Systeem t.b.v. procesbewaking

[BPTBPTBPT]

Voor mijn werk ben ik veel bezig met procesverbetering. Ik probeer te zorgen dat processen effectief verlopen, dat duidelijk is voor eindgebruikers wat er van hen wordt verwacht en hoe ze bijvoorbeeld een applicatie het beste kunnen gebruiken, dat informatie niet meerdere keren hoeft te worden ingevoerd, etc.

Nu wil ik het procesverbeteren verbeteren.
En wel op de volgende vlakken:

• Meer grip op welke informatie nodig is in welke processtap, zodat vast kan worden gesteld in welke applicatie deze moet worden ingevoerd, door wie (functie) en naar welke deze moet worden doorgezet zodat andere collega's daar gebruik van kunnen maken.
• Grip op de uitvoering van de processtappen. We gebruiken verschillende applicaties, vaak is het niet duidelijk hoe collega's een stap uitvoeren en welke applicatie ze daarvoor gebruiken. Het is (te) makkelijk om het op een "verkeerde" manier te doen, en dat is lastig traceerbaar. Dus: zien of stappen door de organisatie worden uitgevoerd zoals ze bedacht zijn. De voortgang van het proces moet ook beter inzichtelijk worden.
• Duidelijkheid voor collega's over hoe zij een processtap dienen uit te voeren. Misschien via een soort portaal waarop ze een overzicht van taken kunnen zien en direct kunnen doorklikken om deze uit te voeren.

Ik denk dat ik op zoek ben naar een business process management en/of workflow systeem, waarmee het proces kan worden ontworpen, maar ook kan worden gemeten. Dit betekent dat er koppelingen zullen moeten komen tussen dit systeem en de verschillende applicaties die we gebruiken, anders gaat het meten lastig worden.
Ik ben niet op zoek naar een administratief systeem waarin je alle taken moet afvinken die je klaar hebt. Nee, het moet iets zijn wat dermate is geintegreerd in het applicatielandschap, dat het afvinken automatisch gaat.


Heeft één van jullie ervaring met een dergelijk systeem? Zo ja, welke? Hoe werkt het in de praktijk? Zijn er manieren om iets dergelijks laagdrempelig en eenvoudig te verkennen?

[Tazzios]

Even zomaar wat hersenspinsels:

De punten die je noemt:
1.Om het proces vast te leggen met instructies en handleidingen kun je denken aan iets als www.heflo.com
2. Dit kun je in het proces (bv. collega laten controleren) of systeem oplossen(bv. query op database), afhankelijk van het handig en mogelijk is.
3. zie 1.

Ik ben niet op zoek naar een administratief systeem waarin je alle taken moet afvinken die je klaar hebt. Nee, het moet iets zijn wat dermate is geintegreerd in het applicatielandschap, dat het afvinken automatisch gaat.

Indien je verwacht dat je alles al uit bestaande systemen kunt halen zoek je een rapportage pakket die data uit de systemen kan halen, geen BPM nodig.

[Orangelights23]

Ik heb een aantal jaar terug een dergelijk iets lauw een bouwen in Jira. In de basis is dat een ticketsysteem, maar met het definiëren van de juiste data punten en bijbehorende kwaliteitseisen, kan je dergelijke elementen heel goed implementeren. Grootste voordeel is dat veel zaken technisch geforceerd worden ook.