Smoelenboek in PDF formaat

[markkie95]

Beste forumleden,

Ik werk op een school als ICT beheerder en aan mij is gevraagd na te denken over een smoelenboek.

Van alle personeelsleden hebben we een foto en we willen dit verwerken in een overzichtelijk PDF bestand met een voorblad, misschien een stukje tekst en de hele rits personeelsleden.
Het gaat niet geprint worden, dus we hoeven geen rekening te houden met een papierformaat.
In theorie klinkt dit best simpel, het begin is het meeste werk, daarna komt het bijhouden. Maar in praktijk kom ik niet heel ver.

De eisen aan het smoelenboek zijn:
- Makkelijk te bewerken door meerdere collega's
- Meerdere foto's op 1 pagina (3 tot 6)
- Er hoeft alleen een foto, naam en functie per collega
- Als een collega uit dienst gaat en je haalt de collega uit het smoelenboek moeten de overige collega's een plekje in het boek opschuiven.
- Andersom moet een nieuw in dienst te komen collega makkelijk tussen het smoelenboek geprikt kunnen worden.

Omdat we soms nogal een verloop van personeel hebben zijn die laatste 2 eisen eigenlijk het aller belangrijkste.
Maar die laatste 2 eisen maken het uitdagend. Powerpoint valt om die eisen af en omdat Word een hell is met afbeeldingen verhuizen mét de tekst valt ook die optie helaas af.
Dat is zonde omdat je met beide nog best mooie resulaten kan behalen.

Wie o wie kan ons uit de brand helpen? Zijn er online tools die ik over het hoofd zie? Of invoegtoepassingen voor MS Office applicaties die dit een stuk makkelijker kunnen maken?

- edit - Voor intern gebruik

[Oon]

Publisher al geprobeerd?

Ik zou ook even rekening houden met of alle collega's hier wel blij mee zijn. Dat je een foto van iedereen hebt is prima, maar wil iedereen ook in je smoelenboek staan? Anders zou ik het niet doen, want de meerwaarde is echt minimaal t.o.v. gewoon een voorstelrondje, maar het kan wel voor irritatie zorgen.

[markkie95]

Oon schreef op dinsdag 29 november 2022 @ 15:50:
Publisher al geprobeerd?

Ik zou ook even rekening houden met of alle collega's hier wel blij mee zijn. Dat je een foto van iedereen hebt is prima, maar wil iedereen ook in je smoelenboek staan? Anders zou ik het niet doen, want de meerwaarde is echt minimaal t.o.v. gewoon een voorstelrondje, maar het kan wel voor irritatie zorgen.

Het smoelenboek is voor intern gebruik. Een voorstelrondje gaat erg lastig met de grote hoeveelheid parttimers die we hebben. Er zijn collega's bij die ik na een jaar nog steeds niet in het echt heb gezien zegmaar.

Van Publisher kreeg ik niet echt het idee dat het voldeed aan die laatste 2 eisen. Of valt dat op een of andere manier in te bouwen?

[Arie-]

Gewoon een tabel in een word document dan? Elke collega 1 rij met 3 kolommen. 1 met foto, 1 met naam en 1 met wat aanvullende informatie. Bij een wijziging een rij in de tabel verwijderen, of een rij in een tabel toevoegen. Mijn aanname hierbij is dat iedereen een paar uur werkervaring met MS Word heeft.

[Negakinu]

Volgens mij kun je zoiets redelijk eenvoudig maken in Adobe Spark (Creative Cloud Express). Dat is ook gratis. Ik weet alleen niet 100% of je ook kunt exporteren naar PDF, maar dat zou je even kunnen uitzoeken. Je kunt wel de login delen en iedereen er aan laten werken.

[ Voor 42% gewijzigd door Negakinu op 29-11-2022 15:54 ]

[Oon]

markkie95 schreef op dinsdag 29 november 2022 @ 15:53:
[...]


Het smoelenboek is voor intern gebruik. Een voorstelrondje gaat erg lastig met de grote hoeveelheid parttimers die we hebben. Er zijn collega's bij die ik na een jaar nog steeds niet in het echt heb gezien zegmaar.

Van Publisher kreeg ik niet echt het idee dat het voldeed aan die laatste 2 eisen. Of valt dat op een of andere manier in te bouwen?

Als het opschuiven een harde eis is, dan kom je al snel uit bij een HTML bestand.

Of een mapje met foto's en tekstbestanden en ergens intern (dus bij jou, in dit geval) een scriptje om die in te lezen en een HTML bestand te genereren, maar dan zit er altijd een actie van jou tussen.

[timovd]

markkie95 schreef op dinsdag 29 november 2022 @ 15:46:
...
- Als een collega uit dienst gaat en je haalt de collega uit het smoelenboek moeten de overige collega's een plekje in het boek opschuiven.
- Andersom moet een nieuw in dienst te komen collega makkelijk tussen het smoelenboek geprikt kunnen worden.

Omdat we soms nogal een verloop van personeel hebben zijn die laatste 2 eisen eigenlijk het aller belangrijkste.
...

Waarom wil je het dan op een statisch medium? Is PDF wel de juiste keuze?

[markkie95]

Arie- schreef op dinsdag 29 november 2022 @ 15:53:
Gewoon een tabel in een word document dan? Elke collega 1 rij met 3 kolommen. 1 met foto, 1 met naam en 1 met wat aanvullende informatie. Bij een wijziging een rij in de tabel verwijderen, of een rij in een tabel toevoegen. Mijn aanname hierbij is dat iedereen een paar uur werkervaring met MS Word heeft.

Oh huh waarom heb ik dit niet eerder zelf bedacht... De collega met wie ik dit project doe is bang dat Word in een tabel alsnog in de stress schiet, maar ik ga morgen toch een voorbeeldje in elkaar kleien.
Goede suggestie!

[remmuz]

Heb je toestemming van alle collega's i.v.m de AVG?

[sweetdude]

@markkie95 wat @timovd voorstelt is denk ik beter dan geklooi in Word / Acrobat / Publisher etc.etc.
Is het niet makkelijker om er gewoon een webpagina van te maken die op het intranet gepubliceerd is.
Je voorkomt hiermee dat mensen het toch gaan printen en dus verouderde info hebben. Ook een PDF of DOC moet steeds gedownload worden die dan weer op een bureaublad geplaatst moet gaan worden en vaak niet meer up to date is.

Eigenlijk zie je bij alle bedrijven dit op intranet dus waarom hier niet?

[Arie-]

@sweetdude Een website kan mogelijk de mooiste oplossing zijn, helemaal mee eens. Maar het is ook heel erg abstract geformuleerd. Ik weet niet wat de grootte van de organisatie is, maar: is er een IT-afdeling die de
- `de webpagina` gaat onderhouden?
- of moet 't een sharepoint site zijn?
- heb je een webhost?

Het voordeel van een Word-document is dat elke administratief medewerker met rechten op de share waar het bestand staat rijen kan toevoegen en verwijderen.Wil je' t vervolgens alsnog hosten? Exporteren als webpagina kan gewoon, of opslaan als pdf en deze verspreiden.

[Oon]

markkie95 schreef op dinsdag 29 november 2022 @ 16:02:
[...]


Oh huh waarom heb ik dit niet eerder zelf bedacht... De collega met wie ik dit project doe is bang dat Word in een tabel alsnog in de stress schiet, maar ik ga morgen toch een voorbeeldje in elkaar kleien.
Goede suggestie!

En Excel dan?

https://insider.office.co...e-image-function-in-excel

Volgens mij is dit nog een Insider feature, maar als het een paar weken kan wachten dan zou dit gewoon voor iedere up to date Excel moeten werken

[ Voor 13% gewijzigd door Oon op 29-11-2022 17:13 ]

[N0a]

Heb je Microsoft 365 op school? Je zou kunnen aan de slag gaan met Microsoft Sway. Hiermee kan je webpagina's/presentaties bouwen die schalen op verschillende schermen. Makkelijk in onderhoud en het beheer kan verdeeld worden over meerdere mensen...

[sanzut]

Er bestaat vast wel een tool die live, gescript of desnoods op handmatig verzoek een export kan maken van alle werknemers uit de active directory, toch?

[markkie95]

Allereerst bedankt voor het meedenken! Als ik vandaag tijd heb ga ik eens kijken wat ik met Excel (@Oon die IMAGE functie ziet er veelbelovend uit!) en/of Word (in een tabel) kan behalen.

@sweetdude Omdat we een vrij kleine zelfstandige school zijn hebben we geen intranet. We zijn voor 90% Google-based en delen alle voor het personeel relevante bestanden via een gedeelde Google Drive. Dat is ook de plek waar het smoelenboek in PDF zou moeten komen staan. Omdat je vanuit de viewer in Google Drive PDF's kan lezen heb je dus geen problemen met meerdere gedownloade versies.

Wat @Arie- zegt is ook waar, ik wil er op ten duur tussenuit. Ik ben de enige ICT beheerder Begin van het schooljaar alle schoolfoto's vervangen door nieuwe (valt vast wel te scripten ) wil ik best op mij nemen maar voor de rest kan de personeelsadministratie dat zelf oppakken.

Overigens hebben we wel een Office 365 omgeving maar wordt dat alleen gebruikt voor toegang tot de applicaties zoals Word, Excel en PowerPoint. Sharepoint wordt niet gebruikt en daar zijn de gebruikers ook niet bekend mee.

@sanzut Een export uit Magister zou in deze makkelijker zijn dan uit het AD, omdat in Magister ook al de foto's van de medwerkers staan. De functies die naar het AD gesynct worden zijn beperkter dan in Magister

Oh en @remmuz, het is alleen voor intern. De foto's staan al in Magister dus is er geen extra AVG risico.

[ Voor 5% gewijzigd door markkie95 op 30-11-2022 08:53 ]

[Oon]

Als alle gegevens toch in Magister staan:

Heeft Magister geen mogelijkheid tot een eigen module/plugin? Zo ja, dan kun je via V&A vast wel iemand vinden die voor een leuk (liefdadig) bedrag een knopje wil maken waar die PDF zo uit komt rollen met gegevens direct uit het systeem.

Als andere optie zie ik bijv. ook op GitHub verschillende repo's zoals deze: https://github.com/simplyGits/MagisterJS

Daarmee zou je een scriptje kunnen schrijven, en dan ergens op een PC of server eens per dag die PDF opnieuw kunnen genereren. Ik ken Magister verder niet, maar als deze repo up to date en compleet is dan lijkt het me niet meer dan een uurtje of 2 werk om zo'n script werkend te krijgen.

Voordeel daarvan is dat iedereen die de administratie in Magister aan kan passen er dus ook meteen voor kan zorgen dat die PDF weer kloppend is.

[Belindo]

PowerPoint, kun je gelijk de template van de school gebruiken. Netjes de foto's en textboxen uitlijnen (kan standaard in PP) en vervolgens Exporteren als .PDF

PP heeft een kleine leercurve, dus iedereen zou het moeten kunnen aanpassen.

[DJMaze]

Waarom N aantal naast elkaar?
Als je het document naar iemand zijn mobiel stuurt, zijn de foto's wel heel klein (of je gaat zoomen en side scrollen).

Gewoon onder elkaar kan je alle kanten op.

[ Voor 58% gewijzigd door DJMaze op 30-11-2022 15:43 ]

[markkie95]

@Oon Magister heeft vele mogelijkheden maar is ook in vele dingen beperkt door de verouderde en doorgebouwde SQL basis waarin het is geschreven. Ik dacht zelf dat de foto's van het personeel niet uit Magister getrokken kunnen worden, alleen losse gegevens. Wat eigenlijk gek is, want voor klassen kan dit wel.
Dit moet ik denk ik uitzoeken met de applicatiebeheerder van Magister binnen school.
Maaaar er zijn wat zaken in Magister die bepaalde namen hebben gekregen omdat er op basis daar van rechten in de AD worden bepaald met een script. Ja dat kan worden aangepast maar mensen schieten hier al in de stress als ik daar over zou beginnen hahah.

@Belindo Zeker, helemaal mee eens, maar dan heb je niet dat als iemand weg gaat dat de rest opschuift. Tenzij je werkt met 1 slide per medewerker, maar dat is niet de opdracht zo ver ik heb begrepen.

@DJMaze Helemaal mee eens, maar dat is niet wat men wil

[markkie95]

Even ter info; zojuist bevestigd gekregen dat 1 slide of pagina per medewerker echt geen optie is helaas.

[markkie95]

Ik heb nu een opzet in Word gemaakt naar idee van @Arie-. Dit werkt verrassend simpel en goed. Het ligt nu ter beoordeling bij de collega waarmee ik dit project op pak en daarna waarschijnlijk bij de rector dus goedkeuring van dit concept kan even gaan duren.

Het ziet er wel naar uit dat dit is wat we zoeken

[DJMaze]

markkie95 schreef op woensdag 30 november 2022 @ 10:29:
@DJMaze Helemaal mee eens, maar dat is niet wat men wil

Natuurlijk niet. Ze snappen het niet en willen het niet snappen.

Gewoon doen wat ze willen als mockup en dan die mockup in een whatsapp groep met hun knikkeren om reactie uit te lokken wat ze er van vinden...

P.S. ik krijg steeds van school .docx bestanden in mijn telefoon.
Als ze er naar vragen, dan heb ik ze niet gelezen want mijn telefoon ondersteunt geen docx

[ Voor 17% gewijzigd door DJMaze op 30-11-2022 15:43 ]

[Cave_Boy]

Voor zo'n zelfde soort situatite heb ik het programma Arles Image Web Page creator gebruikt. Veel instelmogelijkheden en best simpel in gebruik daarbij als iemand weggehaald moet worden is het 1 knop en je hebt alles weer geupdate.

https://www.digitaldutch.com/arles/overview/index.html

[LordSinclair]

Met powerpoint kan je per dia 1 medewerker doen, en dan printen (naar pdf) met 4 of 6 dia's per pagina.

[markkie95]

Goedemiddag mede Tweakers, hier een update. Het lijkt erop dat het de lange tabel in Word gaat worden, met dank aan @Arie-.
De collega met wie ik dit project oppak is er van onder de indruk.
Voor hen die er in de toekomst ook mee zitten: Tabel in word van 3 kolommen breed, op A5 liggend papier en de lijnen van de tabel wit maken et voila.

Dankjewel voor het meedenken allen!

[ Voor 3% gewijzigd door markkie95 op 01-12-2022 16:01 ]

[Sethro]

Belindo schreef op woensdag 30 november 2022 @ 09:07:
PowerPoint, kun je gelijk de template van de school gebruiken. Netjes de foto's en textboxen uitlijnen (kan standaard in PP) en vervolgens Exporteren als .PDF

PP heeft een kleine leercurve, dus iedereen zou het moeten kunnen aanpassen.

Dit zou ook mijn goto zijn. 1x een template slide maken en dan invullen. Moet er iemand uit dan pak je gewoon iemand anders en die zet je op die plek. Hoef je er maar 1 op te schuiven ipv allemaal.

[DJMaze]

markkie95 schreef op donderdag 1 december 2022 @ 16:01:
Tabel in word van 3 kolommen breed, op A5 liggend papier en de lijnen van de tabel wit maken et voila.

Oh, maar dan is een tabel niet nodig.

Je kan een pagina in kolommen opdelen, net als bij een krant.
Je typt in kolom 1 en zodra de tekst te lang wordt ga je naar kolom 2, etc.
Dan schuift alles automatisch op.

[Croga]

DJMaze schreef op donderdag 1 december 2022 @ 17:26:
[...]

Oh, maar dan is een tabel niet nodig.

Je kan een pagina in kolommen opdelen, net als bij een krant.
Je typt in kolom 1 en zodra de tekst te lang wordt ga je naar kolom 2, etc.
Dan schuift alles automatisch op.

En als je 1 persoon per rij wil dan gaat dat niet....

Tabel is de enige juiste oplossing als je foto, naam en beschrijving per rij wilt kunnen doen.

[markkie95]

DJMaze schreef op donderdag 1 december 2022 @ 17:26:
[...]

Oh, maar dan is een tabel niet nodig.

Je kan een pagina in kolommen opdelen, net als bij een krant.
Je typt in kolom 1 en zodra de tekst te lang wordt ga je naar kolom 2, etc.
Dan schuift alles automatisch op.

Dat heb ik ook geprobeerd in eerste instantie, maar Word is geen kei in het dan weer meenemen van de foto van de medewerker waarna je alles in je hele document verkeerd ziet schieten

En ook wat @Croga zegt is waar. Je hebt ze dan naast elkaar ipv onder. En onder elkaar is het enige wat men wilt

[KnoxNL]

Waarom doe je dit niet even in een template op Sharepoint online?
Veel makkelijk qua opzet en in bewerken, makkelijker om samen in te werken, altijd beschikbaar met goed toegangsbeheer en delegatie van rechten. iedereen die dat wil kan vervolgens zelf printen naar PDF indien gewenst, of wat dan ook.

[markkie95]

KnoxNL schreef op donderdag 1 december 2022 @ 18:14:
Waarom doe je dit niet even in een template op Sharepoint online?
Veel makkelijk qua opzet en in bewerken, makkelijker om samen in te werken, altijd beschikbaar met goed toegangsbeheer en delegatie van rechten. iedereen die dat wil kan vervolgens zelf printen naar PDF indien gewenst, of wat dan ook.

Er wordt bij ons geen gebruik gemaakt van Sharepoint. Het is wel beschikbaar natuurlijk maar we doen er niets mee, en het proberen heropvoeden van onze collega’s gaat niet goed weet ik uit ervaring. Of wel maar dan met heel veel moeite haha. Dan is een PDF binnen Google Drive meer richting de voor hun bekende weg

[KnoxNL]

Dat is jammer, want als je een beetje mee doet op dat vlak zijn er hele mooie makkelijke oplossingen tegenwoordig:

Een organigram toevoegen aan een SharePoint-ruimte - Microsoft Ondersteuning

Allemaal out of the box en MS supported.

Nu blijft het toch een beetje hobbyen.

Maar daar kun jij niets aan doen, hopelijk stijgt de adoptie van nieuwe (cloud)technologie bij jullie langzaam steeds een beetje

[!GN!T!ON]

Vind het wel apart / grappig om te lezen dat je aangeeft dat jullie (vrijwel) volledig in Google Workspace zitten, en dan uitkomt bij een Word document

Google Sites was ook een mooie optie geweest, zou je zelfs een google sheet achter kunnen hangen waar je de data invult.

[ Voor 28% gewijzigd door !GN!T!ON op 01-12-2022 18:31 ]

[markkie95]

@KnoxNL Helemaal mee eens. De overgang naar Google Workspace was een paar jaar voor mijn komst naar deze school. Vanuit educatie perspectief is het een goede keuze, Google Classroom is echt een uitkomst voor het geven van huiswerk en het verwerken van toetsen en huiswerkopdrachten, maar vanwege de beperkingen van Google Docs en Spreadsheets voor "ons als administratief personeel" zal je altijd een O365 omgeving er naast moeten blijven houden.

Daarom, @!GN!T!ON, kom je dus uit op een niet-Google oplossing, want surprise: Naast Sharepoint wordt ook Google Sites bij ons niet gebruikt . Het is wat het is, voor de administratieve collega's die, net als ik, blind kunnen lezen en schrijven met Microsoft Office is het de makkelijkste weg zonder ook de rest van het personeel te hoeven heropvoeden

[DJMaze]

markkie95 schreef op donderdag 1 december 2022 @ 18:07:
Dat heb ik ook geprobeerd in eerste instantie, maar Word is geen kei in het dan weer meenemen van de foto van de medewerker waarna je alles in je hele document verkeerd ziet schieten

Omdat je de foto niet aan de alinea/regel hebt gekoppeld, maar aan de pagina?