Emails vanuit Outlook opslaan (als PDF)

[Mphus]

Dag allen,

Op mijn werk (simulatie/ingenieurs bureau) worden emails opgeslagen als PDF. Er is gekozen voor PDF omdat we de attachments embedded er in opgeslagen kunnen worden. Tevens willen we niet afhankelijk zijn van het *.msg bestand type. Het laatste is mede ingegeven door het feit dat wij onze informatie zeer lang ( meer dan een decennium) beschikbaar moeten hebben (al is het niet waarschijnlijk dat we van Outlook afstappen).

Op dit moment gebruiken we save as PDF van Sperry (https://www.sperrysoftwar...ools/product/save-as-pdf/

Dit vraagt nog al wat van de medewerkers (gezien de hoeveelheid dossiers/projecten die lopen en het aantal mails dat je op een dag krijgt).

Ons DMS wordt gevormd door een dossier nummer op een Windows file server icm met AFAS. Dit is gedaan omdat veel DMS’s producten niet kunnen omgaan met onze bestanden (veel simulatie bestanden etc).

Ik heb een hele zoektocht achter de rug naar alternatieven. Ik ben benieuwd naar:
1. Of men in algemene zin betere oplossingen weet
2. Of er een drag and drop oplossing bestaat

Het betreft een sterke voorkeur om email separaat op te slaan als bestand en niet (te)afhankelijk te zijn van dedicated software voor openen etc.

Ik weet dat het nog al een set aan “eisen” is maar ik hoop dat iemand een beter alternatief heeft.

Voor de duidelijkheid PDF is niet heilig, maar wel erg toegankelijk!

Bedankt!

[SVMartin]

Je zou eigenlijk een outlook plugin moeten ontwikkelen waarmee je met 1 klik de export naar de fileshare kunt doen. Voorwaarde dat het dossiernummer dan bijv in het subject of in een reference id in de body van de mail staat.

[Oon]

Je kunt toch gewoon ctrl+P en dan printen als PDF?

Daarnaast kun je ook iets als bijv. Paperless-ngx zelf opzetten, die kun je aan een mailbox hangen zodat je maar een forward hoeft te doen naar die mailbox om het in het systeem te krijgen.

[Mphus]

SVMartin schreef op dinsdag 11 april 2023 @ 23:59:
Je zou eigenlijk een outlook plugin moeten ontwikkelen waarmee je met 1 klik de export naar de fileshare kunt doen. Voorwaarde dat het dossiernummer dan bijv in het subject of in een reference id in de body van de mail staat.

Dat doet de plugin van sperry, deze zorgt ook meteen voor uniformiteit in het opslaan van de bestanden.

Het dossier nummer blijft het hekelpunt. Klanten zullen dat niet altijd in hun email zetten. Dit betekend dat er altijd een manuele component blijft.

Wat je eigenlijk wilt is een soort drag and drop met auto-filename

[Mphus]

Oon schreef op woensdag 12 april 2023 @ 00:10:
Je kunt toch gewoon ctrl+P en dan printen als PDF?

Daarnaast kun je ook iets als bijv. Paperless-ngx zelf opzetten, die kun je aan een mailbox hangen zodat je maar een forward hoeft te doen naar die mailbox om het in het systeem te krijgen.

Kan op zich wel maar je wilt uniformiteit (in bestandsnaam) met zo min mogelijk kans op menselijke fouten. Tevens gaat het om heel veel mail als je dat allemaal met ctrl-P moet gaan doen........ ..

Ik zal eens naar paperless-ngx gaan kijken maar ik verwacht dat die ook een kenmerk wilt hebben (dossiernummer).

Thanks

[F_J_K]

PDF: ik lees bij dat tool niet dat er PDF/a wordt gebruikt. Dat wil je wel als het zeker langdurig bruikbaar moet zijn.

Als er metadata zoals dossiernummer niet automatisch duidelijk is, zal er altijd een menselijke actie nodig zijn. Ook met AI-achtige herkenning zal dat niet altijd goed zitten.

Mphus schreef op dinsdag 11 april 2023 @ 21:52:
Het betreft een sterke voorkeur om email separaat op te slaan als bestand en niet (te)afhankelijk te zijn van dedicated software voor openen etc.

Als je mail client mbox-formaat gebruikt ben je niet gebonden aan specifieke software, zo nodig kan je zelfs toe met kladblok (en iets om de binaries om te zetten).

-

Heeft Afas geen DMS-module? Ik meen van wel.

[BVE]

Dag Memphis,

Ik herken deze situatie en heb zelf een python script geschreven en dit werkt als volgt.
Hier is het cruciaal dat elk dossier een bepalde "tag" had, dossier xx00001 xx0002 ...
deze nummering werd ook gebruikt in de fileshare mappen & in de communicatie emails.

als je het script aanroept "leest" deze geselecteerde mail & zoekt naar de gestructureerde code in deze mail.
(settings worden bijgehouden met een ini file, per gebruiker).
Vervolgens komt er een GUI met daarin de vraag wat de gebruiker wenst op te slaan ( de mail, de bijlage, of beide), een voorstel van de nieuwe naam ( datumcodering er voor en dergelijke),
en dan een locatie waar men dit wenst op te slaan ( deze bestandslocatie )
met behulp van die tag werd ook al een voorstel van opslaglocatie gedaan).

Er gebeurt geen manipulatie van bestanden
Vroeger was alles manueel op te slaan, nu met dit sriptje gaat dit een stuk sneller

Het python scriptje is een combinatie van Tkinter ( GUI) & pywin32...

[Mphus]

Hi BVE,

Lijkt erg op save as PDF, het Probleem blijft dat onderstaande:

BVE schreef op vrijdag 14 april 2023 @ 22:53:
Dag Memphis,

Ik herken deze situatie en heb zelf een python script geschreven en dit werkt als volgt.
Hier is het cruciaal dat elk dossier een bepalde "tag" had, dossier xx00001 xx0002 ...
deze nummering werd ook gebruikt in de fileshare mappen & in de communicatie emails.

als je het script aanroept "leest" deze geselecteerde mail & zoekt naar de gestructureerde code in deze mail.

niet altijd voorhanden is. Daarom dat een soort combi tussen Sperry en drag and drop handig zou zijn.

Het blijft een zoektocht!

[Mphus]

F_J_K schreef op woensdag 12 april 2023 @ 09:00:
PDF: ik lees bij dat tool niet dat er PDF/a wordt gebruikt. Dat wil je wel als het zeker langdurig bruikbaar moet zijn.

.......

Heeft Afas geen DMS-module? Ik meen van wel.

Goede tip dat van PDF/a ik ga het nakijken!

In AFAS kun je zaken vastleggen maar dat gaat hoogdzakelijk om de administratie (opdracht, voorwaarden ect.). De daadwerkelijke communicatie en informatie niet (kan in theorie wel maar heeft beperkingen, snelheid, terugvinden), zeker omdat dat ook niet automatisch gaat.