Microsoft 365 Junk mail

[joostdejonge123]

Beste Tweakers,

Al een tijdje gebruik ik naar volle tevredenheid een Microsoft 365 account met een aantal gebruikers. Wat me echter blijft storen is dat Microsoft aan het bepalen is of mail in een junk folder terecht komt. Ik wil het liefste gewoon alle mail in de inbox hebben, en dan bepaal ik zelf wel of de mail junk is of niet.

Ik heb al ontzettend veel instellingen geprobeerd, maar sommige mail blijft hierin in uit komen. Heeft iemand enig idee hoe dit (voor alle mailboxen) uit te schakelen is? Super veel dank!

[_H_G_]

Om het even simpel te houden: junk is bij Microsoft 365 of spam of phishing.

Die phishing wil je niet in je inbox.

M.b.t. spam kan je die adressen in je Safe senders and domains lijst zetten.

[nelizmastr]

Nee, je kunt niet alles in je inbox laten komen en alles zelf beheren.

De reden is dat Microsoft haar gebruikers wil beschermen tegen zichzelf en verplicht een basis spamfilter inkomend en uitgaand actief heeft staan in het Security Center binnen MS365.

Bij echte phishing/malware is het openen van een mail soms al voldoende om geïnfecteerd te raken of een signal af te geven aan een kwaadwillende, dus m.i. is dat standaardbeleid echt niet slecht.

Als je meer controle wilt m.b.t. false positives kun je uiteraard wel safe senders (invididueel) toevoegen of bepaalde domeinen toestaan.

[F_J_K]

Er is ook een boel spam en malware die je überhaupt nooit in je mailbox ziet omdat de SMTP-server de verbinding al afkapt, of die hard uit je mailbox wordt verwijderd omdat het zeker malware is.

Als je alle filters uit wilt, zal je je eigen mailserver moeten opzetten. Ga er van uit dat 40 - 80% van alle mail die je dan ziet spam / phishing / malware is. Klik nooit op links. En maak goede backups omdat je collega's dat toch wel gaan doen.

[Verwijderd]

Gaat dit om de zakelijke variant? Wat je kunt in Exchange Online de SCL rating aanpassen.

Je kunt echter beter contact opnemen met mensen die jou e-mails sturen en vragen of zij hun mailservers beter kunnen inrichten.

[joostdejonge123]

Op zich wel waar, contact opnemen met de verzenders. Het blijft mij vooral verbazen dat dit altijd bedrijven zijn (anwb/grafana/diverse musea) en het dus niet echt onder controle lijken te hebben.

Het gekke blijft ook dat als ik van de afzender aangeef dat het geen spam is, de mail toch in junk folder terecht komt. Is er via Exchange te achterhalen wat voor reden van spam er is? Ik krijg dat niet teruggevonden.

[F_J_K]

Ah, het gaat je alleen om de de false positives, niet alle spam. Dan had ik de vraag verkeerd begrepen.

Goed ingerichte mailservers aan de verzenderskant helpt idd het meeste. Als die bijv. de SPF-records incorrect heeft staan heb je al snel pech.

[Damic]

Ja gewoon goed instellen, hebben we ook gehad met de mails die we verstuurde via de scanner. Deze gingen langs een nadere smtp en werden constant geflagged want verkeerd domein.

[joostdejonge123]

Zijn inderdaad (meestal) vals positieve mails. Op wat voor manier kan ik er achter komen wat de reden is voor vals positieve melding?

[Diederik]

MX Toolbox kan je een richting geven.

Vul het domein van de verzender in bij E-mail health:

https://mxtoolbox.com/emailhealth/anwb.nl/

Die checkt dan of SPF/DKIM/Dmarc ok is ingesteld en of het domein op een blacklist staat.

[nelizmastr]

joostdejonge123 schreef op dinsdag 18 april 2023 @ 16:33:
Zijn inderdaad (meestal) vals positieve mails. Op wat voor manier kan ik er achter komen wat de reden is voor vals positieve melding?

Headers eruit halen en checken met mxtoolbox of via message trace de berichten opzoeken en daar checken. Het als niet-spam markeren doe je overigens dus niet via Outlook maar je anti-spam policy in het security center binnen je admin portaal.

[_H_G_]

nelizmastr schreef op woensdag 19 april 2023 @ 07:47:
Headers eruit halen en checken met mxtoolbox of via message trace de berichten opzoeken en daar checken. Het als niet-spam markeren doe je overigens dus niet via Outlook maar je anti-spam policy in het security center binnen je admin portaal.

Dat ligt aan het Microsoft 365 abonnement. Geen idee wat TS heeft.

Dan zou TS dit even kunnen doorlezen, want policies gaan aanpassen is niet het beste idee.
https://learn.microsoft.c...e-365?view=o365-worldwide

[nelizmastr]

_H_G_ schreef op woensdag 19 april 2023 @ 08:43:
[...]

Dat ligt aan het Microsoft 365 abonnement. Geen idee wat TS heeft.

Dan zou TS dit even kunnen doorlezen, want policies gaan aanpassen is niet het beste idee.
https://learn.microsoft.c...e-365?view=o365-worldwide

Elk MS365 abonnement met Exchange heeft een default antispam policy en message trace functionaliteit,
alleen als het minder dan een E3 smaak is heb je alleen de basisfunctionaliteit, maar die is toereikend voor wat TS ermee wil

[Cergorach]

Hou er rekening mee dat tijdens de pandemie er wijzigingen zijn geweest aan Exchange Online en dat ze zelfs al ingestelde whitelistings niet meer (altijd) honoreren.

Messages that are identified as malware or high confidence phishing are always quarantined, regardless of the safe sender list option that you use.

Natuurlijk gaat MS (of elke andere SPAM filter leverancier) je niet in detail de regeltjes uitleggen die hun 'blackbox' gebruikt om iets als SPAM te markeren. Want dan gaan kwaadwillende daarmee aan de slag om die SPAM filters te omzeilen.

Mijn advies, ga de headers rustig bekijken of daar SPF issues in voorkomen. Het zal niet de eerste keer zijn dat de marketing afdeling een andere newsletter agent is gaan gebruiken die niet op de spf record staat waaruit verzonden wordt (of er niet meer goed op staat)...

Bron:
https://learn.microsoft.c...ender-lists-in-office-365
https://learn.microsoft.c...ecurity/secure-by-default