Wie/wat markeert mijn mail als spam?

[Stalensnuitje]

Goedemiddag mede-Tweakers,

Mijn pa heeft een praktijk (zorg) en gebruikt daar "uiteraard" ook Office (weet helaas de versie niet). Nu vroeg hij me laatst om even naar zijn mail te kijken. Alle mails die hij vanuit zijn werkmail naar zichzelf (thuis) verstuurt komen in Outlook in de SPAM-map terecht, ook al is het domein gewhitelist én heb ik nog een extra regel gemaakt dat binnenkomende mails in de Inbox moeten worden geplaatst. Het lijkt me daarom dat die mails al als spam worden aangemerkt voordat ze uberhaupt van de server worden opgehaald.

Vanmorgen deed hij een testje, een keer mailen naar z'n eigen prive mailadres (nog met Tiscali-domein, is daarna ooit overgegaan naar Telfort en sinds een tijdje bij KPN) en tegelijk naar mijn GMail. Ik kreeg de mail gewoon binnen en bij hem uiteraard weer in de SPAM-map, met in het onderwerp het voorvoegsel [DKIM].

Mijn vermoeden is dat dit op de server van Tiscali/Telfort/KPN "verkeerd" gaat, maar ik kan geen enkele pagina vinden waar ik nog met dat mailadres kan inloggen (webmail, portal oid --> Alleen die van KPN, maar daar kan ik weer niks instellen/aanpassen). Ik heb verder te weinig kaas gegeten van mailservers om te begrijpen wat DKIM is of waar dat label eraan gehangen zou kunnen worden.

Mijn vraag aan jullie: kan/moet ik hier zelf iets mee doen, of moet ik dit bij de provider aankaarten? En in dat laatste geval: outbound (van de praktijk) of inbound (van z'n eigen provider)?

PS: alles Windows verder, if that matters

Alvast bedankt voor de tips!

[sjtienuh]

Normaliter wordt een mail door een mailserver gemarkeerd als Spam. In dit geval zou ik zeggen de mailserver van KPN. Gebruikt je vader nog iets van antivirussoftware met daarin antispam verweven, dan kan het zijn dat het nog lokaal gebeurd.
Als de PC niet aan staat, krijg hij op de telefoon de mail dan ook meteen in de spam? Dan zou je bij KPN moeten zijn

[Anoniem: 235883]

Gaat zo te horen om het DKIM DNS record voor het domein waar mee gemailt word. Er word hier steeds meer en meer op gecontroleerd om te verifieren dat de mails wel of niet vanuit een correcte bron worden verzonden.

https://learn.microsoft.c...igure?view=o365-worldwide voor meer info.

En als je toch bezig bent, controleer ook of er een SPF record is.

[ Voor 82% gewijzigd door Anoniem: 235883 op 13-01-2023 14:47 . Reden: meer info, betere officiele ms365 info link ]

[Mavamaarten]

De kans is groot dat het probleem outbound zit. Bij welke mailprovider zit je, en hoe staat het verzenden van e-mails allemaal geconfigureerd?

De tag DKIM is trouwens wel een interessante. Grote kans dat DKIM niet juist geconfigureerd staat bij de mailserver, waardoor er niet geverifieerd kan worden of je mails wel van het juiste domein afkomstig zijn. Daardoor flikkeren veel mail filters je mail in de spam.

[eric.1]

Er zijn online tools om vanaf buiten wat controles uit te voeren op het betreffende domein (verzender, praktijk).

https://mxtoolbox.com/emailhealth

Hier kan je waarschijnlijk wel een mogelijke oorzaak mee achterhalen. Ik gok wat ontbrekende of incorrecte DNS records.

[Stalensnuitje]

sjtienuh schreef op vrijdag 13 januari 2023 @ 14:43:
Als de PC niet aan staat, krijg hij op de telefoon de mail dan ook meteen in de spam? Dan zou je bij KPN moeten zijn

Die mail ontvangt ie niet op z'n telefoon, zal eens testen wat er gebeurt als we dat instellen.

[Stalensnuitje]

Mavamaarten schreef op vrijdag 13 januari 2023 @ 14:43:
De kans is groot dat het probleem outbound zit. Bij welke mailprovider zit je, en hoe staat het verzenden van e-mails allemaal geconfigureerd?

Geen idee, dat gebeurt dus op z'n praktijk en ik heb nog niet de mogelijkheid gehad om dat te checken. En eerlijk gezegd: daar betaalt ie ook iemand voor

[Stalensnuitje]

eric.1 schreef op vrijdag 13 januari 2023 @ 14:56:
Er zijn online tools om vanaf buiten wat controles uit te voeren op het betreffende domein (verzender, praktijk).

https://mxtoolbox.com/emailhealth

Hier kan je waarschijnlijk wel een mogelijke oorzaak mee achterhalen. Ik gok wat ontbrekende of incorrecte DNS records.

Ah, da's een mooie om mee te beginnen, dit komt eruit:


Zit hier al iets obvious tussen? Anders probeer ik zelf nog een beetje te graven.

[pennywiser]

Main eigen mailserver stuurt veel mail door naar Gmail via een KPN smtp. Veel wordt gemarkeerd als spam, bulkmail of DKIM problemen. Het is qua uitgaande mail eigenlijk huilen met de pet op, ik heb het nog nooit zo vervelend meegemaakt.

[eric.1]

Stalensnuitje schreef op vrijdag 13 januari 2023 @ 15:23:
[...]

Ah, da's een mooie om mee te beginnen, dit komt eruit:
[Afbeelding]

Zit hier al iets obvious tussen? Anders probeer ik zelf nog een beetje te graven.

Laat ik het zo zeggen, zonder correcte DMARC zullen ontvangers sneller geneigd zijn mails te markeren als spam omdat de oorsprong/verzender niet (goed) geverifieerd kan worden.

DMARC, DKIM en SPF moeten tegenwoordig gewoon allen goed ingeregeld zijn om een kans te maken (zeker geen garanties, daarvoor zijn er teveel factoren) om je mail structureel aan te laten komen.

(leesvoer: https://dmarc.org/wiki/FAQ#Why_is_DMARC_important.3F)

[ Voor 9% gewijzigd door eric.1 op 13-01-2023 15:44 ]

[Stalensnuitje]

eric.1 schreef op vrijdag 13 januari 2023 @ 15:38:
[...]

Laat ik het zo zeggen, zonder correcte DMARC zullen ontvangers sneller geneigd zijn mails te markeren als spam omdat de oorsprong/verzender niet (goed) geverifieerd kan worden.

DMARC, DKIM en SPF moeten tegenwoordig gewoon allen goed ingeregeld zijn om een kans te maken (zeker geen garanties, daarvoor zijn er teveel factoren) om je mail structureel aan te laten komen.

(leesvoer: https://dmarc.org/wiki/FAQ#Why_is_DMARC_important.3F)

OK, thanks. Dan moet ik dus in elk geval aan de outbound kant zijn om dat in te (laten) regelen.