Documenten digitaal laten ondertekenen via een tool.

[Coolstart]

Ik zou graag papier wegwerken en een proces digitaliseren.

Situatie:
Voor de administratie moeten werknemers maandelijks een A4 papier tekenen (source is XML of PDF) met zijn of haar persoonlijk gewerkte uren. Elk werknemer heeft dus 1 unieke A4. Ik heb in dit geval zijn er elke maand 200 PDF's die worden afgeprint.

te automatiseren?
Ik had dit graag geautomatiseerd zodat werknemers hun persoonlijk document krijgen via een tool waar ze online of via een smartphone app hun handtekening digitaal kunnen plaatsen.

Ik heb al Docusign.com geprobeert maar ze kunnen in bulk enkel 200x hetzelfde document versturen, niet 200x een uniek document. Het zou wel gaan via een API maar dat zou 20.000 euro kosten per jaar ;-)

Het mag gerust via een API verlopen maar dan moeten de prijzen wel haalbaar zijn.

Het grootste probleem lijkt me dat ik 200 unieke PDF's heb. En een verzendlijst van 200 contacten (mail + naam) En dat het juiste document aan het juiste e-mail adres moet gekoppeld worden.

In theorie kan ik een XML exporteren waar alle data instaat. Gewerkte uren + e-mail + naam. Als ik die XML naar een sign document API service kan sturen heb ik natuurlik minder manueel werk, ongeveer 3,5u/maand of €50/maand indien jobststudent) = €600/jaar. na 5 jaar = €3000.

Dus laat ons zeggen dat het systeem om de PDF's of XML's automatisch naar de Sign API te sturen maximaal €3000 mag kosten?

Iemand ervaring of tips wat ik het beste doen?

[LauryanF]

Afhankelijk van hoe handig je zelf bent (en hoe open je staat voor bijv een Google):

als je de data in een Google Spreadsheet hebt (of andere bron) dan is het prima mogelijk om met een Google script een PDF te genereren (obv. een Spreadsheet / template) en deze dan naar een email adres te versturen wat in/bij diezelfde data te vinden is.

Dit zorgt er in ieder geval voor dat het genereren / verzenden automatisch zou kunnen verlopen

Wellicht wat out of the box en nog geen oplossing voor je zoektocht naar een API / signing oplossing, maar wel een begin om aan die eerste automatisering die je noemt te werken (3.5u / maand)

[DJMaze]

In hoeverre moet het rechtsgeldig en herleidbaar zijn tot een bepaald persoon?

Anders kan je in HTML gewoon een krabbel/foto vragen en die in de pdf frotten/genereren.

Zo heb ik online een document waarbij iemand na inloggen een handtekening/foto zet en de website maakt er een pdf van.
Simpel en doeltreffend omdat er een herleidbaar inlog aan vast zit.

[Ernemmer]

Ik heb een keer voor een project documenten uit sharepoint via ondertekenen.nl moeten ondertekenen. Dit werkt eigenlijk best goed, wat het kost en hoe het verder werkt geen idee, maar misschien zou je er even naar kunnen kijken.

[sig69]

Wij gebruiken SignRequest (via een api). Werkt prima. Geen idee wat het kost maar dat kan je opvragen natuurlijk.

[Coolstart]

Veel dank! Ik ga alle opties uitpluizen!

- mogelijk moeten ze niet echt tekenen en is informeren per mail al voldoende. (Merci voor tip) En dat kan ik makkelijk in mijn huidig programma implementeren via een externe smtp mailserver.

- google sheets en scripts snel getest, is ook een uitweg omdat alle mails via gsuite lopen. Ik kan een xml importeren en via een script mailen moest de bovenstaande oplossing niet werken en informeren per mail voldoende bijkt.

Merci om mee te brainstormen!

[Voor 85% gewijzigd door Coolstart op 11-01-2023 23:35]