Welk scheduling tool for inschrijven opvangsysteem?

[MartenBE]

Op de school van mijn vriendin organiseren ze sinds kort een opvangsysteem voor de kinderen voor de start en na het einde van de school. Helaas staat ze er alleen voor (de IT-dienst kan of wil niet helpen, het is een kleine wijkschool aangesloten bij een grotere school). Met welk systeem kunnen we het beste aan de slag:

1) Inschrijvingen moeten afgesloten kunnen worden op vrijdag 18u voor de opvang van de week daarop, want op dat moment wordt het opvangschema gemaakt en verspreid naar de ouders die de opvang op zich nemen. Door de grote van de school gebeurt het dat er dagen zijn dat geen opvang nodig is. Als er natuurlijk in de week zelf na de deadline zich iemand "per ongeluk" inschrijft, leidt dat tot discussies of wrevel.
2) Ouders moeten hun inschrijving kunnen wijzigen tot vrijdag 18u.
3) Ouders kunnen enkel hun eigen inschrijving wijzigen.
4) Het moet online via de webbrowser en het liefst is het gratis.

Mijn probeersels:

* Een google form: eenmaal de link verspreid is 1 niet gegarandeerd (al kan je het wel zien). Ook 2 is niet mogelijk.
* Doodle: laat 1 niet toe.
* Rallly: laat 1 en 2 niet toe.

Andere opties zoals calendly, cal.com, ... hebben ook gelijkaardige tekortkomingen. Wat ik me afvraag is: heeft er iemand voor een gelijkaardige use case een goede tool gevonden? Gebruik ik de juise zoekterm om zo een tool te vinden? Online scheduling tools slaan meestal op meetings, als ik registration tools opzoek, kom ik op tools uit om events te beheren met betaalopties e.d.

[DUX]

Misschien als je zoekt op "timeslot reservation system" dat je meer succes hebt. Op GitHub zie ik wel wat systemen genoemd staan alleen moet je dan voor die richting kennis hebben van selfhosted oplossingen en misschien meer.

Let op dat je met dit soort eigen oplossingen ineens ook zorg moet gaan dragen voor privacy wet- en regelgeving, (on)gevraagd beheer op de techniek, en persoonlijke verzoeken vanuit de ouders. Misschien dat je daar niet op zit te wachten.

[OllieNL]

Als ze office 356 gebruiken.... Booking?
Niet geprobeerd om je schema er in te zetten, maar volgens mij moet dit wel lukken.

[MartenBE]

DUX schreef op donderdag 13 april 2023 @ 14:24:
Misschien als je zoekt op "timeslot reservation system" dat je meer succes hebt. Op GitHub zie ik wel wat systemen genoemd staan alleen moet je dan voor die richting kennis hebben van selfhosted oplossingen en misschien meer.

Ik heb zelf wel een pak selfhosting ervaring, maar dat lijkt me hier inderdaad niet de oplossing. Ik kijk dan meer naar free pricing plans van online tools.

OllieNL schreef op woensdag 26 april 2023 @ 07:32:
Als ze office 356 gebruiken.... Booking?
Niet geprobeerd om je schema er in te zetten, maar volgens mij moet dit wel lukken.

Daar had ik ook aangedacht, maar ik weet niet of ouders dan ook in de AD moeten zitten? Ik ga dit eens moeten uitpluizen.

[F_J_K]

Ja, gasten kunnen zonder account. (Maak een test-booking en je ziet hoe en wat).

Bij gratis tools / versies moet je des te meer opletten of er qua AVG wel goede afspraken en maatregelen zijn. De school is en blijft verantwoordelijk van wat er gebeurt. En er zijn ongetwijfeld kritische ouders.