Mails vanuit E-Boekhouden komen (soms) niet aan. SPF problee

[Doedelzak]

Hallo,

Voor mijn moeder heb ik een tijd terug een E-boekhouden account opgezet voor haar lespraktijk. Dit, omdat ze voorheen alle facturen nog met de hand schreef.

Nu loop ik tegen het volgende probleem aan:

Facturen die automatisch worden verstuurd vanuit e-boekhouden komen niet altijd aan. Na wat speurwerk heeft dit (volgens mij) te maken met de SPF instellingen van het email account. Wat ik begrijp is dat je ergens in instellingen een bepaalde regel toe moet voegen in de mailserver.

Echter, gebruikt mijn moeder een @gmail account. Ik heb al flink lopen googlen maar kan niet achterhalen of dit SPF gebeuren toe te passen is met Gmail.

Weet iemand of dit mogelijk is?

Ik heb al contact gezocht met support van E-boekhouden, maar tot op heden geen reactie.

[Oon]

SPF is voor het versturen door een (andere) server vanuit een bepaalde domeinnaam, dus in dit geval zou dat van toepassing zijn als e-boekhouden zelf vanaf de domeinnaam van de praktijk gaat sturen.
Met Gmail kan dit niet, dan moet je altijd SMTP-gegevens invullen. Met die gegevens kan e-boekhouden de mails door Gmail laten versturen.

Dus ik vermoed dat je óf geen SMTP-gegevens hebt ingevuld maar alleen een @gmail.com adres, óf dat het probleem iets anders is.

Als het het eerste is dan is de oplossing simpel; voor een paar euro per jaar heeft je moeder een nette domeinnaam voor zichzelf, bij veel hosts heb je daar goedkoop een mailbox bij. Heeft ze meteen een professioneel mailadres om mail op te ontvangen.
Daar kun je dan wél de SPF bij goedzetten.

[ElMacaroni]

Doedelzak schreef op maandag 3 juli 2023 @ 23:02:
probleem:

Facturen die automatisch worden verstuurd vanuit e-boekhouden komen niet altijd aan. Na wat speurwerk heeft dit (volgens mij) te maken met de SPF instellingen van het email account. Wat ik begrijp is dat je ergens in instellingen een bepaalde regel toe moet voegen in de mailserver

Waarom denk je dat? Welk email account? Welke instellingen? Welke mailserver?

Paar geblurde screenshots zou helpen...

[DJSmiley]

Kun je de SMTP van google gebruiken? Dan heb je ook geen last van SPF ellende.

https://cdn.e-boekhouden....ng/Handleiding_Beheer.pdf (pagina 7). Je kan E-boekhouden een externe SMTP laten gebruiken.


Normaliter moet je de SPF records van E-boekhouden toevoegen aan je record, maar als je geen eigen domeinnaam hebt is dat natuurlijk onmogelijk.

https://www.e-boekhouden.nl/specials/spf-records

Maar ipv 'klooien' met een gmail: Een eigen domeinnaam met mini hostingpakketje lost het probleem op (je hebt zelf DNS records die je kan bewerken en dus ook SFP kan includen) en het staat meteen een stuk professioneler (+ je bent onafhankelijk van Gmail)

[ThinkPad]

https://www.mail-tester.com/ kan mogelijk ook inzicht geven wat er misgaat.

[F_J_K]

Je zult inderdaad de mailserver van Google moeten laten gebruiken door de boekhoudsoftware (smtp.gmail.com of een relay). De spf-records van Google.com ga je niet aangepast krijgen. Google moet zeggen dat jij te vertrouwen bent. Gaat niet gebeuren.

Of een eigen domein aanmaken. Staat nog professioneler ook. En als het puur voor mail is kan dat vrij goedkoop. Bij zoeken van een provider wel opletten of je kunt mailen en je zelf de spf-records kunt wijzigen.

Edit: of uitzoeken of je kunt laten verzenden vanaf bijv. noreply@boekhoudpakket

[ Voor 11% gewijzigd door F_J_K op 04-07-2023 09:14 ]

[Doedelzak]

Bedankt allen!

Ze heeft inderdaad ook een domein via Strato, heb hier een webmail pakket aangevraagd en maak gewoon even een [e-mail] email adres aan. De facturen laat ik dan via deze mail lopen

[F_J_K]

Doedelzak schreef op dinsdag 4 juli 2023 @ 14:08:
De facturen laat ik dan via deze mail lopen

En bij Strato de verzendende server van de boekhoudtool toevoegen: check de boekhoudtool voor wat je aan de spf record moet toevoegen

[Doedelzak]

Heb inmiddels een email account aangemaakt ([e-mail]) deze is gekoppeld aan E-boekhouden (STMP in gesteld).

Heb een test gedaan door een testfactuur te sturen naar mijzelf en deze komt inderdaad gewoon aan met afzender van bovengenoemde email.

Dien ik nu ook nog SPF in te stellen? Het is mij niet helemaal duidelijk welke SPF regel ingevuld moet worden. Volgens e-boekhouden moet dit zijn : v=spf1 include:_spf.e-boekhouden.nl ~all, klopt dit?

Via de mailtester komt de volgende score.

[Oon]

Doedelzak schreef op dinsdag 4 juli 2023 @ 19:40:
Dien ik nu ook nog SPF in te stellen? Het is mij niet helemaal duidelijk welke SPF regel ingevuld moet worden. Volgens e-boekhouden moet dit zijn : v=spf1 include:_spf.e-boekhouden.nl ~all, klopt dit?

Dat zou moeten kloppen ja, mits je niet ook mailt via andere diensten. Als je al een bestaand SPF record hebt moet je die niet overschrijven, dan moet je daar alleen 'include:_spf.e-boekhouden.nl' aan toe te voegen (na evt. andere includes)

[Deveon]

Met alleen SPF zal je altijd achter de feiten aanlopen met betrekking tot spamfilters en mails die niet goed binnenkomen. Persoonlijk zou ik aanraden om over te stappen op een pakket als DigiBTW die niet vanuit je eigen domein probeert te mailen, in combinatie met Knab (whitelabel) is het helemaal een aantrekkelijk aanbod.

[F_J_K]

Deveon schreef op vrijdag 7 juli 2023 @ 21:22:
Met alleen SPF zal je altijd achter de feiten aanlopen met betrekking tot spamfilters en mails die niet goed binnenkomen. Persoonlijk zou ik aanraden om over te stappen op een pakket als DigiBTW die niet vanuit je eigen domein probeert te mailen, in combinatie met Knab (whitelabel) is het helemaal een aantrekkelijk aanbod.

offtopic:
Wat heeft dat te maken met spf-gebruik? Dat gebruiken de anderen mag ik hopen ook en die doen verder ook dezelfde maatregelen als er wordt gemaild.

Ik zou zelfs stellen dat een eigen domein een stuk meer vertrouwen geeft - en meer grip op ook spf, etc

[Deveon]

F_J_K schreef op vrijdag 7 juli 2023 @ 21:39:
[...]

offtopic:
Wat heeft dat te maken met spf-gebruik? Dat gebruiken de anderen mag ik hopen ook en die doen verder ook dezelfde maatregelen als er wordt gemaild.

Ik zou zelfs stellen dat een eigen domein een stuk meer vertrouwen geeft - en meer grip op ook spf, etc

SPF is inmiddels lang niet meer betrouwbaar. Liefst stap je gelijk door naar DKIM en DMARC, daar wil je alleen de kleine ondernemer niet mee lastigvallen. Beter vertrouw je dan op de anti-spam reputatie van je boekhoudingspakket om in de inbox van de ontvanger terecht te komen.

Je eigen domeintje heeft waarschijnlijk amper tot geen reputatie. De meeste ontvangers zullen het domein ook niet eens controleren en ken zelf zat zelfstandige die vanuit een gmail, outlook of zelfs hotmail werken. Dit zijn juist met name de ervaren ondernemers. Als je verwacht van partij X een offerte of factuur te ontvangen dan moet je er zeer uitgebreide (en dure) phising te maken hebben dat partij Y er tussen zit.

[F_J_K]

Maar nog steeds, heeft niets te maken met je favoriete boekhoudpakket. De maatregelen rond mail hoeven er niet anders voor te zijn.