Software om spullen in opslag te catalogiseren

[Isegrimm]

Ik twijfel of dit in het goeie forum staat, maar deze lijkt er voor m'n gevoel het meeste op.

Ik heb een storageunit waar een stuk of 30-40 verhuisdozen in staan, met van alles erin. De inhoud kan variëren van computeronderdelen, oude consoles, games, CD's, foto's en boeken tot speelgoed uit m'n jeugd. Deze spullen wil ik bewaren en het staat er prima wat mij betreft, maar soms heb ik wat nodig en iedere keer als dat gebeurt ben ik minimaal 10 dozen aan het doorzoeken voordat ik hetgeen gevonden heb wat ik nodig heb.

Om het zoeken wat makkelijker te maken ben ik op zoek naar een programma waarin ik per verhuisdoos de inhoud kan catalogiseren, met eventueel wat details over het object (zoals een serienummer, jaartal, model of bij welke verzameling het hoort) en misschien een foto.
Het moet voor het overzicht iets meer zijn dan een spreadsheet, want de ene doos bevat maar 5 items, en de andere misschien wel 100.

Online zie ik wel oplossingen, maar de meeste zijn bedoeld voor bedrijven en hebben dan ook bijbehorende hoge kosten, wat echt overkill is voor mijn kleine opslagunit met een paar doosjes
Iemand die een tip heeft?

[Kheos]

Waarom niet gewoon in excel?

[Isegrimm]

Kheos schreef op dinsdag 18 april 2023 @ 14:19:
Waarom niet gewoon in excel?

Heb ik geprobeerd, maar dan wordt het een lange onoverzichtelijke lijst. En ik zat ook te denken om er foto's bij te kunnen doen, en dat wordt in Excel helemaal een drama.

[Greatsword]

@Isegrimm

Waarom bewaren mensen toch zoveel zooi, ik zou zeggen weg met die troep, Less is More!

[thunder8]

Zou gewoon bij Excel blijven. Eventueel gebruik je Access, maar daar hebben de meeste mensen geen licentie voor.

[Isegrimm]

Greatsword schreef op dinsdag 18 april 2023 @ 14:21:
Waarom bewaren mensen toch zoveel zooi, ik zou zeggen weg met die troep, Less is More!

Naja, wat voor de een zooi is, is voor de ander heel dierbaar. Ik wil niet zeggen dat elk frutseltje in die dozen me even dierbaar is, maar veel spullen wil ik niet kwijt, mede uit nostalgie
En de reden dat het in een opslagunit staat en niet bij mij thuis is omdat ik thuis momenteel te weinig ruimte heb. Ooit gaan die dingen wel weer in huis staan, maar voor nu staat het daar het beste.

[Gerton]

Wat je aangeeft te willen kan volgens mij Prima in Excel.

Met filtering en wat truukjes zoals een mouse-over afbeelding en wat slimme filter instellingen lijkt het me dat je een aardig eind kan komen.

[Kheos]

Isegrimm schreef op dinsdag 18 april 2023 @ 14:21:
[...]

Heb ik geprobeerd, maar dan wordt het een lange onoverzichtelijke lijst. En ik zat ook te denken om er foto's bij te kunnen doen, en dat wordt in Excel helemaal een drama.

Die lijst is exact even lang, los van de software.
Of je nu 1000 items in excel hebt of in een database maakt geen moer uit
En als je 1000 onoverzichtelijk vindt moet je maar filteren, again kan je in excel of in database.
Foto's is idd iets anders (had je dan ook beter in je openingspost gezet) maar wat ben je precies aan het winnen? Alles fotograferen en catalogiseren kost bakken tijd; ben je nog wel tijd aan het uitsparen op deze manier? Kun je niet gewoon beginnen met een goed organisatie systeem en wat post-its op dozen?

[P_Tingen]

Data Crow is een catalogusprogramma dat orde kan scheppen in de chaos van zo'n beetje elke verzameling, of het nu om boeken, cd's, dvd's, foto's of mediabestanden gaat. Waar mogelijk wordt allerlei relevante en aanvullende informatie van internet gehaald. Het programma in Java geschreven en wordt als opensource aangeboden

download: Data Crow 4.8.0

[ Voor 63% gewijzigd door P_Tingen op 18-04-2023 14:51 ]

[P_Tingen]

Alternatief zou kunnen zijn om eea in OneNote op te slaan

[SCIxX]

Google Spreadsheets.

[Yaksa]

Koop gewoon een A4 ringband, een 31 delige multomapindeling en wat ringbandpapier.
Besteed een zaterdag om alles op te schrijven en tegelijkertijd te catagoriseren en de dozen te nummeren.
Hoef je in het vervolg alleen nog maar iets door te strepen wanneer je het uit een doos hebt gehaald of erbij te schrijven wanneer je er iets aan toevoegt.
Zo'n map werkt een stuk sneller dan opzoeken in een of ander computerprogramma.

[Fox3214]

Je zou in theorie een CMDB of een DB hiervoor kunnen gebruiken.

Voor ITSM wordt als open-source ITOP gebruikt
Voor netwerk infra is netbox of nautobot (maar dat is een beetje een overkill).

[P_Tingen]

Yaksa schreef op dinsdag 18 april 2023 @ 14:54:
Koop gewoon een A4 ringband, een 31 delige multomapindeling en wat ringbandpapier.
Besteed een zaterdag om alles op te schrijven en tegelijkertijd te catagoriseren en de dozen te nummeren.
Hoef je in het vervolg alleen nog maar iets door te strepen wanneer je het uit een doos hebt gehaald of erbij te schrijven wanneer je er iets aan toevoegt.
Zo'n map werkt een stuk sneller dan opzoeken in een of ander computerprogramma.

Nou....

Imagine 40 dozen met 5 tot 100 items per doos, dus dan hebben we het over 200 tot 4000 items. Laten we aannemen dat @Isegrimm 2000 dingen heeft. Misschien heb je de dozen per categorie, dan is het iets makkelijker zoeken, maar TS stelt al dat er vaak minimaal 10 dozen doorzocht moeten worden, dus zo gecategoriseerd zal dat niet zijn. Je moet dus van voren af aan zoeken in de lijst. Succes als die lijst 2000 items heeft. Of meer.

Als je het elektronisch doet (via Datacrow of OneNote, Excel of kladblok) kun je in ieder geval nog met CTRL-F zoeken naar tekst, serienummer, datum of iets in de omschrijving. Voor foto's geldt dat je met OneNote ook nog automatisch OCR er bij krijgt, dus als je magazines of zo bewaart zou je een foto van de cover kunnen maken en die toevoegen aan je OneNote

[Kalentum]

Misschien zoek je wel een Home Inventory applicatie. Die zijn er al vrij simpel, bv https://www.getencircle.com/home-inventory-app

Je kan daar meerdere huizen in kwijt (dus 'Huis' en 'Opslag') en je kan dan per huis meerdere kamers maken. Voor die Opslag zou je dus elke doos als kamer kunnen gaan definieren (Doos 1, Doos 2 etc).

Werkt op mobiel en desktop, misschien leuk om te proberen.

[_Apache_]

Je kan dozen per categorie indelen, en dan een foto van alle spullen. Of wil je echt een soort inventaris?
Als software kosten een probleem zijn, wellicht een leuk opensource projectje uitkiezen en wat proberen?

https://github.com/topics/inventory-management

[Dave1989]

Je kan eventueel toch een combinatie maken van Google Forms met Spreadsheets?

Google forms gebruik je om items in een doos te doen. Je kan er dan een foto bij maken.

Bij het indienen van een antwoord krijg je een regel in een Spreadsheet. Met een linkje naar de foto op je Google Drive.

Je kan vervolgens sorteren op doos en krijg je dus een x aantal regels per doos.

[PB-powell]

Isegrimm schreef op dinsdag 18 april 2023 @ 14:21:
[...]

Heb ik geprobeerd, maar dan wordt het een lange onoverzichtelijke lijst. En ik zat ook te denken om er foto's bij te kunnen doen, en dat wordt in Excel helemaal een drama.

Dozen nummeren, per doos een tabblad in Excel en de dozen logisch stapelen zodat je snel de juiste doos hebt als je iets uit nr 23 wilt pakken. Veel meer moeite zou ik er niet in steken, zeker als je de dozen niet thuis hebt staan. Hoe vaak wijzigt de inhoud van de dozen?

[Yaksa]

P_Tingen schreef op dinsdag 18 april 2023 @ 15:00:
[...]Nou....

Imagine 40 dozen met 5 tot 100 items per doos, dus dan hebben we het over 200 tot 4000 items. Laten we aannemen dat @Isegrimm 2000 dingen heeft. Misschien heb je de dozen per categorie, dan is het iets makkelijker zoeken, maar TS stelt al dat er vaak minimaal 10 dozen doorzocht moeten worden, dus zo gecategoriseerd zal dat niet zijn. Je moet dus van voren af aan zoeken in de lijst. Succes als die lijst 2000 items heeft. Of meer.

Als je het elektronisch doet (via Datacrow of OneNote, Excel of kladblok) kun je in ieder geval nog met CTRL-F zoeken naar tekst, serienummer, datum of iets in de omschrijving. Voor foto's geldt dat je met OneNote ook nog automatisch OCR er bij krijgt, dus als je magazines of zo bewaart zou je een foto van de cover kunnen maken en die toevoegen aan je OneNote

Succes om van 2000 items foto's te maken en die foto's ook nog eens (per doos) toe te voegen aan OneNote.
Er zal toch eerst een of andere structuur in de opslag van de items zelf aangebracht moeten worden.
Daarom mijn suggestie om een zaterdag te besteden om precies dat te doen. En dan gaat opschrijven, zeker als je het samen met een andere persoon doet, een stuk handiger dan trachten om het gelijk elektronisch op te slaan. Waarbij ik er van uit ga dat er nu geen enkele struktuur is en dat TS wel weet dat iets ergens in een doos in de opslag staat maar niet in welke doos.

[Archer_VC10]

Ik heb zo'n kelder... met ruim 20 dozen met spullen. Bij mij zitten er vooral boeken in dus ik heb een boekendatabase gebruikt (BookCrawler) en hier een custom field aan toegevoegd waarin ik het nummer van de doos kwijt kan. Ik gebruik ook CLZ Music van Collectorz.com om mijn CDs (ja die heb ik nog) bij te houden. Hier heb ik geen locatie aan toegevoegd, ik weet eigenlijk niet of dat kan.

Voor allerlei verschillende spullen werkt Excel voor mij toch het makkelijkst omdat je dit ook goed kan aanpassen aan je eigen wensen. Even nadenken over de informatie die je kwijt wilt, de kolommen hiervoor aanmaken en netjes invullen. Met een auto filter kan je dan per doos kijken, of via Ctrl-F zoeken op object. Een online Google spreadsheet zou inderdaad ook kunnen, die kan je dan via Google forms vullen. Ik heb een spreadsheet waar ik alleen per doos een ruw overzicht heb van de zaken die er (naast boeken) inzitten, of ik geef de categorie boeken aan die in die doos zitten. Dat is voor mij genoeg om te herinneren waar ik moet zoeken. Er is een hoop mogelijk, je kan ook in Excel een complete interface er omheen bouwen met forms en pulldowns enzo... het is maar hoevel werk je er in wilt steken. Het kan je later wel een hoop kopzorgen schelen om dit één keer goed aan te pakken inderdaad!

[Craven]

Of, ipv voor een digitale oplossing kiezen die toch iedere keer hetzelfde maar net ietsje anders is voor een pragmatische oplossing kiezen.

Als je spullen in transparante plastic bakken bewaard (ikea). De spullen die logischerwijs bij elkaar horen in 1 bak stopt. En een labeltje met een samenvatting van inhoud bak erop plakt heb je ook je doel bereikt.

Imo gaat inventariseren in een situatie als dit altijd z'n doel voorbij schieten.

[kruimel0]

Yaksa schreef op dinsdag 18 april 2023 @ 15:30:
[...]

Succes om van 2000 items foto's te maken en die foto's ook nog eens (per doos) toe te voegen aan OneNote.
Er zal toch eerst een of andere structuur in de opslag van de items zelf aangebracht moeten worden.
Daarom mijn suggestie om een zaterdag te besteden om precies dat te doen. En dan gaat opschrijven, zeker als je het samen met een andere persoon doet, een stuk handiger dan trachten om het gelijk elektronisch op te slaan. Waarbij ik er van uit ga dat er nu geen enkele struktuur is en dat TS wel weet dat iets ergens in een doos in de opslag staat maar niet in welke doos.

Je hebt gelijk, maar ik snap niet zo waarom je voorstelt om het opschrijven op papier te doen ipv in bijv. excel. Schrijf gewoon 'beschrijving', 'doos nr', 'extra info' als kolommen en je hebt hetzelfde effect als pen/papier maar dan met een Ctrl-F?

Anyhow @TS: Ik zou zelf ook lekker bij excel blijven. Je kan best voor organiseren door na te denken over de kolommen en dan daar op te kunnen filteren. Alles in 1 spreadsheet houden, en als je wilt weten wat er ook alweer in doos 5 zit kan je gewoon op doos 5 filteren. Ik heb verhuizingen van werk gedaan met dit soort organisatie en dat werkte prima.

[ Voor 8% gewijzigd door kruimel0 op 18-04-2023 16:58 ]

[Yaksa]

kruimel0 schreef op dinsdag 18 april 2023 @ 16:56:
[...]Je hebt gelijk, maar ik snap niet zo waarom je voorstelt om het opschrijven op papier te doen ipv in bijv. excel. Schrijf gewoon 'beschrijving', 'doos nr', 'extra info' als kolommen en je hebt hetzelfde effect als pen/papier maar dan met een Ctrl-F?

Omdat TS zijn spullen in een storage unit heeft staan en niet thuis.
Wel eens geprobeerd om daar met een laptop (als TS deze al heeft) te gaan zitten werken?
Hij zal toch eerst alle dozen langs moeten gaan om te inventariseren, wanneer je dan een map aanlegt met tabbladen voor elke doos ben je sneller klaar met schrijven dan alles invoeren in een programma.
Veel tips hiero gaan voorbij aan het feit dat er nog niets is vastgelegd en dat de spullen buitenshuis opgeslagen zijn. Achteraf had TS de hele exercitie natuurlijk beter kunnen doen toen hij de spullen in dozen heeft gepakt, maar goed, dat zal nu alsnog een uitdaging blijken.

[Oon]

Als je zelf kunt programmeren zou je iets kunnen doen met Obsidian. Ieder item een notitie, daarbij een tag met in welke doos het zit. Dataview voor het dynamisch weergeven van alle dozen.

Daarna kun je in de Graph weergave een overzicht zien van al je items

[Isegrimm]

Ik realiseer me nu wel dat alles van A tot Z catalogiseren veel moeite kost en waarschijnlijk het doel voorbijschiet, maar ik zou het wel tot een niveau willen hebben (met voldoende details en foto's) dat ik alles redelijk snel terug kan vinden.
Het is niet dat de inhoud van de dozen vaak verandert, maar als ik wat nodig heb is het meestal wel weer even geleden en loop ik toch weer te zoeken. Misschien is een paar foto's per doos al voldoende.

Ik wil het wel digitaal hebben, al is het maar om er van meerdere locaties bij te kunnen en er een backup van te hebben. En als ik de tips en mogelijke oplossingen zo lees lijken me Excel of Access inderdaad nog het beste, dus daar ga ik wat verder induiken.

Achteraf gezien had ik dit soort dingen natuurlijk beter kunnen doen toen ik alles aan het inpakken was, maar dat is niet in 1x gegaan en ik had er op dat moment ook niet echt tijd voor. Daarnaast stond ik er niet bij stil dat een inventaris überhaupt handig zou zijn

Dank voor de tips en het meedenken!

[dragonhaertt]

Gewoon in Excel bouwen, één grote tabel en al gaande categoriën toe voegen die je logisch lijken.
Zo kan je later makkelijk filter knoppen maken en met VBA kan je ook gewoon een interactief zoekveld bouwen.
Ik heb een bestand met al mijn gereedschap en hardware van 400 artikelen zo geordend.

Met categorie, zoekveld en logische namen is dat prima te doen.

[grasmanek94]

Ook al eens naar Grocy gekeken? Je zou zeggen is er niet voor bedoelt maar het kan het wel.