Online samenwerken met Microsoft 365 Non-profit abbo

[sniper20]

Voor een organisatie met vrijwilligers is Microsoft 365 Non-profit in gebruik. Op dit moment met 10 Microsoft Business licenties en een vrijwel onbeperkt aantal 365 E1 licenties. Men maakt al gebruik van mailboxen en eigen domein, maar het is ook de bedoeling om online samen te gaan werken aan documenten + opslag.

De vraag is hoe dit mogelijk te maken. O.a. Sharepoint online, Teams en One-drive zitten in het pakket. De technische kennis is aanwezig. maar wat werkt het beste ? Vaak is het voor gebruikers toch een drempel, omdat ze gewend zijn lokaal te werken.

Ik kan me voorstellen dat meer (sport)verenigingen en stichtingen hier tegen aan lopen en was benieuwd naar de ervaringen.

[akimosan]

Teams & Onedrive for Business gebruiken beide SP Online als backend voor opslag van de data.

Een Team starten en hier wat gebruikers een pilot mee laten doen lijkt me niet zo'n grote opgave.
De eerstvolgende online bestuursvergadering of projectmeeting lijkt me haalbaar

Start een Team (met teamsite) , dan krijg je standaard een kanaal Algemeen. Kun je zo wat documenten in delen (als Notulen). Je zult zien dat je de documenten bibliotheek ook kunt openen in Sharepoint Online weergave. Gebruikers kunnen die bibliotheek met de Onedrive client ook offline synchroniseren , dan werkt het bijna net als "lokaal"
Zelfde geldt voor hun persoonlijke Onedrive for Business.

En er zijn legio consultants die je kunnen helpen om snel up & running te geraken met een eenvoudige Sharepoint Intranet achtige site collectie. Het hoeft niet gelijk ingewikkeld, begin klein en werk van daaruit verder.
En uiteindelijk heb je wat mensen nodig die ermee willen werken en het ook uitdragen en anderen enthousiast maken om de adoptie te vergroten. De kar trekkers zullen we maar zeggen. Microsoft noemt het ook wel de M365 Champions en die mensen moet je opleiden en altijd als eerste betrekken bij de implementatie.
In elke organisatie heb je ook wel mensen die wel willen veranderen, die moet je betrekken. Implementatie van M365 kan en mag niet louter een IT feestje zijn.

https://learn.microsoft.c...osoftteams/teams-overview
Begin bij de Get Started en neem alles door. Zaken als adoptie en het zoeken en vinden van champions komen ook aan bod.
https://learn.microsoft.c...softteams/deploy-overview
https://learn.microsoft.c...ams/deploy-small-business
Overige informatie betreffende M365 en het vinden van de juiste trainingen:
https://adoption.microsoft.com/en-us/roles/champion/
https://adoption.microsoft.com/en-us/become-a-champion/

[Voor 17% gewijzigd door akimosan op 10-10-2022 23:50]

[Linke Loe]

Ik ben zelf secretaris bij een reddingsbrigade. Wij zijn in de basis een sportvereniging, maar zijn ook een non-profit met ANBI status. Hierdoor komen ook wij in aanmerking voor het non-profit programma van Microsoft.

Wij hebben ongeveer 50 kaderleden met een account en gebruiken vooral Teams voor het opslaan en delen van bestanden binnen bestuur, commissies en werkgroepen. Daarnaast is er een Sharepoint site waarop het bestuur aankondigingen doet en bepaalde vergaderstukken openbaar maakt. Vanwege het karakter van Teams, leent dat zich uitstekend om samen te werken, maar niet zo goed als het gaat om meer eenzijdige communicatie vanuit het bestuur.

Zoals hierboven al gezegd: niets kan je ervan weerhouden om een pilot te starten met een select groepje enthousiastelingen. Begin klein en breidt het langzaam uit. Zorg voordat je begint voor een veilige toegang door middel van Conditional Access policies waarin MFA wordt afgedwongen. Als je dit later moet implementeren, kan je meer weerstand bij de gebruikers verwachten. Microsoft stelt hiervoor ook EMS E3 beschikbaar in het non-profit programma.

[sniper20]

Linke Loe schreef op dinsdag 18 oktober 2022 @ 09:03:
Wij hebben ongeveer 50 kaderleden met een account en gebruiken vooral Teams voor het opslaan en delen van bestanden binnen bestuur, commissies en werkgroepen.

Dank. Nuttige info. Zit er wel enige structuur in de bestandsopslag ? Kan me voorstellen dat als de bestanden in de verschillende Teams kanalen worden opgeslagen, dat een beheerder dan het overzicht en dus de controle wat kwijt raakt.

[akimosan]

Dat is niet aan een Teams of Sharepoint Admin, die moet zich m.i. niet druk maken om content maar om infra en het wel of niet toestaan van bepaalde apps. Het aanbrengen van (file) structuur is aan de site eigenaren en eventueel aan te stellen content beheerders. Je moet het niet willen micro-managen

Maar om je vraag kort te beantwoorden: bij elke Teamsite die wordt aangemaakt wordt standaard een kanaal / bibliotheek Algemeen (General) gecreëerd en daar kan men direct mee aan de slag.

[Voor 24% gewijzigd door akimosan op 19-10-2022 09:39]

[Linke Loe]

Teams is gericht op het samenwerken binnen diverse samenwerkingsverbanden. In ons geval zijn dat commissies, werkgroepen en bestuur. Deze groepen gebruikers kunnen zelf bepalen hoe ze het beste kunnen samenwerken en dus ook welke structuur voor het opslaan van bestanden daar bij hoort. Bestanden in Sharepoint (en dus ook in Teams) worden geindexeerd, dus door het goed gebruik van de zoekfunctie kun je vaak wel vinden wat je zoekt.

Ik als beheerder wil hier niet tussen zitten. Wel vind ik het belangrijk om wat governance te hebben rondom het organiseren en aanmaken van teams zelf, maar hoe een en ander binnen een team is georganiseerd interesseert mij niet zo veel.

[i-chat]

Mijn aanbeveling zou ook teams zijn, het is vrij eenvoudig om in teams verschillende groepen te maken met steeds elk zijn eigen (afgeschermde) inhoud, dat kan dan een sharepoint zijn of een todolist, een questionaire of een onedrive map (die gebruikers eventueel weer lokaal kunnen koppelen voor hun eigen gemak)..

het voordeel hierbij is dan toch weer wel dat je zowel chatlogs (als opnames (en eventueel transcripties) van video-vergaderingen / besprekingen direct terug kunt zien in de chatlogs van het team.

wel moet ik zeggen dat ik de interface (ten opzichte van andere samenwerk-tools) erg laag vind scoren in productiviteit. het is dan wel noob-vriendelijk maar efficient werken is daarmee wel een beetje naar de achtergrond... toch denk ik dat het een goede start kan zijn (vooral ook omdat je vrij makkelijk 3rd-party (web)apps aan teams kunt hangen...