Archivering software normen en standaarden

[tj.jackel]

Beste Tweakers,

Voor een project zijn we bezig met het ontwikkelen van software. Deze software heeft als doel een faces to Graves project te ondersteunen. Bij een faces to Graves project worden de gegevens en foto's achter een graf gezocht om zo de persoon die er ligt een gezicht te geven.

De software heeft als doel om de informatie aan bezoekers te presenteren maar ook de gevonden documenten, openstaande acties etc linken aan een persoon en te beheren.

Hierover gaan de volgende vragen:
- welke normen / standaarden worden in de archief wereld veel toegepast voor het opslaan van documenten?
- welke normen / standaarden worden in de archief wereld veel toegepast voor het uitwisselen van gegevens?
- welke normen / standaarden worden in de archief wereld toegepast voor de structuur van de database en metagegevens?

Zelf hebben we geen kennis van de gebruikte normen en standaarden wat het googlen ook lastig maakt. Daarnaast geeft het ook geen beeld van wat veel toegepast word.

Wie kan ons verder helpen of op weg helpen in welke richting we moeten zoeken?

Ik kwam op de volgende site uit: https://www.forumstandaardisatie.nl/ maar werd niet veel wijzer wat nou echt normen zijn die toepasbaar zijn voor het programmeren en wat proces technisch / organisatorische normen zijn.

[sOid]

Ik heb enige kennis van de Archiefwet (zie ook https://www.rijksoverheid...archieven-van-de-overheid, lijkt me wel een aanrader voor jou). Let wel dat ik geen expert ben op dit vlak, maar heb geregeld te maken met mensen die dat wel zijn. Vandaar de door mij opgedane kennis

tj.jackel schreef op zaterdag 5 februari 2022 @ 09:51:
Hierover gaan de volgende vragen:
- welke normen / standaarden worden in de archief wereld veel toegepast voor het opslaan van documenten?

Bedoel je dan bestandsformaten? Dat verschilt. PDF (niet alle types!), CSV, mp3, mp4, jpg, png.. Eigenlijk van alles, afhankelijk van het type bestand. Er wordt doorgaans wel voorkeur gegeven aan open standaarden. Want wie zegt dat je een PDF nog kan openen over bijvoorbeeld 30 jaar?

- welke normen / standaarden worden in de archief wereld veel toegepast voor het uitwisselen van gegevens?

JSON, CSV, API's. Soms SQL-databaes. Maar het is natuurlijk ook afhankelijk van het soort data.

- welke normen / standaarden worden in de archief wereld toegepast voor de structuur van de database en metagegevens?

Dat durf ik niet te zeggen. Goede metagegevens zijn wel echt essentieel als je met grotere archieven gaat werken.

Denk ook goed na over AVG en portretrecht, want je gaat wel gegevens verwerken. Ik meen me te herinneren dat AVG niet meer van toepassing is op overleden personen, maar 100% zeker weten doe ik dat niet. Er zullen ook vast uitzonderingen zijn. Portretrecht geldt dacht ik tot 10 jaar na overlijden, en wordt overgedragen aan de nabestaanden.

Edit: dit is wellicht ook nog zinvol om door te nemen https://data.overheid.nl/en/ondersteuning/open-data

[Voor 3% gewijzigd door sOid op 05-02-2022 10:07]

[F_J_K]

Dit is een wel heel open vraag. Wat is het doel van het voldoen aan de standaarden? Inspiratie opdoen uit best practices, uitwisseling met andere partijen (welk type organisatie, welk doel, welke gegevens en/of documenten, zijn daar al standaarden?), wil je of moet je kunnen voldoen aan NEN-ISO 15489-1:2016, wil je een bepaalde metadatastandaard volgen of gaat het bijv. primair om digitale duurzaamheid? Let op dat naast 'inhoudelijke' aspecten ook beveiliging, backups, etc goed geregeld zijn.

Wat documenten betreft: kijk eens naar PDF/A cq ISO 32000-2. Maar daar ga je niet handig foto's mee tonen. Misschien wil je wel en een werkkopie en een archiefversie voor de lange termijn. Dan kom je weer op de vraag achter de vraag: wat is het doel?

-
N.a.v. bovenstaande van ~sOid:
Archiefwet: pas op, er zit een nieuwe aan te komen met op sommige vlakken wat andere eisen - en andere termen voor bepaalde onderwerpen. Zorg dat je bij inlezen dus de context van de betreffende teksten kent, anders wordt het verwarrend (je wilt niet verdwalen in verschillen (?) tussen archiefbescheiden en documenten)

JSON etc: vraag is vooral welke standaard daar bovenop wordt gebruikt. Misschien wordt iets als https://vng-realisatie.gi...tandaard/documenten/index bedoeld?

AVG is inderdaad niet van toepassing na overlijden. Portretrecht wel, ook langer dan 10 jaar. Maar dan kom je in grijze gebieden over belangen.

[tj.jackel]

Bedankt voor de antwoorden. Omdat het voor ons ook nog een beetje zoeken is is het lastig een specifieke vraag te stellen. Waar we naar opzoek zijn is:
- Eventuele, veel gebruikte normen, die gebruikt worden voor data uitwisseling. Bijv. er zijn normen die het TCP/IP protcol beschrijven. Is er ook zoiets voor archivering?
- Eventueel veel gebruikte normen die eisen stellen aan de structuur van de database en eventuele meta gegevens die beschikbaar moeten zijn.
- Eventueel veel gebruikte normen die eisen stellen aan de mappen structuur voor het opslaan van bestanden.

De rede hiervoor is de impact op het ontwerp van de database.

[F_J_K]

Ja. Maar nog steeds, hangt af van de use cases. Waarom archiveren? Met wie wat wanneer waarom communiceren?

In het algemeen kan je al een boel met de genoemde standaarden, denk ik. Aanvullend: https://kia.pleio.nl

[tj.jackel]

Het archiveren is bedoeld om alle verzamelde gegevens van het onderzoek op een gestructureerde manier op te slaan en de weergave en terugvinden te vereenvoudigen.

Het communiceren zou zijn met andere vergelijkbare projecten om gegevens uit te kunnen wisselen.

Het klinkt een beetje vaag maar we proberen er nu meer inzicht in te krijgen om te voorkomen dat er achteraf erachter komen dat de database structuur in de kern niet toereikend is.

Bedankt voor de feedback zover!

[F_J_K]

Ik denk dat dan de interne datastructuur niet zo relevant is. Wel: zorg voor digitaal duurzame bestandsformaten (en foto's misschien TIFF of JPG), en vooral goede metadata voor elk object, volgens een standaard zoals OWMS. Als het intern -goed- geordend is en blijft, kan je het tzt bij uitwisseling wel omzetten. Je gaat toch hopelijk niet op DB-niveau koppelen.

[PrimusIP]

tj.jackel schreef op zaterdag 5 februari 2022 @ 09:51:
- welke normen / standaarden worden in de archief wereld veel toegepast voor het opslaan van documenten?

Je zou deze kunnen gebruiken:
https://www.nationaalarch...ormaten-nationaal-archief

Kort door de bocht, gebruik open standaarden en indien je dat niet doet, gebruik dan iig 'industry standards'. In dit document kom je wel een lijst tegen.
Dit is van het nationaal archief, maar overheidsorganisaties moeten bepaalde documenten na 20 jaar overdragen aan die archieven en daar zijn ook voorwaarden aan verbonden.
De filosofie er achter is dat informatie duurzaam toegankelijk is. Dus dat een document er het zelfde nog uit ziet na x jaar als je het bekijkt en dat je het na x jaar ook nog gewoon kunt bekijken met de software die er dan is, of dat je het zou kunnen maken.

In brede zin kan je dit misschien helpen:
https://www.nationaalarchief.nl/archiveren/duto
Dit zijn de eisen voor de duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie.

Maar zoals je ziet is meeste wel uit de koker van de Nederlandse overheid en bedoelt voor de overheid.
Afhankelijk van je doelgroep, hoe groot je project is en je budget zou je kunnen overwegen om advies in te winnen bij een club die wel thuis is in het informatiebeheer. Het is een heel vakgebied op zichzelf dit.

[loewie1984]

Ik weet hier niet veel van, waar ik je wel even voor wil waarschuwen, er liep hier een draadje van iemand die een eigen website had en informatie van andere websites via zijn website presenteerde met auteursrechtelijk materiaal (zoals een nieuwsfoto) die op deze manier getoond werd. Het ging om een website in landen waar de informatie en vrije pers onder druk stond.

Die heeft een mooie claim aan zijn broek gehad. Dus let hier op.
Google ook even op dit forum naar "claim foto" en je vindt genoeg topics.

[DeeDee855]

Ik denk dat je niet kan spreken van een archiefwereld, maar van verschillende archiefwerelden. Overheid heeft de plicht om te archiveren. Daarnaast zullen er ook andere organisaties zijn waarbij vastleggen, preserveren en presenteren van informatie een belangrijke taak is. Ik denk aan musea maar ook stamboomonderzoekorganisaties (geen idee wat daar de verzamelterm voor is...). Die zullen ook ervaring hebben met het presenteren van persoonlijke verhalen. Met name stamboomonderzoek/genealogie sluit volgens mij ook inhoudelijk aan bij jullie project.

[tj.jackel]

Bedankt voor de reacties genoeg om in te verdiepen!

[F_J_K]

tj.jackel schreef op donderdag 10 februari 2022 @ 12:49:
Bedankt voor de reacties genoeg om in te verdiepen!

Ik hoop dat je later deelt wat concreet de uitkomsten zijn Kunnen anderen dan ook van leren.

[Voor 6% gewijzigd door F_J_K op 10-02-2022 13:10]

[tj.jackel]

Uiteindelijk ben ik uitgekomen op:
- ISO 15489
- archivering wet
- duto eisen
- iso16175

Maar in hoevere het compleet is en klopt moet nog bekeken worden.