.

Dan nog, sommige bestanden zijn ook niet zo erg om in een prive mailbox te hebben. Hot item is de laatste tijd een veiligheidsplan en daar is niet zo gek veel privé aan. Ledenadministratie gaat nu al via SportLink, dus er is geen noodzaak om excellijsten met leden door te sturen

[svenvv2]

Wellicht is de nonprofit google workspace versie interessant. Geen persoonlijke ervaring met specifiek de nonprofit versie, maar de business versies zijn in iedere geval heel wat gebruiksvriendelijker te beheren dan o365.

[Unito]

Heeft iemand ook ervaringen met organisatie die je kunnen helpen om dit in te richten? Moet je dan richting het bedrijfsleven of zijn er ook non-profits die je kunnen helpen?

Van wat ik er tot nu toe over gelezen heb is het (net) niet te doen of zeer tijdrovend zonder Microsoft 365 expertise.

[akimosan]

@Unito Het sleutelwoord waar je naar zoekt is dan MSP (managed service provider). En eigenlijk zou elke fatsoenlijke ICT dienstverlener, met gecertificeerd personeel, in staat moeten zijn om organisaties hiermee te helpen want dat is meestal onderdeel van hun business/dienstverlening. Er zijn dus legio commerciële partijen en daarmee legio "ervaringen"
Je vraagstelling nu is een beetje gelijk aan: wie kent er hier nog een goede loodgieter?

Of er non-profit organisaties zijn die zich als doel hebben gesteld om andere non-profit organisaties te helpen dit soort dingen in te richten EN te onderhouden, betwijfel ik. Ik heb hiervan geen voorbeelden.

Want daar zit hem de crux: het goed/veilig inrichten en met name het onderhouden, daar gaat tijd en werk in zitten.

Ik ben dus geneigd te antwoorden dat je dan inderdaad richting het (commerciële) bedrijfsleven gaat.

[Gr4mpyC3t]

akimosan schreef op vrijdag 13 juni 2025 @ 14:53:
Of er non-profit organisaties zijn die zich als doel hebben gesteld om andere non-profit organisaties te helpen dit soort dingen in te richten EN te onderhouden, betwijfel ik. Ik heb hiervan geen voorbeelden.

Want daar zit hem de crux: het goed/veilig inrichten en met name het onderhouden, daar gaat tijd en werk in zitten.

Eens met jouw stelling. Het inrichten is nog het minst complex van alle beheeractiviteiten. Het onderhouden, bij blijven met wijzigingen, enzovoorts is het meest tijdsintensief.

[Unito]

Klinkt als dat er voor het beheer ook een vrijwilliger nodig is. Heb je een inschatting hoeveel uren per maand dit vraagt bij een relatief simpele omgeving (50 gebruikers, alleen m365 business basic, geen hardware)? En welke taken komen er nog meer bij kijken naast gebruikers toe te voegen en de rollen bij te houden.

Jullie input kan ik dan gebruiken bij het schrijven van een vacature. En is het eigenlijk dan alleen te doen voor iemand die vanuit werk hier ervaring mee heeft of red iemand die "handig is met computers" dit ook wel met wat instructie.