Overzetten/integratie mail met Office365, Teams en Outlook

[Folke]

Mijn vraag
Ik ben iemand aan het helpen die als startende zelfstandige in de zorg gebruik wil maken van Teams voor contacten met patiënten. Ik ben nu een paar pogingen onderweg en wil graag dat het nu goed geregeld wordt. Hoe zorg je dat zo optimaal mogelijk werkt?

Relevante software en hardware die ik gebruik
Domein met mail service loopt nu via Webreus
De wens is Teams en outlook met agenda integratie (Exchange) op PC (W11) en Android telefoon

Wat ik al gevonden of geprobeerd heb
De gratis Teams versie (beperkte functie en geen agenda)
Microsoft 365 Business Basic (alleen online)

Wat we graag willen is dat er met het eigen domein in Outlook afspraken kunnen worden gemaakt in Teams en dat die netjes in de Outlook agenda komen op PC en telefoon. Klinkt heel makkelijk.

Zonodig de mail overzetten naar Microsoft is prima, de webpagina willen we bij Webreus behouden

[akimosan]

De mail overzetten naar Microsoft is dan wel zo handig ja.

In aan notedop:

• Zorgen dat je licentie en plan op orde is, wil je gebruikmaken van Outlook op de PC (geen webversie) dan is Microsoft 365 Business Standard waarschijnlijk een betere optie, dan krijg je alle Office desktop apps, inclusief Outlook er ook bij)
• Daarna mail inrichten in Microsoft 365 (tot het moment dat je MX records aanpast naar (alleen) Microsoft 365, blijft mail gewoon routeren naar je huidige provider)
• Je webpagina blijft waar hij is, zo lang je de DNS records daarvoor niet aanpast, je MX records bepalen wat je mailhost is en waar email naartoe gerouteerd wordt

Daarna:
Denk ook aan SPF record, en richt DMARC en DKIM ook in
Indien je nu toegang hebt tot de mail via bijvoorbeeld Outlook en je kunt alle mail opslaan in een PST is het eenvoudig om de mail daarna te importeren via Outlook in je Microsoft 365 mailbox. Contactpersonen kunje waarschijnlijk ook omzetten naar 365

Als je alles netjes doet werkt Teams en Outlook integratie in M365 gewoon out-of-the box

uiteindelijk wil je ook kijken naar aanzetten MFA
Verwijder mail account op de smartphone en stel opnieuw in via de Outlook client op de smartphone

[ Voor 7% gewijzigd door akimosan op 11-04-2022 14:15 ]

[Folke]

@akimosan Dat klink als het plan wat ik had. De upgrade naar Standard had ik ook al als onvermijdelijk gezien.

Nu hebben we een account in Microsoft 365 Business Basic aangemaakt met een login naam [e-mail], daar werden we door de wizzard toe "gedwongen". Dat maakt het wat onduidelijk hoe je nu de mail laat binnen komen bij Microsoft. En of je dan wel de boel zo ingericht krijgt dat in Teams je zichtbaar bent met je eigen domein registratie.

[ Voor 7% gewijzigd door Folke op 11-04-2022 15:02 ]

[akimosan]

Je moet uiteraard je domein(en) toevoegen in Microsoft365 anders heb je enkel het domein wat toegevoegd is aan je tenant ([e-mail])
Daar is ook een wizard voor in M365

Dat inrichten van je domein gaat gepaard met het aanmaken van een aantal records in het DNS control panel van je provider. En totdat je klaar bent voor overzetten van je mail moet je niets veranderen aan je MX records.

Die integratie die gaat wel werken.
Wil je het uittesten, dan kun je dat met je [e-mail] doen, daar kun je mee inloggen op portal.office.com en vervolgens inloggen in Teams, Outlook , etc.
Je hebt zo te horen weinig ervaring met Microsoft 365 en de bijkomende beheertaken, die kennis kun je eenvoudig opdoen.

Begin met dit artikel te lezen en bekijk het filmpje (stukje DNS met GoDaddy moet je bedenken dat je ZELF de benodigde DNS records gaat aanmaken via je domein hoster) Tijdens de wizard wordt je precies verteld welke records je moet aanmaken.
Als je echt hulp wilt kun je natuurlijk ook hulp vraag uitzetten via Vraag & Aanbod, genoeg consultants die je hiermee tegen betaling willen helpen)

[ Voor 4% gewijzigd door akimosan op 11-04-2022 15:41 ]

[HKLM_]

Folke schreef op maandag 11 april 2022 @ 15:01:
@akimosan Dat klink als het plan wat ik had. De upgrade naar Standard had ik ook al als onvermijdelijk gezien.

Nu hebben we een account in Microsoft 365 Business Basic aangemaakt met een login naam [e-mail], daar werden we door de wizzard toe "gedwongen". Dat maakt het wat onduidelijk hoe je nu de mail laat binnen komen bij Microsoft. En of je dan wel de boel zo ingericht krijgt dat in Teams je zichtbaar bent met je eigen domein registratie.

Dat .onmicrosoft.com account is standaard je zal je eigen domein moeten toevoegen.
Bij het toevoegen van je domein zal deze ook direct vragen om de benodigde DNS records voor Exchange en Teams aan te maken. Daarna zal je mail binnen komen in Exchange als je de MX record bij webreus verwijderd.

Je hebt het over patiënten in je TS ga je semi privacy /medische gegevens verwerken via deze tools?
Zo ja let dan extra op je security, sowieso MFA aanzetten op je accounts.

[ Voor 9% gewijzigd door HKLM_ op 11-04-2022 16:36 ]

[Folke]

@HKLM_ en @akimosan , dat privacy ding is wel belangrijk. Daar hebben we hen nog niet overhad. Ik denk dat ik er verstandig aan doe een meer ervaren hulp in te schakelen. Het zag er zo makkelijk uit. Valt een beetje tegen.

[HKLM_]

Folke schreef op maandag 11 april 2022 @ 17:04:
@HKLM_ en @akimosan , dat privacy ding is wel belangrijk. Daar hebben we hen nog niet overhad. Ik denk dat ik er verstandig aan doe een meer ervaren hulp in te schakelen. Het zag er zo makkelijk uit. Valt een beetje tegen.

Het is niet heel moeilijk, maar zodra er privacy bij komt kijken wil je wel extra goed je zaakjes op orde hebben 😬

[Question Mark]

Kijk even heel goed naar de NEN7510. Dat is de norm die over informatiebeveiliging in de zorg gaat.

Is overigens niet verplicht, maar veel van de wel verplichte zaken vanuit bv. de AVG zijn hier wel in opgenomen.