Microsoft 365 gedeelde postvakken eindelijk voorbij?

[Spierenburg]

Bij Microsoft 365 kan je het wachtwoord van een gedeeld postvak instellen. Op dit moment kan je het gedeelde postvak als volwaardig postvak gebruiken en ook inloggen bij bijvoorbeeld outlook.office.com. Echter is er een nieuwe update van Microsoft 365 dat nu een melding geeft geen licentie toegewezen aan de gebruiker. Dit gebeurd ook in de outlook app.

Nu heb ik de afgelopen jaren hier veel gebruik van gemaakt bij mijn klanten en beginnen de telefoontjes hierover binnen te komen. Hebben andere tweakers dit ook al ervaren? Kan geen berichtgeving vinden van Microsoft 365 hierover.

[nextware]

Ik heb even gekeken, maar bij ons werkt het gewoon (Enterprise E5 / F3 licenties). Bij mij thuis werkt het openen van een gedeelde mailbox (zonder licentie) ook gewoon zonder problemen via Outlook web Access (Business Premium licentie).

[Spierenburg]

Slechts 2 van mijn klanten hebben erover gebeld de afgelopen dagen. Ik vermoed dat een update er langzaam doorheen gedrukt zal worden. Dit gaat om Business Premium gebruikers met gedeelde postvakken. De melding die ze krijgen als je nu inlogt op outlook.office.com met een gedeeld postvak is als volgt:

[ZeRoC00L]

Inloggen met een shared mailbox zonder licentie werkt al lang niet (als het al ooit gewerkt heeft).
Licentie eraan koppelen en inloggen is mogelijk.

[Killah_Priest]

Shared mailboxen dien je ook niet op deze manier te gebruiken.
OF je koppelt deze aan een user met een licentie (dmv rechten in te stellen) OF je hangt er een licentie aan zodat je er direct op in kunt loggen.

Dat het al die tijd wellicht gewerkt heeft doet niet af aan het feit dat het in strijd is met de licentievoorwaarden.

[Spierenburg]

ZeRoC00L schreef op vrijdag 22 juli 2022 @ 12:37:
Inloggen met een shared mailbox zonder licentie werkt al lang niet (als het al ooit gewerkt heeft).
Licentie eraan koppelen en inloggen is mogelijk.

Dit heeft altijd gewerkt. Je kan namelijk een wachtwoord instellen voor een gedeeld postvak. Ik begrijp hoe het hoort en werkt echter hebben sommige klanten andere wensen en eisen en is het op deze manier beter. Zo heb je bij het beantwoorden vanuit een gedeeld postvak altijd de afzender van het gedeelde postvak i.p.v. dat je dit handmatig dient te doen.

Het punt is niet wat de oplossing is of hoe het zou moeten. Dit is een verandering vanuit Microsoft waarvan ik geen patch notes kan vinden en vroeg mij af of andere hetzelfde ervaren.

[Spierenburg]

Killah_Priest schreef op vrijdag 22 juli 2022 @ 12:49:
Shared mailboxen dien je ook niet op deze manier te gebruiken.
OF je koppelt deze aan een user met een licentie (dmv rechten in te stellen) OF je hangt er een licentie aan zodat je er direct op in kunt loggen.

Dat het al die tijd wellicht gewerkt heeft doet niet af aan het feit dat het in strijd is met de licentievoorwaarden.

Tijden terug was het advies van Microsoft om zo de gedeelde postvakken op een iPhone toe te voegen. Geloof niet dat dit in strijd is met de licentievoorwaarden het is tenslotte een gedeeld postvak (info bijvoorbeeld) en geen gebruiker.

[markisoke]

Spierenburg schreef op vrijdag 22 juli 2022 @ 13:27:
[...]


Tijden terug was het advies van Microsoft om zo de gedeelde postvakken op een iPhone toe te voegen. Geloof niet dat dit in strijd is met de licentievoorwaarden het is tenslotte een gedeeld postvak (info bijvoorbeeld) en geen gebruiker.

Maar dan zou je dus zo oneindig gratis mailboxen aan kunnen maken zonder daarvoor te betalen. MS weet namelijk niet of het account door 1 of meerdere gebruikers word gebruikt. Het moment dat er een eigen wachtwoord voor is en er dus kan worden ingelogd door gebruikers zonder licentie is het m.i. geen gedeeld postvak meer maar een gebruikersaccount (met bijbehoorende licentie) die word gebruikt door meerdere gebruikers.

[Spierenburg]

markisoke schreef op vrijdag 22 juli 2022 @ 13:47:
[...]


Maar dan zou je dus zo oneindig gratis mailboxen aan kunnen maken zonder daarvoor te betalen. MS weet namelijk niet of het account door 1 of meerdere gebruikers word gebruikt. Het moment dat er een eigen wachtwoord voor is en er dus kan worden ingelogd door gebruikers zonder licentie is het m.i. geen gedeeld postvak meer maar een gebruikersaccount (met bijbehoorende licentie) die word gebruikt door meerdere gebruikers.

Klopt gedeelde postvakken zijn ook gratis. Microsoft heeft ook zelf deze oplossing voorgesteld een aantal jaar terug om het bijvoorbeeld bij iPhones in te stellen. In deze situaties hebben alle gebruikers uiteraard netjes een licentie. Het gaat puur om de gedeelde postvakken zoals "info" die handmatig zijn ingesteld vanwege eisen en wensen van de klant zelf. Voor de duidelijkheid dit heeft niks te maken met het omzeilen van licentiekosten!

[Voor 16% gewijzigd door Spierenburg op 22-07-2022 14:46]

[markisoke]

Spierenburg schreef op vrijdag 22 juli 2022 @ 14:40:
[...]


Klopt gedeelde postvakken zijn ook gratis. Microsoft heeft ook zelf deze oplossing voorgesteld een aantal jaar terug om het bijvoorbeeld bij iPhones in te stellen. In deze situaties hebben alle gebruikers uiteraard netjes een licentie. Het gaat puur om de gedeelde postvakken zoals "info" die handmatig zijn ingesteld vanwege eisen en wensen van de klant zelf. Voor de duidelijkheid dit heeft niks te maken met het omzeilen van licentiekosten!

Geen idee waarom het nu nier meer kan, maar ik vermoed om misbruik te voorkomen. Je hoort mij niet zekker dat jij dit gebruikt voor het omzeilen van kosten, maar er zullen vast mensen zijn die dat wel doen. Ik kan geen wijzigingen vinden bij MS, maarja, MS be MS zijn ze nooit zo heel top in het geven van updates.

Wat ik nog heb kunnen vinden op de volgende pagina:

Voor toegang tot een gedeeld postvak moet een gebruiker een Exchange Online-licentie hebben, maar voor het gedeelde postvak is geen afzonderlijke licentie vereist. Elk gedeeld postvak heeft een bijbehorend gebruikersaccount. Is het u opgevallen dat u niet werd gevraagd een wachtwoord in te voeren toen u het gedeelde postvak maakte? Het account heeft een wachtwoord, maar dat wordt gegenereerd door het systeem (onbekend). Gebruik het account niet om u aan te melden bij het gedeelde postvak. Zonder licentie zijn gedeelde postvakken beperkt tot 50 GB. Als u de maximale grootte wilt verhogen naar 100 GB, moet aan het gedeelde postvak een Exchange Online abonnement 2-licentie worden toegewezen. De Exchange Online abonnement 1-licentie met een Exchange Online Archiving uitbreidingslicentie vergroot alleen de grootte van het archiefpostvak. Hiermee kunt u ook automatisch uitbreidende archivering inschakelen voor extra archiefopslagcapaciteit. Als u een gedeeld postvak in juridische bewaring wilt plaatsen, moet het gedeelde postvak een licentie voor Exchange Online Abonnement 2 of een licentie voor Exchange Online Abonnement 1 hebben met een Exchange Online Archiving uitbreidingslicentie. Als u geavanceerde functies wilt toepassen, zoals Microsoft Defender voor Office 365, eDiscovery (Premium) of automatisch bewaarbeleid, moet het gedeelde postvak een licentie hebben voor deze functies.

Hierboven kan ik dus afleiden dat wat jij wilt niet zou kunnen. Ik heb net even gekeken in mijn eigen Beheersomgeving en kan geen optie vinden om voor gedeelde postvakken een wachtwoord aan te maken. In het jaar dat wij nu gebruik maken van O365 heb ik deze optie ook niet gezien, dus ik ben benieuwd wanneer jij deze functie voor het laatst hebt gebruikt.

Mogelijk dat MS dit dus al langer heeft gedeactiveerd aan de voorkant en de optie nu dus ook aan de achterkant heeft aangepast. Maar wat is reden om dit uberhaupt nog te gebruiken, want dat excuus voor de iPhone is al achterhaald sinds je daar prima gedeelde postvakken kan toevoegen aan de Outlook app: Een gedeeld postvak toevoegen aan Outlook Mobile

[Spierenburg]

markisoke schreef op vrijdag 22 juli 2022 @ 14:56:
[...]


Geen idee waarom het nu nier meer kan, maar ik vermoed om misbruik te voorkomen. Je hoort mij niet zekker dat jij dit gebruikt voor het omzeilen van kosten, maar er zullen vast mensen zijn die dat wel doen. Ik kan geen wijzigingen vinden bij MS, maarja, MS be MS zijn ze nooit zo heel top in het geven van updates.

Wat ik nog heb kunnen vinden op de volgende pagina:


[...]


Hierboven kan ik dus afleiden dat wat jij wilt niet zou kunnen. Ik heb net even gekeken in mijn eigen Beheersomgeving en kan geen optie vinden om voor gedeelde postvakken een wachtwoord aan te maken. In het jaar dat wij nu gebruik maken van O365 heb ik deze optie ook niet gezien, dus ik ben benieuwd wanneer jij deze functie voor het laatst hebt gebruikt.

Mogelijk dat MS dit dus al langer heeft gedeactiveerd aan de voorkant en de optie nu dus ook aan de achterkant heeft aangepast. Maar wat is reden om dit uberhaupt nog te gebruiken, want dat excuus voor de iPhone is al achterhaald sinds je daar prima gedeelde postvakken kan toevoegen aan de Outlook app: Een gedeeld postvak toevoegen aan Outlook Mobile

Je kan simpelweg een gedeeld postvak aanmaken --> naar gebruikers --> wachtwoord resetten. Vervolgens kan je gewoon inloggen. Ik vermoed dat Microsoft dit toen beschikbaar heeft gemaakt omdat er problemen waren met het toevoegen van gedeelde mailboxen op o.a. Iphones. Echter heb ik dit zonder problemen kunnen gebruiken voor jaren. Nu sinds wat updates begint hier verandering in te komen.

[sjaak]

Een gevalletje fijn dat het gewerkt heeft maar de licentievoorwaarden staan en stonden dit niet toe. Nu is het ook technisch dicht getimmerd net als in 2018 toen je met een F1 licentie wel met Outlook naar je mailbox kon verbinden (b.v. met Outlook met een Office 2016 licentie) en dit het jaar erna ook onklaar gemaakt is.

De teksten en wat je mag met en zonder licentie is altijd duidelijk geweest dus ik vrees dat je moet gaan uitleggen dat wat kon, niet meer kan. Inloggen op een mailbox vereist een licentie.

Je kan overigens een Outlook profiel configureren waarmee je deze mailbox als primaire mailbox configureert en bij het aanloggen een account gebruikt met een Exchange Online licentie. Hiermee kan je dan nog steeds “rechtstreeks” vanuit de mailbox mailen. Of via OWA de optie andere mailbox openen gebruiken, dan kan je hetzelfde maar dan web based doen, ook hiervoor moet de gebruiker zelf een Exchange Online licentie hebben.

[Spierenburg]

sjaak schreef op vrijdag 22 juli 2022 @ 16:00:
Een gevalletje fijn dat het gewerkt heeft maar de licentievoorwaarden staan en stonden dit niet toe. Nu is het ook technisch dicht getimmerd net als in 2018 toen je met een F1 licentie wel met Outlook naar je mailbox kon verbinden (b.v. met Outlook met een Office 2016 licentie) en dit het jaar erna ook onklaar gemaakt is.

De teksten en wat je mag met en zonder licentie is altijd duidelijk geweest dus ik vrees dat je moet gaan uitleggen dat wat kon, niet meer kan. Inloggen op een mailbox vereist een licentie.

Je kan overigens een Outlook profiel configureren waarmee je deze mailbox als primaire mailbox configureert en bij het aanloggen een account gebruikt met een Exchange Online licentie. Hiermee kan je dan nog steeds “rechtstreeks” vanuit de mailbox mailen. Of via OWA de optie andere mailbox openen gebruiken, dan kan je hetzelfde maar dan web based doen, ook hiervoor moet de gebruiker zelf een Exchange Online licentie hebben.

Klopt inderdaad heb dit ook op die manier geconfigureerd bij het merendeel van mijn klanten. Mijn verbazing is meer dat deze manier veelal aangeraden is op de forums van Microsoft.

[akimosan]

Niet license compliant dus.
Overigens is het voor gebruikers die Full Access en Send-As rechten hebben gewoon mogelijk om in te loggen op de shared mailbox en vandaaruit email te versturen (afzend adres is de mailbox en verzonde nitems gaan gewooon naar de sent-items van de gedeelde mailbox

OWA: https://outlook.office.com/mail/[e-mail]/
Outlook, toevoegen als extra account. Gebruik gedelegeerd account om te authenticeren

[nelizmastr]

akimosan schreef op vrijdag 22 juli 2022 @ 19:04:
Niet license compliant dus.
Overigens is het voor gebruikers die Full Access en Send-As rechten hebben gewoon mogelijk om in te loggen op de shared mailbox en vandaaruit email te versturen (afzend adres is de mailbox en verzonde nitems gaan gewooon naar de sent-items van de gedeelde mailbox

OWA: https://outlook.office.com/mail/[e-mail]/
Outlook, toevoegen als extra account. Gebruik gedelegeerd account om te authenticeren

Dit hebben wij veelal gedaan middels powershell met het vlaggetje automapping:$false voor de klanten die niet conform Microsoft design willen werken. Anders krijg je hem weer dubbel.

[Spierenburg]

Bedankt voor alle reacties. Maar momenteel wijken wij erg af van het punt.

"Hebben andere tweakers dit ook al ervaren? Kan geen berichtgeving vinden van Microsoft 365 hierover."

[sjaak]

Nee want het is niet de bedoeling dat je shared mailbox accounts op een andere manier gebruikt dan de licentie voorschrijft. Dat het met een truc wel mogelijk was maakt het mijn inziens niet nodig dat Microsoft het moet communiceren als ze dit achterdeurtje hebben gedicht.

Als ik op de fora van Microsoft zoek op "shared mailbox reset password" kom ik inderdaad verwijzingen tegen naar het gebruik van een gedeelde mailbox op een iPhone maar ook in die threads wordt er gesproken dat het niet de bedoeling is. De fora zijn ook geen leidraad of officiële documentatie hoe je licenties en producten moet gebruiken, daarvoor gebruik je docs.microsoft.com en eventueel de support van Microsoft.

[HKLM_]

Spierenburg schreef op zaterdag 23 juli 2022 @ 01:23:
Bedankt voor alle reacties. Maar momenteel wijken wij erg af van het punt.

"Hebben andere tweakers dit ook al ervaren? Kan geen berichtgeving vinden van Microsoft 365 hierover."

Shared mailbox als exchange account toevoegen op de iphone werkt hier zonder issues.

[_H_G_]

Spierenburg schreef op zaterdag 23 juli 2022 @ 01:23:
Bedankt voor alle reacties. Maar momenteel wijken wij erg af van het punt.

"Hebben andere tweakers dit ook al ervaren? Kan geen berichtgeving vinden van Microsoft 365 hierover."

Ik vond het anders hele nuttige antwoorden waarmee je toch vooruit kunt?

Ik weet niet of Microsoft bericht moet geven over iets wat nooit de bedoeling is geweest. Het is wel wenselijk denk ik, al vind ik deze op het randje: voor mij wat het toen toch ook wel duidelijk dat het niet de bedoeling was ("hey, ik kan onbeperkt gratis mailboxen aanmaken! Hmm..").

[Rolfie]

Spierenburg schreef op vrijdag 22 juli 2022 @ 13:24:
[...]


Dit heeft altijd gewerkt. Je kan namelijk een wachtwoord instellen voor een gedeeld postvak. Ik begrijp hoe het hoort en werkt echter hebben sommige klanten andere wensen en eisen en is het op deze manier beter. Zo heb je bij het beantwoorden vanuit een gedeeld postvak altijd de afzender van het gedeelde postvak i.p.v. dat je dit handmatig dient te doen.

Het punt is niet wat de oplossing is of hoe het zou moeten. Dit is een verandering vanuit Microsoft waarvan ik geen patch notes kan vinden en vroeg mij af of andere hetzelfde ervaren.

Punt is, dat dit licentie technisch ook nooit mocht en je dus eigenlijk in licentie overtreding was. Dat iets technisch kan, wil niet zeggen dat het licenties technisch ook legaal was.

[Rolfie]

Spierenburg schreef op zaterdag 23 juli 2022 @ 01:23:
Bedankt voor alle reacties. Maar momenteel wijken wij erg af van het punt.

"Hebben andere tweakers dit ook al ervaren? Kan geen berichtgeving vinden van Microsoft 365 hierover."

Nee, hier niet. Maar vanwege licentie afhankelijkheden hebben we dit nooit gedaan, aangezien dit niet mocht.

[Spierenburg]

Rolfie schreef op maandag 25 juli 2022 @ 08:46:
[...]

Punt is, dat dit licentie technisch ook nooit mocht en je dus eigenlijk in licentie overtreding was. Dat iets technisch kan, wil niet zeggen dat het licenties technisch ook legaal was.

Microsoft heeft zelf deze work around aangeraden in de tijden toen de telefoons nog geen shared mailboxen ondersteunde. De bedoeling is dat elke gebruiker in de organisatie een licentie heeft en dat is uiteraard ook het verhaal. Inmiddels heb ik het al ingesteld conform de huidige licentievoorwarden.

[Dennism]

Spierenburg schreef op maandag 25 juli 2022 @ 13:48:
[...]


Microsoft heeft zelf deze work around aangeraden in de tijden toen de telefoons nog geen shared mailboxen ondersteunde. De bedoeling is dat elke gebruiker in de organisatie een licentie heeft en dat is uiteraard ook het verhaal. Inmiddels heb ik het al ingesteld conform de huidige licentievoorwarden.

Wie is in deze 'Microsoft', praten we dan over een support engineer of over iemand die daadwerkelijk dat soort uitspraken mag doen en waarbij je dus compliant blijft mocht je geaudit worden, omdat je tijdens de audit kan terugvallen op door deze persoon gedane beloften.

[Voor 5% gewijzigd door Dennism op 25-07-2022 13:55]

[Spierenburg]

Dennism schreef op maandag 25 juli 2022 @ 13:54:
[...]


Wie is in deze 'Microsoft', praten we dan over een support engineer of over iemand die daadwerkelijk dat soort uitspraken mag doen en waarbij je dus compliant blijft mocht je geaudit worden, omdat je tijdens de audit kan terugvallen op door deze persoon gedane beloften.

Op de vele forum post bij Microsoft die er destijds waren omtrent dit topic was het altijd een grijs gebied. Er kwam nooit een concreet antwoord op de vraag.

Het is al weer een aantal jaar geleden maar heb toen die tijd een support call aangevraagd vanuit het portaal. Ben gebeld vanuit Washington door Microsoft en die gaven mij het advies om het zo in te stellen.

[zx9r_mario]

OWA werkt idd niet meer, maar werkt nog wel als los account in Outlook en via IMAP (via oauth2).

@Spierenburg Staat sinds 22-7 op de site: https://docs.microsoft.co...hen-retain-online-mailbox

[Voor 45% gewijzigd door zx9r_mario op 25-07-2022 15:19]