Excel bestandsgrootte verkleinen

[DutchFinna]

Voor het werk hebben we diverse Excel-bestanden. Twee voorbeelden:
1. verkoopfactuurregels. Een kleine 20.000 regels, 16 kolommen data, gekopieerd vanuit boekhoudpakket en vervolgens diverse draaitabellen op basis van die data gemaakt. Omvang 3.700 kB.
2. planningslijst werkzaamheden per klant, steeds handmatig te vullen. Groot 14 kolommen en een kleine 250 regels. Dus veel minder data zou je zeggen. Maar dat bestand blijkt 5.250 kB en dan is het met openen, sluiten en bewaren wel eens traag. Het is een gedeeld bestand, meer mensen tegelijk kunnen er in werken.

Mijn vraag
Wat veroorzaakt zo'n relatief fors groter bestand en is er een eenvoudige(-r) methode om de omvang te beperken.

Relevante software en hardware die ik gebruik
Excel 2013

Wat ik al gevonden of geprobeerd heb
Verwijderen opmaak (vet, arcering etc) helpt niets. Het niet meer delen van de werkmap helpt maar een beetje (zo'n 100 kB). Past toen ik de volledige inhoud van het werkblad ging kopiëren en plakken in een nieuw sheet ging de omvang radicaal naar beneden: er bleef nog iets meer dan 30 kB over. En dat werkt een stuk sneller.

[F_J_K]

Clientside Office? Ik verplaats dan de vraag even van Serversoftware en clouddiensten naar de client-buren.

Is het xls, of xlsx? Stokoude xls is een stuk groter (xlsx is gezipt). Eventueel kan je ook xlsb overwegen.
Gebruik je draaitabellen? Verwijder de cache ervan.

OTOH: als het een factor 100 verkleind door nieuwe versie te maken: eens per jaar een nieuwe en je merkt er niets van.

Terzijde, End of support for Office 2013 - Microsoft Support per april is Office 2013 end of life. Geen beveiligingsupdates meer. Zeker in een bedrijfssituatie dus heel erg nodig te upgraden.

[Reinier]

Misschien is de UsedRange nogal groot? Ga naar de VBA editor en tik in: ActiveSheet.UsedRange.

[SVMartin]

Ik vraag me af of de bestandsgrootte het performance probleem veroorzaakt. Ik heb ook Excel files gezien die heel rekenintensief zijn, soms helpt het om de prestaties van gebalanceerd op performance te zetten.

[DutchFinna]

@F_J_K :
Het is een xlsx-bestand. Wanneer ik er een xlsb-bestand van maak gaat omvang inderdaad behoorlijk naar beneden (van 5.250 kB --> 4.100 kB) maar nadeel is, zo lees ik, je kan niet meer zien of macro's gebruikt worden. Eens per jaar (of desnoods 2 of 3x) de inhoud kopiëren is idd een optie.

Dat Office 2013 niet meer ondersteund wordt is bekend, overgang naar Office 365 staat gepland.

@Reinier :
Even gezocht hoe ik "ActiveSheet.UsedRange" zou kunnen gebruiken maar normaal gesproken gebruik ik die VBA editor niet. Geeft de combi <ctrl+a> niet die used range aan? Die komt overeen met de zichtbare data.

@SVMartin :
Er zit geen enkele rekenformule in. Sommige kolommen hebben een opmaak met een datum. Wellicht is dat het? Want ik selecteer dan de hele kolom. Zou daardoor de used range groter worden? En <ctrl+a> niet de echte used range aangeven? Getest, maar dat lijkt ook niet het geval.

[Reinier]

Nee, Ctrl+End gaat als het goed is naar de laatste cel.
Zit die op rij honderdmiljoenmiljard dan kun je met Alt+F11 naar o.a. het immediate window.

[hihansvdijk]

Oorzaak is vaak niet bekend, maar je kunt het bestand kleiner maken met het Inquire menu optie Clean Access Cell formatting.

Instructies om het inquire menu te activeren staan op de site van microsoft: Turn on the Inquire add-in - Microsoft Support