[Excel] Formule voor ophogen aantal bezochte evenementen

[RudyL]

Voor het organiseren van het vervoer naar evenementen hou ik een lijst bij van alle personen die ooit zijn mee geweest of interesse hebben getoond. Inmiddels is dit een lijst geworden van een kleine 800 rijen.

Mensen kunnen zich opgeven voor een evenement, maar het is allerminst zeker dat ze het evenement daadwerkelijk bezoeken. Dat is afhankelijk van de animo en het aantal tickets dat we kunnen bemachtigen. Wat ik nu doe is dat ik in kolom A de namen heb staan en in kolom C het evenement en krijgt iedereen die geïnteresseerd is de waarde 1. Door een filter op kolom C kan ik zo eenvoudig de lijst met geïnteresseerden krijgen.

Stel dat het evenement in kolom C 200 geïnteresseerden heeft en ik heb 150 mensen die ik kan meenemen, krijgen de 150 personen die het vaakst zijn mee geweest een ticket. Het bijhouden van wie er mee zijn geweest doe ik nu handmatig, maw na afloop van het evenement zet ik in kolom B bij iedereen die is mee geweest een + 1.Het komt echter nogal eens voor dat ik één iemand vergeten ben, maar op deze wijze niet kan vinden wie ik ben vergeten. Ik sla de wijzigingen dan niet op en begin opnieuw.

Ik wil graag niet verwijderen dat de 50 personen die niet mee konden, wel interesse hadden. Ik zat er dus aan te denken of ik wellicht iets kon met een achtergrondkleur en dat optellen. Dus wederom het voorbeeld, in kolom C heb ik voor 200 man een waarde 1 ingevuld. Hiervan wil ik er 150 een groene achtergrond kleur geven en moet in kolom B een +1 worden gedaan indien waarde in kolom C groen is. En uiteraard ook als straks kolom D groen is etc etc.

Persoon	Punten totaal	Evenement A	Evenement B
Jan Jansen	1	1 (met groene achtergrond)	1 (zonder groene achtergrond

Kan ik hier een formule op bedenken, dat die dus alleen de waarden optelt van een rij als de kolom voldoet aan achtergrond kleur is groen. Ik heb al iets geprobeerd met ALS en SUBTOTAAL, maar ben te veel leek om daar iets uit te halen. Kan dit met een simpele formule?

[dix-neuf]

Als je in Google een eenvoudige zoekopdracht uitvoert, zie je tal van oplossingen verschijnen. Bv. deze:

- met een zelfgemaakte functie: https://www.vbauitleg.nl/--gekleurde-cellen-optellen.html

- 6 manieren: https://www.howtoexcel.org/count-colored-cells/

[RudyL]

dix-neuf schreef op zaterdag 30 juli 2022 @ 21:17:
Als je in Google een eenvoudige zoekopdracht uitvoert, zie je tal van oplossingen verschijnen. Bv. deze:

- met een zelfgemaakte functie: https://www.vbauitleg.nl/--gekleurde-cellen-optellen.html

- 6 manieren: https://www.howtoexcel.org/count-colored-cells/

Die eerste is misschien een optie, in de tweede url zie ik geen bruikbare optie voor wat ik wens.

Het liefst werk ik met iets standaards beschikbaar en niet met een functie of iets dergelijks. Het hoeft dus niet perse op basis van kleur, maar leek me wel zo wenselijk om niet meerdere kolommen te hebben met een opgave en een tweede voor meegeweest.

Dus het is niet perse dat ik dit zoek als iemand iets heeft van waarom doe je het niet zo, dan sta ik daar zeker voor open.

[dix-neuf]

RudyL schreef op zaterdag 30 juli 2022 @ 22:43:
Die eerste is misschien een optie, in de tweede url zie ik geen bruikbare optie voor wat ik wens.

Dan heb je de tweede link toch niet goed doorgenomen.
a. De daarin vermelde functie "Use VBA to Count Colored Cells" doet hetzelfde als wat in mijn eerste link vermeld stond en bovendien moeten daarbij geen getallen in de cellen staan. Zonder meer bruikbaar!
b. Verder zou "Use Filters and the Subtotal Function to Count Colored Cells" ook goed kunnen voldoen denk ik.

[RudyL]

dix-neuf schreef op zondag 31 juli 2022 @ 00:00:
[...]

Dan heb je de tweede link toch niet goed doorgenomen.
a. De daarin vermelde functie "Use VBA to Count Colored Cells" doet hetzelfde als wat in mijn eerste link vermeld stond en bovendien moeten daarbij geen getallen in de cellen staan. Zonder meer bruikbaar!
b. Verder zou "Use Filters and the Subtotal Function to Count Colored Cells" ook goed kunnen voldoen denk ik.

Laat ik het dan nog weer anders zeggen, het toepassen van de functie geniet niet mijn voorkeur.

De optie van use filters is iets wat je na ieder evenement opnieuw moet gaan toepassen en in dit geval gebaseerd is op een kolom ipv een rij. Nee die valt door gebruik gemak echt wel af

[Roozzz]

Je lijkt het nodeloos complex te maken. Waarom niet gewoon een extra kolom per evenement waarin je daadwerkelijke aanwezigheid registreert? En maak dan ook meteen even een totaal aan deelnames, dan zie je in een oogopslag wie er voor zou moeten gaan.

Met deze hulpkolommen kan je probleemloos met eenvoudige formules verder werken, met achtergrondkleur niet.

Überhaupt vraag ik me af of excel wel de juiste tool is voor dit datasetje. Maar goed, dat gaat nu even wat te ver.

[jopie]

Of 1 voor interesse en 2 voor daadwerkelijk meegeweest.

[F_J_K]

Je hebt drie kolommen nodig (of inderdaad 4 waarden in 1 kolom ¹): toonde wel/geen interesse, kreeg wel/geen kaartje, ging wel/niet.

Die kreeg kaartje-stap is nodig omdat jouw algoritme erg discrimineert tegen de mensen die eerder kaartjes kregen toegewezen. Als je 1x last-minute ziek wordt, of zelfs 1x wel interesse toont maar toevallig bent uitgeloot (dus zonder enige 'schuld' bij een ander dan de organisatie), sta je altijd achter tegenover iemand die toevallig wel werd ingeloot.

Met de extra kolommen per evenement kan je som.als() gebruiken. Dan nog discrimineer je overigens tegen mensen die last-minute ziek worden, etc.

Edit: ¹ waar een 2 ipv een 1 overigens geen rekenkundige betekenis mag hebben. 2x wel gaan (2x 1 + 2x2 = 6 punten) is niet gelijk aan waarde aan 6x interesse maar niet gaat (6x 1 + 6 x 0 = 6 punten).

[ Voor 14% gewijzigd door F_J_K op 31-07-2022 10:49 ]

[RudyL]

Ja dat is ook het alternatief, maar vind zelf een oplossing in 1 kolom voor het evenement mooier en overzichtelijker dan meerdere kolommen voor hetzelfde evenement. Dus vandaar dat ik me afvroeg of er hier ook een alternatieve oplossing voor zou zijn.

@Roozzz welke tool zou jij voorstellen. Dit is zo in de jaren gegroeid, bevat namen en nummers die ik hiervan kopieer richting een nieuwe spreadsheet wat het pdf'je wordt met de personen die meemogen.

[RudyL]

F_J_K schreef op zondag 31 juli 2022 @ 10:47:
Je hebt drie kolommen nodig (of inderdaad 4 waarden in 1 kolom ¹): toonde wel/geen interesse, kreeg wel/geen kaartje, ging wel/niet.

Die kreeg kaartje-stap is nodig omdat jouw algoritme erg discrimineert tegen de mensen die eerder kaartjes kregen toegewezen. Als je 1x last-minute ziek wordt, of zelfs 1x wel interesse toont maar toevallig bent uitgeloot (dus zonder enige 'schuld' bij een ander dan de organisatie), sta je altijd achter tegenover iemand die toevallig wel werd ingeloot.

Met de extra kolommen per evenement kan je som.als() gebruiken. Dan nog discrimineer je overigens tegen mensen die last-minute ziek worden, etc.

Edit: ¹ waar een 2 ipv een 1 overigens geen rekenkundige betekenis mag hebben. 2x wel gaan (2x 1 + 2x2 = 6 punten) is niet gelijk aan waarde aan 6x interesse maar niet gaat (6x 1 + 6 x 0 = 6 punten).

Of het discriminerend is laat ik maar even in het midden. In mijn opinie kunnen wij het regelen door de mensen die regelmatig een evenement bezoeken, hen wil je niet voorbij gaan bij toekomstige evenementen en ze willen mee. Vandaar die afweging om kaarten eerder toe te kennen aan eerdere aanwezigen.

Interesse bijhouden is voor het geval 2 kaarten

Jan evenement bezocht 2, interesse 4 = 2 punten
Henk evenement bezocht 1, interesse 3 = 1 punt
Wim evenement bezocht 1, interesse 1 = 1 punt

In dit geval gaan de kaarten naar Jan & Henk

[F_J_K]

Tool: je wilt hier eigenlijk een database-applicatie voor gebruiken. Access wordt nog steeds wel gebruikt voor dergelijke simpele DB's.

-

Te kleine voorbeelden werken niet, als je ondertussen al 800x een evenement hebt opgenomen ga je niet handmatig beoordelen (en telt iemand die 5 jaar geleden 10x eens per maand ging en daarna nooit meer, hoger dan iemand die vorige maand voor het eerst kwam en sindsdien alle 9x is gegaan).

Er is geen midden, het is discriminerend Als je dat niet door hebt wil ik er graag over door gaan omdat het een belangrijk aspect is van je vraag. Maar als dat bewust zo is, soit.

-

1 kolom is (in Excel) minder overzichtelijk. Je hebt sowieso meer dimensies als je ook kleuren en / of cijfers hanteert. Dan kan je die dimensies net zo goed splitsen op een manier die makkelijker is te automatiseren. Wat je als mens niet hoeft te zien kan je altijd nog verbergen.

Met bijv. Access (of in any SQL) kan je precies je laatste vraag zo sorteren. Kan overigens ook in Excel wel - met extra kolommen. :

naam	interes	ging		interes	ging		interes	ging		interes	ging	  Tot interes  Tot ging
c	1	0		1	1		1	1		1	1		4	3
e	1	1		1	1		0	0		1	1		3	3
h	1	0		1	1		1	1		0	0		3	2
i	1	0		1	0		0	0		1	1		3	1
g	1	1		0	0		1	0		0	0		2	1
k	1	1		0	0		1	0		0	0		2	1
a	1	0		0	0		0	0		1	1		2	1
f	1	0		0	0		0	0		1	1		2	1
b	1	1		0	0		0	0		0	0		1	1
d	0	0		0	0		1	1		0	0		1	1
j	1	0		1	0		0	0		0	0		2	0

Waar dus kolommen Tot interesse en Tot ging de som is van de andere interesse / ging. Sorteren op Tot ging en dan tot interesse en je bent er.

Het kan met minder kolommen, maar dan moet je som.als() gebruiken in Tot interesse en Tot ging

[RudyL]

F_J_K schreef op zondag 31 juli 2022 @ 11:28:
Tool: je wilt hier eigenlijk een database-applicatie voor gebruiken. Access wordt nog steeds wel gebruikt voor dergelijke simpele DB's.

-

Te kleine voorbeelden werken niet, als je ondertussen al 800x een evenement hebt opgenomen ga je niet handmatig beoordelen (en telt iemand die 5 jaar geleden 10x eens per maand ging en daarna nooit meer, hoger dan iemand die vorige maand voor het eerst kwam en sindsdien alle 9x is gegaan).

Er is geen midden, het is discriminerend Als je dat niet door hebt wil ik er graag over door gaan omdat het een belangrijk aspect is van je vraag. Maar als dat bewust zo is, soit.

-

1 kolom is (in Excel) minder overzichtelijk. Je hebt sowieso meer dimensies als je ook kleuren en / of cijfers hanteert. Dan kan je die dimensies net zo goed splitsen op een manier die makkelijker is te automatiseren. Wat je als mens niet hoeft te zien kan je altijd nog verbergen.

Met bijv. Access (of in any SQL) kan je precies je laatste vraag zo sorteren. Kan overigens ook in Excel wel - met extra kolommen. :

naam	interes	ging		interes	ging		interes	ging		interes	ging	  Tot interes  Tot ging
c	1	0		1	1		1	1		1	1		4	3
e	1	1		1	1		0	0		1	1		3	3
h	1	0		1	1		1	1		0	0		3	2
i	1	0		1	0		0	0		1	1		3	1
g	1	1		0	0		1	0		0	0		2	1
k	1	1		0	0		1	0		0	0		2	1
a	1	0		0	0		0	0		1	1		2	1
f	1	0		0	0		0	0		1	1		2	1
b	1	1		0	0		0	0		0	0		1	1
d	0	0		0	0		1	1		0	0		1	1
j	1	0		1	0		0	0		0	0		2	0

Waar dus kolommen Tot interesse en Tot ging de som is van de andere interesse / ging. Sorteren op Tot ging en dan tot interesse en je bent er.

Het kan met minder kolommen, maar dan moet je som.als() gebruiken in Tot interesse en Tot ging

Daarom dat we alleen kijken naar het vorige jaar en het huidige jaar. voldoende mogelijkheden om er tussen te komen en zo niet dan alsnog een bewuste keuze dat we voorkeur geven aan regelmatige bezoekers dan nieuwe.

Ik zal eens kijken of en hoe het werk met de extra kolommen

[Roozzz]

RudyL schreef op zondag 31 juli 2022 @ 10:50:
Ja dat is ook het alternatief, maar vind zelf een oplossing in 1 kolom voor het evenement mooier en overzichtelijker dan meerdere kolommen voor hetzelfde evenement. Dus vandaar dat ik me afvroeg of er hier ook een alternatieve oplossing voor zou zijn.

@Roozzz welke tool zou jij voorstellen. Dit is zo in de jaren gegroeid, bevat namen en nummers die ik hiervan kopieer richting een nieuwe spreadsheet wat het pdf'je wordt met de personen die meemogen.

Eerlijk gezegd zou ik gewoon kijken naar Access, zoals @F_J_K ook al suggereert. Maar voor dit simpele database werk kan je van alles gebruiken. Maar dat gaat gepaard met een hogere leercurve dan Access.

Qua alternatief is een database(je) the way to go wat mij betreft. Dan kan je je data op een fatsoenlijke manier ordenen en automatiseren, waarna je vervolgens de relevante gegevens kan weergeven (en de rest allemaal niet). Maar goed, het vergt even wat werk (en potentieel leertijd) om dit op te zetten. Er is er maar die dat kan bepalen of dat het waard is

[Teun_2]

Roozzz schreef op maandag 1 augustus 2022 @ 11:23:
[...]

Eerlijk gezegd zou ik gewoon kijken naar Access, zoals @F_J_K ook al suggereert. Maar voor dit simpele database werk kan je van alles gebruiken. Maar dat gaat gepaard met een hogere leercurve dan Access.

Qua alternatief is een database(je) the way to go wat mij betreft. Dan kan je je data op een fatsoenlijke manier ordenen en automatiseren, waarna je vervolgens de relevante gegevens kan weergeven (en de rest allemaal niet). Maar goed, het vergt even wat werk (en potentieel leertijd) om dit op te zetten. Er is er maar die dat kan bepalen of dat het waard is

Access lijkt wat overkill. Met tabellen en powerpivot kom je in excel ook al een heel eind en is wat makkelijker te delen. Een licentie op Access zit ook niet standaard in ms 365.