Best practice beheer algemeen Gmailbox

[Ronker32]

Voor een stichting in mijn woonplaats houd ik me bezig met de implementatie van Google-diensten. Nu loop ik tegen wat praktische zaken aan met betrekking tot centrale e-mailadressen.

We hebben bijvoorbeeld het e-mailadres [e-mail]. Die is geconfigureerd in de Gmail-app op de telefoons van drie bestuursleden. Echter, zodra er een mail binnenkomt en die wordt direct door één van de leden gelezen, komt het soms voor dat er geen notificatie bij die andere twee leden binnenkomt. Dat is vervelend want soms worden belangrijke mail gemist.

Ik ben dus op zoek gegaan naar alternatieven, en toen stuitte ik op 'groups'. Wellicht werkt dat beter, ik zie iets over een 'Collaborative Inbox', maar ik heb geen ervaring met zoiets.

Daarbij zou ik graag in het achterhoofd willen houden dat men via Google Drive bestanden kan delen en bewerken. Vooral daarom neig ik ook naar de 'groups', want als ik het goed begrijp log je dan gewoon in met je persoonlijke stichtingaccount ([e-mail], [e-mail]) in plaats van een algemeen e-mailadres.

Kortom, ik ben eigenlijk een beetje zoekende in deze Google-wereld. Is er iemand die ook zoiets beheert? Wat is dan handig om te doen? Is er een gouden regel?

Alvast bedankt!

[Verwijderd]

Ik heb het op een gegeven moment opgegeven omdat met techniek te proberen. Gewoon een paar simpele regels.

1. Lezen = toewijzen. Aan jezelf of aan een ander. Geen mail zonder label voor wie die is.
2. Gelezen of ongelezen is niet relevant, juist omdat je de mailbox deelt.
3. Verwerkte, gedane email krijgt een label "gedaan" oid

Even de basics voor een club waar ik het vroeger deed.

[Ronker32]

Verwijderd schreef op maandag 24 juli 2023 @ 13:58:
Ik heb het op een gegeven moment opgegeven omdat met techniek te proberen. Gewoon een paar simpele regels.

1. Lezen = toewijzen. Aan jezelf of aan een ander. Geen mail zonder label voor wie die is.
2. Gelezen of ongelezen is niet relevant, juist omdat je de mailbox deelt.
3. Verwerkte, gedane email krijgt een label "gedaan" oid

Even de basics voor een club waar ik het vroeger deed.

Dank voor je reactie, hoewel het uitnodigt om zoveel mogelijk technisch te regelen kan ik me voorstellen dat je op een bepaald moment ook niet meer ontkomt aan regels voor gebruikers, en dan maar hopen/zorgen dat ze zich er aan gaan houden.

[SgtElPotato]

Verwijderd schreef op maandag 24 juli 2023 @ 13:58:
Ik heb het op een gegeven moment opgegeven omdat met techniek te proberen. Gewoon een paar simpele regels.

1. Lezen = toewijzen. Aan jezelf of aan een ander. Geen mail zonder label voor wie die is.
2. Gelezen of ongelezen is niet relevant, juist omdat je de mailbox deelt.
3. Verwerkte, gedane email krijgt een label "gedaan" oid

Even de basics voor een club waar ik het vroeger deed.

Mee eens. Voor kleine support mailboxen die ik voorbij zie komen werken we ook met mappen (afgehandeld) en 'tags' zodat de mensen hun eigen tags kunnen filteren (tag + niet afgevinkt).

De melding dat iets binnenkomt is niet zo boeiend, ik zou er gek van worden als ik van alle mailboxen meldingen krijg. Een werkwijze daarin werkt dus veel praktischer, standaard x aantal keer per dag kijken en afwerken.

[DukeBox]

Ronker32 schreef op maandag 24 juli 2023 @ 13:49:
Echter, zodra er een mail binnenkomt en die wordt direct door één van de leden gelezen, komt het soms voor dat er geen notificatie bij die andere twee leden binnenkomt

Dat is een instelling of je (on)gelezen markeringen per delegatie wilt of niet, dit is onafhankelijk van het gebruik van tags en filters (folders).

Verwijderd schreef op maandag 24 juli 2023 @ 13:58:
1. Lezen = toewijzen. Aan jezelf of aan een ander. Geen mail zonder label voor wie die is.

.. ik zie iets over een 'Collaborative Inbox', maar ik heb geen ervaring met zoiets.

Op zich leent zich de Collaborative Inbox zich daar heel goed voor, je kan het haast zien als een ticket systeem zonder SLA. Het enige waar ik we vaak tegenaan loop is dat groups bij 'mobiel' gebruik niet zo lekker werkt.

[ Voor 4% gewijzigd door DukeBox op 24-07-2023 16:54 ]

[i-chat]

......vaak tegenaan loop is dat groups bij 'mobiel' gebruik niet zo lekker werkt.

yup, en met Outlook mobile precies zo, helaas heb ik ook geen apps gevonden die het wel goed doen.

voor ios is er een app die het an sich heel goed doet, maar dan weer niet normaal integreert met de diensten van microsoft of google (en je dus een extra inbox (licentie) nodig hebt voor een standaard mailbox die dan vervolgens door die app geclaimt kan worden - maar dat is gewoon omzichtig en ook nog eens niet bepaald goedkoop.

toch zou ik het liever daarmee doen dan met de oplossing van martijn.vw - geloof me, als je al een tijdje met eindgebruikers te maken hebt gehad dan dan 'weet' je dat die oplossing niet gaat werken... zelfs niet onder techminded personen.

[ Voor 18% gewijzigd door i-chat op 24-07-2023 19:26 ]

[Ronker32]

i-chat schreef op maandag 24 juli 2023 @ 19:25:
[...]
toch zou ik het liever daarmee doen dan met de oplossing van martijn.vw - geloof me, als je al een tijdje met eindgebruikers te maken hebt gehad dan dan 'weet' je dat die oplossing niet gaat werken... zelfs niet onder techminded personen.

Dat is vooral de crux, in dit geval heb ik ook te maken met 'digibeten', waarvan onlangs eentje de halve Dropboxmap heeft leeggegooid omdat zijn telefoon vol liep

Wellicht dat dat 'groups'-verhaal dan toch een oplossing biedt, plan van aanpak lijkt me dan dat ik voor iedere gebruiker een [e-mail]-account ga maken waarmee ik dan in de Admin Console groepen kan beheren. Ben alleen benieuwd of het dan ook mogelijk is om te mailen vanuit een 'groups'-mailbox; met andere woorden, Pietje Puk is lid van de groep 'Administratie' en ziet daardoor e-mails van [e-mail]. Als hij dan wil reageren logt hij in op zijn eigen account, '[e-mail]', en dan is het hopelijk ook mogelijk om te mailen vanuit [e-mail].

[i-chat]

hopelijk ook mogelijk om te mailen vanuit [e-mail].

dat is precies wat mailgroepen doen