AVG vraag tav rittenregistratie bedrijfsauto

[maartend]

Hoi

Korte vraag.
Op mijn werk hebben wij bedrijfsauto's die mensen voor het werk gebruiken. Niemand krijgt deze prive mee naar huis. Tot voor kort moest je sleutel ophalen, je naam noteren ivm mogelijke boets onderweg met tijdstip en dan kon je karren.Bij tergkomst km opschrijven, klaar

Nu hebben ze er GPS systemen ingezet voor de kilometerregistyratie. Geen probleem. Echter krijgt iedereen een persoonlijke sleutel waarmee je je aanmeldt bij de auto. Zo wordt niet alleen de route van de auto geregistreerd, maar ook van de werknemer. En wordt dit dus centraal opgeslagen

Volgens mij mag dit niet ivm AVG, zeker niet omdat er ook systemen bestaan die niet met een prive sleutel werken.

Heeft de belastingsdienst de privegegevens nodig voor de rittenregistratie? Geprobeerd via de belastingsdienst uit te vogelen, maar die hebben me een wachttijd.
En de regel van niet meer dan 500 km prive geldt niet voor deze auto's

[ Voor 3% gewijzigd door maartend op 16-08-2023 15:38 ]

[Inspired]

Beetje flauw misschien maar een simpele Google opdracht geeft heel veel info.

[MasterMaceMichu]

Dus wat je eerst op papier schreef, is nu digitaal? Althans, zo lees ik het uit je verhaal. Zie niet in wat dit met de AVG te maken heeft, zijn zakelijke ritten.

[renegrunn]

maartend schreef op woensdag 16 augustus 2023 @ 15:30:
Nu hebben ze er GPS systemen ingezet voor de kilometerregistyratie. Geen probleem. Echter krijgt iedereen een persoonlijke sleutel waarmee je je aanmeldt bij de auto. Zo wordt niet alleen de route van de auto geregistreerd, maar ook van de werknemer. En wordt dit dus centraal opgeslagen

Volgens mij mag dit niet ivm AVG, zeker niet omdat er ook systemen bestaan die niet met een prive sleutel werken.

Mag dit wel? Geprobeerd via de belastingsdienst uit te vogelen, maar die hebben me een wachttijd.
En de regel van niet meer dan 500 km prive geldt niet voor deze auto's

Als dat niet zou mogen hebben ze in de transportsector (vrachtwagens) wel een probleem

Vraag mij wel af waarom je de belastingdienst hier over wilt benaderen? Die gaan niet over de AVG.

[ Voor 20% gewijzigd door renegrunn op 16-08-2023 15:36 ]

[Sethro]

maartend schreef op woensdag 16 augustus 2023 @ 15:30:
Hoi

Korte vraag.
Op mijn werk hebben wij bedrijfsauto's die mensen voor het werk gebruiken. Niemand krijgt deze prive mee naar huis. Tot voor kort moest je sleutel ophalen, je naam noteren ivm mogelijke boets onderweg met tijdstip en dan kon je karren.Bij tergkomst km opschrijven, klaar

Nu hebben ze er GPS systemen ingezet voor de kilometerregistyratie. Geen probleem. Echter krijgt iedereen een persoonlijke sleutel waarmee je je aanmeldt bij de auto. Zo wordt niet alleen de route van de auto geregistreerd, maar ook van de werknemer. En wordt dit dus centraal opgeslagen

Volgens mij mag dit niet ivm AVG, zeker niet omdat er ook systemen bestaan die niet met een prive sleutel werken.

Mag dit wel? Geprobeerd via de belastingsdienst uit te vogelen, maar die hebben me een wachttijd.
En de regel van niet meer dan 500 km prive geldt niet voor deze auto's

Wat is nu precies je vraag? Zoek je een stok om mee te slaan richting je werkgever?

[maartend]

Inspired schreef op woensdag 16 augustus 2023 @ 15:31:
Beetje flauw misschien maar een simpele Google opdracht geeft heel veel info.

Ik merk net dat ik mijn vraag verkeerd stel

[renegrunn]

Sethro schreef op woensdag 16 augustus 2023 @ 15:37:
[...]


Wat is nu precies je vraag? Zoek je een stok om mee te slaan richting je werkgever?

Of zijn/haar werkgever route en rittenregistratie van de bedrijfswagens, die te koppelen is aan werknemer X, centraal mag opslaan.

[ Voor 3% gewijzigd door renegrunn op 16-08-2023 15:39 ]

[maartend]

renegrunn schreef op woensdag 16 augustus 2023 @ 15:38:
[...]


Of zijn/haar werkgever route en rittenregistratie van de bedrijfswagens, die te koppelen is aan werknemer X, centraal mag opslaan.

Nee, ik stelde de vraag verkeerd ; werkgever stelt dat de belastingsdienst dit eist, ik betwijfel dat ten zeerste.

Het AVG stuk weet ik.

[ Voor 3% gewijzigd door maartend op 16-08-2023 15:41 ]

[S-te-fan]

De belastingdienst vereist een rittenregistratie. Die is nu gedigitaliseerd.

Welke werknemer de auto meeneemt was voorheen op papier en is nu ook gedigitaliseerd door middel van een sleutel.

Analoog of digitaal, beide werden opgeslagen op een locatie.

De werkwijze is toch nog steeds hetzelfde? Alleen het opslagmedium is verandert van een papieren map naar ergens op een harde schijf/cloudomgeving.

De belastingdienst vind t niet interessant wie er met de auto gereden heeft zolang de rittenregistratie maar sluitend is voor zakelijk gebruik.

[Sethro]

S-te-fan schreef op woensdag 16 augustus 2023 @ 15:44:


De belastingdienst vind t niet interessant wie er met de auto gereden heeft zolang de rittenregistratie maar sluitend is voor zakelijk gebruik.

Incorrect, de rittenregistratie moet per persoon worden bijgehouden.

De bijtelling is immers persoonsgebonden en moet worden afgedragen als er meer dan 500km privé wordt gereden. De bewijslijst hiervoor ligt bij de werknemer.

[ Voor 11% gewijzigd door Sethro op 16-08-2023 15:46 ]

[maartend]

Sethro schreef op woensdag 16 augustus 2023 @ 15:45:
[...]


Incorrect, de rittenregistratie moet per persoon worden bijgehouden. De bijtelling is immers persoonsgebonden met een max van 500km prive per persoon.

Wij mogen niet prive met de bedrijfsauto's. Tekenen we ook voor

[ Voor 3% gewijzigd door maartend op 16-08-2023 15:46 ]

[renegrunn]

maartend schreef op woensdag 16 augustus 2023 @ 15:39:
[...]

Nee, ik stelde de vraag verkeerd ; werkgever stelt dat de belastingsdienst dit eist, ik betwijfel dat ten zeerste.

Het AVG stuk weet ik.

Ah op die manier. Dit is wat de Belastingdienst eist mbt rittenregistratie km's:

https://www.belastingdien...ik_auto/rittenregistratie

Wordt niks over de manier waarop geeist.

Maar dat verandert verder niks: volgens de AVG mag het zolang aan de eisen wordt voldaan, en de BD zal het niet uitmaken. Dus, wat zou je dan tegen je werkgever willen zeggen?

[ Voor 13% gewijzigd door renegrunn op 16-08-2023 15:48 ]

[S-te-fan]

@Sethro
Ah, ik meende dat de 500km prive voorbehouden is aan het voertuig. Ik dacht ergens een waarschuwing gelezen te hebben als je je auto uitleent de prive km van die persoon gewoon meetellen.

@maartend dat jullie niet prive mogen rijden is een regel van de werkgever, van de belastingdienst mag het wel.

[Sethro]

maartend schreef op woensdag 16 augustus 2023 @ 15:46:
[...]

Wij mogen niet prive met de bedrijfsauto's. Tekenen we ook voor

Dat maakt de belastingdienst niet uit. Als de rittenregistratie niet voldoet aan de door belastingdienst gestelde eisen of als er geen rittenregistratie is bijgehouden dan moet er bijtelling privégebruik auto worden toegepast.

[renegrunn]

S-te-fan schreef op woensdag 16 augustus 2023 @ 15:47:
@Sethro
Ah, ik meende dat de 500km prive voorbehouden is aan het voertuig. Ik dacht ergens een waarschuwing gelezen te hebben als je je auto uitleent de prive km van die persoon gewoon meetellen.

@renegrunn dat jullie niet prive mogen rijden is een regel van de werkgever, van de belastingdienst mag het wel.

@maartend

[maartend]

S-te-fan schreef op woensdag 16 augustus 2023 @ 15:44:
De werkwijze is toch nog steeds hetzelfde? Alleen het opslagmedium is verandert van een papieren map naar ergens op een harde schijf/cloudomgeving.

Nee, want er wordt nu ook gevolgd de route die de auto rijdt. Op individueel nivo. En dat is een heel groot verschil.

Verder mogen wij deze auto's (en daar tekenen we voor) niet voor privedoeleinden gebruiken

[Sethro]

S-te-fan schreef op woensdag 16 augustus 2023 @ 15:47:
@Sethro
Ah, ik meende dat de 500km prive voorbehouden is aan het voertuig. Ik dacht ergens een waarschuwing gelezen te hebben als je je auto uitleent de prive km van die persoon gewoon meetellen.

Dit ligt eraan wie het initiatief neemt. Als dit bij de werkgever ligt dan tellen alleen eigen gereden KM's, als je deze zelf uitleent tellen deze mee voor de eigen KM's.

[Dennis1812]

Het zijn puur zakelijke ritten. Wat is nu precies het probleem?

Vrachtwagens, bussen, brandweer, politie, ambulance en nog een heel legio voertuigen zitten ook trackers in..

Zodra ze je prive ritten op de centimeter gaan bijhouden zou ik er meer over gaan nadenken.
Maar dat is niet aan de orde

[maartend]

renegrunn schreef op woensdag 16 augustus 2023 @ 15:46:
[...]


Ah op die manier. Dit is wat de Belastingdienst eist mbt rittenregistratie km's:

https://www.belastingdien...ik_auto/rittenregistratie

Wordt niks over de manier waarop geeist.

Maar dat verandert verder niks: volgens de AVG mag het zolang aan de eisen wordt voldaan, en de BD zal het niet uitmaken. Dus, wat zou je dan tegen je werkgever willen zeggen?

AVG stelt dat zaken moeten worden afgewogen en de WOR zegt via artikel 27L dat de OR instemming of advies moet geven als ; een regeling inzake voorzieningen die gericht zijn op of geschikt zijn voor waarneming van of controle op aanwezigheid, gedrag of prestaties van de in de onderneming werkzame personen;

En werkgever zegt ; nee hoor, moet zo van de belastingsdienst

[corporalnl]

https://www.autoriteitper...van-werknemers-op-afstand

Controle werknemers met gps-tracker
Wilt u gps-trackers plaatsen in uw bedrijfsauto’s? Of een ander track & trace-systeem, zoals een boordcomputer of black box? Dan is de belangrijkste voorwaarde uit de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) dat u daarvoor een gerechtvaardigd belang heeft. En dat het plaatsen van gps-trackers in bedrijfswagens hierbij noodzakelijk is.

Een gerechtvaardigd belang kan bijvoorbeeld zijn dat u de mogelijkheid wilt hebben om na te gaan welke auto zich het dichtst in de buurt van een klant bevindt, zodat u die auto naar de klant kunt sturen.

Dit gerechtvaardigd belang moet zwaarder wegen dan de rechten en belangen van uw werknemers. Zoals hun recht op privacy. U moet deze afweging maken en kunnen beargumenteren waarom uw belang zwaarder weegt.

Dus ja het mag, zolang het belang zwaarder weegt dan de belangen van een werknemer.

[S-te-fan]

maartend schreef op woensdag 16 augustus 2023 @ 15:48:
[...]

Nee, want er wordt nu ook gevolgd de route die de auto rijdt. Op individueel nivo. En dat is een heel groot verschil.

Verder mogen wij deze auto's (en daar tekenen we voor) niet voor privedoeleinden gebruiken

Maar het is toch ook een zakelijke reis. Zolang de registratie niet voor het hele bedrijf inzichtelijk is. ( de live locatie van de werknemer)

Bij ons bedrijf rijden alle monteurs met zo'n systeem. En dat is goedgekeurd door een OR dat dit alleen gebruikt wordt voor de registratie. En als bijkomend voordeel hebben 2 planners inzicht van de locaties om bij een storing ergens te kunnen zien welke monteur het dichtstbijzijnd is.

Dit is niet in strijd met enige AVG regels.

[dreamscape]

maartend schreef op woensdag 16 augustus 2023 @ 15:52:
[...]

AVG stelt dat zaken moeten worden afgewogen en de WOR zegt via artikel 27L dat de OR instemming of advies moet geven als ; een regeling inzake voorzieningen die gericht zijn op of geschikt zijn voor waarneming van of controle op aanwezigheid, gedrag of prestaties van de in de onderneming werkzame personen;

En werkgever zegt ; nee hoor, moet zo van de belastingsdienst

Het kán gebruikt worden als personeelsvolgsysteem en daarom is het volgens de WOR instemmingsplichtig. Ik zou het even checken bij de OR.

Werkgever gaat dan allemaal moeilijk doen, maar dat ligt aan werkgever. Had hij van tevoren even met de OR gesproken om afspraken te maken over hoe om te gaan met de data, dan was het allemaal niet zo lastig.

[maartend]

S-te-fan schreef op woensdag 16 augustus 2023 @ 15:53:
[...]


Maar het is toch ook een zakelijke reis. Zolang de registratie niet voor het hele bedrijf inzichtelijk is. ( de live locatie van de werknemer)

Bij ons bedrijf rijden alle monteurs met zo'n systeem. En dat is goedgekeurd door een OR dat dit alleen gebruikt wordt voor de registratie. En als bijkomend voordeel hebben 2 planners inzicht van de locaties om bij een storing ergens te kunnen zien welke monteur het dichtstbijzijnd is.

Dit is niet in strijd met enige AVG regels.

Precies, via de OR. Bij ons wordt dat dus geweigerd omdat de werkgever zegt dat de belastingsdienst het eist.

[maartend]

dreamscape schreef op woensdag 16 augustus 2023 @ 15:53:
[...]

Het kán gebruikt worden als personeelsvolgsysteem en daarom is het volgens de WOR instemmingsplichtig. Ik zou het even checken bij de OR.

Werkgever gaat dan allemaal moeilijk doen, maar dat ligt aan werkgever. Had hij van tevoren even met de OR gesproken om afspraken te maken over hoe om te gaan met de data, dan was het allemaal niet zo lastig.

Is ook mijn idee. 27L van de WOR nl. Maar zie reactie hierboven van de werkgever

[S-te-fan]

De werkgever kan niet verbieden wat jij bij de OR inbrengt.

Ervan uitgaande dat je een OR hebt.

[dreamscape]

maartend schreef op woensdag 16 augustus 2023 @ 15:54:
[...]

Precies, via de OR. Bij ons wordt dat dus geweigerd omdat de werkgever zegt dat de belastingsdienst het eist.

De belastingdienst eist een kloppende ritregistratie. De belastingdienst eist geen digitaal systeem dat gebruikt kan worden als personeelsvolgsysteem.

Werkgevers zijn vaak allergisch voor OR'en, terwijl het doel vaak hetzelfde is: een zo goed mogelijk lopend bedrijf voor iedereen, binnen alle wettelijke kaders.

[maartend]

corporalnl schreef op woensdag 16 augustus 2023 @ 15:52:
https://www.autoriteitper...van-werknemers-op-afstand


[...]


Dus ja het mag, zolang het belang zwaarder weegt dan de belangen van een werknemer.

Vraag van me is niet of het mag, ja dat weet ik, onder voorwaarden. Vraag is of de belastingsdienst dit eist. Want onder die mom weigert de werkgever het langs de OR te laten gaan

[maartend]

In het kort dus ; nee, belastingsdienst eist dit niet. En daarmee dus, ja het moet langs de OR

Dank voor de snelle antwoorden

[ Voor 15% gewijzigd door maartend op 16-08-2023 15:57 ]

[__1337__]

Anders gezegd, hoe zou de werkgever anders moeten aantonen dat jij niet privé rijdt met de auto? Hoe zou de werkgever anders verkeersboetes moeten verhalen op medewerkers bijvoorbeeld?

[Tazzios]

auto of bestelauto?

https://www.belastingdien...kelijk_gebruik_bestelauto

Uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto

Hebt u een bestelauto van uw onderneming? En gebruikt u deze uitsluitend zakelijk? Dan kunt u een 'Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto' indienen.

Dit betekent voor u het volgende:

U hoeft bij uw winstberekening geen rekening te houden met de correctie voor het privégebruik van de bestelauto.
U hoeft geen rittenregistratie bij te houden.

[maartend]

Tazzios schreef op woensdag 16 augustus 2023 @ 16:01:
auto of bestelauto?

https://www.belastingdien...kelijk_gebruik_bestelauto


[...]

busjes en bestelauto's

[ImprezaBrabo]

Tazzios schreef op woensdag 16 augustus 2023 @ 16:01:
auto of bestelauto?

https://www.belastingdien...kelijk_gebruik_bestelauto


[...]

Bedoelen ze hier mee niet dat het jouw eigen onderneming moet zijn?

[Tazzios]

ImprezaBrabo schreef op woensdag 16 augustus 2023 @ 16:03:
[...]
Bedoelen ze hier mee niet dat het jouw eigen onderneming moet zijn?

zou inderdaad kunnen.


Wat ik verder vond wat mogelijk relevant is was dit:

https://www.businessinsid...meters-personeel-klimaat/

Bedrijven en organisaties met meer dan honderd medewerkers moeten vanaf 2024 verplicht de zakelijke reiskilometers van hun personeel bijhouden.

[maartend]

Tazzios schreef op woensdag 16 augustus 2023 @ 16:08:
[...]


Wat ik verder vond wat mogelijk relevant is was dit:

https://www.businessinsid...meters-personeel-klimaat/

[...]

Dat is kilometers bijhouden, dat is iets anders dan routes volgen van hun personeel. Denk ik

[maartend]

__1337__ schreef op woensdag 16 augustus 2023 @ 16:00:
Anders gezegd, hoe zou de werkgever anders moeten aantonen dat jij niet privé rijdt met de auto? Hoe zou de werkgever anders verkeersboetes moeten verhalen op medewerkers bijvoorbeeld?

Niet door het volgen van alle routes van alle medewerkers. Als er echter een vermoeden bestaat, dan mag het wel. Andere krijg je een soort sleepwet.
Door enkel te registreren wie wanneer de auto gebruikt. Ook hier niet door de route te volgen

[ Voor 5% gewijzigd door maartend op 16-08-2023 16:58 ]

[ImprezaBrabo]

maartend schreef op woensdag 16 augustus 2023 @ 16:54:
Niet door het volgen van alle routes van alle medewerkers. Dan krijg je een soort sleepwet.
Door enkel te registreren wie wanneer de auto gebruikt. Ook hier niet door de route te volgen

Maar hoe dan wel? Stel jij moet van Breda naar Utrecht, normaal 75km. Echter bij controle een aantal maanden later blijkt dat de terugrit 100km is geweest, of die auto is geflitst op de A59 tussen de A2 en A27.

Aan de route is te zien dat de A2 is genomen in plaats van de A27 en dan is het te verklaren. A27 was afgesloten of er stond een mega file en dan is de alternatieve route via de A2. Route legit, wel te hard gereden en dus boete voor de werknemer want er kan gezien worden wie er toen reed (of wie verantwoordelijk was voor de auto).

Echter als de route 100km is geweest terwijl de A27 wel is genomen, maar iemand is via de A59 naar Waalwijk gereden en daarna terug naar de A27. Dan klopt de route niet en kan men terecht verhaal gaan halen bij die werknemer, en de boete incasseren natuurlijk.

[maartend]

ImprezaBrabo schreef op woensdag 16 augustus 2023 @ 17:07:
[...]

Maar hoe dan wel? Stel jij moet van Breda naar Utrecht, normaal 75km. Echter bij controle een aantal maanden later blijkt dat de terugrit 100km is geweest, of die auto is geflitst op de A59 tussen de A2 en A27.

Aan de route is te zien dat de A2 is genomen in plaats van de A27 en dan is het te verklaren. A27 was afgesloten of er stond een mega file en dan is de alternatieve route via de A2. Route legit, wel te hard gereden en dus boete voor de werknemer want er kan gezien worden wie er toen reed (of wie verantwoordelijk was voor de auto).

Echter als de route 100km is geweest terwijl de A27 wel is genomen, maar iemand is via de A59 naar Waalwijk gereden en daarna terug naar de A27. Dan klopt de route niet en kan men terecht verhaal gaan halen bij die werknemer, en de boete incasseren natuurlijk.

Zoals het nu gaat. Ik haal de sleutel op, teken een register met tijd ophalen en terug afleveren. Komt er een boete, kijkt men dat register na, ziet dat ik de auto in gebruik had en moet zo de boete betalen. Hoe ik ben gereden boeit niet eens, auto staat op mijn naam op dat tijdstip.
Zo eenvoudig. Zelfs niet eens digitaal

[ Voor 3% gewijzigd door maartend op 16-08-2023 17:11 ]

[The Eagle]

En dat is vermoedelijk ook hoe het straks zal gaan, alleen dan digitaal.
Je digitale sleutel is niks anders dan een stukje dat naar jou herleid kan worden, indien noodzakelijk (bijvoorbeeld bij een boete). Net als het log dat je nu tekent.
Het is niet dat er persoonsgegevens oneigenlijk gebruikt of verwerkt worden. Daarbij is het PII data binnen het bedrijf. Bij indiensttreding heb je ongetwijfeld getekend dat je persoonsgegevens binnen het bedrijf gebruikt mogen worden voor interne bedrijfsdoeleinden.
Wel is het uiteraard zo dat de werkgever hier zorgvuldig mee om moet gaan. Maar dat was / is met dat logboek niet anders.

Anders wordt het als je als bedrijf persoonsgegevens van derden (niet werknemers) verwerkt. Daar is idd expliciet toestemming voor nodig. Maar die heb jij 99% kans bij je indiensttreding al gegeven.

Overigens maakt de avg geen onderscheid in digitale of analoge verwerking. Dus in die zin verandert er niks - de verwerking was er immers al
Alleen brengt de werkgever het met de verkeerde onderbouwing (belastingdienst). Enige wat je hem kunt verwijten is dat ie zijn huiswerk beter moet doen voor ie blaat

[ImprezaBrabo]

maartend schreef op woensdag 16 augustus 2023 @ 17:09:
Hoe ik ben gereden boeit niet eens, .

Maar misschien dat dit nu wel meer is gaan boeien om één of andere reden.. Misschien zijn er vragen gesteld over auto's die te veel kilometers maakte. Misschien zijn er boetes gereden op vreemde plaatsen.

[maartend]

ImprezaBrabo schreef op woensdag 16 augustus 2023 @ 17:42:
[...]

Maar misschien dat dit nu wel meer is gaan boeien om één of andere reden.. Misschien zijn er vragen gesteld over auto's die te veel kilometers maakte. Misschien zijn er boetes gereden op vreemde plaatsen.

Dan mag je mij tracen. Maar niet iedereen in het bedrijf en zeker niet op voorhand.

Maar dat is verder de discussie niet, mijn vraag is beantwoord.

[ Voor 10% gewijzigd door maartend op 16-08-2023 19:36 ]