MS 365 pakketten + antivirus + back-up - beste oplossing?

[Slottiee]

Mijn vraag
Voor een fysiotherapie praktijk ben ik bezig de ICT kant wat te vernieuwen.
Op dit moment werken de therapeuten op vaste desktop pc's en heb ik en de twee praktijkhouders ook ieder een laptop. Dat blijft zo, we moeten alleen af van onze beperkte mailhosting (dus over naar Exchange Online) en gebruik gaan maken van een antivirusscanner.

Relevante software en hardware die ik gebruik
De fysiotherapeuten gebruiken Outlook en Intramed (EPD systeem) en zeer sporadisch Word.
Ikzelf gebruik Word en Excel dagelijks, net als Outlook.
De twee praktijkhouders gebruiken Outlook en af en toe Word en Excel.

Alle patiëntengegevens worden verwerkt en opgeslagen in Intramed, en zit daarmee in de cloud en beveiligd door hen.

Het Office pakket dat nu nog gebruikt wordt op de vaste pc's is Office 2016.
Alle PC's hebben Windows 10/11 Home, maar kunnen indien nodig worden geüpgraded naar Pro.

Op dit moment hebben we een fysieke gedeelde server staan op de praktijk, waarop gezamenlijke mappen en bestanden staan. Deze wordt geback-upt in de cloud via een abonnementsdienst.

Wat ik al gevonden of geprobeerd heb
De makkelijkste oplossing is om iedereen over te laten gaan naar MS 365 Business Standard, dan is alles in een keer geregeld en up to date. Dat houdt wel in dat we voor 8 gebruikers naar ruim € 1.200,- per jaar aan kosten gaan. Daarbovenop komen dan nog de kosten van antivirus en een eventuele back-up mogelijkheid.

Omdat wij op dit moment dus amper kosten hebben (€ 120,- hosting voor website/mail en € 360,- voor cloud back-up), heb ik er wat moeite mee om dit bedrag te moeten verveelvoudigen.
Helemaal in ogenschouw nemende dat eigenlijk niemand echt gebruik maakt van de opties van het MS 365 pakket en er door ons natuurlijk geen geld verdiend wordt hiermee, wel met patiënten behandelen.

Ik wil dus een goedkopere en afdoende oplossing vinden, waarbij de overstap naar Exchange Online belangrijk is. Mijn idee was nu om voor iedereen een MS 365 Business Basic abonnement af te nemen, dat kost net geen € 600,- per jaar totaal.

Office 2016 wordt maar tot oktober '23 ondersteund door 365 en dus moet daar iets nieuws voor komen. Dat kan door twee abonnementen te nemen op MS 365 Apps for Business (€ 255,- per jaar) en met deze 2 licenties dan Office apps installeren op de pc's en laptops.
Een andere optie is dat ik licenties koop voor Office 2021 (ca. 25 euro per stuk) en hiermee Office 2021 installeer op alle systemen. Dat zou eenmalig € 200,- zijn, maar daarna zijn er geen terugkerende kosten.

Back-up
Ik begreep dat het niet mogelijk is om de gezamenlijke SharePoint mappen te back-uppen als niet alle gebruikers een back-up hebben afgesloten. Dit werd mij aangeboden voor € 4,- per maand per gebruiker. Een back-up zou eventueel alleen van belang zijn voor mijzelf en de twee praktijkhouders en de gezamenlijke bestanden. Voor de therapeuten zelf is het niet nodig, zij hebben geen (zwaarwegende) bestanden of documenten die niet verloren mogen gaan. Daarbij blijft een verwijderd bestand in Exchange of OneDrive natuurlijk nog een tijdlang terug te halen.

Mijn idee was om voor één gebruiker, stel mijzelf, een back-up af te nemen. Vervolgens ga ik vanuit mijn OneDrive mappen (en bestanden) aanmaken voor iedereen. Die ga ik vervolgens dus delen met de desbetreffende personen. Ik begreep dat zij deze vervolgens kunnen kopiëren en laten synchroniseren met hun eigen persoonlijke OneDrive, waardoor als zij in het bestand of map werken, dit ook weer wordt gesynchroniseerd met de overige gebruikers die hetzelfde hebben ingesteld. Correct?

Het mooiste zou zijn als OneDrive dus ook te 'koppelen' of synchroniseren is met SharePoint. Zodat SharePoint gewoon gebruikt kan worden als gezamenlijke schijf/map en ik met mijn back-up mogelijkheid de gehele SharePoint synchroniseer met mijn OneDrive, die vervolgens geback-upt wordt.
Is dat een werkzame methode?

Een nog goedkopere oplossing is als ik voor iedere gebruiker een Exchange Online abonnement afneem (€ 247,- per jaar) en voor mijzelf OneDrive voor bedrijven gebruik (€ 61,- per jaar). Voor alle overige gebruikers wordt dan een (gratis) consumenten OneDrive aangemaakt. Vervolgens doe ik hetzelfde als hierboven uitgelegd, ik deel mappen en bestanden en de gebruikers synchroniseren die met hen eigen OneDrive.
Is die koppeling mogelijk tussen OneDrive voor bedrijven en consumenten? Of is er nog een alternatieve route mogelijk?

Antivirus
Mij werd eerst ESET Protect Entry aangeraden, maar daarna werd mij gezegd dat ESET Internet Security (een fractie van de prijs) ook afdoende moet zijn.
Het gebruik van Microsoft Defender werd mij afgeraden.

Dan nog de vraag of de accounts lokaal moeten worden geïnstalleerd of via Azure. Waar mij het gebruik van Azure gemakkelijker lijkt.

Ik ben benieuwd naar jullie mening en advies!

[ Voor 5% gewijzigd door Slottiee op 28-02-2023 17:50 ]

[akimosan]

Laat ik zeggen dat ik best "biased" ben waar het Microsoft producten aangaat, ik werk er dagelijks mee.

"Het gebruik van Microsoft Defender werd mij afgeraden"

Ik zou het aanraden, out of the box in Windows werkt het al prima en in combinatie met een business plan krijg je nog meer mogelijkheden.
Daarnaast zit defender technologie ook in Exchange Online en Sharepoint dus uiteindelijk integreert het allemaal met elkaar. Dat gezeik over de beste AV scanner is zo pre 2010..

Je fileserver kan de deur uit met Sharepoint Online
Jij ziet blijkbaar alleen maar kosten met de diensten maar je vergeet je hardware afschrijving, je energiekosten, gedeeltelijk je (server) beheer, backup van die fileserver, updates installeren, etc.
Bij stroomuitval of brand ligt je praktijk er een paar dagen uit? En je kunt er alleen maar bij vanaf kantoor of middels een VPN oplossing? Met Sharepoint Online geen last van. Ja, je hebt een internet verbinding nodig maar die heb je ook voor je EPD en mail nodig.

Backup:

In Sharepoint en Onedrive for Business heb je een prullenbak, dat is geen echte backup maar je EHBO doos. Heeft iemand net iets verwijderd dan kun je het tot 93 dagen erna terug zetten. Leegt een shite eigenaar de Sharepoint site prullenbak tussendoor dan wordt het iets lastiger en moet een site collection owner de site collection recycle bin induiken.

Kom je er pas na 6 maanden achter dat iemand een hele map heeft weggegooid in sharepoint en dat dat niemand anders is opgevallen of het je verteld heeft? Dan heb je een probleem zonder verdere backup opties. Het hangt er dus maar net vanaf hoe belangrijk je data is en hoe groot je behoefte aan retentie is.
Voor je Sharepoint, Teams en Exchange online backup zijn 3rd party solutions genoeg maar ook die hebben een prijskaartje.

"Het mooiste zou zijn als OneDrive dus ook te 'koppelen' of synchroniseren is met SharePoint. Zodat SharePoint gewoon gebruikt kan worden als gezamenlijke schijf/map en ik met mijn back-up mogelijkheid de gehele SharePoint synchroniseer met mijn OneDrive, die vervolgens geback-upt wordt.
Is dat een werkzame methode?"

Oh god nee...
Stop met beknibbelen en houtje touwtje oplossingen te verzinnen. Dus ook geen mixen van consumenten onedrives met zakelijke onedrives. Dat kan eigenlijk ook niet want de backend voor Onedrive en Onedrive voor Business verschilt. Bij Onedrive is dat live.com en voor Onedrive for Business is dat je tenant in Sharepoint Online

Simpel gesteld:

• Ga voor tenminste Business Standard per gebruiker
• Herinstalleer op de computer Windows 10 of 11 Pro
• Join ze met Microsoft AzureAD, laat gebruikers inloggen met hun AzureAD account, stel omleiden / backup van documenten, bureaublad en afbeeldingen mappen naar Onedrive in
• Stel Microsoft Edge in om als startpagina je sharepoint online omgeving te tonen, of gebruik Teams.
• Gebruik desnoods de Onedrive client om één of meer bibliotheken te synchroniseren zodat gebruikers direct bij gedeelde mappen en bestanden kunnen komen (die je éénmalig van je fileserver aftrekt en naar SP online migreert.

Daarna iedereen lekker zijn ding laten doen op de PC's en laptops en samenwerken via Sharepoint Online of nog makkelijker, via Teams. Kunnen mensen zich bezighouden met hun eigenlijke werk ipv met IT bezig te zijn.
De accounts beheer je via de diverse portals zoals Microsoft Admin Center, geen geneuzel met lokale accounts in Windows Home of Pro

Als de therapeuten in de praktijk ook met de Online versies van Office en Outlook kunnen werken, direct in Sharepoint zou je op termijn nog kunnen overwegen om voor hen zelfs naar Business Basic te gaan maar geloof me, het geld verdien je door niet meer met micromanagement van je IT omgeving bezig te zijn.

Als de praktijk de kosten van 1200 euro per jaar voor 10 man niet wil dragen voor "minder gezeik" dan moet je er niet aan beginnen. Je overige kosten zijn ongetwijfeld een veelvoud van je hardware en software kosten. Hoeveel ben je per jaar kwijt aan massage olie, handenzeep en dat papier wat op die tafels ligt? (één rol is 65 euro ? Ja zeg, kan dat niet gewoon met oude kranten?)

Wil je meer opties kun je overwegen om naar Business Premium te gaan, kost je ook meer maar krijg je meer controle over je device en information management met Intune en Azure information Protection

[Slottiee]

akimosan schreef op donderdag 2 maart 2023 @ 23:11:
Laat ik zeggen dat ik best "biased" ben waar het Microsoft producten aangaat, ik werk er dagelijks mee.


[...]


Ik zou het aanraden, out of the box in Windows werkt het al prima en in combinatie met een business plan krijg je nog meer mogelijkheden.
Daarnaast zit defender technologie ook in Exchange Online en Sharepoint dus uiteindelijk integreert het allemaal met elkaar. Dat gezeik over de beste AV scanner is zo pre 2010..

Duidelijk, dan kies ik voor Microsoft Defender. Eventueel nog aan te vullen met bijv. Malwarebytes?

Backup:

In Sharepoint en Onedrive for Business heb je een prullenbak, dat is geen echte backup maar je EHBO doos. Heeft iemand net iets verwijderd dan kun je het tot 93 dagen erna terug zetten. Leegt een shite eigenaar de Sharepoint site prullenbak tussendoor dan wordt het iets lastiger en moet een site collection owner de site collection recycle bin induiken.

Hier had ik het dus ook met onze ICT man over. Ikzelf zie niet zoveel problemen, omdat er dus inderdaad die 'EHBO doos' is. Tegenargumenten zijn dan dat al er een werknemer is die kwaad wilt, hij/zij het makkelijk definitief kan verwijderen. Ik begrijp nu dus van jou (dat wist ik niet) dat er dan alsnog, binnen die 93 dagen, een mogelijkheid is bestanden terug te halen?

Om toch de boel te kunnen back-uppen, en ik begreep dat een back-up voor SharePoint alleen mogelijk is als alle gebruikers een back-up afsluiten, zocht ik dus naar een alternatief. Vandaar mijn idee om één gebruiker een back-up te laten afnemen waardoor (o.a.) zijn OneDrive back-up heeft, als dan de gehele SharePoint aan die gebruiker zijn OneDrive 'gekoppeld en gesynct' kan worden, dan heeft de SharePoint automatisch ook de back-up. Maar dat was mijn simpele en logische gedachte, de vraag is dus of dat kan?

Daarna iedereen lekker zijn ding laten doen op de PC's en laptops en samenwerken via Sharepoint Online of nog makkelijker, via Teams. Kunnen mensen zich bezighouden met hun eigenlijke werk ipv met IT bezig te zijn.
De accounts beheer je via de diverse portals zoals Microsoft Admin Center, geen geneuzel met lokale accounts in Windows Home of Pro

Onze therapeuten zijn dus ook niet bezig met IT, dat zal ze 'hun reet roesten'. Ze komen 's morgens binnen, starten de PC op, openen hun Outlook en Intramed, en dat is het. De rest van de dag zijn ze druk met patiënten en willen ze gewoon dat de boel werkt. Dat doet het nu dus ook, en dat moet straks niet anders zijn. Juist veranderingen (ja, ik weet het, ouderwets) naar SharePoint Online of Teams is voor hun niet handig en nodig. Bij ons wordt er samengewerkt op de vloer, dus in de oefenzaal of samen in een kamer, niet via een PC. Gelukkig ook maar trouwens, in dit vak.

Als de therapeuten in de praktijk ook met de Online versies van Office en Outlook kunnen werken, direct in Sharepoint zou je op termijn nog kunnen overwegen om voor hen zelfs naar Business Basic te gaan maar geloof me, het geld verdien je door niet meer met micromanagement van je IT omgeving bezig te zijn.

Als de praktijk de kosten van 1200 euro per jaar voor 10 man niet wil dragen voor "minder gezeik" dan moet je er niet aan beginnen. Je overige kosten zijn ongetwijfeld een veelvoud van je hardware en software kosten. Hoeveel ben je per jaar kwijt aan massage olie, handenzeep en dat papier wat op die tafels ligt? (één rol is 65 euro ? Ja zeg, kan dat niet gewoon met oude kranten?)

Dat zie ik dus niet gebeuren, Office desktop apps zijn nodig dus.
Verder is het makkelijk zeggen dat ik 1200 euro per jaar niet zou 'willen dragen', natuurlijk wil ik dat. Echter is het altijd belangrijk om de kostenkant van de toko in de gaten te houden. Wij verdienen geen euro met de IT kant van de praktijk, niet anders dan dat het moet werken zoals het nu ook doet. Dit gaat om 1200 euro (en dus een veelvoud van wat we nu kwijt zijn aan IT), maar de volgende kostenpost gaat om 500 euro, en daarna is er een onderwerp dat beter kan en dat kost 5000 euro.

Ik ben blij dat wij het juist zo goed doen, doordat we scherp zijn op kosten, maar zonder in te boeten op kwaliteit, werkbaarheid of gemak. Daarom zoek ik nu dus ook advies om voor ons de beste optie te kiezen.

En ja: olie, papier op tafels (hebben wij niet), etc, kost allemaal veel geld. En dus ook zoeken we voor dat soort dingen alternatieven, of betere en goedkopere oplossingen. Lijkt mij heel gezond, maar altijd met als doel de beste oplossing te vinden. En juist op producten of diensten waar we (meer) afhankelijk van zijn in het werk, moeten top zijn.

Waarom zou ik bijv. moeten kiezen voor MS 365 Business Standard, terwijl de extra opties die daarbij komen en voor ons van toepassing zijn t.o.v. Basic enkel de Office desktop apps zijn? Standard t.o.v. Basic kost ons ruim 625 euro extra per jaar. Terwijl als ik nu eenmalig Office 2021 verzorg op alle pc's dit eenmalig kan voor ca. 200 euro, waarna ik toch zeker wel een jaar of drie daar mee uit de voeten kan; zo niet langer. Ik betaal graag ergens goed voor, maar ca. 1600 euro meer betalen over drie jaar gezien dan nodig, voor het (absoluut minimale) gebruik van Word en Outlook, terwijl Office 2021 prima werkt, waarom zou ik daarvoor kiezen?
Er zijn genoeg mensen die kiezen voor een eenmalige aankoop van Office, ipv een maandelijks abonnement op 365.

Als ik een goed argument hoor om dat wél te doen, prima: dan kies ik daar ook voor. Maar een argument als 'niet beknibbelen' is voor mij geen argument.

Prioriteit heeft het dat we van de fysieke server afgaan, zodat we overal vandaag gemakkelijk bij onze bestanden kunnen. Daarbij is het belangrijk dat onze mail goed geregeld is, zodat de mailbox niet meer bij het ontvangen van een flinke bijlage direct vol is.

[nextware]

Ik zou gaan voor de opties die @akimosan beschrijft. Als ik jullie van advies zou hebben voorzien zou dit ook mijn advies zijn. Ik zou echter wel kijken naar een M365 backup. Daar zijn genoeg aanbieders voor. Microsoft maakt geen backup van je data. Daar ben je zelf verantwoordelijk voor. Ga niet alles in één account hangen qua data. Eén ransomware infectie op dat account en data..
Office uit je M365 suite blijft altijd werken, wordt voorzien van de laatste updates. En je hoeft dus niet meer losse pakketten aan te schaffen. Wat gebeurd er als een therapeut vertrekt.. heb je een Office licentie op de plank liggen waar je niks mee doet. Gebruik je M365; licentie stopzetten en geen kosten er meer voor. En voor een Office pakket van € 200 kun je iemand twee jaar voorzien van een M365 licentie. Tel uit je winst...

Maar stop aub met denken dat € 1200 per jaar een gigantische kostenpost is. Dat is € 100 per maand en dus € 12,50 per persoon per maand. Als de praktijk dit niet kan dragen is er iets mis.. Eén consult en de kosten zijn eruit.
Tuurlijk is het een bedrag maar zie het als een investering in je bedrijfsvoering. Het helpt het efficiënt draaien van de praktijk.
Mensen kunnen dan overal bij de data/mail. Even gauw overleggen over de planning wanneer een therapeut ziek is...even de agenda vanuit huis openen en cliënten overdragen. Het bied gewoon zoveel meer mogelijkheden voor de praktijk.

Daarbij is het belangrijk dat onze mail goed geregeld is, zodat de mailbox niet meer bij het ontvangen van een flinke bijlage direct vol is.

Je geeft hier zelf al antwoord op je vraag. M365 Business Premium met Exchange Online en volledige Office suite inclusief Teams, etc. Ideaal pakket voor de praktijk

[ Voor 32% gewijzigd door nextware op 04-03-2023 16:43 ]

[F_J_K]

Overstappen op webbased is bij beknibbelen toch het overwegen waard. Nul opslag op de apparaten van de therapeuten. Dan kan je ook overstappen op goedkope of gedeelde client hardware. Scheelt weer. En bij beperkt gebruik is het helemaal prima. Men heeft Intramed (en misschien Zorgmail en etc etc) ook leren gebruiken.

Omwegen zoals alles via 1 1Dr backuppen: denk je wel even aan NEN 7510?

[akimosan]

De abonnements versie ten opzichte van de offline versie (2021) geeft je dus de online services als Onedrive 1TB, daarmee is je PC backup per medewerker gelijk grotendeels afgedekt. Exchange Online en Sharepoint Online en Teams en je upgrades zijn gelijk geregeld.

Zelfs als je dat minimaal gebruikt en alleen voor je opslag van wat gedeelde Documenten biedt Sharepoint Online al meer voordelen dan een slecht beheerde NAS of fileserver.

1 Team met één of een paar kanalen en je kunt daarin je gedeelde documenten opslaan.
Hier staat redelijk uitgelegd wat je bewaar en herstel opties zijn met de verschillende prullenbakken en zelfs retention policies.
Voor verdere backups zijn er vele 3rd party oplossingen zoals Altaro Office 365 Backup, CommVault, Veeam Backup for Office 365 (hey gratis tot 10 gebruikers, dat moet je aanspreken )
https://www.veeam.com/free-backup-microsoft-office-365.html

[ngommers]

akimosan schreef op zaterdag 4 maart 2023 @ 18:51:
De abonnements versie ten opzichte van de offline versie (2021) geeft je dus de online services als Onedrive 1TB, daarmee is je PC backup per medewerker gelijk grotendeels afgedekt. Exchange Online en Sharepoint Online en Teams en je upgrades zijn gelijk geregeld.

Zelfs als je dat minimaal gebruikt en alleen voor je opslag van wat gedeelde Documenten biedt Sharepoint Online al meer voordelen dan een slecht beheerde NAS of fileserver.

1 Team met één of een paar kanalen en je kunt daarin je gedeelde documenten opslaan.
Hier staat redelijk uitgelegd wat je bewaar en herstel opties zijn met de verschillende prullenbakken en zelfs retention policies.
Voor verdere backups zijn er vele 3rd party oplossingen zoals Altaro Office 365 Backup, CommVault, Veeam Backup for Office 365 (hey gratis tot 10 gebruikers, dat moet je aanspreken )
https://www.veeam.com/free-backup-microsoft-office-365.html

Het stukje backup in dit topic vind ik interessant, ik ben op zoek naar een backup oplossing voor momenteel 1 gebruiker in de toekomst mogelijk 3 voor de MS 365 omgeving. Bijvoorkeur een backup in de cloud en bij voorkeur in Nederland. Wie heeft de gouden tip?

[HKLM_]

ngommers schreef op zondag 26 maart 2023 @ 16:42:
[...]


Het stukje backup in dit topic vind ik interessant, ik ben op zoek naar een backup oplossing voor momenteel 1 gebruiker in de toekomst mogelijk 3 voor de MS 365 omgeving. Bijvoorkeur een backup in de cloud en bij voorkeur in Nederland. Wie heeft de gouden tip?

Veeam backup for 365 heb ik goede ervaringen mee. De community editie is niet gelimiteerd in functies maar alleen in gebruikers. (Max 10)

[ngommers]

HKLM_ schreef op zondag 26 maart 2023 @ 19:19:
[...]


Veeam backup for 365 heb ik goede ervaringen mee. De community editie is niet gelimiteerd in functies maar alleen in gebruikers. (Max 10)

Ziet er goed uit, alleen als het gratis is waar verdienen ze dan hun geld mee? ik zag dat de betaalde variant minimaal 10 licenties is en dat heb ik niet.

Welke cloud providers heb je ervaring mee om het backup op te slaan?

[ Voor 8% gewijzigd door ngommers op 26-03-2023 20:21 ]

[HKLM_]

ngommers schreef op zondag 26 maart 2023 @ 20:16:
[...]

Ziet er goed uit, alleen als het gratis is waar verdienen ze dan hun geld mee? ik zag dat de betaalde variant minimaal 10 licenties is en dat heb ik niet.

Welke cloud providers heb je ervaring mee om het backup op te slaan?

Ze verdienen niks met de community editie. Veeam verdient zijn geld met De business versie van hun producten en de community versie bieden ze gewoon aan.

Ik heb veeam 365 zowel on-prem gedraaid met lokale opslag, als opslag naar Azure of AWS. Als Azure en een copy naar AWS er is veel mogelijk

Wij gaan zakelijk voor de business versie en betalen daar 6+ K per jaar voor. Is gewoon dezelfde versie maar dan met licenties voor je users

[i-chat]

@Slottiee voordat je allerhande tips en tricks gaan doen hier of leuke backup tooltjes (gratis of niet) gaat inzetten, houdt er wel rekening met dat je kennelijk te maken hebt met een fysiotherapiepraktijk.

dat maakt dat alle data die je verwerkt met betrekking tot patiënten onder de avg een verzwaarde geheimhoudingsplicht hebben en dat dit met zich meebrengt dat de dataverwerkers.... dus aan extra veiligheidsnormen moeten voldoen. Van Intramed weet ik dat die compliant zijn. maar bij diensten zoals Gsuite of O365 is dat niet per definitie zo, daarvoor zou je contact moeten zoeken met een betrouwbare verkoper. Dat geldt zeer zeker ook als je op je lokale NAS (of fileserver) data hebt staan en nogmeer als je die ook naar een online dienst back-upt