Mails uit gedeelde mailbox verplaatsen lukt niet

[jptjosselaar]

Mijn vraag
Er wordt een mailbox met mij gedeeld op werk, wat me de mogelijkheid geeft om via die mailbox berichten en uitnodigingen te sturen etc. Het probleem is echter dat ik alle reacties op die mails binnen zie komen in mijn persoonlijke mailbox. Dit zorgt ervoor dat deze mailbox erg rommelig wordt.

Ik wil daarom een regel toevoegen waarbij alle mails die via de gedeelde mailbox binnenkomen naar een andere map verplaatst worden. Echter, het is mij nog niet gelukt om een regel te bedenken. De e-mails die ik binnenkrijg hebben als afzender de daadwerkelijke persoon die de reactie stuurt. Daarom is het niet mogelijk een regel aan te maken waar berichten die binnenkomen van de gedeelde mailbox worden verplaatst naar een andere map. Waardoor ik wel altijd kan zien dat de mail is binnengekomen via de gedeelde mailbox, is omdat er altijd een informatiebox in de mail zit waarin staat: "received for <naam van mailbox>."

Kunnen jullie mij helpen met het schrijven van een regel die hiervoor werkt, of een andere oplossing bieden?

Relevante software en hardware die ik gebruik
Office 365, gebruikt in de app op MacOSVentura 13.2.1

[Hero of Time]

Zet eerst eens het veld 'Van' aan, zodat je daadwerkelijk uit naam van de gedeelde mailbox kan gaan mailen. Dan komt de reactie tenminste daar ook binnen en hoef je niets meer te verplaatsen. Want hoe je nu werkt, mail je niet namens of vanaf de gedeelde mailbox.

[Dieks77]

Het ligt ook aan welke permissies je hebt gekregen op die gedeelde mailbox én hoe je Office 365/Outlook hebt ingesteld om die mailbox te benaderen.
Waar @Hero of Time ook al op hint.
Of je "Van" kunt kiezen ligt aan de exacte permissie die je op betreffende mailbox hebt gekregen.

• Send As: This permission allows users other than the mailbox owner to use the mailbox to send messages. After this permission is assigned to a delegate, any message that a delegate sends from this mailbox will appear as if it was sent by the mailbox owner. However, this permission doesn't allow a delegate to sign in to the user's mailbox.
• Send on behalf: This permission also allows a delegate to use this mailbox to send messages. However, after this permission is assigned to a delegate, the From: address in any message sent by the delegate indicates that the message was sent by the delegate on behalf of the mailbox owner.
• Read and manage: This permission allows a delegate to sign in to the user's mailbox and view the contents of the mailbox. However, after this permission is assigned to a delegate, the delegate can't send messages from the mailbox. To allow a delegate to send email from the user's mailbox, you still have to assign the delegate the Send As or the Send on Behalf Of permission.

Als je daadwerkelijk toegang tot de mailbox hebt en die als extra account hebt ingesteld in je App, kun je filteren op "binnenkomend account"

Echter gezien je aangeeft dat reacties binnenkomen in jouw eigen mailbox, ben ik vrij zeker dat je als delegate verstuurd. Dan wordt het een stuk lastiger lastig, mogelijk kun je tóch filteren op dat extra infofield als dat in de header, subject of body staat.

[Hero of Time]

@Dieks77, wanneer iemand rechten heeft voor 'send on behalf', is het afzenderadres alsnog de gedeelde mailbox. Enige verschil tussen 'send on behalf' en 'send as', zoals ook in je omschrijving staat', is dat de ontvanger dan als afzender "gebruiker namens <gedeelde mailbox>" en bij antwoorden op de mail komt die alsnog binnen bij de gedeelde mailbox.

Er zijn dus 2 opties:
- TS heeft helemaal geen rechten om namens of als de gedeelde mailbox te sturen;
- TS heeft niet de gedeelde mailbox geselecteerd of ingesteld als mogelijke afzender.

[jptjosselaar]

@Hero of Time Ik heb het recht om namens de mailbox te verzenden. Dus er staat wel degelijk "gebruiker namens <gedeelde mailbox>".

- Als ik een reactie krijg op een mail die ik namens de mailbox verstuur, komt de mail in mijn postvak
- Als er een mail direct wordt verstuurd naar de mailbox, en dus zonder eerdere berichtenstroom, zie ik de e-mails belanden in de shared mailbox.