Kolommen invoeren kan niet

[RobWest]

Ik heb een Excel-document gemaakt om de administratie van de club bij te houden. Werkt prima, maar nu wil ik een paar kolommen toevoegen. Maar dat mag niet, die optie is grayed-out.



Dit komt natuurlijk door allerlei automatische opmaak enzo en cellen die zijn samengevoegd, maar ik heb geen idee meer wat ik uit moet zetten om weer een kolom te kunnen toevoegen.

[ Voor 12% gewijzigd door RobWest op 24-02-2023 01:44 ]

[Microkid]

Merged cells zoeken bij die oranje kolom en die weer uitschakelen. Zo te zien heel regel 1.

[RobWest]

Nee, dat is um helaas niet.

Als ik in elk gekleurde gedeelte Ctrl-A doe, dan selecteert hij ook alleen maar de regels die bij die kleur horen.
Als ik alle maanden (regels) verwijder, dan kan ik wel weer kolommen invoegen.

Ik weet ook niet meer hoe ik die 'maanden' gemaakt heb. Want als je daar een regel tussenvoegt dan blijven de kleuren goed gaan (om-en-om wit/groen)

[Tazzios]

Indien in de kolom een tabel staat (als in 'opmaken als tabel') mag het ook niet. Gezien de zebra kleuren lijken die er in te zitten maar de headers lijken er vreemd genoeg niet te zijn.

klein ander dingetje: Waarom niet per maand een tabblad? (of maand als kolom)
dan kun je de data eenvoudig opmaken met 'opmaken als tabel' en kun je ook filters gebruiken.

[ Voor 16% gewijzigd door Tazzios op 24-02-2023 09:59 ]

[RobWest]

Hij is inderdaad opgemaakt als tabel, kan je dat weer 'uit' zetten?

Ik gebruik dit als mijn grootboek. De kolommen zijn dan de grootboekrekeningen, dus maand als kolom gaat niet denk ik.
De totalen onderaan zijn dan dus totalen van de 'grootboekrekeningen'

Per maand een tabblad zou kunnen, maar een wijziging in de layout moet dan in 12 tabbladen worden doorgevoerd. (En ik ben programmeur, dus ik hou niet van redundantie )

[Tazzios]

Welke gegevens zet je op een rij? een transactie? Dan is er telkens maar bij 1 kolom een bedrag.

ik zou dan eerder gaan voor:
Tabel
datum,transactienaam/tegenpartij, grootboekrekening(keuzelijst), bedrag

En voor je rapportages kun je dan los gaan met draaitabellen.

(ik hou dan weer niet van een slecht genormaliseerde dataset )

[Speed24]

Ik zou alle layout weghalen, de kolommen toevoegen en aanpassingen doorvoeren en dan heel voorzichtig een beetje layout weer toevoegen.
Hoe je het hier opgebouwd hebt, blijft het altijd bijten.

Je zou kunnen overwegen de informatie met draaitabellen beschikbaar te maken, die zijn helemaal dynamisch.

[F_J_K]

Speed24 schreef op vrijdag 24 februari 2023 @ 10:18:
Ik zou alle layout weghalen, de kolommen toevoegen en aanpassingen doorvoeren en dan heel voorzichtig een beetje layout weer toevoegen.

En bij die layout geen cellen samenvoegen.

Tabellen en zeker draaitabellen (call by reference) kunnen inderdaad zeker wel handig zijn. Maar samenvoegen: brrr. Beter om dat 'optisch' te doen door celranden weg te halen etc.

[RobWest]

@Tazzios Normalisatie is ook wel mijn dingetje ;-)
Ik was dus ook niet helemaal happy met deze layout, maar ik ben beter in programmeren dan met Excel (hoop ik)

Nu heb ik ook tabbladen voor de Balans en V&W rekening. Deze vullen nu automatisch a.d.h.v. de mutaties.


Als ik de grootboekrekening als kolom opneem met een keuzelijst, kan ik dan nog wel de Balans en V&W automatisch genereren?

Rapportages heb ik op zich niet echt nodig. Die informatie zit al in de Balans.

[ Voor 4% gewijzigd door RobWest op 24-02-2023 11:12 ]

[Bolletje]

Kijk ook naar gestandaardiseerde grootboekschema's.

Je records/transacties dan apart. Dat consolideert dan.

[RobWest]

Speed24 schreef op vrijdag 24 februari 2023 @ 10:18:
Ik zou alle layout weghalen, de kolommen toevoegen en aanpassingen doorvoeren en dan heel voorzichtig een beetje layout weer toevoegen.
Hoe je het hier opgebouwd hebt, blijft het altijd bijten.

Je zou kunnen overwegen de informatie met draaitabellen beschikbaar te maken, die zijn helemaal dynamisch.

Hoe haal je alle layout er weer uit? Hoe krijg ik de opmaak ongedaan?

[RobWest]

Bolletje schreef op vrijdag 24 februari 2023 @ 11:15:
Kijk ook naar gestandaardiseerde grootboekschema's.

Je records/transacties dan apart. Dat consolideert dan.

Ja, daar had ik destijds ook naar gekeken, maar vaak te uitgebreid. Dit is een kleine administratie met ongeveer 30 grootboekrekeningen.

[Tazzios]

RobWest schreef op vrijdag 24 februari 2023 @ 11:10:
[Afbeelding]

@Tazzios Normalisatie is ook wel mijn dingetje ;-)
Ik was dus ook niet helemaal happy met deze layout, maar ik ben beter in programmeren dan met Excel (hoop ik)

Nu heb ik ook tabbladen voor de Balans en V&W rekening. Deze vullen nu automatisch a.d.h.v. de mutaties.
[Afbeelding]

Als ik de grootboekrekening als kolom opneem met een keuzelijst, kan ik dan nog wel de Balans en V&W automatisch genereren?

Rapportages heb ik op zich niet echt nodig. Die informatie zit al in de Balans.

Hier een voorbeeldje:
https://cloud.famrodenburg.net/s/WnG732ajfgxApsi (wel downloaden, Bestand>'document sluiten' dan heb je een download link

tabblad:
transacties, a,b,c invullen en D kiezen.
Resultaat, automatisch cijfers voor W&V
grootboekrekeningen, grootboek onderhoud.

Je afbeelding is een W&V overzicht. Op een Balans staan de bezittingen en schulden maar die heb ik nergens gezien in je posts.
Je begroting ook nog op resultaten tonen wordt wat lastig maar voorgaande jaren zou wel een voudig kunnen door jaren van filter naar kolommen te slepen in de draaitabel.

RobWest schreef op vrijdag 24 februari 2023 @ 11:22:
[...]


Hoe haal je alle layout er weer uit? Hoe krijg ik de opmaak ongedaan?

indien het een excel tabel is werkt de zebra rij aanklikken en 'converteren naar bereik'

[RobWest]

Tazzios schreef op vrijdag 24 februari 2023 @ 12:19:
[...]


Hier een voorbeeldje:
https://cloud.famrodenburg.net/s/WnG732ajfgxApsi (wel downloaden, Bestand>'document sluiten' dan heb je een download link

tabblad:
transacties, a,b,c invullen en D kiezen.
Resultaat, automatisch cijfers voor W&V
grootboekrekeningen, grootboek onderhoud.

Je afbeelding is een W&V overzicht. Op een Balans staan de bezittingen en schulden maar die heb ik nergens gezien in je posts.
Je begroting ook nog op resultaten tonen wordt wat lastig maar voorgaande jaren zou wel een voudig kunnen door jaren van filter naar kolommen te slepen in de draaitabel.


[...]


indien het een excel tabel is werkt de zebra rij aanklikken en 'converteren naar bereik'

Bedankt voor je voorbeeld, vanavond maar eens mee spelen.

Balans is ook erg eenvoudig hoor. En schulden hebben we niet:




En de tabel converteren naar bereik is inderdaad de oplossing op kolommen te kunnen invoegen, maar nu mekkert hij over niet-lege cellen die naar het einde van het werkblad worden verplaatst. Maar daar kom ik wel uit denk ik.

[ Voor 9% gewijzigd door RobWest op 24-02-2023 12:37 ]

[RobWest]

Tazzios schreef op vrijdag 24 februari 2023 @ 12:19:
[...]


Hier een voorbeeldje:
https://cloud.famrodenburg.net/s/WnG732ajfgxApsi (wel downloaden, Bestand>'document sluiten' dan heb je een download link

tabblad:
transacties, a,b,c invullen en D kiezen.
Resultaat, automatisch cijfers voor W&V
grootboekrekeningen, grootboek onderhoud.

Je afbeelding is een W&V overzicht. Op een Balans staan de bezittingen en schulden maar die heb ik nergens gezien in je posts.
Je begroting ook nog op resultaten tonen wordt wat lastig maar voorgaande jaren zou wel een voudig kunnen door jaren van filter naar kolommen te slepen in de draaitabel.


[...]


indien het een excel tabel is werkt de zebra rij aanklikken en 'converteren naar bereik'

Ik kon het niet laten om toch alvast naar je voorbeeld te kijken.
Ik kan natuurlijk nog een extra tabblad met Begroting. En vervolgens nog 2 tabbladen voor de Balans en V&W, die halen dan de gegevens op uit de draaitabel en de begroting.

[Tazzios]

RobWest schreef op vrijdag 24 februari 2023 @ 13:56:
[...]


Ik kon het niet laten om toch alvast naar je voorbeeld te kijken.
Ik kan natuurlijk nog een extra tabblad met Begroting. En vervolgens nog 2 tabbladen voor de Balans en V&W, die halen dan de gegevens op uit de draaitabel en de begroting.

Bij dat soort oplossing blijft je wel wat hand werkhouden.Zoals de juiste grootboeknamen invullen.

i.p.v. uit de draaitabel kun je het dan beter uit de tabel halen alla;
=SOMPRODUCT((tTransacties[grootboek]=A4)*(JAAR(tTransacties[datum])=C1)*tTransacties[Bedrag])

Ik heb dezelfde link bijgewerkt: tabblad voor begroting en tabblad die 2 jaren en de begroting toont zoals in je overzicht. Was simpeler dan ik dacht

[RobWest]

Tazzios schreef op vrijdag 24 februari 2023 @ 16:30:
[...]


Bij dat soort oplossing blijft je wel wat hand werkhouden.Zoals de juiste grootboeknamen invullen.

i.p.v. uit de draaitabel kun je het dan beter uit de tabel halen alla;
=SOMPRODUCT((tTransacties[grootboek]=A4)*(JAAR(tTransacties[datum])=C1)*tTransacties[Bedrag])

Ik heb dezelfde link bijgewerkt: tabblad voor begroting en tabblad die 2 jaren en de begroting toont zoals in je overzicht. Was simpeler dan ik dacht

Enig handwerk is nooit te voorkomen bij een boekhouding.
Maar als ik je link nogmaals aanklik krijg ik hetzelfde bestand

[Tazzios]

RobWest schreef op vrijdag 24 februari 2023 @ 16:57:
[...]


Enig handwerk is nooit te voorkomen bij een boekhouding.
Maar als ik je link nogmaals aanklik krijg ik hetzelfde bestand

foutje had hem alleen lokaal bijgewerkt.
link zou nu de nieuwere variant moeten leveren.

[RobWest]

Tazzios schreef op vrijdag 24 februari 2023 @ 17:29:
[...]


foutje had hem alleen lokaal bijgewerkt.
link zou nu de nieuwere variant moeten leveren.

Ik heb een nieuwe versie van mijn administratie gemaakt. Wat vind je ervan?
Adminstratie demo

Heb je nog tips, trucs, aanvullingen voor de draaitabel op de resultatenpagina?

[Tazzios]

TDLR:

• Transacties, balans en begroting in aparte tabellen plaatsen.
• less is more.

lange versie:
Ik kon de excel niet aanpassen om onderstaande te verduidelijken want ik zie formules als '=_xlfn.XLOOKUP' staan.

• De groepsverdeling in kolom F bij transacties kosten( en verdwaalde verlies?) en opbrengsten bestaat in boekhouden eigenlijk niet. Je hebt gewoon grootboekrekeningen waar je transacties op boekt. Je kan ook een meevaller krijgen op een kosten post of tegenvaller op een opbrengsten post.
• Alle overige typoeringskolomen zou ik op het transacties blad weg laten
• Bij je grootboekrekeningen heb je nu 4 typeringen, is dit nodig? A en D zijn ook vrijwel indentiek op wat andere schrijfwijze na. ( en 'kosten internet' > internet)
• Je hebt wat overzichten aan elkaar gelinkt i.p.v. met sumproduct het uit de tabel te halen. Dit maakt het fout gevoelig, pas je bij de een wat aan valt er bij de ander wat om.
• In de transacties tabel staan nu ook balans rijen; maak voor balans EN begroting een aparte tabellen. Dan kunnen andere er ook makkelijker mee overweg.
• Keuzelijsten in transacties kolom D en E zijn doordat je grootboekrekeningen ook balans items bevat niet meer logisch
• welke contributies zijn er naast de senior en junior?
• Bij de overzichten Overal staat nog balans boven

De overzichten zijn wat versnippert.

• Je balans staat verdeelt over 2 pagina`s waardoor je niet kan zien of deze daadwerkelijk gelijk zijn. Beter is het om 1 blad met de 2 naast elkaar, en dan ook maar van 1 jaar.
• Dezelfde geld voor je tabbladen baten, lasten en recapitulatie. Hoop heen en weer geklikt terwijl er maar zo weinig grootboekrekeningen zijn. Bij elkaar heet dat de resultatenrekening. Baten en lasten in 1 lijst, onderaan krijg je dan je recapitulatie. Minder lege regels(nu 4 per kop) houd het compacter

Heb je nog tips, trucs, aanvullingen voor de draaitabel op de resultatenpagina?

Indien je de andere overzichten op orde hebt ( zie die hier boven) kun je eigenlijk zonder, maar het is wel een goede controle. filter bij groep 'balans' er uit en je hebt je resultaten, omschrijving en subgroep even omdraaien, je wilt van hoog laag laag niveau. subsubgroep lekker weghalen zoals eerder vermeld. Resultaat is dat de 2022 en 2023 overeenkomt met je recapitulatie maar 2021 niet daar gaat dus wat fout in je rapportage.

[ Voor 11% gewijzigd door Tazzios op 04-03-2023 11:00 ]

[RobWest]

Tazzios schreef op zaterdag 4 maart 2023 @ 10:51:
TDLR:

• Transacties, balans en begroting in aparte tabellen plaatsen.
• less is more.

lange versie:
Ik kon de excel niet aanpassen om onderstaande te verduidelijken want ik zie formules als '=_xlfn.XLOOKUP' staan.

• De groepsverdeling in kolom F bij transacties kosten( en verdwaalde verlies?) en opbrengsten bestaat in boekhouden eigenlijk niet. Je hebt gewoon grootboekrekeningen waar je transacties op boekt. Je kan ook een meevaller krijgen op een kosten post of tegenvaller op een opbrengsten post.
• Alle overige typoeringskolomen zou ik op het transacties blad weg laten
• Bij je grootboekrekeningen heb je nu 4 typeringen, is dit nodig? A en D zijn ook vrijwel indentiek op wat andere schrijfwijze na. ( en 'kosten internet' > internet)
• Je hebt wat overzichten aan elkaar gelinkt i.p.v. met sumproduct het uit de tabel te halen. Dit maakt het fout gevoelig, pas je bij de een wat aan valt er bij de ander wat om.
• In de transacties tabel staan nu ook balans rijen; maak voor balans EN begroting een aparte tabellen. Dan kunnen andere er ook makkelijker mee overweg.
• Keuzelijsten in transacties kolom D en E zijn doordat je grootboekrekeningen ook balans items bevat niet meer logisch
• welke contributies zijn er naast de senior en junior?
• Bij de overzichten Overal staat nog balans boven

De overzichten zijn wat versnippert.

• Je balans staat verdeelt over 2 pagina`s waardoor je niet kan zien of deze daadwerkelijk gelijk zijn. Beter is het om 1 blad met de 2 naast elkaar, en dan ook maar van 1 jaar.
• Dezelfde geld voor je tabbladen baten, lasten en recapitulatie. Hoop heen en weer geklikt terwijl er maar zo weinig grootboekrekeningen zijn. Bij elkaar heet dat de resultatenrekening. Baten en lasten in 1 lijst, onderaan krijg je dan je recapitulatie. Minder lege regels(nu 4 per kop) houd het compacter

[...]

Indien je de andere overzichten op orde hebt ( zie die hier boven) kun je eigenlijk zonder, maar het is wel een goede controle. filter bij groep 'balans' er uit en je hebt je resultaten, omschrijving en subgroep even omdraaien, je wilt van hoog laag laag niveau. subsubgroep lekker weghalen zoals eerder vermeld. Resultaat is dat de 2022 en 2023 overeenkomt met je recapitulatie maar 2021 niet daar gaat dus wat fout in je rapportage.

Dank voor je uitgebreide input.

Ik heb weer de nodige aanpassingen gedaan:
Demo bestand

Ik heb er wat een officiële boekhouding van gemaakt met debet en credit 'boekingen'. Zodat ik ook uitsplitsingen kan maken van ontvangen bedragen.

De typeringskolommen op het transactieblad staan er om er een draaitabel van te kunnen maken. (Maar die is misschien helemaal niet meer nodig). Het liefst heb ik die kolommen ook weg.
Stel dat ik nog wel iets met een draaitabel zou willen. Wat is dan de beste aanpak?

Ik heb het blad "Grootboekrekeningen" opgeschoond en aangepast.

In de diverse overzichten heb ik nu alleen het noodzakelijke aan elkaar gelinkt en de rest met sumproduct gedaan.

Je zei dat in de Transactie ook Balansrijen staan. Nu zijn de Transacties meer een soort Memoriaalboek geworden. Daar passen m.i. ook balansboekingen in. Als zijnde het boeken van de Beginbalans.

Keuzelijsten heb je nu dus voor Debet en Credit boekingen.

Wij hebben 3 soorten contributies: Normaal, Senior, Junior.

Koppen van de overzichten zijn aangepast.

Ik ben mij bewust dat de Balans en V&W steeds over 2 pagina's zijn verdeeld. Als je het inderdaad op 1 pagina doet, dan kan je D&C en V&W naast elkaar tonen.
Maar ik wil ook graag het verschil met voorgaande jaren tonen, vandaar de enkele pagina's.

[Tazzios]

RobWest schreef op maandag 6 maart 2023 @ 01:17:
[...]


Dank voor je uitgebreide input.

Ik heb weer de nodige aanpassingen gedaan:
Demo bestand

Ik heb er wat een officiële boekhouding van gemaakt met debet en credit 'boekingen'. Zodat ik ook uitsplitsingen kan maken van ontvangen bedragen.

De typeringskolommen op het transactieblad staan er om er een draaitabel van te kunnen maken. (Maar die is misschien helemaal niet meer nodig). Het liefst heb ik die kolommen ook weg.
Stel dat ik nog wel iets met een draaitabel zou willen. Wat is dan de beste aanpak?

Ik heb het blad "Grootboekrekeningen" opgeschoond en aangepast.

In de diverse overzichten heb ik nu alleen het noodzakelijke aan elkaar gelinkt en de rest met sumproduct gedaan.

Je zei dat in de Transactie ook Balansrijen staan. Nu zijn de Transacties meer een soort Memoriaalboek geworden. Daar passen m.i. ook balansboekingen in. Als zijnde het boeken van de Beginbalans.

Door er een Memoriaalboek van te maken wordt het wel ingewikkeld voor de boekhoud leek en kun je veel moeilijker een nuttige overzicht maken. Indien je voor een dubbele boekhoudsysteem wilt gaan kun je naar mijn idee beter gnucash gaan gebruiken.
Zo ook de credit en debit kolommen een min bedrag is voor iedereen te begrijpen en voor een draaitabel en formules ook makkelijker.

Ik kom er verder eigenlijk niet meer uit wat je probeert te doen:
transactie tabblad Per rij kom ik er niet meer uit of het een transacties, balans of totale eindstand van een grootboekrekening is. (vandaar mijn eerdere advies opsplitsen.)
Credit en debit zijn beide gevuld.
Maar dat is het mooie van Excel, meestal hoeft alleen de maker er mee te werken. Maar nu is het denk ik ook dat het handig is als een clubgenoot dat ook zou kunnen.

Ik heb geprobeerd ze uit elkaar te halen en ook te zorgen dat je weer een historische begroting kunt vastleggen maar liep vast op het feit dat ik de indeling niet meer snap. met ook wat draaitabellen die overigens geen duidelijk resultaat geven vanwege eerder genoemde.
https://cloud.famrodenburg.net/s/9AZsZLSb8go9qDk

Keuzelijsten heb je nu dus voor Debet en Credit boekingen.

Wij hebben 3 soorten contributies: Normaal, Senior, Junior.

Koppen van de overzichten zijn aangepast.

vandaar

Ik ben mij bewust dat de Balans en V&W steeds over 2 pagina's zijn verdeeld. Als je het inderdaad op 1 pagina doet, dan kan je D&C en V&W naast elkaar tonen.
Maar ik wil ook graag het verschil met voorgaande jaren tonen, vandaar de enkele pagina's.

Mijn idee was de handmatige overzichten zijn voor officiële aangelegenheden, het resultaat sla je op als PDF voor een ALV. voor adhoc rapportage over meerdere jaren de draaitabellen.

[RobWest]

Tazzios schreef op maandag 6 maart 2023 @ 20:07:
[...]

Door er een Memoriaalboek van te maken wordt het wel ingewikkeld voor de boekhoud leek en kun je veel moeilijker een nuttige overzicht maken. Indien je voor een dubbele boekhoudsysteem wilt gaan kun je naar mijn idee beter gnucash gaan gebruiken.
Zo ook de credit en debit kolommen een min bedrag is voor iedereen te begrijpen en voor een draaitabel en formules ook makkelijker.

Ik kom er verder eigenlijk niet meer uit wat je probeert te doen:
transactie tabblad Per rij kom ik er niet meer uit of het een transacties, balans of totale eindstand van een grootboekrekening is. (vandaar mijn eerdere advies opsplitsen.)
Credit en debit zijn beide gevuld.
Maar dat is het mooie van Excel, meestal hoeft alleen de maker er mee te werken. Maar nu is het denk ik ook dat het handig is als een clubgenoot dat ook zou kunnen.

Ik heb geprobeerd ze uit elkaar te halen en ook te zorgen dat je weer een historische begroting kunt vastleggen maar liep vast op het feit dat ik de indeling niet meer snap. met ook wat draaitabellen die overigens geen duidelijk resultaat geven vanwege eerder genoemde.
https://cloud.famrodenburg.net/s/9AZsZLSb8go9qDk


[...]

vandaar

[...]

Mijn idee was de handmatige overzichten zijn voor officiële aangelegenheden, het resultaat sla je op als PDF voor een ALV. voor adhoc rapportage over meerdere jaren de draaitabellen.

Ik dacht eigenlijk dat het nu vrij simpel was :-)

Aan het begin van het jaar boek je je Beginbalans.
Kas / Aan Eigen Vermogen
Bank / Aan Eigen vermogen
Enz.

Daarna volgen al je mutaties:
Bank / Aan Contributies
Kosten / Aan Bank
Afschrijvingen / Aan Inventaris

Je moet trouwens niet naar 2020 en 2021 kijken, dat is quick & dirty ingevuld alleen maar om de historische balans goed te krijgen.

Nu heb ik inderdaad alleen maar de huidige begroting. Het is misschien wel leuk/handig om die ook in een tabel per datum te zetten.

En ja, wat jij zegt. Aan het einde van het jaar maak ik een pdf voor de ALV en maak ook een kopie van de .xls. Dan heb ik altijd de stand van dat jaar.

Nu zijn de overzichten (Balans en V&W) zo dat ze altijd de actuele stand weer geven. Op 1 januari is mijn Balans direct klaar. Je kan ze zelfs beveiligen omdat er niets handmatig aangepast hoeft te worden.

Ik weet ook niet of die draaitabellen nog wel handig/nuttig zijn. Misschien zoals jij zei voor rapportages over meerder jaren.


Het enige wat ik nog wel leuk zou vinden is een tabblad met 1 grootboekkaart erop.
Dat ik daar 1 keuzeveld heb voor de grootboekrekening en 1 voor jaartal en daaronder een soort 'filter' op de Transacties.
Ik heb nu dit:

code:

=FILTER(   tTransacties;   (   JAAR(tTransacties[Datum])=B3)    *  (  (   tTransacties[Rekening]=B2)   +   (tTransacties[Tegenrekening]=B2)   );"")

Is daar iets mooiers voor?