Document digitaal ondertekenen (1000 stuks versturen)

[Coolstart]

Ik moet 1000 mensen een geupdate gebruikersovereenkomst laten tekenen. Ik heb al software getest zoals Pandadoc en Docusign maar die bieden maar plannen tot 10 zendingen per maand terwijl ik er 1000 in één keer wil versturen.

Als ik dan bel daar hun Sales of Support team dan komt ik bij de corporate afdeling en dan vragen ze €2000 a €3000 afhankelijk van de opties. Dat is veel te veel voor een kleine vereniging.

Iemand een idee hoe ik betaalbaar 1000 PDF's in 1x kan doorsturen en getekend terugkrijgen?

Het alternatief is gewoon een PDF verzenden per mail maar dan is dat veel lastiger om op te volgen wie er nu getekend heeft en wie niet. En meer werk voor wie moet tekenen.

[MrAngry]

Moet je ze laten tekenen of akkoord laten gaan?
Want in dat laatste geval kan je een form maken binnen google of M365 en de gebruiker gewoon op akkoord of niet akkoord laten klikken.

[Oon]

Heb je abonneenummers? Zo ja dan zou je die toe kunnen voegen aan de PDF en ze handmatig laten tekenen, dan hoef je alleen in een Excel bestandje bij 1000 abonneenummers een X te zetten als ze zijn ondertekend en teruggezonden.

Ja het is meer werk, maar het is wel gratis op uren na.

[Coolstart]

MrAngry schreef op dinsdag 14 februari 2023 @ 10:54:
Moet je ze laten tekenen of akkoord laten gaan?
Want in dat laatste geval kan je een form maken binnen google of M365 en de gebruiker gewoon op akkoord of niet akkoord laten klikken.

Dat is een goede vraag. Het zijn algemene voorwaarden zoals ‘je mag een vrijwilliger niet inschakelen om klusjes te doen die je dan zonder medeweten doorverkoopt aan derden’.

Als ze het dan toch doen kan je als het mis loopt toch wijzen dat ze het effectief wisten. Sommige zeggen dat een vinkje voldoende is, sommige zeggen dat een in een rechtbank een handtekening vereist is.

Ik heb het antwoord nog niet gevonden.

[akimosan]

Als je iets wilt laten voorkomen in een rechtbank zijn getekende overeenkomsten makkelijker aan te voeren als bewijs. Maar als 3000 euro voor software al teveel is, dan denk ik dat het voeren van rechtzaken al helemaal een financiële brug te ver is, tenzij een advocaat het pro-deo wil doen of iemand anders de kosten wil dragen.

Voor algemene voorwaarden heb je voornamelijk een informatieplicht. De algemene voorwaarden moeten getoond worden of beschikbaar zijn voor gebruikers van je product of dienst en indien gebruikers daar dan gebruik van willen maken, gaan ze ook akkoord met de voorwaarden.

Mocht je je voorwaarden wijzigen, dan dien je gebruikers te informeren over de gewijzigde voorwaarden en kunnen ze afzien van het (verder) gebruik er van maken.
Je voorwaarden mogen daarbij niet conflicteren met de wettelijke regels.
Dus zoiets..

[downtime]

Coolstart schreef op dinsdag 14 februari 2023 @ 11:45:
[...]


Dat is een goede vraag. Het zijn algemene voorwaarden zoals ‘je mag een vrijwilliger niet inschakelen om klusjes te doen die je dan zonder medeweten doorverkoopt aan derden’.

Als ze het dan toch doen kan je als het mis loopt toch wijzen dat ze het effectief wisten. Sommige zeggen dat een vinkje voldoende is, sommige zeggen dat een in een rechtbank een handtekening vereist is.

Ik heb het antwoord nog niet gevonden.

Ik krijg geregeld mails van allerlei partijen die mij informeren over hun gewijzigde voorwaarden. Daar hoef je nooit op te reageren als je de nieuwe voorwaarden accepteert. Je hoeft in mijn ogen alleen maar te informeren en de kans te bieden om de nieuwe voorwaarden te weigeren.

Maar, nu ik eraan denk, die bedrijven nemen vaak ook in de voorwaarden op dat ze het recht hebben om de voorwaarden later aan te passen.

Ik denk ook dat het onbegonnen werk is. Als je van 1000 mensen een reactie vraagt kun je er vergif op innemen dat een groot deel niet reageert. Dat zijn honderden mensen waar je dan achteraan moet schrijven of bellen. Je maakt het jezelf gewoon heel moeilijk als je persé van iedereen een bevestiging wilt.

[Reptile209]

Het hangt er - voor zover ik weet - ook vanaf hoe eerdere voorwaarden verstrekt zijn. Als dat op papier was, mag je niet zomaar naar een digitale versie overstappen. En ook moeten de digitale voorwaarden "duurzaam" verstrekt worden. Je mag dus niet alleen maar een linkje sturen naar een pagina die je zelf kan veranderen zonder dat dat altijd zichtbaar en traceerbaar is. Maar als het B2B is, gelden weer andere regels.
Misschien verstandig om een paar honderd euro te investeren in een advocaat (of heel misschien gratis via de KvK) om te zorgen dat je de meeste wespennesten vermijdt.

Aanvulling: het gastouderburo waar ik klant ben, gebruikt signrequest.com om documenten digitaal af te laten tekenen. Die zullen daar ook geen duizenden euro's tegenaan gooien gok ik, dus mogelijk zijn er goedkopere partijen dan die je tot nu toe had gevonden.

[ Voor 18% gewijzigd door Reptile209 op 15-02-2023 01:39 ]

[sig69]

Wij gebruiken ook SignRequest. Geen idee wat het kost maar 1000 documenten kosten zeker geen 2-3k, dat weet ik wel.

[Providentia]

Ik zou HelloSign (nu Dropbox Sign) even proberen. $15/maand en het heeft "unlimited signature requests".

https://www.hellosign.com/info/hs-pricing

[ Voor 17% gewijzigd door Providentia op 15-02-2023 02:40 ]

[Coolstart]

Providentia schreef op woensdag 15 februari 2023 @ 02:40:
Ik zou HelloSign (nu Dropbox Sign) even proberen. $15/maand en het heeft "unlimited signature requests".

https://www.hellosign.com/info/hs-pricing

Top! Daar staat idd:

“Send without limits! With Dropbox Sign, there is no worrying about overages or sending out too many signature requests—you’ll always have as much as you need.”

1000x dank!

[D4NG3R]

Even vanuit een andere hoek: Is een simpele mailing waarin aangegeven wordt dat de voorwaarden wijzigen, en bij geen gehoor deze akkoord gaan niet voldoende?

Geen idee vanwaar ze per se opnieuw zouden moeten tekenen.

Edit: Okay, dat vereist wel een expliciete wijzigingsclausule.

[ Voor 12% gewijzigd door D4NG3R op 15-02-2023 08:29 ]

[Coolstart]

[/quote]
Is een simpele mailing waarin aangegeven wordt dat de voorwaarden wijzigen, en bij geen gehoor deze akkoord gaan niet voldoende?
[quote]

Dat lijkt er zo op maar omdat ze hebben ons bang gemaakt dat als ooit zover komt (een 3de partij doet aan fraude) dat de kans kleiner is dat wij moeten opdraaien voor de fraude omdat een handtekening rechtsgeldiger is dan een vinkje.

[larsg]

Ja kan ook Odoo gebruiken, is een compleet ERP pakket maar heeft een sign module. Als je 1 app neemt is hun cloud pakket gratis. Kan je zeker even 1000 signature requests in bulk mee uitsturen. Je kan de tekenaars ook allerlei info laten invullen op een PDF template.

[ Voor 16% gewijzigd door larsg op 15-02-2023 23:45 ]