Excel in delen splitsen en mailen (mailmerge)

[DriesA]

Hoi iedereen,

Ik heb een vrij groot Excel bestand (> 10.000 records) dat maandelijks (automatisch) wordt gegenereerd. Er zijn een 200tal personen die elk een deel van deze Excel moeten hebben, ze mogen de andere records niet zien. Alles staat gelukkig op een enkele sheet.

Ik kan de Excel uitbreiden met een bijkomende kolom (vb. "e-mailadres bestemmeling"). Maar ik zoek een soort "mailmerge" functionaliteit die deze Excel opdeelt in 200 kleinere excel bestanden, om die dan naar de juiste bestemmeling (via vb. Outlook) te versturen.

Is dit mogelijk? Indien ja: hoe?

ik vind veel Excel-mailmerge informatie online, maar dat gaat niet over het opdelen van één bestand in meerdere kleine bestanden.

Bedankt!

Dries

[Bastiaan]

Ik weet niet of het kan, ik weet zéker dat er betere oplossingen zijn voor je probleem, maar ik kan je in zoverre een duwtje in de goede richting geven dat 'merge' niet de juiste zoekterm is. Je wilt niet iets mergen, je wilt iets splitten, toch?

[smurf_nl]

Weet niet in hoeverre je het geheel automatisch wil of toch nog enige controle maar kijk eens bij de tool ASAP. Daar kun je menugestuurd een sheet in meerdere sheets splitten en vervolgens de sheets als separate files opslaan. Beide functies staan onder menu sheets.

[Sethro]

Met een klein stukje VBA code kun je dit vrij eenvoudig automatiseren. Loont wel om dit op te zetten want dan kun je precies zo maken dat het beste voor je werkt.

Ik zou als volgt aanpakken:
- nieuw tabblad maken
- op nieuwe tabblad de lijst met namen, e-mailadressen, een kolom voor bestandsnamen en een kolom voor de status.
- vba script 1 maken die de lijst met namen afloopt, dan voor iedere regel een nieuw excel bestand maakt, de data uit de huidige excel selecteert en kopieert naar de nieuwe excel, nieuwe excel opslaat, en bestandsnaam vastlegt in de kolom naast naam en e-mail adres. Ondertussen stap voor stap de status bijwerkt ivm evt debugging.
- vba script 2 maken die er weer regel voor regel doorheen loopt en per regel een e-mail maakt, e-mail adres invult, bijlage toevoegt en stukje tekst in titel en bericht toevoegt.

VBA 1 kun je grotendeels opnemen met de functie die in excel zit.
VBA 2 zou ik beginnen met een standaard script die je via Google zo gevonden hebt.

Voorbeeld: https://www.rondebruin.nl/win/s1/outlook/amail8.htm

[ Voor 29% gewijzigd door Sethro op 26-07-2023 15:51 ]

[F_J_K]

Letterlijke mail merge?

ze mogen de andere records niet zien

Mogen, of liever niet? In dat eerste geval wil je opletten dat er nul oude data achterblijft, beste is dan batchgewijs exporteren naar een nieuw document. Zoals dus met een mail merge.

En met VBA kan het sowieso ja.

[DriesA]

Sethro schreef op woensdag 26 juli 2023 @ 15:42:
Met een klein stukje VBA code kun je dit vrij eenvoudig automatiseren. Loont wel om dit op te zetten want dan kun je precies zo maken dat het beste voor je werkt.

Voorbeeld: https://www.rondebruin.nl/win/s1/outlook/amail8.htm

Dit is exact wat ik nodig had. Héél erg bedankt!!!