Werkgever tapt mijn werk email. Mag dat?

[DiscoNootje]

Hi Tweakers,

Ik werk voor een groot Amerikaans software bedrijf, in Nederland. En hier wordt intern gebruik gemaakt van een redelijk invasieve tool genaamd People.ai. De tool doet van alles, maar waar het voornamelijk voor gebruikt wordt is het monitoren van alle e-mail communicatie van alle werknemers. De tool kan ook andere kanalen zoals slack, telefoon e.d. loggen, maar die zijn (nog) niet gekoppeld in Nederland.

In de tool krijg je een mooi dashbordje te zien met alle email meta data van zenders, ontvangers, volume, etc. Maar bij tot mijn verbazing dus ook gewoon de volledige inhoud van ieder bericht. Werknemers kunnen ook elkaars communicatie inzien. Echter kan een 'standaard' werknemer het niet inzien van zijn manager, HR, etc.

De tool wordt gepitched als een coaching tool, door managers wordt het vooral gebruikt voor het meten van wat zij definieren als 'productiviteit'. Het wordt ook gebruikt in performance reviews en ook bij ontslag in dossiers toegevoegd.

Ik vraag me af of zoiets is toegestaan. Het is wat mij betreft niet anders dan continue over de schouder meekijken, althans, zo voelt het. Aan de andere kant betreft het natuurlijk alleen mijn werk email waar in principe geen prive zaken voorbij komen. Desalniettemin zou het in theorie wel kunnen gebeuren natuurlijk. Verder vraag ik me af wat die tool nog meer logt waar ik geen weet van heb. Ik weet dat de tool gekoppeld is met Google Workspace, Salesforce en nog wat andere zaken. In theorie zou dat kunnen betekenen dat alles wat ik in Chrome doe, zoals een afspraak bij de dokter in Google Calender, ook wordt opgeslagen. Het zou mij in ieder geval niets verbazen.

Ik heb overigens wel vaker meegemaakt dat, met name bij kleine bedrijven, de mailbox simpelweg wordt overgedragen aan de opvolger. Maar zelfs dat vind ik iets anders dan dit massaal loggen en inzichtelijk maken van alle email communicatie aan iedereen en de schoonmaker.

Ik ben benieuwd wat de algemene consensus is, is dit normaal en moet ik mij niet aanstellen?

[Voor 10% gewijzigd door DiscoNootje op 07-12-2022 01:22]

[sig69]

DiscoNootje schreef op woensdag 7 december 2022 @ 00:56:
...
Ik ben benieuwd wat de algemene consensus is, is dit normaal en moet ik mij niet aanstellen?

Nee, dit is zeker niet normaal. Of het mag weet ik niet, maar ik zou er niet willen werken.

[PhilipsFan]

Het mag niet zomaar. De Autoriteit Persoonsgegevens heeft er uitgebreide informatie over. Wat jouw werkgever doet, lijkt niet legaal in Nederland.

[sh4d0wman]

Met @PhilipsFan . Voor zover ik weet mag je ten behoeve van veiligheid wel monitoren maar moet het niet direct tot een persoon herleidbaar zijn. Tevens moet dit gemeld worden aan de medewerkers/OR.

Dat medewerkers/managers elkaars email kunnen lezen valt daar dus duidelijk buiten. Wat wel mag is bv de mail scannen, zien dat er gevoelige data naar buiten gaat en dan bekijken welke persoon dit is.

Heb je een OR? Wat staat er in je contract en security policy/handboek over? En werk je onder NL of USA recht?

[iamerwin]

Productiviteit meten aan de hand van het aantal verstuurde mailtjes…

[Zwelgje]

iamerwin schreef op woensdag 7 december 2022 @ 02:49:
Productiviteit meten aan de hand van het aantal verstuurde mailtjes…

Amerikaans bedrijf, die doen dat soort zaken.

ach er zijn ook Nederlandse bedrijven die denken dat je productief bent als je 40.000km per jaar in de auto rijd en 50 uur per week werkt.

[Douweegbertje]

Zwelgje schreef op woensdag 7 december 2022 @ 04:48:
[...]


Amerikaans bedrijf, die doen dat soort zaken.

ach er zijn ook Nederlandse bedrijven die denken dat je productief bent als je 40.000km per jaar in de auto rijd en 50 uur per week werkt.

En iedereen in NL draagt klompen en gaat op schaatsen naar zn werk. Laten we niet zo generaliseren.
Het is niet de norm voor Amerikaanse bedrijven en bedrijven in NL hebben vaak genoeg ook allerlei grappen.

[Falcon]

@DiscoNootje Als jij hierbij niet prettig/veilig voelt zou ik vooral een andere werkgever zoeken. Krankjorum vind ik het in iedergeval, zo’n bedrijfscultuur zou ik niet kunnen trekken.

[Zwelgje]

Douweegbertje schreef op woensdag 7 december 2022 @ 04:56:
[...]


En iedereen in NL draagt klompen en gaat op schaatsen naar zn werk. Laten we niet zo generaliseren.
Het is niet de norm voor Amerikaanse bedrijven en bedrijven in NL hebben vaak genoeg ook allerlei grappen.

Nee Nederlandse bedrijen hebben dit soort grappen niet, die hebben wetgeving waar ze zich aan moeten houden. mensen controleren via camera's (thuis!) of keyloggers mee laten lopen of ontslag via email heeft in geen enkele rechtszaak in Nederland stand gehouden. legio voorbeelden in het nieuws de afgelopen tijd.

https://www.agconnect.nl/...amera-niet-aan-wil-zetten

Doen ze het allemaal? nee uiteraard niet maar het is wel een wijdverspreid iets binnen de bedrijfscultuur aan de overkant van de oceaan.

[Douweegbertje]

Zwelgje schreef op woensdag 7 december 2022 @ 05:30:
[...]


Nee Nederlandse bedrijen hebben dit soort grappen niet, die hebben wetgeving waar ze zich aan moeten houden. mensen controleren via camera's (thuis!) of keyloggers mee laten lopen of ontslag via email heeft in geen enkele rechtszaak in Nederland stand gehouden. legio voorbeelden in het nieuws de afgelopen tijd.

https://www.agconnect.nl/...amera-niet-aan-wil-zetten

Doen ze het allemaal? nee uiteraard niet maar het is wel een wijdverspreid iets binnen de bedrijfscultuur aan de overkant van de oceaan.

Je post vervolgens een artikel van een US bedrijf dat vervolgens óók van de rechter ongelijk heeft gekregen. M.a.w. het mag daar net zo goed niet en privacy is daar ook beschermd.
Ik weet niet waar je je vooroordelen vandaan hebt maar heb je wel eens naar de werknemer regels in Californie gekeken? Die zijn striker dan in NL hoor.

Dat een bedrijf "iets" probeert, dat was mijn punt. Je kunt net zo goed die "grappen" in NL vinden van bedrijven die het niet zo nauw met de wet nemen en/of schadevergoedingen hebben moeten betalen achteraf. Hoeveel topics zijn er wel niet op Tweakers van mensen die advies zoeken omdat hun werkgever weer iets probeert?

Heel mijn punt is, je argument is puur generalisatie en nergens op gebaseerd. Dat "wijdverspreid" iets is wat jij nu doet door iets zonder kennis te posten, en wat ik tegen wil houden. Want het is niet waar.
En vergeet ook niet dat het een heel groot land is waarbij een verhoudingen ook anders staan. Een 200 persoon bedrijf in de US kan je haast vergelijken met een 20 persoon in NL. Dus die enkele uitzonderingen, zijn dan vaak ook uitzonderingen wat dan weer smeuig nieuws is. Niet de norm.

Dat allemaal gezegd hebbende sluit ik mij ook aan bij onderstaande:

Falcon schreef op woensdag 7 december 2022 @ 05:15:
@DiscoNootje Als jij hierbij niet prettig/veilig voelt zou ik vooral een andere werkgever zoeken. Krankjorum vind ik het in iedergeval, zo’n bedrijfscultuur zou ik niet kunnen trekken.

+1

[TheDudez]

https://www.juridict.nl/j...van-een-werknemer-kijken/

Het mag dus niet zomaar.

[Voor 11% gewijzigd door TheDudez op 07-12-2022 05:44]

[joke_name]

Vraagje aan TS:

Wat voor werk doe je precies?

Ik zit te kijken naar people.ai.
Maar het lijkt mij een CRM tool.

Dus als je iets in de sales / helpdesk doet is het heel normaal dat de communicatie over / met klanten inzichtelijk is voor iedereen.
In een bepaalde tool.

Zodat als de klant belt, je snel kan opzoeken wat de status is.

[teb]

Douweegbertje schreef op woensdag 7 december 2022 @ 05:42:
Je post vervolgens een artikel van een US bedrijf dat vervolgens óók van de rechter ongelijk heeft gekregen. M.a.w. het mag daar net zo goed niet en privacy is daar ook beschermd.

Die ongelijk heeft gekregen van de nederlandse rechter. Het mag daar juist wel.

[Blokker_1999]

Alles is afhankelijk van wat voor mailboxen je gebruikt, als het persoonlijke mailboxen zijn, op naam, dan zijn ze ook effectief persoonlijk en worden ze beschermd onder wetgeving. Dit is niet enkel in NL zo, maar over heel Europa daar privacy wetgeving op Europees niveau geregeld wordt.

Sowieso zou in je arbeidsreglement opgenomen moeten zijn wat wel en niet kan met je mail, maar de wetgeving is er expliciet om te voorkomen dat iedereen zomaar alle mail kan meelezen. Jij hebt zelfs recht om incidenteel private mails te sturen vanuit je werkmailbox en je hebt nu ook eenmaal het recht op privacy wanneer je bijvoorbeeld via email een probleem wenst aan te kaarten.

En ja, ik ken persoonlijk 1 manager die zwaar op de vingers is getikt door het foutief behandellen van een mailbox en waar men redelijk wat overleg heeft moeten plegen met de betrokken werknemer om hem niet naar de rechtbank te laten stappen.

Zelf druk ik mijn collega's dan ook op het hart: geef jezelf nooit zomaar toegang tot een mailbox om een probleem te bekijken, maar gebruik andere tools voor een diagnose of vraag de gerbuiker om het scherm te delen.

[haelerien]

Ik vond dit terug over de Amerikaanse wetgeving:

"Generally, employers have the right to monitor work emails sent or received by their employees. United States law dictates that any email an employee sends or receives on a company system is the employer’s property and can be reviewed by the company at any time. Similar laws can be found in other countries, which authorize the employer to monitor employees’ emails."
(bron: https://www.stellarinfo.c...monitoring-the-right-way/ - niet meteen de betrouwbaarste bron voor juridische info, maar lijkt wel te kloppen)

De Nederlandse wetgeving is hier wat strenger in, maar niet zo streng als je zou denken.

"Op grond van de Nederlandse Privacywet (ook wel bekend als de Wet bescherming persoonsgegevens) mag u de zakelijke mail van (ex)werknemers inzien, míts u daar een gegronde reden voor heeft. Daarbij dient u een afweging te maken tussen het belang dat uw bedrijf heeft om de e-mail te bekijken en het privacybelang van de werknemer. Het verwijderen van belangrijke gegevens kan de continuïteit van de onderneming flink in de weg komen te staan. Ook kan het inzien van e-mail noodzakelijk zijn in het kader van de opvolging van de ex-werknemer. Deze omstandigheden wegen niet op tegen het belang van de werknemer de e-mail voor zichzelf te houden. Het bedrijfsbelang prevaleert dan ook boven het privacybelang van de werknemer. U mag de e-mail van (ex)werknemers dus bekijken. Ook staat de wet het toe dat u een back-up maakt van zakelijke e-mails en u mag het de werknemer zelfs verbieden e-mail te verwijderen. Zo voorkomt u dat belangrijke gegevens verloren gaan."
(Bron: https://www.ictrecht.nl/b...ekijken-van-ex-werknemers)

Edit: Nederlandse bron dateert van 2013 zie ik, is wellicht overruled door de nieuwe privacywetgeving. Mijn excuses! Maar ik meen dat dit in Europa effectief wel kan, maar enkel met gegronde reden. Dus niet zomaar meteen alle communicatie van je zakelijke e-mail open en bloot leggen voor de hele organisatie.

[Voor 7% gewijzigd door haelerien op 07-12-2022 09:26]

[JEightyFive]

is dit normaal en moet ik mij niet aanstellen?

Niet aanstellen? Ik zou vandaag nog op zoek gaan naar iets anders. Wat een verrotte cultuur heb je dan in je bedrijf zeg
Genoeg bedrijven waar dit soort praktijken niet de norm zijn gelukkig.

[Agent47]

Ik zou een andere baan zoeken. Als mijn werkgever met zulke tools of bijvoorbeeld camera's in het pand met de camera op je computer gericht, pasjes systemen voor inklokken o.i.d. aankomt, ben ik weg.

[Oon]

haelerien schreef op woensdag 7 december 2022 @ 09:15:
Ik vond dit terug over de Amerikaanse wetgeving:
[...]

Vergeet ook niet dat in de VS de rechten van een werknemer erg verschillen van staat tot staat, en daarbij vaak ZZP-constructies worden gebruikt als 'loophole'. Als je als Nederlander ZZP voor een Amerikaans bedrijf werkt heb je in feite nul rechten daar, en bijna geen rechten hier.

Belangrijk is dus of TS in loondienst is, en onder welk recht. ZZP zal altijd Amerikaans recht zijn, tenzij het bedrijf een Nederlandse vestiging heeft.

Als het bedrijf een Nederlandse vestiging heeft en/of TS in dienst is onder Nederlands recht dan is het gebruik van zo'n tool gewoon hartstikke illegaal (want die doet wel meer dan alleen je mail lezen), in andere gevallen valt het een beetje buiten het bereik van de AP.

[Wish]

Oon schreef op woensdag 7 december 2022 @ 09:29:
[...]


Vergeet ook niet dat in de VS de rechten van een werknemer erg verschillen van staat tot staat, en daarbij vaak ZZP-constructies worden gebruikt als 'loophole'. Als je als Nederlander ZZP voor een Amerikaans bedrijf werkt heb je in feite nul rechten daar, en bijna geen rechten hier.

Belangrijk is dus of TS in loondienst is, en onder welk recht. ZZP zal altijd Amerikaans recht zijn, tenzij het bedrijf een Nederlandse vestiging heeft.

Als het bedrijf een Nederlandse vestiging heeft en/of TS in dienst is onder Nederlands recht dan is het gebruik van zo'n tool gewoon hartstikke illegaal (want die doet wel meer dan alleen je mail lezen), in andere gevallen valt het een beetje buiten het bereik van de AP.

TS zegt dat hij in Nederland werkt. Dus wordt hij beschermd door het Nederlands recht en de AVG. En nee, dit mag niet van de AVG. Elke rechter veegt dit "met gegronde reden" van tafel.

@DiscoNootje Je kan de AP informeren en/of dit eerst aankaarten bij de privacy officer van je bedrijf... Laat die laatste maar aantonen dat het volgens hem/haar wel mag. Waarschijnlijk niet zo goed voor je carrière overigens, so choose your battles.

Wanneer mag een werkgever mijn e-mailbox controleren?
De werkgever kan de e-mailberichten van zijn werknemer alleen controleren als de werknemer daar vooraf voor is gewaarschuwd. Zo’n waarschuwing kan zijn opgenomen in de arbeidsovereenkomst, maar staat vaak in een personeelsreglement of e-mail-/internetprotocol. Dan is de werkgever er nog niet. Voor de controle moet de werkgever een goed reden hebben (gerechtvaardigd doel) en de werkgever moet geen minder ingrijpende optie voor controle hebben (proportionaliteitseis).

Alleen in bijzondere gevallen kan ook zonder waarschuwing vooraf worden gecontroleerd.

Wat betekent dat in de praktijk?
Heb jij het vermoeden dat de werkgever jouw zakelijke e-mailbox controleert of heeft ingekeken? Ga dan na of daarover iets staat opgenomen in de arbeidsovereenkomst, het personeelsreglement of een protocol. Misschien heb je op een andere manier een waarschuwing ontvangen.

De werkgever moet een serieuze aanleiding hebben om zonder jouw toestemming inzage te verkrijgen. Dat kan bijvoorbeeld als er een vermoeden is van misstanden, zoals het verspreiden van vertrouwelijke informatie of fraude. Let op, als de werkgever op een andere wijze dit kan onderzoeken, dan gaat een privacyschending door de mailbox in te zien mogelijk alsnog te ver, zeker als ook mappen worden bekeken die duidelijk privé zijn.

(klik)
en bijvoorbeeld: https://www.juridict.nl/j...van-een-werknemer-kijken/
of https://www.snijders-advo...ilaccount-van-werknemers/

[Voor 41% gewijzigd door Wish op 07-12-2022 09:37]

[overhyped]

Ik werk ook voor een Amerikaans bedrijf, met vergelijkbare software. Iets minder intrusive: De medewerken kan per mail, of per domein koppelen of het wel of niet aan staat, en het logt in principe alleen klant communicatie. Niet om productiviteit te meten, maar om een volledig record te hebben van afspraken en communicatie met een klant. het wordt dus ook alleen gebruikt in customer facing rollen.

In Duitsland heeft de OR een stokje gestoken hiervoor, en wordt het niet gebruikt. Ik heb 't wel een keer besproken met de OR, en zij gaven aan dat waarschijnlijk het eindoordeel hier hetzelfde zou zijn.

Ondanks dat ik privacy hoog in 't vaandel heb staan had ik hier (en met onze implementatie) niet zo'n moeite mee. Het is transparant, en ik zet niets prive's in m'n werk agenda. Als alle mail, dus ook de mails tussen collega's en tussen mijzelf en m'n manager er bij zou staan zou het een ander verhaal zijn.

[mk1992]

@DiscoNootje maar heeft jouw werkgever dit al eens uitgelegd of gemotiveerd? Tweakers kan veel vinden maar het gaat me wat vlot om zonder tegenreactie jouw baas uit te maken voor godweetwat.

[DiscoNootje]

Dank voor alle reacties!

sh4d0wman schreef op woensdag 7 december 2022 @ 02:23:
Met @PhilipsFan . Voor zover ik weet mag je ten behoeve van veiligheid wel monitoren maar moet het niet direct tot een persoon herleidbaar zijn. Tevens moet dit gemeld worden aan de medewerkers/OR.

Dat medewerkers/managers elkaars email kunnen lezen valt daar dus duidelijk buiten. Wat wel mag is bv de mail scannen, zien dat er gevoelige data naar buiten gaat en dan bekijken welke persoon dit is.

Heb je een OR? Wat staat er in je contract en security policy/handboek over? En werk je onder NL of USA recht?

Ik werk onder NL recht in Nederland. Er is geen OR in Nederland maar wel iets vergelijkbaars in Amerika. In het contract staan de volgende passages:

For the purposes listed above and provided that the Employer has a legitimate interest in doing
so, the Employer may also transfer the Employee’s personal data to third parties (including
accountants, lawyers and advisers) and other companies affiliated with the Employer, which may
be located in other countries, both inside and outside the European Union.

en

To the extent permitted by local law, the Employer reserves the right to monitor, intercept, review
and access the Employee’s telephone log, internet usage, voicemail, e-mail and other electronic
communication facilities provided by the Employer which the Employee may use during
employment, for the purposes of conducting business and to ensure that Employer's rules are
being complied with and for legitimate business purposes.

joke_name schreef op woensdag 7 december 2022 @ 05:50:
Vraagje aan TS:

Wat voor werk doe je precies?

Ik zit te kijken naar people.ai.
Maar het lijkt mij een CRM tool.

Dus als je iets in de sales / helpdesk doet is het heel normaal dat de communicatie over / met klanten inzichtelijk is voor iedereen.
In een bepaalde tool.

Zodat als de klant belt, je snel kan opzoeken wat de status is.

Ik zit inderdaad in een commerciele rol. Daar wordt de tool ook voor gebruikt, het coachen van performance, het kunnen nalezen van berichten etc.

Er zijn twee scenarios. Namelijk waarbij people.ai een contact uit de email kan matchen met CRM data, en de inhoud automatisch toevoegd onder het contact/account. Op zich heb ik hier geen probleem mee. Wel vraag ik me af hoe effectief dat matching is, ik zie af en toe een bericht verkeerd gematched onder een niet relevant klant account. Als ik bijvoorbeeld op mijn prive email zoek in het CRM vind ik berichten van mijn sollicitatie procedure, gelinkt met een bedrijf waar ik nooit voor gewerkt heb.

Het tweede scenario is waarbij de tool geen match kan vinden en het bericht in de algemene bak gooit. Dit type berichten komen niet in het CRM terecht maar staan dus wel in de people.ai tool. Zowel de meta data als de volledige inhoud.

Wish schreef op woensdag 7 december 2022 @ 09:33:
[...]

TS zegt dat hij in Nederland werkt. Dus wordt hij beschermd door het Nederlands recht en de AVG. En nee, dit mag niet van de AVG. Elke rechter veegt dit "met gegronde reden" van tafel.

@DiscoNootje Je kan de AP informeren en/of dit eerst aankaarten bij de privacy officer van je bedrijf... Laat die laatste maar aantonen dat het volgens hem/haar wel mag. Waarschijnlijk niet zo goed voor je carrière overigens, so choose your battles.


[...]
(klik)
en bijvoorbeeld: https://www.juridict.nl/j...van-een-werknemer-kijken/
of https://www.snijders-advo...ilaccount-van-werknemers/

Dit is bij mij begonnen omdat mijn manager (die altijd beweert op output te managen) mij recent confronteerde met het feit dat mijn outbound email volume ondergemiddeld zou zijn en dat dit omhoog moest. Gebeurt dat niet dan volgt een PiP (Performance Improvement Plan) etc. Kortom ze gebruiken vooral de meta data om daarmee aan te tonen dat je (naar hun definitie) niet presteert. Maar tegelijkertijd kunnen ze dus ook de inhoud van ieder bericht lezen.

Choose your battles is inderdaad een mooie. Zodra ik dit meld bij de privacy officer / US OR dan krijgen, nog voordat enig onderzoek gedaan is, de eerste 5 bovenliggende management lagen hier een bericht van. Dat weet ik zeker.

overhyped schreef op woensdag 7 december 2022 @ 10:14:
Ik werk ook voor een Amerikaans bedrijf, met vergelijkbare software. Iets minder intrusive: De medewerken kan per mail, of per domein koppelen of het wel of niet aan staat, en het logt in principe alleen klant communicatie. Niet om productiviteit te meten, maar om een volledig record te hebben van afspraken en communicatie met een klant. het wordt dus ook alleen gebruikt in customer facing rollen.

In Duitsland heeft de OR een stokje gestoken hiervoor, en wordt het niet gebruikt. Ik heb 't wel een keer besproken met de OR, en zij gaven aan dat waarschijnlijk het eindoordeel hier hetzelfde zou zijn.

Ondanks dat ik privacy hoog in 't vaandel heb staan had ik hier (en met onze implementatie) niet zo'n moeite mee. Het is transparant, en ik zet niets prive's in m'n werk agenda. Als alle mail, dus ook de mails tussen collega's en tussen mijzelf en m'n manager er bij zou staan zou het een ander verhaal zijn.

Dit is hoe het hier intern ook gepitched wordt. Maar hier gaat het een stapje verder als ik het goed lees.

[LankHoar]

DiscoNootje schreef op woensdag 7 december 2022 @ 10:43:
Dit is bij mij begonnen omdat mijn manager (die altijd beweert op output te managen) mij recent confronteerde met het feit dat mijn outbound email volume ondergemiddeld zou zijn en dat dit omhoog moest. Gebeurt dat niet dan volgt een PiP (Performance Improvement Plan) etc.

Ik zou een serverside rule opzetten die elke binnenkomende email met een standaard bericht beantwoord ("Thank you for your e-mail, I will attend to it at my earliest convenience" oid). Dan los je dat probleem zo op. Wel even je manager enzo excluden van die rule.

En ondertussen een andere baan zoeken uiteraard.

[Voor 3% gewijzigd door LankHoar op 07-12-2022 16:29]

[Jaer288]

DiscoNootje schreef op woensdag 7 december 2022 @ 10:43:
Dit is bij mij begonnen omdat mijn manager (die altijd beweert op output te managen) mij recent confronteerde met het feit dat mijn outbound email volume ondergemiddeld zou zijn en dat dit omhoog moest. Gebeurt dat niet dan volgt een PiP (Performance Improvement Plan) etc. Kortom ze gebruiken vooral de meta data om daarmee aan te tonen dat je (naar hun definitie) niet presteert. Maar tegelijkertijd kunnen ze dus ook de inhoud van ieder bericht lezen.

Vragen die mij zo te binnen schieten:
- Staat outbound email volume in je doelstellingen beschreven?
- Hoe wordt je outbound email volume gemeten? Wat valt er wel en niet binnen?
- Wat is onder gemiddeld, wat is gemiddeld, wat is boven gemiddeld?
- Heb je inzicht in je outbound email volume score?
- Waarom is jouw outbound email volume voor je manager belangrijk?
- Wat is je manager z'n definitie van goed presteren?

[Brilsmurfffje]

LankHoar schreef op woensdag 7 december 2022 @ 10:58:
[...]


Ik zou een serverside rule opzetten die elke binnenkomende email met een standaard bericht beantwoord ("Thank you for your e-mail, I will attend to it at your earliest convenience" oid). Dan los je dat probleem zo op. Wel even je manager enzo excluden van die rule.

En ondertussen een andere baan zoeken uiteraard.

Je kan ook gebruik maken van de standaard knoppen (quick steps) in Outlook, kan je veel gebruikte antwoorden onderzetten

[Arvado]

Antwoord op je vraag: Nee dit is niet normaal en nee het is ook niet toegestaan.

Mailbox overdragen mag ook enkel als degene die vertrekt daarvoor toestemming heeft gegeven.

Maar dit soort dingen gebeurd in de praktijk aan de lopende band. Maar alsnog is het niet toegestaan.

[Nesjka]

Schending van de privacy lijkt mij, maar ik denk niet echt dat je hulp of tips moet verwachten op een fora zoals Tweakers. Ik denk bijvoorbeeld dat een jurist of advocaat in dit geval jou beter kan helpen..

[DjoeC]

DiscoNootje schreef op woensdag 7 december 2022 @ 10:43:
Dank voor alle reacties!
[...]
Dit is bij mij begonnen omdat mijn manager (die altijd beweert op output te managen) mij recent confronteerde met het feit dat mijn outbound email volume ondergemiddeld zou zijn en dat dit omhoog moest. Gebeurt dat niet dan volgt een PiP (Performance Improvement Plan) etc. Kortom ze gebruiken vooral de meta data om daarmee aan te tonen dat je (naar hun definitie) niet presteert. Maar tegelijkertijd kunnen ze dus ook de inhoud van ieder bericht lezen.
[...]

PIP kun je ook lezen als Personal Improvement Plan, als in: het mot beter of anders wegwezen. Ik zie het als dossieropbouw - iets waar vooral US bedrijven sterk in zijn.

Mijn advies zou zijn om zo snel mogelijk daar weg te wezen voordat ze met slechte beoordelingen etc. gaan komen.

[M2M]

Ik zou een automatisch mailscript maken dat naar random niet-bestaande mailadressen, random stukken tekst mailt. Gewoon, om geloofwaardig te zijn, elke minuut twee stuks, 24u per dag, 7 dagen in de week. Helemaal volspammen die rommel.

ow ja, en meteen een andere werkgever zoeken...

[overhyped]

DjoeC schreef op woensdag 7 december 2022 @ 12:49:
[...]

PIP kun je ook lezen als Personal Improvement Plan, als in: het mot beter of anders wegwezen. Ik zie het als dossieropbouw - iets waar vooral US bedrijven sterk in zijn.

Mijn advies zou zijn om zo snel mogelijk daar weg te wezen voordat ze met slechte beoordelingen etc. gaan komen.

Ook dit! Meestal is een PiP een eerste stap richting exit, zeker als het samengaat met plots op metrics, en niet op output sturen. In een massa ontslag is ‘kijk, metrics waren laag, we hebben gewaarschuwd, we hebben een verbeter plan voorgesteld maar helaas’ al snel een dossier.

[Jazzy]

Ik werk ook voor een Amerikaans bedrijf, in loondienst. Tools waarbij mogelijk in de communicatie gekeken wordt kunnen bij ons alleen uitgerold worden in Europa als dit instemming heeft van de Workers' Councils, zeg maar de ondernemingsraad. Naast de AVG/GDPR heb je bijvoorbeeld Duitse wetgeving waar iemand niet beoordeeld mag worden op basis van mogelijke privécommunicatie. De manier waarop People.ai hier geïmplementeerd is zou in Duitsland nooit geaccepteerd worden.

Nesjka schreef op woensdag 7 december 2022 @ 12:36:
Schending van de privacy lijkt mij, maar ik denk niet echt dat je hulp of tips moet verwachten op een fora zoals Tweakers. Ik denk bijvoorbeeld dat een jurist of advocaat in dit geval jou beter kan helpen..

Een beter Tweakers begint bij alleen reageren als je echt wat toe te voegen hebt.

[jeanj]

Persoonlijk zou ik er niet van gediend zijn (als ontvanger) dat mijn antwoord op mail van jou, door anderen worden gelezen, ook als het zakelijke email zou betreffen of de relatie (langdurig) zakelijk is.

Ik zou in je handtekening zetten dat anderen de email en antwoorden aan jou kunnen inzien. Stuur de eerste email aan je manager en vraag of de tekst goed is of dat verbeteringen heeft , ben benieuwd hoe hij daarop reageert

[SunnieNL]

Wij werken met hetzelfde systeem en de OR heeft zich hier over gebogen (ik zit in de OR en we hebben er zelfs external legal op laten zetten. De duitse OR heeft hetzelfde gedaan).

In principe mag dit in nederland, maar is afhankelijk van instellingen.
Bij ons reageert hij alleen op externe mail, niet op interne. Dus mail tussen collega's wordt niet meegenomen alleen alle communicatie met klanten en prospects. Daarnaast wordt er bij ons nog meer uitgefilterd (mail naar OR, HR -ookal is dat intern staan die op de blocklist- en de externe vertrouwenspersonen en externen die de OR raadpleegt).

Bij ons wordt het overigens gebruikt om mail direct aan salesforce opportunities te hangen en is deze er gekomen omdat accountmanagers vaak vergeten dit handmatig te doen en de gegevens in salesforce gewoon niet goed opnemen. Dat heeft in het verleden al eens geleid naar overdrachten die niet goed gingen als accountmanagers wisselden van werkgever waardoor er ook wel wat deals zijn geknalt. Door people.ai wordt alles automatisch opgeslagen in salesforce.
Het systeem kijkt naar uitgaande mail en matched het emailadres van de externe ontvanger/verzender aan een account en hangt de mail vervolgens aan de openstaande opportunity. Het is dan ook alleen actief op de mensen met een sales functie (account managers, sales engineers)

Gezien er geen persoonlijke informatie van de werknemer wordt verwerkt door people.ai is er vanuit de AVG geen probleem. Maargoed, dat is op basis van de configuratie binnen het bedrijf waar ik voor werk.
(uiteraard gaan wij er vanuit dat het zakelijk emailadres alleen voor zakelijke doeleinden wordt gebruikt en niet voor persoonlijke zaken)

[Voor 8% gewijzigd door SunnieNL op 07-12-2022 13:24]

[Ardana]

Schopje naar Privacy en Security.

[fopjurist]

SunnieNL schreef op woensdag 7 december 2022 @ 13:21:
Wij werken met hetzelfde systeem en de OR heeft zich hier over gebogen (ik zit in de OR en we hebben er zelfs external legal op laten zetten. De duitse OR heeft hetzelfde gedaan).

In principe mag dit in nederland, maar is afhankelijk van instellingen.
Bij ons reageert hij alleen op externe mail, niet op interne. Dus mail tussen collega's wordt niet meegenomen alleen alle communicatie met klanten en prospects. Daarnaast wordt er bij ons nog meer uitgefilterd (mail naar OR, HR -ookal is dat intern staan die op de blocklist- en de externe vertrouwenspersonen en externen die de OR raadpleegt).

Bij ons wordt het overigens gebruikt om mail direct aan salesforce opportunities te hangen en is deze er gekomen omdat accountmanagers vaak vergeten dit handmatig te doen en de gegevens in salesforce gewoon niet goed opnemen. Dat heeft in het verleden al eens geleid naar overdrachten die niet goed gingen als accountmanagers wisselden van werkgever waardoor er ook wel wat deals zijn geknalt. Door people.ai wordt alles automatisch opgeslagen in salesforce.
Het systeem kijkt naar uitgaande mail en matched het emailadres van de externe ontvanger/verzender aan een account en hangt de mail vervolgens aan de openstaande opportunity. Het is dan ook alleen actief op de mensen met een sales functie (account managers, sales engineers)

Ik lees hierin al een paar belangrijke argumenten die niet in elke situatie zullen opgaan:
- de automatische koppeling met Salesforce ten behoeve van de continuïteit,
- filtering zodat niet elke e-mail wordt verwerkt, en
- dat de functie alleen actief is bij verkopers.
Daarbij neem ik aan dat er schriftelijk is vastgelegd wat er mogelijk is (waaronder niet dat er aan het einde van de maand kan worden gekeken wie de minste e-mails heeft verstuurd) en dat je privémails eenvoudig uit het systeem kunt halen. Onder deze omstandigheden waarbij deze procedures schriftelijk zijn vastgelegd en in de praktijk worden opgevolgd is de context anders dan die van TS.

Gezien er geen persoonlijke informatie van de werknemer wordt verwerkt door people.ai is er vanuit de AVG geen probleem.

People.ai ziet vanaf welk e-mailadres een e-mail is verstuurd, ziet dus hoelaat iemand begint, hoeveel e-mails iemand in een week stuurt, wanneer iemand een weekje op vakantie is, enzovoorts, dus de verwerking van deze gegevens valt onder de AVG. Je moet dus bepalen wie de verwerker is (de werkgever, people.ai of allebei) en onder welke grondslag de gegevens worden verwerkt. In jouw omstandigheden kan dat het gerechtvaardigde belang van de werkgever zijn. Bij TS zie ik dat belang niet.

[Michael van S]

Hebben ze een DPO? Vraag eens naar de contactgegevens van deze functionaris gegevensbescherming (of: data protection officer) en stel eens de vraag wat de rechtsgrond van deze verwerking eigenlijk is. Mocht dat gerechtvaardigd belang zijn, vraag dan eens naar de gerechtvaardigd belang afweging die hiervoor uitgevoerd moet zijn. Daar zou in moeten staan hoe ze jouw privacy belangen hebben weten te verenigen met het bedrijfsbelang (of niet). Vraag ook of er een DPIA (data protection impact assessment) is uitgevoerd, hierin zouden de risico's van een dergelijk verwerking naar voren moeten komen en hoe ze deze gemitigeerd hebben.

[pachmo]

Even navraag doen of er een adviesaanvraag is ingediend bij de OR, is dit niet gebeurt dan mag dit niet.

[nldls]

Agent47 schreef op woensdag 7 december 2022 @ 09:28:
Ik zou een andere baan zoeken. Als mijn werkgever met zulke tools of bijvoorbeeld camera's in het pand met de camera op je computer gericht, pasjes systemen voor inklokken o.i.d. aankomt, ben ik weg.

Tsja pasjes gebruiken is wel ontzettend kort door de bocht hoor. Zijn zat bedrijven waar het vanuit wetgeving juist verplicht is om met toegangscontrole te werken. Los van camera's etc.

[Jazzy]

pachmo schreef op woensdag 7 december 2022 @ 20:12:
Even navraag doen of er een adviesaanvraag is ingediend bij de OR, is dit niet gebeurt dan mag dit niet.

Instemming, niet advies. WOR Artikel 27 lid 1. Dat geldt natuurlijk alleen als er een OR is.

[FreakNL]

Ik ga ook overal met een pasje naar binnen. Tenminste, in NL. Maar daar zit verder geen tijdklok aan…

[nldls]

Ik heb de afgelopen jaren in de food industrie gewerkt, waar pasjes standaard de norm zijn om vreemden uit de deur te houden. Hier zat vaak ook een tijdklok aan gekoppeld voor de uren registratie (zeker van productie personeel). Maar overuren werden ook op de minuut berekend om die reden, dus is het slecht.. Ik vind van niet. Hoort bij de sector.

Bij een oud werkgever (lang geleden al) hadden we vingerprint klok systeem voor de uren, ook dat werkte prima en verwerkte ik de uren elke week. Niet op de minuut ofzo.
Voor mij is dat geen rode vlag.

Een werkgever die mijn mail inhoudelijk scant: wel. Alhoewel ik niets prive doe via mijn werkmail hebben ze daar niets in te zoeken.

[oak3]

DiscoNootje schreef op woensdag 7 december 2022 @ 10:43:
To the extent permitted by local law, the Employer reserves the right to monitor, intercept, review
and access the Employee’s telephone log, internet usage, voicemail, e-mail and other electronic
communication facilities provided by the Employer which the Employee may use during
employment, for the purposes of conducting business and to ensure that Employer's rules are
being complied with and for legitimate business purposes.

Ik ben geen jurist, maar heb vanuit security perspectief bovenmatig interesse in hoeverre je een privacy inbreuk mag maken bij medewerkers. En daarbij heb ik intern enkele keren met arbeidsjuristen gesproken. En volgens mij is het niet zo zwart wit als dat het altijd niet mag. Als je werkgever heel goed beschrijft wat ze doen, waarom ze het doen en wat voor jouw de mogelijke consequenties zijn van het monitoren kan er best veel. Dat moeten ze dan wel vooraf vastleggen en/of bij tussentijds wijzigen aan de OR voorleggen.

Als het maar geen enkele ruis geeft en super expliciet is, anders zal de rechter snel in het voordeel van de werknemer beslissen. Bovenstaand stukje in jouw contract voldoet daar m.i. niet aan en is veel te generiek. Maar misschien is er nog ergens een gedragscode of personeelshandboek waar het wel staat en dat zou dan ook kunnen werken.

Dus zouden zij opschrijven, wij monitoren email om te meten of een medewerker voldoende emails verstuurt per dag, dan mag dat denk ik. Als ze daarna jou feedback geven op de inhoud van je email, dan mag dat niet, omdat ze dat niet beschreven hebben en het bekijken van de inhoud niet nodig is voor het monitoren van de KPI.

En persoonlijk vind ik het trouwens heel logisch dat je werkgever alle mail in een CRM systeem wilt hebben als je in sales of andere klantgerichte rollen zit. Je wilt alles rondom een klant vastleggen om een goed beeld te hebben van die klant. Zullen genoeg organisaties zijn die dat doen en ik vind daar niets geks aan.
Zou ik na jouw verhaal gelezen te hebben willen werken voor jouw werkgever? Zeker niet. Lijkt er op dat ze de Amerikaanse werk cultuur willen copy pasten naar Nederland en dat werkt niet. En klinkt als ze allerlei wetten overtreden. Mag hopen dat je salaris en bonus ook Amerikaans zijn, dat compenseert misschien wat.

DiscoNootje schreef op woensdag 7 december 2022 @ 10:43:
For the purposes listed above and provided that the Employer has a legitimate interest in doing
so, the Employer may also transfer the Employee’s personal data to third parties (including
accountants, lawyers and advisers) and other companies affiliated with the Employer, which may
be located in other countries, both inside and outside the European Union.

En de werkgever moet gewoon aan de AVG / GDPR voldoen. Bovenstaande is daarbij ook weer te generiek. Ze moeten specificeren welke data naar welke partij gaat en checken of dat compliant is.

[Voor 13% gewijzigd door oak3 op 08-12-2022 08:29]

[oak3]

nldls schreef op donderdag 8 december 2022 @ 07:27:
Bij een oud werkgever (lang geleden al) hadden we vingerprint klok systeem voor de uren, ook dat werkte prima en verwerkte ik de uren elke week. Niet op de minuut ofzo.
Voor mij is dat geen rode vlag..

Die vingerafdruk is dus door de AP beboet. https://www.autoriteitper...ingerafdrukken-werknemers
Biometrie is niet nodig voor het verwerken van in- en uitklokken. Dat zou dus voor mij een grote rode vlag zijn als je werkgever biometrische gegevens van jou opslaat.

nldls schreef op donderdag 8 december 2022 @ 07:27:
Een werkgever die mijn mail inhoudelijk scant: wel. Alhoewel ik niets prive doe via mijn werkmail hebben ze daar niets in te zoeken.

Ik hou van de nuance, mag jouw werkgever ook niet in jouw email kijken om phishing en spam tegen te houden en in dat proces een handmatige beoordeling doen? Mag jouw werkgever ook niet in jouw email kijken bij een rechtszaak om te zien welke afspraken jij met een derde partij hebt gemaakt?

In de basis mag je werkgever namelijk in jouw email kijken als daar een concrete aanleiding voor is. Het is immers van je werk. Je werkgever mag er niet zomaar in rondsnuffelen omdat die nieuwsgierig is en als hij kijkt moet hij privé emails negeren.

[Voor 10% gewijzigd door oak3 op 08-12-2022 08:25]

[nldls]

oak3 schreef op donderdag 8 december 2022 @ 08:17:
[...]

Ik hou van de nuance, mag jouw werkgever ook niet in jouw email kijken om phishing en spam tegen te houden en in dat proces een handmatige beoordeling doen? Mag jouw werkgever ook niet in jouw email kijken bij een rechtszaak om te zien welke afspraken jij met een derde partij hebt gemaakt?

In de basis mag je werkgever namelijk in jouw email kijken als daar een concrete aanleiding voor is. Het is immers van je werk. Je werkgever mag er niet zomaar in rondsnuffelen omdat die nieuwsgierig is en als hij kijkt moet hij privé emails negeren.

Werkgever mag inderdaad alleen bij gerichte aanwijzingen in je mail kijken en moet daarbij mappen die duidelijk prive zijn overslaan. In dat kader ben ik het eens met in de mail kijken van..

Voor spam en phising: nee. Filter kan ze eruit trekken, als ik zelf iets ontdek deel ik dat met IT.

[DJMaze]

Misschien kan je hun analytics systeem om zeep helpen?

In principe kan je mailen naar "[e-mail]"@example.com want dat is conform RFC.
Echter zijn er veel email applicaties en systemen die crashen omdat ze een match doen op het eerste @ teken

Ook lekker gaan mailen met PGP kan een optie zijn.
Dat produceert veel meer tekens en dan lijkt het alsof je heel productief bent omdat het meer "tekst" is