Tips bij zoektocht naar ICT-beheer voor sociale instelling

[Kees Klaassen]

Beste Tweakers,

Ter introductie het volgende: een sociaal advocatenkantoor in Amsterdam zit momenteel bij een redelijk duur ICT-bedrijfje. Gelet op de bezuinigen op de sociale advocatuur en de lage inkomsten is het kantoor op zoek naar een bedrijf dat ICT-beheer kan verzorgen en rekening kan houden met het budget van het kantoor. Het huidige bedrijf ziet zelf geen brood in een eventuele tarievenverlaging.

Ik heb zelf een aantal namen benaderd, maar die vonden dat ze te ver weg zaten van Amsterdam, voor het geval zij met spoed op het adres moesten zijn.

Hebben jullie tips om het kostenplaatje aan ICT-beheer omlaag te krijgen én wellicht namen van bedrijven die het ICT-beheer voor een maatschappelijk betrokken kantoor zou kunnen doen voor een gunstig(er) tarief?

Bij voorbaat dank voor alle tips en adviezen.

[The Eagle]

Ik snap je uitdaging. Ik heb geen tips van specifieke bedrijven (die zijn er zat), maar ik wil je wel even een reality check geven:
- Je bent al MKB, en nu ook nog MKB on a budget. Mag zo weinig mogelijk kosten. Dat willen eigenlijk alle klanten.
- You pay peanuts, you get monkeys
- Banen in de IT liggen voor het oprapen, te weinig mensen. Dus de prijs van diensten van bedrijven die mensen hebben gaan omhoog, en/of liggen sowieso hoog. Persoonlijk mag je denk ik al blijf zijn als je een bedrijfje kunt vinden dat een dienst wil verlenen.

Hamvraag is ook: wat voor beheer zoek je? Hoe ziet de omgeving er uit, wat voor scope heb je. Kan je prima naar een ZZP cloudman sturen, maar da's denk ik niet wat je zoekt. Aanvullend: wat vind je een duur tarief, en wat zou acceptabel zijn?

Opmerking: je bent een sociaal advocatenkantoor. Waarom zit je dan in het dure Amsterdam? Does not compute.

[KatirZan]

Vooral wat @The Eagle zegt, om wat voor soort beheer gaat het?

Is dit voornamelijk platformbeheer, serverbeheer, workstation management, troubleshooting, telefonie etc..etc...

Als je namelijk een allrounder in de branche zoekt, zoek het dan bij de kleine ICT bedrijven, waar bijvoorbeeld max 10 man werkt. Hier valt vaak over het tarief te spreken. Verder is beheer op afstand goedkoper dan beheer op locatie.

In de meeste gevallen waar men spreekt over budgettering op ICT gerelateerde beheerzaken word toch verzocht de kleine/lichte werkzaamheden intern op te laten pakken. Zo kan het ICT bedrijf een interne medewerker van het kantoor "opleiden" tot het verzorgen van diverse kleine werkzaamheden die relatief duur kunnen zijn om uit te besteden.

Ik heb jarenlang in mijn eentje beheer geleverd aan diverse bedrijven, waarbij extern beheer het minste opleverde qua inkomsten, maar uiteindelijk voor de klanten gunstiger uitvielen qua kosten.
Nu beheer ik slechts nog een handjevol kantoren, waarvan mijn kantoor er 1 van is. Alles gaat extern en het komt vrijwel nooit voor dat ik op locatie gewenst ben. Ik heb bij de externe kantoren tenminste 1 persoon intern lopen die basiszaken op kan lossen en met telefonische hulp een hoop andere punten kan verzorgen.

Dus ; Wat zijn jullie wensen

[dion_b]

The Eagle schreef op donderdag 9 juni 2022 @ 12:21:
[...]

Opmerking: je bent een sociaal advocatenkantoor. Waarom zit je dan in het dure Amsterdam? Does not compute.

Misschien omdat in het dure Amsterdam wel honderdduizenden mensen met benedenmodale inkomen wonen die juridische hulp nodig kunnen hebben...

Ik neem daarbij overigens wel aan dat kantoor in Noord/Nieuw-West/Zuidoost staat en niet in grachtenpand of op Zuidas.

Dat gezegd, probleem wat je schetst over support geldt wel degelijk sterker in A'dam. Je hebt er meer arbeidsmogelijkheden dan waar dan ook anders, dus zelfs de monkeys kunnen er beter dan peanuts krijgen. Wat ik me afvraag: wat voor SLA's heb je nodig dat een bedrijf elders in NL de boel afwijst wegens reistijd? Email is voor een dienstenbedrijf doorgaans de meest kritische applicatie, en die kan geheel in de cloud verzorgd worden. Buiten dat gaat het om niet veel meer dan wat werkplekbeheer, lijkt me. Misschien onderschat ik waar een advocatenkantoor behoefte aan heeft, maar ik heb het gevoel dat hier eea te winnen valt door de eisen te matigen - of als er wel degelijk lokaal servers draaien, te overwegen die richting cloud of iig hostingpartij te verplaatsen zodat er geen behoefte meer is om met hoge spoed op locatie te zijn.

[ Voor 7% gewijzigd door dion_b op 09-06-2022 12:31 ]

[DJMaze]

Hoe is jullie Total Cost of Ownership berekend?
Misschien hebben jullie wel een dure cloud/pc omgeving die er uit kan?
Wat is het backup plan?
Hoe zit het met de data beveiliging (AVG)?
Etc. etc.

Want als advocaat heb je veel gevoelige data die beschermd moet zijn.
Dan ga je niet iemand inhuren die via TeamViewer of RDP je even helpt.

[darkadon]

Zijn ze NGO/Non profit?

[The Eagle]

dion_b schreef op donderdag 9 juni 2022 @ 12:30:
[...]

Misschien omdat in het dure Amsterdam wel honderdduizenden mensen met benedenmodale inkomen wonen die juridische hulp nodig kunnen hebben...

Ik snap dat daar een grote doelgroep zit en dat je bij je doelgroep in de buurt wilt zitten.

Ik neem daarbij overigens wel aan dat kantoor in Noord/Nieuw-West/Zuidoost staat en niet in grachtenpand of op Zuidas.

Maar dat was dus ook exact mijn gedachte. En zelfs de goedkope wijken in Amsterdam zijn duur.
Onder de streep zal IT budget vast niet het enige probleem zijn, dus je zult over de hele linie moeten kijken waar je kunt besparen als IT een hogere kostenpost blijft. Sociaal kenmerk is leuk, maar het moet wel uit kunnen
Aanvullend verwacht ik dat er gezien de vraag naar advocaten in de regio ook geen gebrek zal zijn voor juristen om aan een baan te komen, dus ik ga er vanuit dat je weinig tot niet op loonkosten kunt besparen. Moet dus elders vandaan komen en dan is huisvesting een van de eerste kandidaten.

Dat gezegd, probleem wat je schetst over support geldt wel degelijk sterker in A'dam. Je hebt er meer arbeidsmogelijkheden dan waar dan ook anders, dus zelfs de monkeys kunnen er beter dan peanuts krijgen.

Dat idd.

Wat ik me afvraag: wat voor SLA's heb je nodig dat een bedrijf elders in NL de boel afwijst wegens reistijd? Email is voor een dienstenbedrijf doorgaans de meest kritische applicatie, en die kan geheel in de cloud verzorgd worden. Buiten dat gaat het om niet veel meer dan wat werkplekbeheer, lijkt me. Misschien onderschat ik waar een advocatenkantoor behoefte aan heeft, maar ik heb het gevoel dat hier eea te winnen valt door de eisen te matigen - of als er wel degelijk lokaal servers draaien, te overwegen die richting cloud of iig hostingpartij te verplaatsen zodat er geen behoefte meer is om met hoge spoed op locatie te zijn.

Ik ga er vanuit dat je als advocatenkantoor, sociaal of niet, aan allerlei privacycriteria moet voldoen. Dan heb je dus al bijna een specialist nodig. Ontkom je niet aan. En specialisten zijn - juist - duur.

[dion_b]

The Eagle schreef op donderdag 9 juni 2022 @ 13:12:
[...]

Ik ga er vanuit dat je als advocatenkantoor, sociaal of niet, aan allerlei privacycriteria moet voldoen. Dan heb je dus al bijna een specialist nodig. Ontkom je niet aan. En specialisten zijn - juist - duur.

GDPR vooral, en daar heeft ieder organisatie die met persoonsgegevens om gaat mee te maken, dat zou ondertussen niet specialistisch moeten heten. Maar goed, beheer van alles daar omheen (wat ik voor het gemak 'email' noemde) doe je hopelijk als kleine organisatie zonder eigen IT niet op eigen locatie. Dus ik zie ook in kader daarvan niet waarom het nodig zou moeten zijn om binnen een uur met gierende banden op locatie te staat voor IT support.

[ Voor 3% gewijzigd door dion_b op 09-06-2022 13:18 ]

[Frogmen]

@Kees Klaassen Ik denk dat je eerst het beheer landschap moet schetsen, wat wil je beheert hebben. Denk dat als je kiest voor een Cloud omgeving van Google of Microsoft al een heel eind op weg bent. Als je 24x7 support wilt wordt het duur. Dus tja wat wil/ verwacht je.

[HenkEisDS]

darkadon schreef op donderdag 9 juni 2022 @ 13:11:
Zijn ze NGO/Non profit?

Goede vraag! De meeste cloudproviders hebben hele scherpe tarieven voor non-profits. Salesforce bijvoorbeeld kun je als non-profit gratis gebruiken tot 10 users.

[Jazzy]

Kees Klaassen schreef op donderdag 9 juni 2022 @ 12:03:
Hebben jullie tips om het kostenplaatje aan ICT-beheer omlaag te krijgen én wellicht namen van bedrijven die het ICT-beheer voor een maatschappelijk betrokken kantoor zou kunnen doen voor een gunstig(er) tarief?

Namen delen van bedrijven doen we hier in principe niet aan, dat wordt al snel een wespennest van allerlei belanghebbenden die hun eigen toko willen promoten.

Over de kosten van ICT-beheer kunnen we het natuurlijk prima hebben, maar dan zul je wel wat meer informatie moeten geven. Waar zitten de meeste kosten op dit moment, waarom denk je dat dit lager zou moeten kunnen, etc.

[D-dark]

De grootste besparing is je dienstverlening zo simpel en standaard mogelijk te maken.
Dat betekend in deze tijd thin cliënts op kantoor welke via een citrix verbinding connectie maken met een cloud omgeving. Doe daar een simpele exchange omgeving en hosted website bij en je bent in principe klaar.

Blijft over je lokale infra maar als je die beperkt tot alleen netwerk, 1 a 2 printers waarbij je een onderhoudscontract bij de leverancier afsluit en simpele telefooncentrale moet het te overzien zijn.

[jongetje]

@D-dark Citrix voor virtuele desktops is best duur. Tegenwoordig is veel in de cloud, dan is een chromebook met een browser veel goedkoper.

Afhankelijk van de grote van je kantoor moet de wifi beheerd worden.

En dan is het goedkoopste als er een secretaresse of officemanager wat verstand heeft van it zodat je niet voor elk wissewasje geld kwijt bent aan support.

[ Voor 48% gewijzigd door jongetje op 09-06-2022 16:47 ]

[DJMaze]

@jongetje en dat de cloud een extra point of failure is.

[Brahiewahiewa]

Kees Klaassen schreef op donderdag 9 juni 2022 @ 12:03:
...
Hebben jullie tips om het kostenplaatje aan ICT-beheer omlaag te krijgen ...

Zoals je aan de reacties ziet zijn er allemaal tips te verzinnen, maar daar schiet jij niet zo veel mee op. Althans om op basis van jou situatiebeschrijving van een paar regels zomaar te besluiten om Citrix te nemen of "een" cloud oplossing, is naar mijn idee geen constructieve tip.

Aan de andere kant heeft @dion_b wel een constructieve opmerking mbt tot jouw eis dat de dienstverlener met spoed op jouw adres moet kunnen komen. In een moderne IT-omgeving heeft de dienstverlener niets meer op jouw locatie te zoeken.

En dat brengt ons op het pijnpunt in jouw vraag: want het lijkt er op dat het bedrijf pak'm beet vijf jaar geleden is opgericht en dat er destijds gekozen is voor een "veilige" architectuur die dus toen ook al zo'n 5 jaar oud was. Daarom zit je nu met een tien jaar oude architectuur en die wordt steeds duurder om te beheren.

Tenzij je momenteel gigantisch opgelicht wordt, verwacht ik eigenlijk niet dat er veel te winnen valt door een andere IT-dienstverlener te nemen. En ook die "tips om de beheerkosten te verlagen"; blijft allemaal gerommel in de marge

Als je echt aanmerkelijk op je kosten wilt besparen, zul je een low-cost architectuur moeten hebben. Maar dat betekent dat je eerst moet investeren.

Ik zou beginnen om eens met je huidige dienstverlener te gaan praten. Misschien dat zij een aantrekkelijk voorstel weten te formuleren

[Croga]

DJMaze schreef op vrijdag 10 juni 2022 @ 02:08:
@jongetje en dat de cloud een extra point of failure is.

Tsja... Het is maar net hoe je het bekijkt.... Lokale PC in een organisatie die zelf geen IT kennis heeft versus lokale chromebook plus cloud. De kans dat die eerste het een keer niet doet is vele malen groter dan de kans dat die laatste het een keer niet doet.

Het gaat niet over het aantal points of failure. Het gaat om de totale kans op failure en die is met een cloud-omgeving, in een non-IT-kennis omgeving, simpelweg lager.

En dan heb je nog de time to fix. Als er iemand langs moet komen is die per definitie groter dan wanneer het op afstand kan.

[mash_man02]

Points of failure zijn risico's deze zal moeten kwantificeren naar kosten om ze een rationeel onderdeel van een business case te kunnen laten zijn.

Technisch gezien willen we ze natuurlijk nooit, maar of we dat kunnen en willen betalen vanuit een helikopter view die veel breder is dan alleen techniek valt altijd nog te bezien.

[ Voor 6% gewijzigd door mash_man02 op 10-06-2022 10:21 ]

[Yucon]

The Eagle schreef op donderdag 9 juni 2022 @ 12:21:
- You pay peanuts, you get monkeys
- Banen in de IT liggen voor het oprapen, te weinig mensen. Dus de prijs van diensten van bedrijven die mensen hebben gaan omhoog, en/of liggen sowieso hoog. Persoonlijk mag je denk ik al blijf zijn als je een bedrijfje kunt vinden dat een dienst wil verlenen.

Hier gaat het mis. Dit is te algemeen.

Hoewel het in principe wel klopt is het ook zo dat een uurtje advocatenwerk grofweg minimaal hetzelfde prijskaartje heeft als een uurtje ICT. Toch gaat het hier om advocaten die uit ideologie niet voor winstmaximalisatie gaan.

Het is dus de kunst een IT bedrijf te zoeken dat je in deze missie wil steunen en datzelfde wil doen. Ik kan me zelfs voorstellen dat je juist niet bij de standaard MKB aanbieders moet zijn maar juist zou moeten proberen je te laten 'adopteren' door een corporate dienstverlener. Dat sluit wat oplossing betreft natuurlijk wat minder lekker aan. Maar die hebben wel allerlei potjes voor maatschappelijk verantwoord ondernemen en dit zou daaronder kunnen vallen.

[F_J_K]

DJMaze schreef op vrijdag 10 juni 2022 @ 02:08:
en dat de cloud een extra point of failure is.

Hoe is bijv. OFF365 (IIRC 4 euro per maand per user voor nonprofit) een extra point of failure ten opzichte van een goedkope lokale server met lokale software waar geen tijd/budget is voor fatsoenlijk beheer? Waarbij problemen die fysieke aandacht behoeven next business day + een uur of wat reistijd worden bekeken? Ik zie voor gevallen als dit alleen maar minder points of failure als alles 'in de cloud' kan.

(edit: hangt natuurlijk af van wat voor soort software nodig is, ik verwacht hier geen specialistische Windows-software)

-
Of inderdaad een partij vinden die uit ideële redenen wil helpen voor weinig. Misschien via 'social return on investment' potjes. Maar nog steeds, spreek geen hoge SLA af.

[ Voor 7% gewijzigd door F_J_K op 10-06-2022 10:38 ]

[MisteRMeesteR]

Persoonlijk vind ik dit topic beter passen bij PFSL, daarom kickje NT -> PFSL

[Kees Klaassen]

Allen dank voor de tips en adviezen. Er is gekozen om te beginnen met het in kaart brengen van wat we daadwerkelijk nodig hebben versus wat we momenteel allemaal af (moeten) nemen. Daarop valt wellicht wat te bezuinigen. Met één van de oprichters die nog rondloopt is gesproken en uit dat gesprek kwam voort dat er al reeds veel partijen benaderd waren en de huidige ICT-beheerder als beste prijstechnisch uit de bus kwam, dus geen idee of met ze aan tafel veel zin gaat hebben maar niet geschoten is altijd mis.

De locatie is en blijft hartje Amsterdam. Daar is het allemaal begonnen en daar willen de advocaten ook niet van afwijken. De inloop is gigantisch tijdens spreekuren en mensen bellen de telefoon rood. Je kan het je wellicht niet voorstellen als IT-er die er goed voorstaat (een vermoeden), maar in centrum Amsterdam - en daar buiten - leven een hoop mensen 'sociaal' en komen in aanraking met allerlei juridische problemen. Dit is al tientallen zo en neemt enkel toe. Tegelijkertijd wordt er bezuinigd op de sociale advocatuur wat jammer is want de mensen die het broodnodig hebben zullen altijd wel blijven bestaan.

@MisteRMeesteR met @ikloon is van tevoren besproken waar dit draadje het beste zou passen en dat was binnen 'Internet & Netwerken'. Ik begrijp de logica er even niet van om dit draadje te verplaatsen naar 'Persoonlijke financiën, studie en loopbaan' want wat is er persoonlijk aan dit hele verhaal als het om een sociaal advocaten kantoor gaat? Graag terugdraaien s.v.p.

[Deveon]

DJMaze schreef op vrijdag 10 juni 2022 @ 02:08:
@jongetje en dat de cloud een extra point of failure is.

Zelf ben ik werkzaam voor een ANBI stichting in Amsterdam maar afhankelijkheid van de cloud is dan de minste van de zorgen. Niets mag geld kosten en dan is het aanbod van Microsoft en Google gewoon zeer interessant. Ook voor het MKB is de kans groter dat niet in de cloud meer risico mee brengt dan wél in de cloud op gebied van continuïteit.

Belangrijkste factor voor een non profit is adoptie. De gebruikers moeten openstaan voor wijzigingen van de manier van werken om te kunnen sparen. Zo lang ieder wilt blijven werken zoals ze al jaren doen dan zal het altijd meer gaan kosten dan begroot. Dit is ook de fout die overheid consequent maakt in IT projecten en aanbestedingen.

[ Voor 25% gewijzigd door Deveon op 12-06-2022 14:15 ]