Tips voor online administratie/archivering

[BertVK]

Best tweakers,

Nu ik samenwoon met mijn vriendin zoeken we naar een goede oplossing voor het online bijhouden van onze administratie. We hebben allebei nog fysieke mappen waar brieven van de bank inzitten over renteverhogingen uit het jaar stilletjes. Dat is niet relevant, maar je moet er wel steeds langs bladeren, het meeverhuizen, het is niet overal beschikbaar, etc.
Ook gaat een steeds groter deel van de communicatie nu gewoon online. Dat betekent dat ik met een deels fysieke en deels online administratie zit. Mijn idee is dat ik daar ook foto's en filmpjes ga opslaan; gewoon alles wat relevant is.

Waar ik naar op zoek ben is een handige manier om een gezamenlijke online administratie/archief bij te houden. Nu gebruiken nu een gedeelde map op Google drive. Dat werkt tot op zekere hoogte prima. Nadeel is wel dat mijn opslagruimte nu bijvoorbeeld vol is en die van mijn vriendin nog niet. Ik kan dus niks meer toevoegen in onze gedeelde map en zij wel. Ik weet ook niet of Google bijvoorbeeld veilig is of gebruiksvriendelijk.

Mijn vragen zijn:

- Wat zijn jullie ervaringen met clouddiensten op dit vlak? Welke clouddienst is hier het meest geschikt voor? Of is dit helemaal geen slim idee?
- Is het handig om samen één (mail)account (bij bijv. Google) te nemen i.p.v. twee accounts en een gedeelde map?
- Is het verstandig/werkbaar om i.v.m. veiligheid een lokale kopie op te slaan op bijvoorbeeld een SSD? Zo ja, zijn er mogelijkheden om die relatief eenvoudig te synchroniseren?

Ben benieuwd of jullie tips hebben.

[i-chat]

@BertVK er zijn natuurlijk onoemelijk veel mogelijkheden,

bij stack van transip kun je bijvoorbeeld opslag regelen waar je vervolgens met meer dan 1 user tegelijk op kan inloggen. voor ongeveer 3,50 per maand heb je dan (met zijn 2e) 250gb aan oplag, meer dan genoeg voor voor al je administratie. en vermoedelijk ook nog wel genoeg voor een beetje foto's en zut.

dat lijkt me an sich een fijnere oplossing dan om voor ene gratis gmail account te gaan met slechts een paar GB opslag en zo goed als NULL garantie dat je data (of je account) bewaard blijft.

als alternatief zou je natuurlijk ook een nas kunnen overwegen, punt is wel een beetje dat je nas stuk kan, en je dus eigenlijk toch ook weer iets van een backup strategie nodig hebt (maar dat had je toch eigenlijk al) lijkt het...

veel zal uiteindelijk ook gewoon afhangen van de software die je gebruikt. wil je gewoon alle pdfjes die je uit mailbijlagen haalt ergens centraal opslaan of wil je een volledig (en doorzoekbaar) archief.


mijn vriendin en ik gebruiken office 365 fam. en hebben dus 6 accounts ter beschikking, 1 voor haar, 1 voor mij, en toen hadden we er nog 4 over... eentje daarvan gebruiken we nu als online backup voor de nas. van alle data op de nas hebben we dus ruimte voor 2 back-ups van maximaal 500gb, alle overige data is ofwel neit belangrijk genoeg voor een backup, of staat op een externe ssd die in de brandkluis ligt

voor ons betekent dat: dat we alle belangrijke documenten zoals notariele documenten, verzekeringspapieren etc allemaal in de cloud hebben staan, dat belangrijke foto's in een brandkluis liggen (en hopelijk dus niet verloren gaan) en de overige data... jammer dan. maar ik ga ook niet voor +/- 8tb aan online opslag betalen voor data die in weze niet belangrijk of nuttig is.

om een analogie te maken, wie vroeg thuis foto'boeken op zolder had ging ook de negatieven niet bij de notaris of de bank in de kluis laten opslaan voor het geval er ooit brand uit zou breken. waren je foto's weg dan was dat gewoon heel jammer.

[Oon]

Ik ben zelf nog aan het kijken naar Paperless-ngx, daarmee kun je alles inscannen en dan indexeerbaar/inzichtelijk houden, maar dat zul je wel zelf ergens moeten draaien.

Voor een tientje per maand heb je 1TB aan opslag op heel veel plekken, kan me niet voorstellen dat Google heel veel duurder is?