E-mailadres oude werkgever nog actief

[Fidesnl]

Ik ben er vandaag achter gekomen dat mijn e-mailadres bij mijn oude werkgever nog actief is. Ondertussen al meer dan 1,5 jaar weg en vertrokken i.v.m. de werkomstandigheden. Dit was in een ziekenhuis en nu vraag ik me af of dit wel legaal is?
Getest door middel van een e-mail te sturen met ontvangstbevestiging.

[True]

AVG-technisch zitten daar wat haken en ogen aan, maar dat je een ontvangstbevestiging krijgt betekent zeker niet dat het gelezen wordt.

[Ultraman]

Dat is toch niet heel ongebruikelijk? Al heb ik geen idee hoe dat AVG-technisch in elkaar zit. Zeker in de context van medische zorg of patiëntcontact niet.

Vaak wordt zo'n box dan doorgezet naar degene die de werkzaamheden heeft overgenomen of naar een algemene box van een afdeling. Ik ben ook van mening dat het beter is om in zo'n geval een return to sender te doen. Maar ik snap het belang van liever niet een bericht van een client missen omdat die naar een box van een voormalig medewerker is gestuurd ook wel. Benieuwd waar de schoen wringt.

[Voor 15% gewijzigd door Ultraman op 10-10-2022 11:04]

[vassago]

Als het format voorletter.achternaam@bedrijf is kan het natuurlijk ook zo zijn dat er nu iemand anders werkt met die e-mail adres.

Sowieso, waar maak je je druk om? Oftewel, waarom zouden ze "jouw" oude e-mail adres niet mogen gebruiken?

[Wish]

Ik zou me meer zorgen maken als je nog bij je mailbox kan... is dat het geval? Zo niet, dan zie ik niet zo snel een issue.

[Coach4All]

Vermeld de ontvangstbevestiging dat jij er niet meer werkzaam bent en dat een collega/opvolger de boodschap nu oppakt?

[HKLM_]

Ik zou een verzoek tot inzage doen bij je oude werkgever om te kijken welke gegevens ze van je bewaren. Sommige gegevens moeten ze meerdere jaren bewaren maar een mailbox is daar zeker geen onderdeel van.

Ben je al langer dan 6 maanden weg? Deze termijn wordt over het algemeen als acceptabel beschouwd voor het instant houden van de mailbox. Let wel de werkgever moet zich aan de regelgeving houden en alleen zakelijke mails openen binnen je mailbox. Eventuele prive mails mogen ze niet inzien op openen!

Ik zou dan bij twijfel ook vragen om een audit rapport van de mails welke geopend zijn in de periode na vertrek als je denkt dat er privé mails in je mailbox zitten.

AVG: wat te doen met e-mailaccount van ex-werknemer?
Termijn verbinden aan inzien e-mailaccount

Daarnaast moet de werkgever een bepaalde termijn verbinden aan het inzien van het e-mailaccount van de ex-werknemer. Hoelang deze termijn kan zijn, hangt onder meer af van de functie die de ex-werknemer uitoefende. Als hij een commerciële functie had met veel klantcontact, zal een langere termijn zijn toegestaan dan bijvoorbeeld bij een administratieve functie. Gemiddeld genomen is een periode van zes maanden na uitdiensttreding redelijk

o.a. https://www.ictrecht.nl/b...ekijken-van-ex-werknemers

[Voor 11% gewijzigd door HKLM_ op 10-10-2022 11:10]

[D4NG3R]

Bij mijn vorige werkgever werd mijn e-mailbox een kleine 3 maanden doorgezet naar wat voorheen mijn leidinggevende was.

Ik ben wel benieuwd; levert dit voor jouw problemen op? Ik gebruik mijn werk e-mail ook echt voor dat; werk gerelateerde zaken.

[vassago]

HKLM_ schreef op maandag 10 oktober 2022 @ 11:07:
Ik zou een verzoek tot inzage doen bij je oude werkgever om te kijken welke gegevens ze van je bewaren. Sommige gegevens moeten ze meerdere jaren bewaren maar een mailbox is daar zeker geen onderdeel van.

Dat het e-mail adres nog bestaat lijkt duidelijk, dat de mailbox nog bestaat is een aanname.
Deze kan verwijderd zijn terwijl het e-mail adres blijft, of weer in gebruik is genomen.

[MAX3400]

Weet je zeker (of niet) dat de werkgever probeert te voldoen aan MiFID en hierdoor mogelijk data / omgeving langer heeft?

[DJMaze]

Fidesnl schreef op maandag 10 oktober 2022 @ 10:59:
Ondertussen al meer dan 1,5 jaar weg en vertrokken

En als je verhuist, hoe regel je dan je persoonlijke briefpost?
Bijvoorbeeld: de garage stuurt je een brief dat je auto een onderhoudsbeurt nodig heeft.

Dat is privé, maar een zakelijk e-mailadres is natuurlijk niet privé en is relevant voor het bedrijf.
Of heb jij per ongeluk dat e-mailadres privé gebruikt?

[HKLM_]

DJMaze schreef op maandag 10 oktober 2022 @ 14:22:
[...]

En als je verhuist, hoe regel je dan je persoonlijke briefpost?
Bijvoorbeeld: de garage stuurt je een brief dat je auto een onderhoudsbeurt nodig heeft.

Dat is privé, maar een zakelijk e-mailadres is natuurlijk niet privé en is relevant voor het bedrijf.
Of heb jij per ongeluk dat e-mailadres privé gebruikt?

Een zakelijk mail adres is 100% prive en mag door de werkgever niet zomaar worden doorzocht.

[bw_van_manen]

HKLM_ schreef op maandag 10 oktober 2022 @ 14:29:
[...]


Een zakelijk mail adres is 100% prive en mag door de werkgever niet zomaar worden doorzocht.

Een zakelijk mail adres is nooit 100% privé en er kunnen zeker omstandigheden zijn waarin dit doorzocht wordt. Een goede werkgever heeft hier een duidelijk beleid voor waarin staat onder welke omstandigheden welke mate van toegang tot de mailbox mogelijk is.

Dat het mail adres nog bestaat vind ik een slecht teken en een signaal dat er mogelijk niet goed omgegaan wordt met het beheer van accounts. Het kan echter ook zo zijn dat om een andere reden (nieuwe medewerker met dezelfde naam, voortzetten van klantcontact, etc.) het adres nog gebruikt wordt.

Je kan altijd een bericht sturen naar de oud werkgever om je zorgen (mails met persoonlijke informatie worden mogelijk wel erg lang bewaard) te bespreken. Als het een zorginstelling is hebben ze vast een Functionaris Gegevensbescherming die toeziet op het beleid en je kan informeren over de stappen die ze gaan nemen. Contactgegevens zouden in de privacy policy te vinden moeten zijn.

[CH4OS]

bw_van_manen schreef op maandag 10 oktober 2022 @ 16:04:
Een zakelijk mail adres is nooit 100% privé en er kunnen zeker omstandigheden zijn waarin dit doorzocht wordt.

Adres versus (waar @HKLM_ op doelt) inhoud van de mailbox zelf. De inhoud van de mailbox is wel degelijk prive en mag niet zomaar doorzocht worden.

[MicGlou]

CH4OS schreef op maandag 10 oktober 2022 @ 16:17:
[...]
Adres versus (waar @HKLM_ op doelt) inhoud van de mailbox zelf. De inhoud van de mailbox is wel degelijk prive en mag niet zomaar doorzocht worden.

Dat ligt aan de afspraken... zijn er geen afspraken over gemaakt dat mag het inderdaad niet zomaar. Maar er zijn genoeg bedrijven die hierover duidelijke afspraken maken met hun werknemers ivm continuïteit van de werkzaamheden en dergelijke. Op verkoopafdelingen zie je dit bijvoorbeeld vaak dat collega's bij elkaar in de mailbox kunnen zodat er bij uitval (denk aan vakantie of ziekte) de vragen van klanten beantwoord blijven etc. En in de medische wereld kan ik mij ook heel goed voorstellen dat er afspraken in die strekking bestaan.

Kortom, of dit mag of juist niet mag ligt echt compleet aan de afspraken die er zijn gemaakt.

Wat TS simpelweg moet doen is informeren bij de oude werkgever... het zal ook zeker niet de eerste keer zijn dat men gewoon vergeet een account op te ruimen.

[Prx]

Na einde dienstverband mag de werkgever natuurlijk de mailbox opheffen. Maar zakelijk gezien is het soms beter dat niet te doen: klanten en relaties hebben dat adres en zullen daar nog enige tijd op blijven mailen. Als dat werkgerelateerd is, moeten die mails bij de opvolger terechtkomen anders worden de klanten boos, en dat is een zakelijk belang.

https://blog.iusmentis.co...n-oude-mailbox-aanhouden/

Privé mails in een mailbox lezen is weer wat anders. En nee, ze mogen niet zomaar grasduinen door de mailbox, dat moet met een specifiek doel voor een dergelijke zoekactie.

[Prx]

HKLM_ schreef op maandag 10 oktober 2022 @ 14:29:
[...]


Een zakelijk mail adres is 100% prive en mag door de werkgever niet zomaar worden doorzocht.

Je eerdere post was meer correct denk ik. Het is een zakelijk middel waar je ook privé gebruik van mag maken, met mate. Die privé mails behoren niet geopend te worden.

Hoofdregel is, de mailbox is beschikbaar gesteld als bedrijfsfaciliteit en de werkgever beslist dus hoe deze wordt ingezet. De werkgever kan de mailbox opheffen als hem dat zakelijk gezien beter lijkt, bijvoorbeeld. Wél moet hij respecteren dat er enig (niet-overlastgevend) privégebruik van gemaakt wordt.

https://blog.iusmentis.co...n-oude-mailbox-aanhouden/

[MAX3400]

True schreef op maandag 10 oktober 2022 @ 11:00:
maar dat je een ontvangstbevestiging krijgt betekent zeker niet dat het gelezen wordt.

^ dat is sowieso een correcte constatering.

Fidesnl schreef op maandag 10 oktober 2022 @ 10:59:
Ik ben er vandaag achter gekomen dat mijn e-mailadres bij mijn oude werkgever nog actief is. Ondertussen al meer dan 1,5 jaar weg en vertrokken i.v.m. de werkomstandigheden.

Als je je er nu nog druk over maakt, heb je vast nog ergens een kopie + bijlage + mogelijke aanpassingen op jouw "verklaring omgaan met ICT middelen"? Want daar staat exact in waar je je toen al anderhalf jaar aan moest houden. Overigens geldt daarvoor ook (andersom) dat "excessief gebruik" van werk-middelen voor prive-zaken ook niet toegestaan is.

Voorbeeld (maar niet sluitend): https://zilveradvocaten.n...etgebruik-van-werknemers/

[Knurft]

Bij mijn werkgever worden mails ook standaard een jaar automatisch doorgestuurd naar manager/vervanger. Kan overigens niet gekeken worden in oude mailbox, maar nieuwe berichten wordem doorgestuurd.

[SVMartin]

TS is wat stil?

Ziekenhuis moet voldoen aan nen7510 en moet dus een uitdiensttreding proces hebben waarbij een procedure is voor deactiveren account en 'iets' met het mailadres en de mailbox.

Was je een IT beheerder: check even bij een oud collega of alles volgens proces is uitgevoerd. Was je geen IT beheerder: bel even je manager omdat je je ergens zorgen over maakt.

Ook een optie: lees de privacy statement op de website en benader de functionaris gegevensbescherming, privacy officer. Of kijk of er een publieke ingang is voor het melden van mogelijke security problemen. Vaak is daar een responsible disclosure voor gepubliceerd.

In ieder geval: maak er geen heisa van, maar stel een vraag en geef aan waarom je het belangrijk vind. Geen idee hoe je daar weg bent gegaan, maar laat die eventuele ellende je niet in de weg zitten.