Voorraadbeheer software

[aldjay]

Ik werk bij een grote afdeling Netwerkbeheer en we hebben een groot aantal netwerkcomponenten en alle bijbehorende artikelen op voorraad liggen.
Dat is van routers en switches tot SFP optics en attenuators en alles wat je verder maar bedenken kunt voor Netwerkbeheer.
Om zicht op ons voorraadpeil te houden en alle mutaties te registreren gebruiken we momenteel een Excelsheet, maar dat moet handiger kunnen.
Een sluitende voorraadbeheer hangt voornamelijk af van de discipline van de gebruikers om de mutaties bij te houden, dus het moet vooral niet te gecompliceerd zijn.

Een aantal punten waar we aan denken:
• Makkelijk bereikbaar, bijvoorbeeld via MS Teams.
• Laagdrempelig/intuïtief in gebruik.
• Voorraad op meerdere locaties (grijpvoorraad).
• Barcodesysteem dat liefst ook met een mobiele telefoon te scannen is, zoals bij Albert Heijn zelfscan; je scant de barcode van een artikel en bepaalt met + en – het aantal.
• Prioriteiten bepalen/minimale vooraad; dan zijn de belangrijkste goederen altijd op voorraad.
• Signalering van tekorten, zodat die aangevuld kunnen worden, dus dat je een melding krijgt wanneer een artikel onder een bepaald aantal komt.
• Wat we nog niet bedacht hebben…

Wat we niet zoeken is software om bestellingen mee te doen, daarvan is genoeg te vinden op het interweb, maar dus puur iets om bij te houden hoeveel we van elk artikel in voorraad hebben.
Ik kan me voorstellen dat andere instellingen of bedrijven dit wiel allang uitgevonden hebben, dus zijn we benieuwd wat zij voor oplossingen gevonden hebben voor het ICT voorraadbeheer en dan met name voor Netwerkbeheer.
Het hoeft niet persé open source te zijn, zou mooi zijn, want de functionaliteit is belangrijker.

[downtime]

Zoiets? https://snipeitapp.com/

Maar eerlijk gezegd, als de discipline er niet is, dan gaat elke oplossing falen en dan kun je het beter bij een Excel sheetje houden. Het blijft uiteindelijk gewoon mensenwerk.

[Hoiz]

Om hoeveel unieke productnummers gaat het hier? Honderden, duizenden of miljoenen?


Als de discipline er niet is, is het misschien verstandiger om gewoon wekelijks de voorraad te peilen en o.b.v. daarvan op en afboekingen te doen.

Ik weet niet hoe groot het bedrijf is waar je werkt, maar je kan eventueel ook nog kijken bij je logistieke tak / magazijn hoe zij dit doen. Mogelijk hebben zij al een off the shelf oplossing.

[ShitHappens]

Je hebt 't over een grote afdeling, dus dan gok ik dat er ook een groot bedrijf bij hoort? Misschien dat er elders al een pakket in gebruik is dat over een voorraadmodule zou kunnen beschikken? Denk aan een SAP, ServiceNow oid.

[Outerspace]

Heb je geen registratiesoftware (a Topdesk, Ultimo, Omnitracker, HPSD, PCIS met daarin een CMDB om deze zaken op de nemen? Dan kan je ook direct tickets relateren aan een CI.

[MAX3400]

dus zijn we benieuwd wat zij voor oplossingen gevonden hebben voor het ICT voorraadbeheer en dan met name voor Netwerkbeheer.

Ik zie het onderscheid niet?

Voorraadbeheer is een "combinatie" van een mogelijk aantal unique identifiers. Of jij nou SFP's verkoopt of condooms; elke verpakking heeft bijvoorbeeld een barcode, productiedatum, afmeting en gewicht. Dat koppel je aan iets als een adres (jouw bedrijfspanden), lokatie (magazijn, grijpvoorraad, marketing, etc), en aantal. En er moet een proces aan de voorkant zijn (nieuwe zending inboeken) en aan de achterkant (afboeken eenheden en eventueel factuur).

Mijn vraag is dus meer: welke voorraadbeheer / CMDB / tracking software heb je al gevonden en waarom voldoet het niet? En, allicht, heb je al gevonden wie de accountmanager voor voorraadbeheer is van een bedrijf als Bol.com, Megekko.nl, Wifishop of andere "bekende" bedrijven die ook "ICT middelen" verkopen?

[PhaeTom]

Outerspace schreef op vrijdag 12 augustus 2022 @ 11:13:
Heb je geen registratiesoftware (a Topdesk, Ultimo, Omnitracker, HPSD, PCIS met daarin een CMDB om deze zaken op de nemen? Dan kan je ook direct tickets relateren aan een CI.

Dit, ik weet dat je met Autotask een totaaloplossing hebt waar voorraad een onderdeel van is en de boel met elkaar integreert. Erg handig, maar wellicht voor nu een grote stap. Voordeel van de integratie is wel dat het minder discipline vereist. Je kunt het zo regelen dat producten gekoppeld móeten worden om een project af te ronden en een factuur uit te draaien. In dit voorbeeld ga ik dan even uit van een B2B organisatie.

[ Voor 20% gewijzigd door PhaeTom op 12-08-2022 11:23 ]

[downtime]

MAX3400 schreef op vrijdag 12 augustus 2022 @ 11:20:
[...]

Ik zie het onderscheid niet?

Voorraadbeheer is een "combinatie" van een mogelijk aantal unique identifiers. Of jij nou SFP's verkoopt of condooms; elke verpakking heeft bijvoorbeeld een barcode, productiedatum, afmeting en gewicht. Dat koppel je aan iets als een adres (jouw bedrijfspanden), lokatie (magazijn, grijpvoorraad, marketing, etc), en aantal. En er moet een proces aan de voorkant zijn (nieuwe zending inboeken) en aan de achterkant (afboeken eenheden en eventueel factuur).

Mijn vraag is dus meer: welke voorraadbeheer / CMDB / tracking software heb je al gevonden en waarom voldoet het niet? En, allicht, heb je al gevonden wie de accountmanager voor voorraadbeheer is van een bedrijf als Bol.com, Megekko.nl, Wifishop of andere "bekende" bedrijven die ook "ICT middelen" verkopen?

Het voorraadbeheer van een webwinkel of andere logistieke organisatie is natuurlijk wel van een ander kaliber dan een grijpvoorraad van een handvol switches en SFP’s op de plank hebben. Ik zou niet zomaar aannemen dat het voorraadbeheer van bol.com werkbaar is voor een netwerkbeheerder die even snel een kabeltje nodig heeft.

Bij bol.com zullen ze niet raar opkijken als hun medewerkers een maand training voor dat pakket nodig hebben want daarmee voeren ze hun hoofdtaak uit. Bij de grijpvoorraad van een netwerkbeheerder is een half uur training soms al teveel.

[HenkEisDS]

Waarom zeg je expliciet dat je niet zoekt naar iets om bestellingen te doen? Hoe doe je nu bestellingen?

Voorraadbeheer en inkoop zijn twee processen die hand in hand gaan. Als jij je voorraadbeheer netjes doet en ook je leveranciers en artikelen (met leveranciersbestelcode) netjes verwerkt dan kost het doen van bestellingen je vervolgens geen tijd meer omdat dit bijna helemaal automatisch gaat.


Ik zou in elk geval eens kijken naar een professionele, maar simpele oplossing zoals bijvoorbeeld Exact Online Handel:
https://www.exact.com/nl/...andel/features-en-prijzen

aldjay schreef op vrijdag 12 augustus 2022 @ 09:51:

Een aantal punten waar we aan denken:

• Voorraad op meerdere locaties (grijpvoorraad).

Bedoel je voorraadlocaties of ondersteuning voor meerdere magazijnen?
Beide maakt het in elk geval al een stuk complexer, want dan moet je ook verplaatsingen gaan registreren.
Grijpvoorraad zou ik niet bijhouden en gewoon op zicht/gevoel blijven doen.

• Barcodesysteem dat liefst ook met een mobiele telefoon te scannen is, zoals bij Albert Heijn zelfscan; je scant de barcode van een artikel en bepaalt met + en – het aantal.

Moet zo'n barcode het unieke serienummer van een artikel bevatten of het EAN nummer van het artikel? In jouw geval denk ik dat je het beste het unieke serienummer van het artikel kunt gebruiken als code. Bij het inboeken van je voorraad maak je dan van het serienummer een barcodestickertje. Zo kun je in elk geval nooit een artikel meer ongemerkt kwijt raken.

Het scannen kun je gewoon met een goedkope barcodescanner doen.

• Prioriteiten bepalen/minimale vooraad; dan zijn de belangrijkste goederen altijd op voorraad.
• Signalering van tekorten, zodat die aangevuld kunnen worden, dus dat je een melding krijgt wanneer een artikel onder een bepaald aantal komt.
• Wat we nog niet bedacht hebben…

Hou dan ook rekening met reserveringen. Als jij weet dat je volgende week iets nodig gaat hebben is het wel zo handig om dit artikel alvast te reserveren omdat je anders bij het bestellen te weinig besteld aangezien het artikel in de tussentijd nog wel op voorraad is.

[aldjay]

Er blijken nogal wat onduidelijkheden in mijn verhaal te zijn, ik zal proberen het wat helderder te maken.

Het gaat om tientallen verschillende artikelen, misschien honderd, maar geen honderden.
We hebben een magazijn waar alles ligt op de locatie waar ook onze bureauwerkplekken zijn.
Dan hebben we tientallen SER's (Secundairy Equipment Room) op verschillende locaties en drie MER's (Main Equipment Room = datacenter).
In die laatste wil je een kleine grijpvoorraad hebben van kabeltjes en optics bijvoorbeeld.

Wanneer we een klus hebben om b.v. een switchstack uit te breiden vanwege tekort aan accesspoorten, dan heb je nodig een switch, een stackkabel, een rackmount, twee powercords, misschien nog een of twee optics en glasvezels. Dit boek je allemaal af van de voorraad.
Glasvezels neem je dan een paar verschillende lengtes mee, omdat je anders langer aan het uitzoeken bent welke je precies nodig hebt.
Op locatie gebruik je er maar twee en de overgebleven glasvezels moeten weer terug bijgeboekt worden.
Wil je van tevoren spullen reserveren voor een toekomstige klus dan pak je die, leg ze bij elkaar en doe er een briefje op van wie en waarvoor het is. Die moeten dan wel afgeboekt worden natuurlijk.

Niet alle artikelen zitten in de fabieksverpakking en hebben een EAN nummer, bijvoorbeeld optics kopen we in pakjes van 10.

We gebruiken Topdesk, maar dat wordt binnenkort waarschijnlijk vervangen door een ander pakket, welke weet ik nog niet.
SAP hebben we ook, maar dat vind ik zelf nogal omslachtig om te gebruiken, het moet gewoon laagdrempelig zijn, en wellicht schiet dit zijn doel ook voorbij qua schaling.
We zijn inderdaad geen BOL.com of zo

Ik heb o.a. gekeken naar Bartrack en Silvasoft, maar die lijken meer toegepitst te zijn op het bestellen van goederen om de voorraad aan te vullen.
Het inkopen gaat via onze afdeling Inkoop en loopt via een aantal schijven, dus zelf rechtsreeks bestellen is onmogelijk.

Hopelijk is het nu wat duidelijker?

[_Dune_]

Zonde dat jullie Topdesk willen gaan vervangen. Persoonlijk heb ik in de afgelopen 20 jaar verschillende pakketten gebruikt, maar Topdesk springt er voor mij toch met kop en schouders er boven uit (mits goed ingericht).

Daarbij volgens mij kan Topdesk in zijn asset management module exact wat jij wilt. Dit zijn wij namelijk na de vakanties ook van plan in te richten. Zowel voor hardware (is deels al het geval), als software.Bij voorraad beheer zal dan de aantallen automatisch af- of bijgeboekt worden of in het geval van software het aantal beschikbare licenties bijhouden.

Topdesk had afgelopen Dinsdag nog een webinar waar dit ook in werd behandeld. Je moet overigens wel een relatief nieuwe versie gebruiken. Als de SAAS oplossing gebruikt en de asset module afneemt, dan zou je alle ingrediënten al in huis moeten hebben. Tip. Het is mogelijk eens in de zoveel tijd een gratis consultancy uur af te nemen bij Topdesk. Log eens in op My Topdesk.

[ Voor 24% gewijzigd door _Dune_ op 12-08-2022 14:18 ]

[aldjay]

_Dune_ schreef op vrijdag 12 augustus 2022 @ 14:12:
Zonde dat jullie Topdesk willen gaan vervangen.

Daarbij volgens mij kan Topdesk in zijn asset management module exact wat jij wilt.

Asset management gebruiken we inderdaad al, maar dan voor het bijhouden van de CI's in de CMDB.
Dat werkt niet voor kleinere artikelen die niet eens een serienummer of barcode hebben zoals kabels o.i.d.

Waarom ze aan het kijken zijn naar wat anders heb ik geen idee van.

[_Dune_]

In principe heeft elk product een product- of serienummer, maar waarom niet zelf een CI definiëren? Een CI hoeft niet een laptop, desktop of server te zijn, dat kan ook een kabeltje zijn.

[aldjay]

_Dune_ schreef op vrijdag 12 augustus 2022 @ 14:46:
In principe heeft elk product een product- of serienummer, maar waarom niet zelf een CI definiëren? Een CI hoeft niet een laptop, desktop of server te zijn, dat kan ook een kabeltje zijn.

Gebruiksgemak is er dan niet. Als je in het magazijn staat wil je meteen de barcode die op het bakje zit scannen met je mobiel en dan alleen het aantal invullen dat je wilt plussen of minnen.
Dat is waarnaar ik op zoek ben.

[_Dune_]

aldjay schreef op vrijdag 12 augustus 2022 @ 14:58:
[...]
Gebruiksgemak is er dan niet. Als je in het magazijn staat wil je meteen de barcode die op het bakje zit scannen met je mobiel en dan alleen het aantal invullen dat je wilt plussen of minnen.
Dat is waarnaar ik op zoek ben.

Dat kan toch? In principe heeft elk product een product code vanuit de leverancier, deze gaat veelal gepaart met een barcode, deze barcode kun je ook op dat bakje plakken. Daarnaast kan je altijd nog zelf een barcode/product nummer maken voor bepaalde artikelen.