[EXCEL] Beste manier van verwijzen

[LinkinTED]

Goedendag,

Wij hebben een lijst waarin we kopersopties vast leggen.

De basis is het "Blad 1", deze fungeert als database



Vervolgens wordt er per kavel een optie lijst samengesteld.
Middels de code worden de gegevens uit Blad 1 opgehaald.



Ten slotte is er een totaaloverzicht waarin ik van alle kopers de totaalprijzen kan zien.



Ben mij bewust dat Excel hier niet het meest geschikte programma voor is, helaas heb ik geen andere programma's (als Access) tot mijn beschikking.


Wat is de beste manier om de gegevens uit Blad 1 op te halen?
Vert.zoeken lijkt erg zwaar te zijn, vooral wanneer het aantal kopers stijgt.

Hoe is dit het beste te beveiligen. Men moet in het overzicht van een koper regels toe kunnen voegen, maar hoe voorkom ik dat ze de formules niet vergeten te kopiëren?

[Patrick_6369]

Een draaitabel.
Dan hoef je alleen je bron bij te houden en kun je alle andere rapportages als een draaitabel daarop bouwen. Heb je tevens geen problemen met toevoegen van gegevens en formules in je rapportages.

[LinkinTED]

Patrick_6369 schreef op maandag 17 januari 2022 @ 11:40:
Een draaitabel.
Dan hoef je alleen je bron bij te houden en kun je alle andere rapportages als een draaitabel daarop bouwen. Heb je tevens geen problemen met toevoegen van gegevens en formules in je rapportages.

Ik ken een draaitabel wel, maar ik zie niet hoe dat in deze situatie kan helpen.
Heb je er misschien een voorbeeld of nadere uitleg bij?

[Patrick_6369]

LinkinTED schreef op maandag 17 januari 2022 @ 12:46:
[...]

Ik ken een draaitabel wel, maar ik zie niet hoe dat in deze situatie kan helpen.
Heb je er misschien een voorbeeld of nadere uitleg bij?

Sorry, ik heb denk ik het probleem fout geïnterpreteerd. Ik was in de veronderstelling dat stap 2 een andere weergave was van 1. En 3 een andere weergave van 2.
Ik begrijp nu dat 1 een bron is met stamgegevens, dat 2 het werkblad is waar de echte 'transactie'data (koopopties) in worden opgenomen en stap 3 de samenvatting.
Dan is een draaitabel alleen geschikt voor de bewerking van 2 naar 3. Voor 1 naar 2 zou ik op basis van wat ik zie VLOOKUP (of eigenlijk beter INDEX en MATCH) adviseren.

Voor het probleem met beveiligen van de formules zou ik adviseren om er een Excel-tabel van te maken. Die neemt in principe altijd dezelfde formule voor de hele kolom en zet bij toevoegen van een nieuwe regel er automatisch de formule in.

EDIT: Maar eigenlijk is een bestand dat door verschillende mensen gebruikt wordt niet echt goed te beveiligen en functioneel te houden.

[ Voor 7% gewijzigd door Patrick_6369 op 17-01-2022 13:08 ]

[F_J_K]

Over de formule: maak er een tabel van en Excel zal elke nieuwe regel zelf voorzien van de formule. Ook kan je de beveiliging inschakelen zodat men alleen de cellen kan bewerken waar je dat hebt toegestaan (door vergrendel-vinkje weg te halen in de celeigenschappen).

Verder hoeft verticaal zoeken niet zo zwaar te zijn - afhankelijk van het aantal regels. Maar ik zou stellen dat je beter naar een alternatief kunt kijken als het zegt tienduizenden regels betreft. Iets webbased maken of zo.

[LinkinTED]

Patrick_6369 schreef op maandag 17 januari 2022 @ 13:08:
Voor het probleem met beveiligen van de formules zou ik adviseren om er een Excel-tabel van te maken. Die neemt in principe altijd dezelfde formule voor de hele kolom en zet bij toevoegen van een nieuwe regel er automatisch de formule in.

F_J_K schreef op maandag 17 januari 2022 @ 13:08:
Over de formule: maak er een tabel van en Excel zal elke nieuwe regel zelf voorzien van de formule.

Beiden dank, dat wist ik niet. Tot ik deze opmerkingen had gelezen snapte ik ook nooit de functie van een tabel in Excel. Excel is één grote tabel (dacht ik); haha.

F_J_K schreef op maandag 17 januari 2022 @ 13:08:
Verder hoeft verticaal zoeken niet zo zwaar te zijn - afhankelijk van het aantal regels.

Het eerste tabblad heeft ca. 800 regels met informatie.
Maar het aantal tabbladen kan flink oplopen, tot meerdere tientallen.

F_J_K schreef op maandag 17 januari 2022 @ 13:08:
Maar ik zou stellen dat je beter naar een alternatief kunt kijken als het zegt tienduizenden regels betreft. Iets webbased maken of zo.

Ik weet het, helaas geen optie.

Patrick_6369 schreef op maandag 17 januari 2022 @ 13:08:
Voor 1 naar 2 zou ik op basis van wat ik zie VLOOKUP (of eigenlijk beter INDEX en MATCH) adviseren.

Ik gebruik nu VERGELIJKEN en INDIRECT.
Op zich prima om te zoeken in verticale richting. Maar vervolgens moet ik horizontaal de juiste kolom kiezen. Als ik in blad 1 een kolom toevoeg, veroorzaakt dat een aardbeving in alle andere bladen. Heb je daar ook nog een handigheidje voor?

[Patrick_6369]

LinkinTED schreef op maandag 17 januari 2022 @ 14:47:
Ik gebruik nu VERGELIJKEN en INDIRECT.
Op zich prima om te zoeken in verticale richting. Maar vervolgens moet ik horizontaal de juiste kolom kiezen. Als ik in blad 1 een kolom toevoeg, veroorzaakt dat een aardbeving in alle andere bladen. Heb je daar ook nog een handigheidje voor?

ALs het bestand inderdaad zo zwaar is, zou ik dat net zo goed aan INDIRECT wijten dan aan VLOOKUP.

Als je leert hoe je de combinatie van INDEX en MATCH kunt gebruiken in plaats van VLOOKUP, dan wijst zich dat vanzelf. Je krijgt dan een formule van één keer index en twee keer MATCH. Ik moet ook altijd googlen hoe ik de formule dan moet opbouwen, want makkelijk is het maken ervan niet. Maar het gebruiksgemak is groot!

[loeberce]

Patrick_6369 schreef op maandag 17 januari 2022 @ 16:20:
[...]

ALs het bestand inderdaad zo zwaar is, zou ik dat net zo goed aan INDIRECT wijten dan aan VLOOKUP.

Als je leert hoe je de combinatie van INDEX en MATCH kunt gebruiken in plaats van VLOOKUP, dan wijst zich dat vanzelf. Je krijgt dan een formule van één keer index en twee keer MATCH. Ik moet ook altijd googlen hoe ik de formule dan moet opbouwen, want makkelijk is het maken ervan niet. Maar het gebruiksgemak is groot!

De INDEX-MATCH combinatie kan alle kanten op; vergelijkbaar is de nieuwe functie XLOOKUP. Als je tabelverwijzingen gebruikt in plaats van celverwijzingen is het tussenvoegen van een kolom in de brontabel nooit een probleem omdat je de kolomkop gebruikt als referentie.

[Lustucru]

LinkinTED schreef op maandag 17 januari 2022 @ 14:47:
[...]

Ik gebruik nu VERGELIJKEN en INDIRECT.
Op zich prima om te zoeken in verticale richting. Maar vervolgens moet ik horizontaal de juiste kolom kiezen.

Vergelijken icm indirect is een nogo als je het met vert.zoeken e/o index/vergelijken kunt doen. Zo zwaar is dat niet: op mijn absoluut geen high end pc van ca 5 jaar oud duren 10.000 vlookups in een tabel van 1000 x 10 rijen 0,12 sec. In tegenstelling tot de veel gehoorde bewering is index+vergelijken amper of niet sneller.

Om ook horizontaal te zoeken heb je drie mogelijkheden:
1 (aanbevolen) het nieuwe xlookup. Flexibeler en performt beter

2 combinatie van index(matrix,vergelijken 1, vergelijken 2)

3 combinatie van vert.zoeken(zoekwaarde, zoekbereik, vergelijken())

[LinkinTED]

loeberce schreef op maandag 17 januari 2022 @ 16:26:
[...]

De INDEX-MATCH combinatie kan alle kanten op; vergelijkbaar is de nieuwe functie XLOOKUP. Als je tabelverwijzingen gebruikt in plaats van celverwijzingen is het tussenvoegen van een kolom in de brontabel nooit een probleem omdat je de kolomkop gebruikt als referentie.

XLOOKUP is in Excel 2016 helaas niet beschikbaar.

Het verwijzen naar tabelkoppen werkt inderdaad erg goed.
Althans voor het gebruiken van de gegevens uit "Blad 1" in de bladen per kavel.

Ik zoek eerst het rijnummer in de moederlijst op en zet die waarde in de verborgen kolom 1 (rij nr)

code:

VERGELIJKEN(B14;moederlijst[ Code];0)

Daarna kan ik het in de rest van de tabel hergebruiken.

code:

=INDEX(moederlijst;[@[Rij nr]];8)

of

code:

=INDEX(moederlijst;[@[Rij nr]];VERGELIJKEN(K$10;moederlijst[#Kopteksten];0))*[@Aantal]

Maar hoe kan ik het beste het totaaloverzicht maken?
Ik kan in de kavelbladen wel een tabel toevoegen, maar die krijgt een onlogische naam, tabel1, tabel18 etc. Het lukt niet om de tabelnaam te bepalen aan de hand van het blad nummer.

Hebben jullie daar nog goede tips voor?

[loeberce]

LinkinTED schreef op woensdag 19 januari 2022 @ 10:36:
[...]

XLOOKUP is in Excel 2016 helaas niet beschikbaar.

Het verwijzen naar tabelkoppen werkt inderdaad erg goed.
Althans voor het gebruiken van de gegevens uit "Blad 1" in de bladen per kavel.

Ik zoek eerst het rijnummer in de moederlijst op en zet die waarde in de verborgen kolom 1 (rij nr)

code:

VERGELIJKEN(B14;moederlijst[ Code];0)

Daarna kan ik het in de rest van de tabel hergebruiken.

code:

=INDEX(moederlijst;[@[Rij nr]];8)

of

code:

=INDEX(moederlijst;[@[Rij nr]];VERGELIJKEN(K$10;moederlijst[#Kopteksten];0))*[@Aantal]

Maar hoe kan ik het beste het totaaloverzicht maken?
Ik kan in de kavelbladen wel een tabel toevoegen, maar die krijgt een onlogische naam, tabel1, tabel18 etc. Het lukt niet om de tabelnaam te bepalen aan de hand van het blad nummer.

Hebben jullie daar nog goede tips voor?

Je kan tabelnamen zelf definiëren in het tabblad van tabellen, zolang ze maar uniek zijn. Excel past automatische nummering toe op basis van volgorde van aanmaken, die niet gekoppeld is aan de plek in spreadsheet.

[LinkinTED]

loeberce schreef op woensdag 19 januari 2022 @ 11:10:
[...]

Je kan tabelnamen zelf definiëren in het tabblad van tabellen, zolang ze maar uniek zijn. Excel past automatische nummering toe op basis van volgorde van aanmaken, die niet gekoppeld is aan de plek in spreadsheet.

Ja, dat klopt.

Maar diegenen die er mee gaan werken kopiëren het blad naar een nieuw blad. De rest moet 'automatisch' gaan. Het aanpassen van een naam van een tabel gaat daarbij niet lukken.