Tool om Whatsapp zakelijk te gebruiken

[nicks12]

Mijn vraag
Voor mijn organisatie gebruiken we nu Whatsapp om contact te onderhouden met elkaar en met klanten (doorgaans consumenten). Omdat de doorlooptijd van onze dienstverlening enkele maanden is en er meerdere medewerkers betrokken zijn openen we bij aanvang een groepsapp. Hierin zitten dan alle betrokken medewerkers en de betrokken klanten (vaak meer dan 1 klant). De consument ervaart dit als prettig omdat ze het laagdrempelig vinden om contact te onderhouden, vragen op één plek te kunnen stellen en waarin ze simultaan/transparant op de hoogte worden gebracht.

In de praktijk werkt dit maar soms zijn er ook beperkingen. Immers: iedere medewerkers heeft een eigen fysiek telefoontoestel. Bij ziekte, vakantie of onvoorziene omstandigheden is het lastig om vragen door te spelen naar andere collega's die de taken waarnemen. Je zou dan collega's moeten toevoegen aan de groepschats, het fysieke toestel doorspelen of met Whatsapp business een soort vier-ogen principe creëren. Maar allemaal is het wat onhandig en inefficiënt. Met software zoals Trengo of soortgelijk zou je overzicht kunnen bewaren en creëer je aan de zakelijke kant als het ware inzicht en gemak voor medewerkers.

Nu is dit met de API van Whatsapp niet mogelijk, dan vervalt namelijk de mogelijkheid om in groepschats te zitten en na 24 uur (vormvrije) berichten te sturen. Dat zou aan onze organisatie kant opgelost kunnen worden door iedere medewerker een Trengo account (of soortgelijk) te geven vanwaar zij templateberichten aan de klant kunnen sturen of inkomende vragen kunnen beantwoorden. Dat is een concessie maar wellicht niet ondenkbaar. Echter ondervangt dat niet het probleem dat klanten niet langer simultaan op de hoogte worden gebracht. Medewerkers zouden hetzelfde bericht dus telkens één voor één aan de klantgroep moeten sturen (idem voor vragen die men stelt n.a.v. dat bericht e.d.). Dat voelt nog meer inefficiënt.

Het is eenvoudig te zeggen: gebruik een andere applicatie dan Whatsapp maar bij consumenten is dit wel het meest gangbaar en je wilt het je klanten toch zo gemakkelijk mogelijk maken en niet forceren een andere app te installeren.

Ik loop er al een tijdje over te dubben en ik kom er niet uit dus ik denk ik leg m'n probleem hier gewoon voor. Misschien zijn er anderen die ook tegen deze beperkingen aanlopen en/of daar (creatieve) oplossingen voor hebben bedacht. Misschien denk ik te moeilijk dan is een andere blik erop wel verfrissend.

Zijn er bijvoorbeeld oplossingen die aan de achterkant (legaal) met Whatsapp integreren om dit mogelijk te maken? Al dan niet met behulp van apps zoals bijvoorbeeld Trengo (ik heb overigens contact gehad met Trengo en Watermelon, zij weten en bieden geen oplossing voor bovengenoemd probleem).

Relevante software en hardware die ik gebruik
Op dit moment Whatsapp en Whatsapp Business

Wat ik al gevonden of geprobeerd heb
De Whatsapp Business API maar die lijkt teveel beperkingen te hebben om dit efficiënter te kunnen regelen. Overleg gehad met Trengo en Watermelon en die weten ook geen oplossing.

[True]

Waarom zou dit niet oplosbaar zijn met een WA Business account?

Als ik de OHRA kan appen over een verzekering en zij mij onafhankelijk van de aanwezige medewerker kunnen helpen, de WA historie kunnen zien en een oplossing kunnen bieden, zie ik niet waarom jouw casus zo veel anders is.

Ja je moet waarschijnlijk investeren in een CRM applicatie met WA-implementatie die dit voor je kan bewerkstelligen, maar ik zie niet in waarom dit niet mogelijk zou moeten zijn.

[Wish]

Als ik op manage whatsapp business in google gooi kom ik o.a. deze tegen:
https://saysimple.com/nl/whatsapp-business-demo/

Of Front.com ... of nou ja, daar zijn er dus wel meer van.

[nicks12]

Bedankt voor jullie reacties.

Hoe Ohra het organiseert weet ik niet maar het is (zover mij bekend) niet mogelijk om meerdere Whatsapp Business (dus niet de API) accounts te koppelen aan backoffice software zoals Trengo. Bij Ohra gebruiken ze mogelijk 1 nummer wat ze delen met collega's. In ons geval gaat het specifiek over meer dan 1 nummer omdat iedere medewerker een eigen telefoon heeft waar consumenten (of je nu wilt of niet) naar gaan Whatsappen.

Vanuit Whatsapp API is het niet mogelijk om groepschats aan te maken en te onderhouden. Ook kun je zelf niet (pro actief) berichten uitsturen naar klanten/relaties. Je bent dan gebonden aan templates. En je kunt het bericht dus ook niet in één keer naar klanten die bij hetzelfde dossier betrokken zijn uitsturen.

[Outerspace]

Je zou de bedrijven die hier staan vermeld eens kunnen onderzoeken en bevragen: https://www.facebook.com/...ies=NL&platforms=whatsapp.

Ik heb zelf geen passend antwoord

[Question Mark]

Je zult even moeten zoeken op wat fatsoenlijke callcenter applicaties. De meeste hebben wel een integratie met Whatsapp business. Onderstaande ken ik toevallig, maar hoeft niet meteen voor jouw usecase de meest beste te zijn.

https://golive.anywhere36...m_elements/wadp/wadp.html


Schrik overigens niet van de licentiekosten die bij dit soort oplossingen horen.

[nicks12]

Oke dank voor jullie hulp! Ik heb nog niet 100% gevonden wat ik zocht maar in ieder geval een paar adresjes waar ik mijn casus kan voorleggen. Dank dus voor het meedenken!

[soedesh]

nicks12 schreef op woensdag 25 mei 2022 @ 12:08:
"...een eigen telefoon heeft waar consumenten (of je nu wilt of niet) naar gaan Whatsappen..."

Geen antwoord op je vraag, maar wel precies de reden waarom ikzelf nooit zowel mijn privé 06 (welke ik al sinds 1998 heb) als mijn zakelijke nummer(s) aan Whatsapp heb gekoppeld.
Zoals gezegd geen antwoord op je vraag, maar in mijn geval is het advies inderdaad om Whatsapp pertinent niet te gebruiken.
Gewoon bellen, e-mailen of langskomen als je wat van me wil (want dat is uiteindelijk waarom een klant contact opneemt).
Een echte brief, een fax of sms sturen mag eventueel ook, maar het liefst ook dat niet!

[ Voor 8% gewijzigd door soedesh op 11-06-2022 20:06 ]